Préparer votre source de données Excel pour un publipostage dans Word pour Mac

Vous avez créé une liste de contacts que vous voulez utiliser pour un publipostage. Si vos contacts figurent dans une feuille de calcul Excel, vous ne souhaitez perdre aucune donnée lorsque vous effectuez un publipostage. Il est donc important de mettre en forme les codes postaux en tant que texte. Si vous importez dans une nouvelle feuille de calcul des contacts à partir d’un fichier texte (.txt) ou d’un fichier de valeurs séparées par des virgules (.csv), l’Assistant Importation de texte peut vous aider à importer et à mettre en forme vos données.

Découvrez comment procéder en suivant les étapes décrites dans les sections ci-dessous.

Étape 1 : configurer votre source de données dans Excel

Si vous utilisez déjà une feuille de calcul Excel comme source de données pour le publipostage dans Word, passez à l’étape 2 de cette rubrique. Si la source de données est un fichier .txt ou .csv qui contient vos contacts Gmail par exemple, utilisez l’Assistant Importation de texte pour configurer vos données dans Excel.

  1. Ouvrez Excel. Dans l’onglet Données, sélectionnez Fichier texte.

    Dans l’onglet Données, sélectionnez Fichier texte

  2. Sélectionnez le fichier .csv ou .txt souhaité, puis sélectionnez Obtenir les données.

  3. Dans l’Assistant Importation de texte, sélectionnez Suivant.

  4. Dans Séparateurs, cochez la case qui correspond au délimiteur qui sépare les différents éléments de vos données (par exemple, tabulation ou virgule). Ensuite, sélectionnez Suivant.

    Conseil : Le volet Aperçu des données sélectionnées vous montre à quoi ressembleront les résultats dans un format de tableau.


    Étape 2 de l’Assistant Importation de texte

  5. Dans Aperçu des données sélectionnées, choisissez la colonne qui contient les codes postaux. Ensuite, dans Format des données en colonne, choisissez Texte.

    Étape 3 de l’Assistant Importation de texte

  6. Répétez l’étape 5 si nécessaire, puis sélectionnez la colonne à modifier et le format de données à appliquer.

    Remarque : Chaque fois que vous appliquez un format de données à une colonne, le nom du format s’affiche dans l’en-tête de tableau pour cette colonne.

  7. Cliquez sur Terminer.

  8. Dans la boîte de dialogue Importer les données, choisissez l’emplacement dans lequel vous voulez qu’Excel place vos données, puis cliquez sur OK.

    Remarque : Enregistrez votre feuille de calcul et attribuez-lui un nom.

Étape 2 : mettre en forme les données numériques d’une feuille de calcul Excel

Pour vous assurer qu’un code postal passe sans perdre le moindre chiffre zéro durant l’opération de fusion et publipostage, mettez en forme la colonne contenant ces codes en tant que texte.

  1. Ouvrez votre feuille de calcul et sélectionnez la colonne qui contient les codes postaux.

  2. Dans l’onglet Accueil, dans la zone Format, sélectionnez Texte.

    Dans l’onglet Accueil, dans la zone Format, sélectionnez Texte

Vous pouvez maintenant utiliser ces données pour un publipostage.

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