Présentation des bibliothèques

Présentation des bibliothèques

Remarque : Nous faisons de notre mieux pour vous fournir le contenu d’aide le plus récent aussi rapidement que possible dans votre langue. Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez-vous nous indiquer en bas de page si ces informations vous ont aidé ? Voici l’article en anglais à des fins de référence aisée.

Une bibliothèque est un emplacement sur un site où vous pouvez télécharger, créer, mettre à jour et collaborer sur des fichiers avec les membres de l’équipe. Chaque bibliothèque affiche une liste de fichiers et d’informations clés sur ces fichiers, par exemple le nom de la personne qui a modifié le fichier en dernier. La plupart des sites comprennent une bibliothèque quand vous créez le site. Par exemple, un site d’équipe comporte une bibliothèque Documents dans laquelle vous pouvez organiser et partager vos documents.

Bibliothèque de documents

Au fur et à mesure que vous avez besoin de bibliothèques supplémentaires, vous pouvez choisir parmi plusieurs applications de bibliothèque prêtes à l'emploi et les ajouter à votre site. Vous pouvez également personnaliser des bibliothèques de plusieurs façons. Par exemple, vous pouvez contrôler la façon dont les documents sont affichés, gérés et créés. ou suivre des versions de fichiers, notamment le nombre et le type de version. Vous pouvez même créer des affichages, formulaires et flux de travail personnalisés pour vous aider à gérer vos projets et processus professionnels.

Si vous souhaitez simplement créer ou utiliser des bibliothèques et que vous avez besoin des informations de procédure, Voici les tâches courantes et utiles que vous pouvez effectuer.

Une équipe marketing de la société Contoso crée un site d’équipe dans lequel elle prévoit de gérer les projets et les documents. Elle choisit un propriétaire du site pour gérer le site. Le propriétaire du site dispose du niveau d’autorisation Contrôle total quand il est ajouté au groupe Propriétaires pour le site. Il partage le site et donne à tous les autorisations pour y contribuer. L’équipe décide d’utiliser la bibliothèque Documents pour gérer les communiqués de presse, les fichiers de budget, les contrats, les propositions et d’autres documents d’équipe.

Le propriétaire du site télécharge les documents importants et les membres de l’équipe commencent à utiliser la bibliothèque comme emplacement central. Il active le contrôle des versions, afin que l’équipe dispose d’un historique de l’évolution des fichiers et puisse restaurer une version précédente, si nécessaire. Le propriétaire du site ajoute également des modèles standard à la bibliothèque pour les rapports marketing, les contrats de vente, les plans de campagne et les feuilles de calcul budgétaires. Chaque modèle comporte le logo de la société et une mise en forme que tout le monde utilise. Quand les membres créent un nouveau fichier à partir de la bibliothèque de documents, ils sélectionnent le modèle qu’ils souhaitent utiliser.

Au fur et à mesure que les membres de l’équipe ajoutent des fichiers et collaborent sur les documents, ils organisent la bibliothèque en ajoutant des colonnes et en créant des affichages pour les aider à trouver rapidement des documents. Par exemple, le propriétaire du site ajoute une colonne « Nom du projet » afin que les membres puissent filtrer ou trier en fonction de cette colonne. D’autres membres de l’équipe ajoutent des affichages publics qui regroupent les contrats par année fiscale et filtrent ceux qui expirent dans les six prochains mois. Chaque membre crée également des affichages personnels permettant de rapidement trouver des informations et de réaliser le travail.

Après une discussion lors d’une réunion, l’équipe décide de définir des alertes au niveau de la bibliothèque pour signaler les mises à jour une fois par semaine. Chaque membre peut décider comment définir des alertes supplémentaires ou des flux RSS sur des fichiers spécifiques si nécessaire.

Onglet Bibliothèque avec l’option Flux RSS mise en évidence

L’équipe décide également d’une « meilleure pratique » pour la collaboration. Quand les membres souhaitent partager un document, ils ne l’attachent pas à un message électronique, mais envoient un lien vers le document. L’envoi d’un lien dans un message électronique est facile à partir de la bibliothèque et indique la version la plus récente du document sur le site de l’équipe.

L’une des plus grandes responsabilités de cette équipe est de proposer des campagnes marketing afin de dynamiser les ventes et le chiffre d’affaires. Lorsque les membres de l’équipe développent un nouveau plan de campagne, ils co-rédigent des documents et suivent les versions mineures de leurs fichiers. La co-création permet à plusieurs personnes de modifier un document en même temps, sans avoir à se préoccuper de la réconciliation des modifications. Si elles font une erreur dans une version d’un document, elles peuvent restaurer la version précédente. Une fois le plan de campagne terminé, elles peuvent créer une version majeure et l’envoyer pour approbation au département juridique et au directeur. Une fois le fichier approuvé, d’autres employés de la société peuvent l’afficher.

Le propriétaire du site recherche la documentation et les formations en ligne, puis apprend à configurer un flux de travail, l’associer à la bibliothèque et automatiser le processus de collecte des commentaires, de collecte des signatures et de publication du document final.

Après trois mois d’utilisation, la bibliothèque Documents et le site sont devenus essentiels à l’équipe Marketing. Ils leur ont permis d’améliorer leur productivité et leur visibilité dans leur entreprise. Elle ne peut plus aujourd’hui imaginer travailler sans eux et explore d’autres moyens d’utiliser les technologies SharePoint pour mieux collaborer.

Voici plusieurs façons de travailler avec des bibliothèques et de les rendre plus utiles pour votre groupe (organisées de la plus simple à la plus avancée) :

Utiliser et créer des affichages     Vous pouvez utiliser un vue pour voir dans une bibliothèque les fichiers les plus importants pour vous, ou qui correspondent le mieux à un objectif. Le contenu de la bibliothèque ne change pas, mais chaque affichage organise ou filtre les fichiers pour les rendre plus faciles à trouver et pour rationaliser la navigation. Pour plus d’informations sur les affichages, voir Créer, modifier ou supprimer un affichage de liste ou de bibliothèque.

Barre d'affichage de la bibliothèque d'images avec l'option modifier l'affichage sélectionnée

Effectuer le suivi des versions     Si vous souhaitez conserver les versions précédentes des fichiers, les bibliothèques peuvent vous aider à effectuer le suivi, le stockage et la restauration des fichiers. Vous pouvez choisir d'effectuer le suivi de toutes les versions de la même façon. Vous pouvez choisir de désigner certaines versions comme majeures, par exemple, ajouter un nouveau chapitre à un manuel, et certaines versions comme mineures, comme la correction d'une faute d'orthographe. Pour vous aider à gérer l'espace de stockage, vous pouvez éventuellement choisir le numéro de chaque type de version que vous voulez stocker.

Conseil :  Si votre équipe prévoit d’utiliser la co-création, nous vous recommandons d’activer au moins le contrôle des versions principales dans la bibliothèque, juste au cas où quelqu’un ferait une erreur et téléchargerait un document du même nom dans une bibliothèque où tout le monde participe à la co-création. Ainsi, si vous perdez des modifications, vous pouvez restaurer une version précédente du document.

Pour plus d’informations sur le contrôle de version, voir Activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque.

Co-créer ou extraire des fichiers     Lorsque vous modifiez un document Microsoft Word ou PowerPoint à partir d'une bibliothèque sans l'extraire, les autres utilisateurs peuvent le modifier en même temps (co-création). Lorsque vous extraire un fichier, vous garantissez qu'une seule personne peut modifier le fichier jusqu'à ce qu'il soit archivé. Vous pouvez faire en sorte que les documents soient extraits dans des bibliothèques qui contiennent des documents sensibles, ou lorsque vous voulez suivre attentivement l'évolution des documents. N'oubliez pas que l'utilisation de l'extraction implique que les utilisateurs ne pourront pas co-éditer des documents. À l'aide de l'extraction, les utilisateurs seront invités à laisser un commentaire sur les modifications qu'ils ont apportées dans le document, mais l'extraction entraînera également un ralentissement des processus de modification et de révision. Pour plus d'informations, voir collaboration sur les documents et co-création de documents , extraction , archivage ou annulation des modifications apportées à des fichiers dans une bibliothèque.

Modifier les fichiers à partir des programmes bureautiques    Quand vous stockez des documents sur un site SharePoint, vous pouvez créer, modifier ou co-créer des documents directement à partir des programmes de bureau compatibles, tels que Microsoft Word ou PowerPoint, sans avoir à aller sur le site. Par exemple, vous pouvez modifier une présentation PowerPoint en même temps que d’autres personnes la modifient (co-création). Vous pouvez également gérer l’extraction et l’archivage directement à partir de PowerPoint. En outre, vous pouvez utiliser OneDrive Entreprise ou Outlook pour mettre le contenu de bibliothèques hors connexion, les utiliser à partir d’emplacements distants, puis les synchroniser de nouveau quand vous êtes en ligne.

Rester informé des changements    Pour être informé des modifications apportées à une bibliothèque, définissez des alertes, abonnez-vous à des flux RSS ou effectuez le suivi des documents. La différence principale entre les alertes, les flux RSS et le suivi est l’endroit où vous recevez les notifications. Les alertes et les flux RSS vous informent des mises à jour et vous permettent de personnaliser la quantité d’informations à recevoir. Vous définissez des alertes ou des flux RSS pour savoir quand des modifications sont apportées à une bibliothèque. Si un seul document vous intéresse, définissez une alerte ou le suivi du document. Les alertes peuvent arriver sous la forme de messages électroniques ou texte. Les notifications RSS arrivent dans un flux consolidé que vous lisez dans Outlook ou un autre lecteur de flux. Si vous effectuez le suivi d’un document, vous recevrez une notification dans votre flux d’actualités (si votre société utilise le flux d’actualités). Pour plus d’informations sur les notifications, voir Créer une alerte ou s’abonner à un flux RSS.

Exiger l’approbation d’un document     Vous pouvez exiger que les documents soient approuvés avant qu’ils soient visibles à tous. Les documents conservent l’état En attente tant qu’ils n’ont pas été approuvés ou rejetés par une personne autorisée à le faire. Vous pouvez décider quels groupes d’utilisateurs sont autorisés à afficher un document avant son approbation. Cette fonctionnalité peut s’avérer utile si votre bibliothèque contient des instructions ou des procédures importantes qui doivent être finalisées avant leur diffusion.

Définition des autorisations    Les groupes SharePoint et les niveaux d'autorisation vous permettent de gérer efficacement l'accès au contenu. Par défaut, les autorisations sur les bibliothèques, les dossiers dans les bibliothèques et les documents sont héritées du site. L'attribution d'autorisations uniques à une bibliothèque ou à un document spécifique peut vous aider à protéger du contenu sensible, tel que des contrats ou des informations budgétaires, sans restreindre l'accès au reste du site. Pour plus d'informations sur les autorisations, voir Description des niveaux d'autorisation dans SharePoint.

Créer des flux de travail     Une bibliothèque de documents ou un type de contenu peut utiliser les flux de travail définis par votre organisation pour les processus professionnels, tels que la gestion de l'approbation ou de la vérification des documents. Votre groupe peut appliquer des processus métiers à ses documents, appelés flux de travail, qui spécifient les actions à effectuer dans le cadre d'une séquence, comme l'approbation de documents. Un flux de travail SharePoint est un moyen automatisé de déplacer des documents ou des éléments par le biais d'une séquence d'actions ou de tâches. Trois flux de travail sont disponibles par défaut pour les bibliothèques: approbation, qui route un document vers un groupe de personnes pour approbation; Recueillir des commentaires, qui route un document à un groupe de personnes à des fins de commentaires, et renvoie le document à la personne qui a initié le flux de travail en tant que compilation; et collectez les signatures, qui acheminent un document à un groupe de personnes pour collecter leurs signatures numériques.

Remarque :  Seul le flux de travail à trois états est disponible dans SharePoint Foundation.

Pour plus d’informations sur les flux de travail, voir À propos des flux de travail inclus dans SharePoint.

Définir des types de contenu     Si votre groupe fonctionne avec plusieurs types de fichiers, tels que des feuilles de calcul, des présentations et des documents, vous pouvez étendre les fonctionnalités de votre bibliothèque en activant et en définissant plusieurs types de contenu. Les types de contenu apportent souplesse et cohérence entre plusieurs bibliothèques. Chaque type de contenu peut spécifier un modèle et même des processus flux de travail. Les modèles font référence à un point de départ, à la mise en forme et au texte réutilisable et aux propriétés qui s'appliquent aux documents de ce type, tels que le nom du service ou le numéro de contrat.

Suivi d'audit    Si vous avez un groupe de fichiers sensibles, et qu'il est utile de savoir comment les documents ont été utilisés, vous pouvez définir une stratégie qui vous permet d'activer le suivi d'événements, par exemple, les modifications de fichiers, les copies ou la suppression.

Définir des stratégies    Les paramètres de stratégie permettent l’expiration, la suppression automatique ou la révision périodique (via des flux de travail) de documents qui ont atteint un âge spécifique. Au fur et à mesure que les bibliothèques évoluent, l’utilisation de ces paramètres de destruction peut vous faire économiser du temps et des efforts par rapport à la libération manuelle d’espace disque ou lorsque vous essayez d’éviter d’atteindre les limites de quota.

Remarque :  Les paramètres de stratégie ne sont pas disponibles dans SharePoint Foundation.

Utiliser un site Centre de documents    Vous pouvez utiliser un site Centre de documents lorsque vous souhaitez créer, gérer et stocker un grand nombre de documents. Un centre de documents est conçu pour servir de référentiel centralisé pour gérer de nombreux documents. Les fonctionnalités, comme les métadonnées et la navigation dans l’arborescence, les types de contenu et les composants WebPart, vous permettent d’organiser et de récupérer des documents. Les responsables du contenu peuvent rapidement configurer la navigation pilotée par les métadonnées pour qu’elle fonctionne correctement avec la plupart des bibliothèques sans créer explicitement d’index. Ou ils peuvent créer des index pour améliorer les performances via une large gamme de filtres et d’affichages. Vous pouvez utiliser un site Centre de documents comme environnement de création (les utilisateurs extraient et archivent les fichiers et créent des structures de dossiers pour ces fichiers) ou archive de contenu (les utilisateurs ne font qu’afficher ou télécharger des documents).

Remarque : Le centre de documents n'est pas disponible dans SharePoint Foundation.

La façon dont vous organisez vos fichiers dans une bibliothèque dépend des besoins de votre groupe et de la manière dont vous préférez stocker et rechercher des informations. Un peu de planification vous aidera à organiser la structure la mieux adaptée à votre groupe. Les bibliothèques proposent plusieurs fonctionnalités qui vous permettent d’utiliser plusieurs fichiers dans une même bibliothèque. Cependant, il se peut que plusieurs bibliothèques conviennent mieux à votre groupe.

Peut-être avez-vous besoin d’une seule bibliothèque capable de répondre à plusieurs besoins. Par exemple, vous pouvez avoir plusieurs projets pour un même groupe de travail, ou plusieurs groupes travaillant sur le même projet. L’utilisation d’une bibliothèque unique est utile lorsque :

  • Votre groupe a besoin d’accéder à des informations récapitulatives ou à différents affichages concernant un même jeu de fichiers. Par exemple, un responsable peut avoir besoin de voir l’ensemble des fichiers regroupés par service ou par date d’échéance.

  • Les gens souhaitent rechercher les fichiers dans un emplacement unique sur un site.

  • Vous souhaitez appliquer les mêmes paramètres aux fichiers, par exemple pour le suivi des versions de fichiers, ou pour demander une approbation.

  • Les groupes qui travaillent avec la bibliothèque partagent des caractéristiques similaires, par exemple des niveaux d’autorisation identiques.

  • Vous souhaitez analyser les informations relatives aux fichiers dans une feuille de calcul ou recevoir des mises à jour consolidées à propos des fichiers.

Pour travailler efficacement avec des documents dans une seule bibliothèque, vous pouvez organiser les fichiers en ajoutant des colonnes, en définissant des affichages ou en créant des dossiers.

Vous êtes généralement amené à créer plusieurs bibliothèques lorsqu’il existe des divergences flagrantes entre les jeux de fichiers que vous souhaitez stocker et gérer ou entre les groupes d’utilisateurs qui emploient ces fichiers. Utilisez plusieurs bibliothèques si :

  • Les types de fichiers que vous souhaitez stocker et gérer sont distincts, et si vous ne pensez pas que les utilisateurs doivent fréquemment afficher des récapitulatifs des fichiers ou interroger des fichiers simultanément.

  • Les groupes de personnes qui utilisent les fichiers sont distincts et possèdent des niveaux d’autorisation très différents.

  • Vous devez appliquer des paramètres distincts, tels que le contrôle des versions et l’approbation, aux différents jeux de fichiers.

  • Vous n’avez pas besoin d’analyser les fichiers ensemble, ni de recevoir des mises à jour consolidées concernant les fichiers.

  • Vous souhaitez fournir des jeux d’options différents pour la création de nouveaux fichiers ou vous souhaitez que les options du menu Nouveau d’une bibliothèque apparaissent dans un autre ordre.

Voici quelques méthodes pour travailler efficacement avec plusieurs bibliothèques :

Configurer des modèles et des colonnes de site    Si votre organisation souhaite établir des paramètres cohérents dans ses bibliothèques, elle peut configurer des modèles de site et des colonnes de site. Vous pouvez partager les paramètres de plusieurs bibliothèques de manière à ne pas avoir à recréer ces paramètres chaque fois.

Envoi des fichiers vers un autre emplacement    Si vous souhaitez qu’un fichier soit disponible dans plusieurs bibliothèques, vous pouvez le stocker dans une bibliothèque puis en envoyer une copie dans les autres. Vous pouvez choisir de recevoir un rappel pour mettre à jour les copies du document lorsque vous modifiez l’original.

Créer des modèles de bibliothèques    Si vous voulez instaurer des paramètres uniformes pour vos bibliothèques ou réutiliser des caractéristiques entre plusieurs bibliothèques, vous pouvez enregistrer une bibliothèque sous forme de modèle. Les modèles de bibliothèques sont disponibles sous forme d’option dans la page Ajouter une application sur votre site.

Il existe plusieurs façons d’organiser des fichiers dans une bibliothèque. Vous pouvez ajouter des colonnes, définir des affichages et créer des dossiers. Chaque approche a ses propres avantages et vous pouvez combiner ces différentes approches pour répondre aux besoins uniques de votre bibliothèque et de votre équipe.

Par défaut, les bibliothèques suivent le nom d’un fichier, ainsi que les informations sur l’état d’un fichier, par exemple s’il est archivé. Toutefois, vous pouvez définir des colonnes supplémentaires qui permettent à votre groupe de classer les fichiers et de les suivre, par exemple le nom d’une campagne ou d’un numéro de projet, ou d’autres informations importantes pour votre équipe. Vous disposez de plusieurs options pour le type de colonne que vous créez, notamment une seule ligne de texte, une liste déroulante des options, un nombre calculé à partir d’autres colonnes ou même le nom et la photo d’une personne sur votre site.

Les colonnes fournissent des en-têtes de colonne qui permettent de facilement trier et filtrer les documents. Lorsque vous affichez des fichiers dans une bibliothèque, vous pouvez temporairement trier ou filtrer ces fichiers en pointant sur le nom d’une colonne, puis en cliquant sur la flèche vers le bas en regard du nom. Ceci est utile si vous avez besoin de voir les fichiers d’une certaine façon, mais vous devrez recommencer cette manipulation la prochaine fois que vous consulterez la bibliothèque.

Pour plus d’informations sur l’ajout de colonnes, voir Créer, modifier ou supprimer une colonne dans une liste ou une bibliothèque.

Les utilisateurs souhaiteront souvent voir: tous les documents relatifs à un projet spécifique, tous les documents appartenant à un service donné ou les documents en fonction du mois où ils sont dus. Si vous prévoyez d'afficher les fichiers d'une façon spécifique, vous pouvez définir un affichage. Vous pouvez utiliser cet affichage chaque fois que vous travaillez avec la bibliothèque. Lorsque vous créez un affichage, il est ajouté à la liste déroulante affichages actuels qui se trouve dans le ruban bibliothèque.

Un affichage de bibliothèque est une sélection de colonnes sur une page qui affiche les éléments d’une bibliothèque et qui définit souvent un ordre de tri, un filtre, un regroupement et une mise en page personnalisée spécifiques. Les bibliothèques peuvent avoir des affichages personnels et des affichages publics. Toute personne membre du groupe Membres sur le site (qui a un niveau d’autorisation Contribution) peut créer un affichage personnel pour voir les fichiers d’une certaine façon ou pour filtrer les seuls fichiers qu’il souhaite voir. Si vous détenez l’autorisation de concevoir une bibliothèque, vous pouvez créer un affichage public que tout le monde peut utiliser pour afficher la bibliothèque. Vous pouvez également définir tout affichage public comme affichage par défaut afin que les utilisateurs voient automatiquement cet affichage de la bibliothèque.

Si des membres de votre groupe affichent les bibliothèques sur un périphérique mobile, vous pouvez même créer des affichages mobiles définissant des limites optimales par rapport à la bande passante et aux restrictions du périphérique concerné (par exemple, le nombre d’éléments affichés dans un affichage).

Pour plus d’informations sur les affichages, voir Créer, modifier ou supprimer un affichage de liste ou de bibliothèque.

Les dossiers sont des conteneurs qui permettent de regrouper et de gérer le contenu dans une liste ou une bibliothèque. Si les dossiers sont activés dans la bibliothèque, vous pouvez ajouter des dossiers à la plupart des types de bibliothèque. Si votre bibliothèque contient de nombreux éléments, les dossiers facilitent l’accès à ces éléments. Lorsque vous créez un dossier, vous créez également un index interne. Cet index est aussi créé pour le dossier racine, ou le niveau supérieur d’une bibliothèque ou d’une liste. Lorsque vous accédez aux éléments d’un dossier, vous utilisez en fait cet index interne pour accéder aux données.

Si une bibliothèque contient de nombreux éléments qui peuvent être regroupés d’une manière particulière, vous pouvez utiliser des dossiers pour organiser le contenu dans la bibliothèque. Les projets, équipes, services, catégories de produits, plages d’âges, listes alphabétiques et sous-groupes alphabétiques (A-C, D-F, etc.) sont de bons exemples de groupes. Les dossiers peuvent aider les utilisateurs à analyser et gérer de nombreux fichiers d’une façon familière.

Dossiers dans une bibliothèque

Par défaut, une bibliothèque avec dossiers activé affiche des dossiers dans l'affichage par défaut de la bibliothèque sans filtre. Cela est utile car les utilisateurs peuvent choisir le dossier approprié lorsqu'ils insèrent de nouveaux documents. L'affichage de tous les dossiers réduit également le risque que des éléments soient ajoutés de façon incorrecte en dehors des dossiers de la bibliothèque. Vous pouvez facilement réorganiser les documents dans différents dossiers de bibliothèque à l'aide de la commande Ouvrir avec l'Explorateur disponible dans le ruban bibliothèque.

Remarque :  Un affichage de bibliothèque peut être défini comme Trier uniquement à partir des critères spécifiés auquel cas les dossiers ne sont pas affichés en premier avant les éléments de l’affichage. Vous ne voudrez peut-être pas utiliser cette option de tri d’affichage si vous voulez que les utilisateurs puissent facilement localiser le dossier approprié.

Bien que les dossiers de la bibliothèque ne s’affichent pas dans la navigation du site, le propriétaire du site ou un utilisateur ayant l’autorisation de concevoir un site peut activer l’Arborescence, qui affiche une section Contenu du site dans la navigation du site, et vous permet de développer, réduire et naviguer facilement dans les dossiers des bibliothèques.

Arborescence sur le site

Pour plus d'informations sur les dossiers, voir créer un dossier dans une bibliothèque de documents ou supprimer un dossier dans une bibliothèque.

Vous pouvez utiliser les trois approches ensemble. Les colonnes que vous utilisez pour suivre des documents dans l’affichage par défaut d’une bibliothèque peuvent être utilisées pour créer un affichage avec plusieurs critères de filtre. Les personnes peuvent également trier et filtrer de manière dynamique en cliquant sur les en-têtes de colonne pour trouver du contenu nécessaire à cet instant précis. Si une structure de dossiers a été définie dans la bibliothèque, vous pouvez « aplatir » un affichage de bibliothèque en définissant l’option Afficher tous les éléments sans dossiers dans la section Dossiers lorsque vous créez ou modifiez l’affichage. Chaque approche peut compléter l’autre pour obtenir le contenu souhaité au bon moment et comme il vous convient.

Certaines bibliothèques sont créées pour vous lorsque vous créez un site, telles que la bibliothèque Documents dans un site d’équipe. Vous pouvez personnaliser ces bibliothèques à votre convenance ou créer vos propres bibliothèques complémentaires. Chaque type de bibliothèque a un but spécifique, et certaines comprennent des ensembles de comportements et de fonctionnalités différents.

Important :  Plus ou moins de bibliothèques sont disponibles sur votre site, en fonction de la version de SharePoint sur laquelle est basé votre site, le plan Office 365 choisi par votre société ou certaines autres fonctionnalités activées sur votre site.

Bibliothèque de biens     Pour partager et gérer des biens multimédias numériques, tels que des fichiers d’image, audio et vidéo, utilisez une bibliothèque de biens. Une bibliothèque de biens permet aux utilisateurs de détecter et de réutiliser plus facilement les fichiers multimédias numériques déjà créés par d’autres, tels que les logos et les images d’entreprise. Une bibliothèque de biens propose également des types de contenu avec des propriétés et des affichages pour la gestion et l’exploration de biens multimédias, tels que les miniatures et les mots clés de métadonnées. Par exemple, vous pouvez décider de gérer et de stocker des images personnalisées et des fragments de contenu réutilisable à partir d’applications afin de les rendre disponibles à travers votre entreprise et de les utiliser de manière cohérente.

Bibliothèque de tableaux de bord    Contient des pages de composants WebPart, des pages de composants WebPart avec Liste d’états et des tableaux de bord PerformancePoint déployés.

Bibliothèque Connexion de données     Pour simplifier la maintenance et la gestion des connexions de données, utilisez une bibliothèque de connexions de données. Une bibliothèque de connexions de données est un emplacement centralisé pour stocker des fichiers de connexion de données Office (.odc). Chacun de ces fichiers (.odc) contient des informations sur la façon de localiser une source de données externes, de s’y connecter, de les interroger et d’y accéder. La centralisation des fichiers .odc dans une bibliothèque de connexions de données permet également de partager, de gérer et de procéder à des recherches sur des fichiers de connexion de données à partir d’un site SharePoint, et de s’assurer que les données et rapports d’entreprise, notamment les feuilles de calcul, affichent un ensemble cohérent de valeurs et de résultats des formules comme « une version de la vérité ».

Remarque : Pour simplifier la maintenance et la gestion des fichiers de connexion de données pour PerformancePoint, utilisez la bibliothèque de connexion de données pour PerformancePoint. Dans cette bibliothèque, vous pouvez stocker des fichiers ODC et UDC.

Bibliothèque de documents     Pour de nombreux types de fichiers, notamment les documents et les feuilles de calcul, utilisez une bibliothèque de documents. Vous pouvez y stocker d’autres types de fichiers, bien que certains d’entre eux soient bloqués pour des raisons de sécurité. Lorsque vous travaillez avec des programmes non bloqués, vous pouvez créer ces fichiers à partir de la bibliothèque. Par exemple, votre équipe marketing peut posséder sa propre bibliothèque de documents afin de planifier des documents, des communiqués et des publications.

Bibliothèque de formulaires     Si vous devez gérer un groupe de formulaires commerciaux XML, utilisez une bibliothèque de formulaires. Par exemple, il se peut que votre organisation souhaite utiliser une bibliothèque de formulaires qui contiendra des notes de frais. La définition d’une bibliothèque de formulaires requiert un éditeur XML ou un programme de conception de formulaire XML, tel que Microsoft InfoPath. Le formulaire que remplissent les membres de l’équipe n’est autre qu’un fichier .xml qui contient les données (et uniquement les données) qui ont été entrées dans le formulaire, par exemple la date de la dépense et son montant. Tous les autres éléments qui constituent le rapport de frais sont fournis par le modèle de formulaire. Une fois les formulaires remplis, vous pouvez fusionner leurs données ou les exporter pour analyse.

Bibliothèque d’images     Pour partager une collection d’images ou de graphiques numériques, utilisez une bibliothèque d’images. Bien qu’il soit possible de stocker des images dans d’autres types de bibliothèques SharePoint, les bibliothèques d’images présentent plusieurs avantages. Par exemple, vous pouvez, à partir d’une bibliothèque d’images, afficher les images dans un diaporama, télécharger des images sur votre ordinateur et les modifier à l’aide de programmes graphiques compatibles, tels que Microsoft Paint. Envisagez la création d’une bibliothèque d’images si vous souhaitez stocker des photos d’événements d’équipe ou de lancements de produit. Vous pouvez également faire le lien avec des images de votre bibliothèque à partir d’un autre emplacement sur votre site, tel que des pages Wiki ou des blogs.

Bibliothèque d’enregistrements     Pour conserver un référentiel central pour le stockage et la gestion des enregistrements de votre organisation, ou d’importants documents professionnels, utilisez une bibliothèque d’enregistrements. Par exemple, votre organisation a peut-être besoin d’appliquer des réglementations de conformité qui nécessitent un processus organisé pour la gestion de documents pertinents. Un site Centre des enregistrements peut contenir nombre de bibliothèques d’enregistrements pour le stockage de différents types d’enregistrements. Pour chaque bibliothèque, vous pouvez définir des stratégies qui déterminent quels enregistrements stocker, comment acheminer et gérer les documents et combien de temps conserver ces enregistrements.

Bibliothèque de rapports     Pour simplifier la création, la gestion et la remise de pages web, les documents et indicateurs de performance clés (KPI) de métriques et d’objectifs utilisent une bibliothèque de rapports. La bibliothèque de rapports est un emplacement central à partir duquel vous pouvez créer et enregistrer des rapports, tels que des classeurs Excel, et des pages de tableaux de bord. Lorsque vous publiez un classeur Excel dans une bibliothèque de rapports, il est configuré pour s’ouvrir d’un seul clic dans un navigateur. Ce mode d’affichage est pratique, car il évite d’ajouter le classeur dans une page de composants WebPart.

Bibliothèque de schémas de processus (métrique et unités américaines)    Pour stocker et partager des documents de schémas de processus, tels que ceux créés avec Microsoft Visio, utilisez une bibliothèque de schémas de processus. Les bibliothèques métrique et unités américaines sont personnalisées en fonction de leurs mesures respectives.

Bibliothèque de pages Wiki     Pour créer une collection de pages Wiki connectées, utilisez une bibliothèque de pages Wiki. Un Wiki permet à plusieurs personnes de partager des informations dans un format facile à créer et à modifier. Vous pouvez également ajouter à votre bibliothèque des pages Wiki contenant des images, des tableaux, des liens hypertexte et des liens internes. Par exemple, si votre équipe crée un site Wiki pour un projet, ce site peut stocker des conseils et des astuces dans une série de pages reliées les unes aux autres.

Remarque : En fonction de votre site et de votre configuration, des bibliothèques système complémentaires, telles que la bibliothèque de styles, la bibliothèque de biens du site et la bibliothèque de pages du site sont créées automatiquement. Toutefois, vous ne pouvez pas créer ces bibliothèques spécifiques par le biais de l’interface utilisateur.

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