Passer directement au contenu principal

Pourquoi devriez-vous mettre à niveau vos listes de distribution vers des groupes dans Outlook ?

Pour les années, les organisations ont fait confiance aux groupes de distribution pour communiquer et collaborer avec des groupes de personnes à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise. En revanche, les groupes Office 365 dans Outlook constituent une solution plus puissante pour collaborer.

Conseil : Pour plus d’informations sur l’utilisation des groupes de contacts Outlook pour envoyer un courrier électronique à une liste de personnes (par exemple, un groupe d’amis), voir créer un groupe de contacts ou une liste de distribution dans Outlook pour PC.

Présentation des groupes 365 Office

Lorsque vous configurez un groupe Office 365 dans Outlook, vous pouvez choisir un ensemble de personnes avec lesquelles vous voulez collaborer et configurer facilement une collection de ressources que les utilisateurs pourront partager. Vous n’avez pas à vous soucier d’attribuer manuellement des autorisations à toutes ces ressources, car les membres du groupe reçoivent automatiquement les autorisations nécessaires pour les outils fournis par le groupe lorsqu’ils sont ajoutés.

Ces ressources supplémentaires sont les suivantes:

  • Boîte de réception partagée : les conversations que vous avez traditionnellement dans vos listes de distribution sont effectuées. Cette boîte de réception partagée est entièrement consultable pour créer une archive vivante des messages du groupe. Les nouveaux venus du groupe peuvent effectuer des recherches ou faire défiler l’historique pour être rapidement opérationnel sur ce qui a été publié dans le groupe. Voir: utiliser une conversation de groupe dans Outlook.

    Conseil : Si vos utilisateurs doivent toujours afficher les messages de groupe dans leur boîte de réception personnelle, comme dans la liste de distribution, il leur suffit de s’abonner au groupe en cliquant sur le bouton d' appartenance du ruban dans Outlook.

  • Bibliothèque de fichiers partagés -votre groupe possède une bibliothèque de fichiers SharePoint dans laquelle vos utilisateurs peuvent stocker, partager et collaborer sur des documents, des classeurs, des présentations, des images ou tout autre type de fichier sur lequel ils doivent travailler. Voir: partager des fichiers de groupe.

  • Calendrier partagé : votre groupe obtient un calendrier partagé pour publier des événements liés au groupe. Chaque membre qui s’est abonné au groupe est automatiquement invité à les événements publiés dans le calendrier, de sorte que ces événements peuvent également apparaître dans leurs calendriers personnels le cas échéant. Voir: planifier une réunion dans le calendrier d’un groupe dans Outlook.

  • Bloc-notes OneNote partagé : le groupe possède automatiquement un bloc-notes OneNote partagé dans lequel les membres du groupe peuvent collecter des informations et collaborer dessus. Un grand nombre de groupes utilise le bloc-notes pour créer un wiki vivant contenant des questions fréquemment posées et d’autres ressources.

  • Accès invité : il est possible d’ajouter des contacts externes à des groupes de distribution auparavant, mais ils ont reçu leur adresse de courrier. Avec les groupes, vous pouvez permettre aux invités d’accéder à des conversations par courrier électronique, des fichiers et même au bloc-notes OneNote partagé. Voir: accès invité dans les groupes Office 365.

  • Le contenu est détectable : les groupes dans Outlook sont publics par défaut, ce qui signifie que les autres membres de votre organisation peuvent facilement découvrir et rejoindre les documents du groupe. Si le contenu du groupe est plus sensible, vous pouvez le basculer vers le groupe privé, ce qui permet de masquer le contenu de non-membres et de nécessiter l’approbation du propriétaire du groupe.

  • Création en libre-service -il n’est pas nécessaire d’être coincé par des demandes de la part des utilisateurs pour créer des groupes. Les utilisateurs peuvent créer leurs propres groupes selon les besoins. Pour contrôler les utilisateurs pouvant créer des groupes dans votre organisation, voir: accès invité dans les groupes Office 365.

Ce ne sont que quelques-unes des fonctionnalités qui permettent de regrouper une solution plus puissante que les groupes de distribution.

Administration de vos groupes

Office 365 offre un certain nombre d’outils et de fonctionnalités utiles pour mieux gérer et administrer vos groupes. Pour plus d’informations sur chacun de ces avantages, cliquez sur les titres ci-dessous.

Le maintien de votre annuaire est un problème de chaque administrateur. Voici quelques-uns des outils proposés par Office 365 pour vous faciliter la tâche:

  • Stratégies d’appellation-les stratégies de nom vous permettent de définir quels sont les noms acceptables pour vos groupes. Ce qui empêche les utilisateurs d’attribuer des noms profanes ou interdits à des groupes. Vous pouvez également appliquer des préfixes ou suffixes standard d’entreprise aux noms de groupe.

    Appartenance dynamique : l’appartenance dynamique vous permet de définir l’appartenance aux groupes selon la règle, qui ajoute (ou supprime) des membres du groupe en fonction de métadonnées (par exemple, service ou rôle) dans votre Active Directory. Pour plus d’informations sur la création d’une appartenance dynamique, voir utilisation des attributs pour créer des règles avancées .

  • Adhésion cachée : Si vous avez des raisons pour lesquelles l’appartenance à votre groupe doit être confidentiel, par exemple si les membres sont étudiants, vous pouvez masquer l’appartenance des parties externes.

  • Autorisations de création : il est possible que certains membres de votre organisation ne puissent pas créer de nouveaux groupes. Il existe plusieurs techniques pour gérer les autorisations de création dans votre annuaire. Voir gérer la création de groupes Office 365.

  • Journaux d’audit : il est plus sûr de permettre à vos utilisateurs de créer des groupes et de gérer l’appartenance aux groupes dans la mesure où les journaux d’audit d’Office 365 permettent d’effectuer le suivi de l’utilisateur qui a créé ou supprimé un groupe particulier ou de modifier l’appartenance au groupe. Voir: effectuer une recherche dans le journal d’audit dans le centre de sécurité & conformité Office 365.

La gestion des remises vous offre plusieurs méthodes pour gérer la manière dont les messages doivent être envoyés ou reçus par le groupe. De plus, il existe des outils pour contrôler le flux de ces messages.

  • Envoyer en tant que ou envoyer de la part de : ces paramètres permettent aux utilisateurs spécifiques d’envoyer des courriers électroniques comme s’ils provenaient de ou du nom du groupe.

  • Restrictions d’expéditeur : ces paramètres vous permettent de contrôler qui est autorisé à envoyer des messages au groupe. Le groupe peut être configuré pour autoriser les messages provenant de parties extérieures, mais il se peut que vous souhaitiez limiter ce choix uniquement aux parties externes spécifiques.

  • Support utilisateur externe : en invitant des invités à votre groupe, vous pouvez choisir de les inclure dans les conversations par courrier électronique du groupe. Voir: accès invité dans les groupes Office 365.

  • Règles de transport -les règles de transport fonctionnent pour les groupes comme pour votre serveur Exchange. Les règles peuvent chercher les messages qui répondent à des conditions spécifiques et peuvent agir sur ces messages.

  • Infos -courrier-infos-courrier électronique affiché pour les utilisateurs lors de la rédaction d’un message. Ils peuvent vous aider à réduire les rapports de non-remise en avertissant un utilisateur si son message est susceptible de se trouver dans les parties extérieures ou au-delà des quotas de messages.

  • Adresses proxy multiples : un groupe peut avoir des alias comme une boîte aux lettres d’utilisateur. Les adresses proxy supplémentaires peuvent vous être utiles pour accepter les messages envoyés à d’autres alias ou pour faciliter le contact d’un groupe dont le nom est long ou difficile à orthographier. Pour plus d’informations sur la prise en charge de plusieurs domaines pour les groupes Office 365-aide de l’administrateur

  • Taille maximale d’envoi/réception -ces quotas permettent de réduire les problèmes liés au groupe de réception (ou d’envoi) de messages de très grande taille afin de mieux gérer les exigences en matière de stockage et de bande passante.

Office 365 vous offre également quelques outils pour gérer le type de contenu qui est partagé dans votre groupe.

  • Recommandations en matière d’utilisation: vous pourrez définir les instructions d’utilisation des groupes Office 365, afin d’informer vos utilisateurs des meilleures pratiques qui permettent de maintenir l’efficacité de leurs groupes et de les informer sur les stratégies de contenu interne. Pour obtenir un exemple , voir recommandations en matière d’utilisation pour les clients et partenaires Microsoft.

  • Classification des données : vous serez en mesure de créer un système de classification des données personnalisable pour les groupes Office 365 qui permet une séparation des groupes par type de police (par exemple, «non classé», «confidentiel» ou «top secret»). De cette manière, vos groupes peuvent présenter les politiques d’autres contenus de votre organisation. La stratégie extensible permet à votre organisation de configurer un point de terminaison qui est appelé chaque fois qu’un groupe est créé ou modifié, et vous pouvez ensuite implémenter vos propres stratégies pour la création ou la modification du groupe.

Gestion des modifications

Les utilisateurs ne sont pas toujours à l’aise avec la modification; il est donc important de communiquer avec les membres de votre liste de distribution pour leur permettre de savoir à quoi s’attendre. Voici quelques-unes des informations que vous devez inclure dans ce message, ainsi que des réponses utiles:

Présentation des groupes dans Outlook

Les groupes Office 365 dans Outlook constituent une solution de collaboration unique pour les équipes/groupes qui souhaitent partager les discussions, les fichiers, les calendriers et les notes de façon unifiée et facile à retrouver.  Il est probable que la boîte de réception du groupe conserve un historique des discussions, ce qui facilite la recherche de discussions antérieures.

Pourquoi ce changement ?

Les utilisateurs ont demandé fréquemment la possibilité de rechercher les messages publiés dans notre liste de distribution afin de trouver des informations décrites précédemment. La mise à niveau de la liste de distribution vers un groupe signifie que personne ne doit plus poser de questions ou répondre aux mêmes questions.

Le nouveau groupe inclura également un calendrier pour les événements de groupe, une bibliothèque de fichiers partagés et un bloc-notes OneNote sur lequel nous pourrons collaborer et recueillir des informations pour référence future.

Est-ce que je dois faire quelque chose pour rejoindre ce groupe si j’étais déjà membre de la liste de distribution?

Non, si vous êtes déjà membre de la liste de distribution, vous êtes automatiquement membre du nouveau groupe.

Comment accéder au nouveau groupe dans Outlook? Qu’en est-il d’Outlook sur le Web?

Pour accéder au nouveau groupe dans Outlook, accédez à la catégorie groupes située dans la partie inférieure du volet de navigation sur la gauche. Si vous utilisez ce groupe, vous pouvez le marquer comme favori en cliquant dessus avec le bouton droit, puis en choisissant afficher comme favori.

De plus, il existe des clients mobiles gratuits pour les groupes Office 365 disponibles sur toutes les plateformes mobiles (iOS, Android, etc.), de sorte que vous pouvez facilement accéder au groupe lors de vos aller-retour.

Je ne peux toujours pas envoyer de courrier électronique

Oui bien sûr. L’alias de messagerie que vous avez utilisé pour la liste de distribution continuera de fonctionner correctement pour le groupe dans Outlook.

Autres options

N’oubliez pas de les informer lorsque le changement est en cours et à qui ils doivent contacter s’ils ont des questions.

Migration de vos listes de distribution

Vous êtes prêt à effectuer la mise à niveau de votre liste de distribution vers un groupe? Pour plus d' informations, voir migrer des listes de distribution vers les groupes Office 365-aide de l’administrateur.

Et ensuite?

Une fois que vous avez effectué une mise à niveau de votre groupe de distribution vers un groupe Office 365, il est possible que vous vouliez effectuer quelques tâches de suivi pour vous assurer qu’elle se déroule correctement.

  • Assurer le suivi de vos utilisateurs : les archiver avec eux immédiatement après la fin de la mise à niveau, puis de nouveau quelques jours plus tard. Montrant que vous écoutez et répondez à des questions qui peuvent avoir pour but de la rendre agréable et confortable pour le changement.

  • Surveiller les rapports d’engagement : le portail d’administration d’Office 365 comporte de bons rapports qui vous indiquent le nombre d’utilisateurs qui utilisent le groupe, la fréquence et les fonctionnalités qu’ils utilisent. Les rapports suivants peuvent vous aider à concevoir votre suivi et la formation des utilisateurs, et à mettre en évidence l’endroit où les utilisateurs ont accès au plus de contenu du nouveau groupe. Voir: rapports d’activité dans le centre d’administration Microsoft 365.

  • Partager votre interface : faites savoir aux autres équipes de votre entreprise que vous avez mis à niveau votre groupe de distribution et les étapes que vous avez effectuées pour le faire. Le partage de ces informations peut aider ces autres équipes à suivre votre exemple et procéder à une mise à niveau réussie.

Voir aussi

Vous avez des questions sur les groupes Office 365?

Reportez-vous à la communauté technique des groupes Microsoft Office 365.

Nous sommes à votre écoute

Cet article a été mis à jour pour la dernière fois le 22 décembre 2017 suite à vos commentaires. Si vous avez trouvé qu’il incluait des informations utiles, ou si ce n’est pas le cas, cliquez sur les contrôles de commentaires ci-dessous et laissez-nous des commentaires constructifs pour nous permettre de continuer à l’améliorer. Merci !

Remarque :  Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez vous nous dire si les informations vous ont été utiles ? Voici l’article en anglais pour référence.

Développez vos compétences dans Office
Découvrez des formations
Accédez aux nouvelles fonctionnalités en avant-première
Rejoignez le programme Office Insider

Ces informations vous ont-elles été utiles ?

Nous vous remercions pour vos commentaires.

Merci pour vos commentaires. Il serait vraisemblablement utile pour vous de contacter l’un de nos agents du support Office.

×