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Préparez votre source de données Excel pour un publipostage Word

Vous avez créé une liste de contacts et d’autres données que vous voulez utiliser pour un publipostage Word. Si votre source de données est une feuille de calcul Excel existante, vous devez simplement préparer les données pour le publipostage. Toutefois, si votre source de données est un fichier .txt (valeurs séparées par une tabulation) ou .csv (valeurs séparées par une virgule), vous devez d’abord importer les données dans Excel, puis les préparer pour le publipostage.

Étape 1 : Configurer votre source de données dans Excel

Si vous utilisez une feuille de calcul Excel comme source de données pour le publipostage dans Word, passez cette étape. Si la source de données est un fichier .txt ou .csv, utilisez l’Assistant Importation de texte pour configurer vos données dans Excel.

Lorsque vous avez correctement importé un fichier .txt ou .csv, accédez à l’étape 2.

  1. Ouvrez Excel.

  2. Cliquez sur Données > À partir du text/CSV.

    Sélection de texte/CSV dans l’onglet Données

  3. Sélectionnez le fichier .txt ou .csv de votre choix, puis choisissez Importer.

  4. Dans la fenêtre d’aperçu, sélectionnez transformer les données.

  5. Sélectionnez le code postal ou la colonne à mettre en forme.

  6. Accédez à transformation > type de données: et sélectionnez texte.

    Fenêtre Power Query avec Texte sélectionné

  7. Sélectionnez remplacer les actuels.

  8. Répétez les étapes 5 à 7 selon vos besoins.

  9. Sélectionnez l’option Fermer et charger.

  10. Accédez à fichier > Enregistrer sous, puis enregistrer sous avec un autre nom.

  1. Ouvrez Excel.

  2. Excel 2016    Cliquez sur Données > Obtenir des données externes > À partir de texte.

    L’option Fichier texte est mise en surbrillance sous l’onglet Données.

  3. Sélectionnez le fichier .txt ou .csv de votre choix, puis choisissez Importer.

  4. Dans l’Assistant Importation de texte, dans le volet Type de données d’origine, choisissez Délimité.

    Excel - Obtenir des données externes à partir de texte, Assistant Importation de texte, étape 1 sur 3

  5. Sélectionnez Mes données ont des en-têtes au-dessus du volet Aperçu si le fichier que vous importez contient des en-têtes, puis choisissez Suivant.

  6. Dans le volet Séparateurs, sélectionnez la case à cocher qui correspond au délimiteur (par exemple tabulation ou virgule) de vos données, puis sélectionnez Suivant.

    Les options des délimiteurs sont mises en surbrillance dans l’Assistant Importation de texte.

  7. Sous Aperçu des données, sélectionnez la colonne qui contient les codes postaux, puis sous Format des données en colonne, choisissez Texte.

    L’option Texte pour le format des données en colonne est mise en surbrillance dans l’Assistant Importation de texte.

    Remarque : Chaque fois que vous appliquez un format de données (général, texte ou date) à une colonne, le nom du format s’affiche dans l’en-tête de tableau pour cette colonne.

  8. Répétez l’étape 7 si nécessaire, choisissez la colonne à modifier et le format de données à appliquer.

  9. Cliquez sur Finish (Terminer).

  10. Dans la boîte de dialogue Importer des données, acceptez les paramètres par défaut de la feuille de calcul existante et l’adresse de la cellule, puis choisissez OK.

    Dans la boîte de dialogue Importer des données, choisissez de placer les données dans une feuille de calcul existante (paramètre par défaut) ou dans une nouvelle feuille de calcul

    Attention : L’adresse de la cellule dans la boîte de dialogue Importer des données affiche la cellule actuellement sélectionnée. Les données sont importées à partir de l’adresse de cellule nommée.

  11. Enregistrez votre feuille de calcul et attribuez-lui un nom.

Étape 2 : Préparer votre source de données

Dans la source de données Excel que vous voulez utiliser pour une liste de diffusion dans un publipostage Word, veillez à mettre en forme correctement les colonnes de données numériques. Mettez en forme une colonne avec des nombres par exemple pour qu’elle corresponde à une catégorie spécifique telle qu’une devise.

Si vous choisissez une catégorie de type pourcentage, n’oubliez pas que le format de pourcentage multiplie la valeur de la cellule par 100. Mettez en forme une colonne de pourcentages sous forme de texte si vous voulez éviter ce facteur de multiplication.

Les codes postaux doivent être au format texte pour conserver les données pendant un publipostage. Si vous ne l’avez pas fait lors de l’importation, mettez-les en forme maintenant. Les zéros non significatifs (par exemple, 00399) dans les codes sont supprimés pendant un publipostage si vous n’avez pas choisi une mise en forme en tant que texte.

  1. Sélectionnez la colonne qui contient les codes, codes postaux ou autres données à mettre en forme.

  2. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Nombre, sélectionnez la flèche vers le bas dans la zone Format de nombre, puis choisissez une option dans la liste (par ex. Text).

    Dans Excel, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Nombre, cliquez sur la flèche vers le bas dans la zone Général pour choisir le format numérique à utiliser.

Vérifiez que vous ajoutez le symbole approprié avant ou après un champ de fusion. Par exemple, voici à quoi ressemblent les valeurs de devise et de pourcentage si vous omettez les symboles.

Le document de publipostage lit « votre contribution de 50 » et « vous propose une remise de 20. »

Si vous incluez les symboles, les nombres prennent tout leur sens.

Le document des résultats du publipostage lit « votre contribution de 50 $ » et « vous propose une remise de 20 %. »

Dans votre document de publipostage, ajoutez les symboles avant ou après les champs de fusion comme suit :

Exemple de document de publipostage dans lequel un champ nommé Don est précédé du signe dollar et un champ nommé Pour cent est suivi d’un signe pourcentage.

Voir aussi

Une étape essentielle d’un Word processus de publipostage consiste à configurer et à préparer une source de données. Vous pouvez utiliser une source Excel de données existante ou en créer une nouvelle en important un fichier délimité par des tabulations (.txt) ou un fichier de valeurs séparées par des virgules (.csv). Une fois que vous avez configuré et préparé votre source de données, vous pouvez effectuer un publipostage à échange dynamique de données (DDE) l’aide de avec l’Assistant Fusion et publipostage pas à pas ou en utilisant une méthode de publipostage manuelle.

Si vous n’utilisez pas une source Excel de données existante pour le publipostage, vous pouvez utiliser une liste de contacts ou un carnet d’adresses dans un fichier .txt ou .csv. L’Assistant importation de texte vous guide au cours des étapes permettant d’obtenir des données dans un fichier .txt ou.csv dansExcel.

  1. Ouvrez Excel.

  2. Dans l’onglet Données, sélectionnezDe Text/CSV.

  3. Sélectionnez le fichier .txt ou .csv de votre choix, puis choisissez Importer.

  4. Dans l’Assistant Importation de texte, dans le volet Type de données d’origine, choisissez Délimité.

    Excel - Obtenir des données externes à partir de texte, Assistant Importation de texte, étape 1 sur 3

  5. Sélectionnez la case à cocher Mes données ont des en-têtes au-dessus du volet Aperçu si le fichier que vous importez contient des en-têtes, puis choisissez Suivant.

  6. Dans le volet Séparateurs, sélectionnez la case à cocher qui correspond au délimiteur (par exemple tabulation ou virgule) de vos données, puis sélectionnez Suivant.

    Les options des délimiteurs sont mises en surbrillance dans l’Assistant Importation de texte.

    Conseil : Le volet Aperçu des données vous montre à quoi ressembleront les résultats sous forme de tableau.

  7. Sous Aperçu des données, sélectionnez la colonne qui contient les codes postaux, puis sous Format des données en colonne, choisissez Texte.

    L’option Texte pour le format des données en colonne est mise en surbrillance dans l’Assistant Importation de texte.

    Remarques : 

    • Les formats disponibles sont général, texteet date. Chaque fois que vous appliquez un format de données à une colonne, le nom du format s’affiche dans l’en-tête de tableau pour cette colonne.

    • Une colonne qui contient des données numériques telles qu’un pourcentage ou une valeur monétaire, par exemple, ne peut être mise en forme qu’une fois le fichier importé. Pour plus d’informations, voir la sous-section «format des données numériques dansExcel» qui suit.

  8. Répétez l’étape 7 si nécessaire, choisissez la colonne à modifier et le format de données à appliquer.

  9. Cliquez sur Finish (Terminer).

  10. Dans la boîte de dialogue Importer des données, acceptez les paramètres par défaut de la feuille de calcul existante et l’adresse de la cellule, puis choisissez OK.

    Dans la boîte de dialogue Importer des données, choisissez de placer les données dans une feuille de calcul existante (paramètre par défaut) ou dans une nouvelle feuille de calcul

    Attention : L’adresse de la cellule dans la boîte de dialogue Importer des données affiche la cellule actuellement sélectionnée. Les données sont importées à partir de l’adresse de cellule nommée.

  11. Lorsque vous avez terminé, enregistrez votre source de données avec un nouveau nom de fichier.

Mettre en forme des données numériques dans Excel

Mettez en forme des données numériques telles que des pourcentages ou des valeurs de devise dans toute source de données nouvelle ou existante dansExcelque vous comptez utiliser dans un publipostageWord. Pour conserver les données numériques mises en forme en tant que pourcentage ou devise pendant un publipostage, suivez les instructions de la section «étape 2: Section «utiliser l’échange dynamique de données (DDE) pour une opération de fusion et publipostage»».

Dans la source de données Excel que vous voulez utiliser pour une liste de diffusion dans un publipostage Word, veillez à mettre en forme correctement les colonnes de données numériques. Mettez en forme une colonne avec des nombres par exemple pour qu’elle corresponde à une catégorie spécifique telle qu’une devise.

  1. Ouvrez votre Excel source de données.

  2. Choisissez la colonne que vous voulez mettre en forme.

  3. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Nombre, sélectionnez la flèche vers le bas dans la zone Format de nombre (Général), puis choisissez une option.

    Dans Excel, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Nombre, cliquez sur la flèche vers le bas dans la zone Général pour choisir le format numérique à utiliser.

  4. Répétez les étapes 2 et 3 autant de fois que nécessaire.

  5. Lorsque vous avez terminé, choisissez Enregistrer.

Lorsque vous avez une Excel source de données qui contient des nombres mis en forme tels que des pourcentages et des valeurs monétaires, certaines données numériques peuvent ne pas conserver leur mise en forme lors d’un publipostage. Vous obtiendrez les résultats de publipostage souhaités et vous pourrez conserver le format de vos données numériques Excel dans à l’aide de DDE.

Comparaison du format de données Excel au champ de fusion Word en utilisant ou non l’échange dynamique de données

Remarque : Si vous décidez de ne pas utiliser DDE, suivez les instructions de la partie utiliser la fusion et le publipostage pour envoyer des messages électroniques en bloc.

  1. Ouvrir Word, choisissez Fichier > Options >options avancées.

  2. Dans la section Général, activez la case à cocher Confirmer la conversion du format de fichier lors de l’ouverture.

    Option Confirmer la conversion du format de fichier lors de l’ouverture

  3. Sélectionnez OK.

  4. Sous l’onglet Publipostage, sélectionnez Démarrer la fusion et le publipostage > Assistant Fusion et publipostage pas à pas.

    Dans Word, dans l’onglet Publipostage, sélectionnez Démarrer la fusion et le publipostage, puis choisissez Assistant Fusion et publipostage pas à pas.

  5. Dans le voletpublipostage, soussélectionner les destinataires, sélectionnezutiliser une liste existante.

    Dans Word, le volet Office Fusion et publipostage qui s’ouvre lorsque vous choisissez l’Assistant Fusion et publipostage pas à pas dans le groupe publipostage

  6. Sous utiliser une liste existante, sélectionnez parcourir, puis ouvrez votre feuille de calcul mise en forme.

  7. Dans la boîte de dialogue Confirmer la source des données, activez la case à cocher Afficher tout, cliquez sur Feuilles de calcul MS Excel via un DDE (*.xls), puis sur OK.

    Boîte de dialogue Confirmer la source des données

  8. Dans la boîte de dialogue Microsoft Excel, sélectionnez feuille de calcul entière > OK.

    Boîte de dialogue Microsoft Excel dans Word

  9. Lorsque la boîte de dialogue destinataires fusion et publipostages’ouvre, sélectionnez OK.

    Boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires qui affiche le contenu d’une feuille de calcul Excel utilisée comme source de données pour une liste de diffusion

  10. Continuez avec vos lettres, courriers électroniques , étiquettes ouenveloppes.

Conseil : Vous pouvez éviter d'être averti par Wordchaque fois que vous ouvrez un fichier de données. Une fois que vous êtes connecté à votre liste de diffusion, accédez à Fichier>Options > Avancé. Dans la section Général, désactivez la case à cocher Confirmer la conversion du format de fichier lors de l’ouverture.

Si vous avez créé une liste de contacts dans une feuille de calcul Excel, il est important de mettre en forme les codes postaux comme du texte pour éviter de perdre des données. Si vous importez des contacts dans une nouvelle feuille de calcul à partir d’un fichier texte (.txt) ou d’un fichier de valeurs séparées par des virgules (.csv), l’Assistant Importation de texte peut vous aider à importer et à mettre en forme vos données.

Étape 1 : configurer votre source de données dans Excel

Si vous utilisez déjà une feuille de calcul Excel comme source de données pour le publipostage dans Word, passez à l’étape 2 de cette rubrique. Si la source de données est un fichier .txt ou .csv qui contient vos contacts Gmail par exemple, utilisez l’Assistant Importation de texte pour configurer vos données dans Excel.

  1. Ouvrez Excel. Dans l’onglet Données, sélectionnez Fichier texte.

    Dans l’onglet Données, sélectionnez Fichier texte

  2. Sélectionnez le fichier .csv ou .txt souhaité, puis sélectionnez Obtenir les données.

  3. Dans l’Assistant Importation de texte, sélectionnez Suivant.

  4. Dans Séparateurs, cochez la case qui correspond au délimiteur qui sépare les différents éléments de vos données (par exemple, tabulation ou virgule). Ensuite, sélectionnez Suivant.

    Conseil : Le volet Aperçu des données sélectionnées vous montre à quoi ressembleront les résultats dans un format de tableau.


    Étape 2 de l’Assistant Importation de texte
     

  5. Dans Aperçu des données sélectionnées, choisissez la colonne qui contient les codes postaux. Ensuite, dans Format des données en colonne, choisissez Texte.

    Étape 3 de l’Assistant Importation de texte
     

  6. Répétez l’étape 5 si nécessaire, puis sélectionnez la colonne à modifier et le format de données à appliquer.

    Remarque : Chaque fois que vous appliquez un format de données à une colonne, le nom du format s’affiche dans l’en-tête de tableau pour cette colonne.

  7. Cliquez sur Terminer.

  8. Dans la boîte de dialogue Importer les données, choisissez l’emplacement dans lequel vous voulez qu’Excel place vos données, puis cliquez sur OK.

    Remarque : Enregistrez votre feuille de calcul et attribuez-lui un nom.

Étape 2 : mettre en forme les données numériques d’une feuille de calcul Excel

Pour vous assurer qu’un code postal passe sans perdre le moindre chiffre zéro durant l’opération de fusion et publipostage, mettez en forme la colonne contenant ces codes en tant que texte.

  1. Ouvrez votre feuille de calcul et sélectionnez la colonne qui contient les codes postaux.

  2. Dans l’onglet Accueil, dans la zone Format, sélectionnez Texte.

    Dans l’onglet Accueil, dans la zone Format, sélectionnez Texte

Vous pouvez maintenant utiliser ces données pour un publipostage.

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