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Pour commencer : créer un système de notes de réunion avec InfoPath et SharePoint

Remarque :  Nous faisons de notre mieux pour vous fournir le contenu d’aide le plus récent aussi rapidement que possible dans votre langue. Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez-vous nous indiquer en bas de page si ces informations vous ont aidé ? Voici l’article en anglais à des fins de référence aisée.

En apporter des modifications mineures à un exemple de modèle de formulaire à partir de Microsoft Office InfoPath 2007 et en créant une bibliothèque de documents sur un site Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez implémenter un système que vous pouvez utiliser pour prendre des notes de réunion de façon cohérente, envoyer les notes à chaque participant à la réunion, et stocker ces notes dans une bibliothèque de documents SharePoint Services. Cet article vous montrent comment créer ce système.

Contenu de cet article

Vue d’ensemble

Avant de commencer

Créer votre nouveau système de notes de réunion

Mettre à jour le modèle de formulaire

Présentation

Inclus avec InfoPath est un exemple de modèle de formulaire a été conçue spécifiquement pour collecter les données de réunion courantes, telles que les ordres du jour, les participants, les éléments de discussion et les éléments d’action. L’exemple de modèle de formulaire est configuré de sorte que vous pouvez envoyer une copie d’un formulaire basé sur le modèle par courrier électronique à chaque participant à la réunion.

L’exemple de modèle de formulaire est configuré pour aider à la personne qui la passe note collecter les données correspondant sont généralement enregistrées dans une réunion. Les contrôles sont organisées en sections logiques afin de la personne qui la passe note collecter les données appropriées et lui dégager également à partir de la collecte de données qui peuvent être générées automatiquement. La mise en page des contrôles fournit également un cadre cohérent, au lieu de la personne qui la passe note avoir à vous souvenir de quel type de données à collecter il affiche juste les informations fur et à la réunion.

Bien que vous pouvez modifier le modèle de formulaire pour collecter des données supplémentaires, nous suggère de qu'utiliser le modèle de formulaire existant en l’état avec une modification qui vous permet d’enregistrer des formulaires complétés à une bibliothèque de documents SharePoint. Vous pouvez tester l’efficacité de votre système et utiliser ce que vous avez appris pendant le test pour modifier le modèle de formulaire pour répondre aux besoins de votre groupe.

Vous pouvez utiliser ce modèle de formulaire d’exemple dans votre système en premier publiant l’exemple de modèle de formulaire vers une nouvelle bibliothèque de documents sur un site SharePoint. Vous allez créer une nouvelle bibliothèque de documents dans le cadre de la publication. Une fois que vous publiez le modèle de formulaire et créez la bibliothèque de documents, vous allez ensuite modifier le modèle de formulaire afin qu’elle enregistre un formulaire complété dans la bibliothèque de documents et envoie une copie du formulaire participants à une réunion.

Pour utiliser ce système, la personne qui la passe note accède à la bibliothèque de documents et crée un nouveau formulaire basé sur ce modèle de formulaire. Pendant une réunion, la personne qui la passe note insère les données dans les contrôles appropriés sur le formulaire. À la fin de la réunion, la personne qui la passe note envoie le formulaire à la bibliothèque de documents et une copie du formulaire est envoyée à chaque participant à la réunion. Les personnes qui n’ont pas suivi de la réunion peuvent lire les notes en accédant à la bibliothèque de documents et en ouvrant le formulaire dans InfoPath.

L’exemple de modèle de formulaire contient les sections suivantes :

Modèle de formulaire de l’ordre du jour constitué de quatre sections

1. titre section contient des contrôles pour le nom, objet, emplacement et dates de réunion et les heures. Le contrôle de Date affiche automatiquement la date de que création de l’écran. Par défaut, le contrôle de zone de texte Heure de fin affiche automatiquement une heure qui est une heure le temps entré dans le contrôle de zone de texte de L’heure de début au plus tard.

2. participants extensible section contient des contrôles pour les noms et adresses de messagerie de chaque participant à la réunion. Lorsque la personne qui la passe note envoie le formulaire complété, chaque participant répertorié dans cette section reçoit une copie du formulaire rempli.

3. élément de discussion section extensible contient des contrôles de chaque présentateur (un participant qui mène une discussion) et des notes sur chaque élément de discussion. Le contrôle de zone de liste déroulante présentateur affiche les noms de la section participants.

4. élément action section extensible contient des contrôles pour le nom, l’attribution et échéance date pour chaque élément action. Le contrôle de zone de liste déroulante affectation affiche les noms de la section participants.

Si vous débutez dans InfoPath, les articles suivants vous permettra de comprendre les concepts importants et mieux définir les conditions que vous allez rencontrer comme pour effectuer chaque tâche dans cet article. Vous trouverez également ces liens dans les sections appropriées dans cet article au cas où vous avez besoin de plus d’informations pour effectuer une tâche.

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Avant de commencer

Vous avez besoin de l’URL Uniform Resource Locator () et, au minimum des autorisations pour la collection de sites du site SharePoint que vous utiliserez pour ce système de création. Si vous pouvez créer une bibliothèque de documents dans votre collection de sites, vous avez les autorisations requises. Les personnes qui ont besoin de voir les notes de réunion, vous avez besoin lira autorisations pour votre collection de sites. Si vous devez disposer des autorisations pour créer une bibliothèque de documents ou définir des autorisations de lecture pour votre collection de sites pour vos utilisateurs de formulaire, contactez l’administrateur de votre collection de sites.

Vous devez également au moins une adresse de messagerie à laquelle vous pouvez envoyer une copie du formulaire rempli et un client de messagerie, par exemple Microsoft Office Outlook 2007, qui est configuré pour recevoir les messages que vous pouvez tester le modèle de formulaire.

Cet article suppose que vous utilisez une configuration par défaut de SharePoint Services.

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Créer votre nouveau système de notes de réunion

Pour créer ce système, vous exécuterez les étapes suivantes :

  1. Ouvrir et enregistrer l’exemple de modèle de formulaire.

  2. Publier l’exemple de modèle de formulaire pour créer une nouvelle bibliothèque de documents pour les notes de réunion.

  3. Modifier l’exemple de modèle de formulaire pour enregistrer des formulaires complétés à la bibliothèque de documents et lui envoyer une copie à chaque participant.

  4. Publier le modèle de formulaire mis à jour.

  5. Tester le modèle de formulaire mis à jour et la nouvelle bibliothèque de documents en créant et envoi de test formulaires basés sur ce modèle de formulaire.

Ouvrir et enregistrer le modèle de formulaire

  1. Dans le menu fichier, cliquez sur créer un modèle de formulaire.

  2. Sous Ouvrir un modèle de formulaire, cliquez sur Personnaliser un exemple.

  3. Sous Personnaliser un exemple, double-cliquez sur Exemple-ordre du jour.

  4. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer.

  5. Si InfoPath affiche un message concernant la publication du modèle de formulaire, cliquez sur OK.

  6. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, spécifiez l’emplacement dans lequel vous voulez enregistrer le modèle de formulaire.

  7. Dans la zone nom de fichier, tapez un nom pour le modèle de formulaire.

  8. Dans la liste Enregistrer en tant que type, cliquez sur Modèle de formulaire InfoPath, puis cliquez sur Enregistrer.

Publier le modèle de formulaire

Dans le cadre de la publication, vous allez créer une nouvelle bibliothèque de documents.

Pour plus d’informations sur la publication d’un modèle de formulaire, voir l’article Introduction à la publication d’un modèle de formulaire.

  1. Dans le menu fichier, cliquez sur Publier.

  2. Sur la première page de l’Assistant Publication, cliquez sur vers un serveur SharePoint avec ou sans InfoPath Forms Services, puis cliquez sur suivant.

  3. Dans la page suivante de l’Assistant, dans la zone Entrez l’emplacement de votre site SharePoint ou InfoPath Forms Services, tapez l’URL de votre collection de sites sur le site SharePoint, puis cliquez sur suivant. Par exemple, pour utiliser une collection de sites avec l' URL http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly, vous tapez http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly dans la zone.

  4. Dans la page suivante, cliquez sur Bibliothèque de documents, puis cliquez sur suivant.

  5. Dans la page suivante, cliquez sur créer une nouvelle bibliothèque de documents, puis cliquez sur suivant.

  6. Dans la page suivante, tapez un nom et une description pour la nouvelle bibliothèque de documents, puis cliquez sur suivant.

  7. Accepter les colonnes suggérées, cliquez sur suivant.

  8. Sur la dernière page de l’Assistant, vérifiez que les informations affichées sont correctes, puis cliquez sur Publier.

  9. Cliquez sur Fermer.

    Vous recevrez une confirmation sur la dernière page de l’Assistant lorsque vous publiez le modèle de formulaire.

Notez l’URL de la bibliothèque de documents ; vous avez besoin de ces informations plus loin dans cet article. L’URL de la bibliothèque de documents sera l’URL de la collection de sites, suivie d’une barre oblique (/), suivie du nom de la bibliothèque de documents. Par exemple, si vous avez créé une nouvelle bibliothèque de documents appelée Notes réunion dans la collection de sites avec l' URL http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly, l’URL de la bibliothèque de documents sera http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly/MeetingNotes.

Modifier le modèle de formulaire

Cette section vous montre comment effectuer les opérations suivantes :

  • Ajouter une nouvelle connexion de données d’envoi enregistre le formulaire complété dans la bibliothèque de documents.

    Pour en savoir que plus sur Envoyer les connexions de données, voir Présentation des connexions de données.

  • Modifier les options pour la connexion de données afin qu’elle enregistre le formulaire complété dans la bibliothèque de documents et envoie une copie du formulaire rempli à chaque participant à la réunion.

  • Configurer le modèle de formulaire pour qu’elle ferme le formulaire après l’envoi.

Pour en savoir plus sur l’envoi d’un formulaire basé sur un modèle de formulaire, voir l’article Introduction à l’envoi de données de formulaire.

Ajouter une nouvelle connexion de données d’envoi

Dans cette section, vous allez créer une nouvelle connexion de données à la bibliothèque de documents d’envoi et de configurer la connexion de données pour enregistrer le formulaire avec un nom unique. Le nom du formulaire sera une combinaison du titre de la réunion et la date à laquelle le formulaire a été créé.

Commencer la création de la connexion de données
  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Connexions de données.

  2. Dans la boîte de dialogue Connexions de données, cliquez sur Ajouter.

  3. Dans l’Assistant connexion de données, cliquez sur créer une nouvelle connexion à, cliquez sur Envoyer les données, puis sur suivant.

  4. Dans la page suivante de l’Assistant, cliquez dans une bibliothèque de documents sur un site SharePoint et puis cliquez sur suivant. Sélection d’une destination pour les données envoyées dans l’Assistant Connexion de données

  5. Dans la page suivante de l’Assistant, dans la zone de la bibliothèque de documents, tapez l’URL de la bibliothèque de documents que vous avez créé dans la section précédente. Par exemple, pour utiliser une bibliothèque de documents avec l' URL http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotes, vous tapez http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotes dans la zone de la bibliothèque de documents.

    La section suivante vous guide tout au long du processus de définir un nom de formulaire unique qui nécessite que vous restez sur cette page de l’Assistant. Ne cliquez pas sur suivant encore.

Définir un nom de formulaire unique

Le modèle de formulaire enregistre le formulaire dans une bibliothèque de documents avec un nom par défaut. Si vous utilisez le nom par défaut, la nouvelle bibliothèque de documents stockera qu’un seul formulaire complété. Dans cette section, vous allez configurer la connexion de données pour enregistrer les formulaires basés sur ce modèle de formulaire avec un nom qui se compose du titre de la réunion et la date de réunion. Pour cela, vous devez en créant une formule qui utilise une fonction XPath .

Pour en savoir plus sur les formules et des fonctions, voir Ajouter une formule à un contrôle.

  1. Cliquez sur Insérer une formule Bouton Formule .

  2. Dans la boîte de dialogue Insérer une formule, cliquez sur Insérer une fonction.

  3. Dans la liste catégories de la boîte de dialogue Insérer une fonction, cliquez sur texte.

  4. Dans la liste de fonctions, cliquez sur concat, puis cliquez sur OK.

  5. Dans la zone formule, double-cliquez sur la première instance de double-cliquer pour insérer le champ.

    Double clic pour insérer le premier champ à utiliser dans le nom du formulaire

  6. Dans la boîte de dialogue Sélectionner un champ ou un groupe, ouvrez la réunion et cliquez sur Titreréunion puis cliquez sur OK.

    Sélection du champ TitreRéunion dans la boîte de dialogue Sélectionner un champ ou un groupe

  7. Dans la zone de formule, cliquez sur la deuxième instance de double-cliquer pour insérer le champ pour le sélectionner (ne double-cliquez dessus).

    Double clic pour insérer un tiret dans le nom du formulaire

  8. Tapez un guillemet double (""), suivi d’un tiret (-), suivi d’un autre guillemet double.

    Insertion d’un tiret dans le nom du formulaire

  9. Double-cliquez sur la troisième instance de double-cliquer pour insérer le champ.

    Double clic pour insérer un autre champ à utiliser dans le nom du formulaire

  10. Dans la boîte de dialogue Sélectionner un champ ou un groupe, ouvrez la réunion et cliquez sur Dateréunion, puis cliquez sur OK.

    Sélection du champ DateRéunion dans la boîte de dialogue Sélectionner un champ ou un groupe

    La boîte de dialogue Insérer une formule doit ressembler à ce qui suit :

    Formule finale dans la boîte de dialogue Insérer une formule qui crée le nom du formulaire

  11. Pour vérifier la formule pour la syntaxe correcte, dans la boîte de dialogue Insérer une formule, cliquez sur Vérifier la formule.

  12. Si la formule ne contient pas d’erreurs, cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue.

Terminer la configuration de la connexion de données
  1. Dans l’Assistant, cliquez sur suivant.

  2. Dans la page suivante de l’Assistant, dans la zone Entrez un nom pour cette connexion de données, tapez un nom descriptif pour ce soumettre la connexion de données.

  3. Vérifiez que les informations sont correctes dans la section Résumé, puis cliquez sur Terminer.

  4. Cliquez sur Fermer.

  5. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer.

Modifier les options d’envoi pour utiliser les connexions de données envoyer

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options d’envoi.

  2. Dans la boîte de dialogue Options d’envoi, activez la case à cocher Autoriser les utilisateurs à envoyer ce formulaire.

  3. Cliquez sur effectuer une action personnalisée à l’aide de règles, puis cliquez sur règles.

  4. Dans la boîte de dialogue règles pour l’envoi de formulaires, cliquez sur Ajouter.

  5. Cliquez sur Ajouter une Action.

  6. Dans la zone Action, cliquez sur Envoyer au moyen d’une connexion de données.

  7. Dans la liste de connexion de données, cliquez sur la connexion de données à la bibliothèque de documents que vous avez créé dans la section précédente, puis cliquez sur OK.

  8. Cliquez sur Ajouter une Action.

  9. Dans la zone Action, cliquez sur Envoyer au moyen d’une connexion de données.

  10. Dans la liste de connexion de données, cliquez sur envoi principale, puis cliquez sur OK.

    Vous utiliserez la connexion de données d’envoi principale pour envoyer une copie du formulaire à chaque participant.

  11. Dans la zone nom de la boîte de dialogue règle, tapez règles d’envoi pour identifier la règle que vous venez de créer.

  12. Cliquez deux fois sur OK.

Configurer le modèle de formulaire pour fermer le formulaire après l’envoi.

  1. Dans la boîte de dialogue Options d’envoi, cliquez sur Avancé.

  2. Dans la liste après l’envoi, cliquez sur Fermer le formulaire.

  3. Cliquez sur OK.

  4. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer.

Publier le modèle de formulaire

Après avoir modifié le modèle de formulaire, vous devez le publier dans la bibliothèque de documents pour déployer les modifications.

  1. Dans le menu fichier, cliquez sur Publier.

  2. Sur la première page de l’Assistant Publication, cliquez sur vers un serveur SharePoint avec ou sans InfoPath Forms Services, puis cliquez sur suivant.

  3. Dans la page suivante de l’Assistant, dans la zone Entrez l’emplacement de votre site SharePoint ou InfoPath Forms Services, tapez l’emplacement de votre bibliothèque de documents dans la collection de sites de votre site SharePoint, puis cliquez sur suivant.

  4. Dans la page suivante, cliquez sur Bibliothèque de documents, puis cliquez sur suivant.

  5. Dans la page suivante, cliquez sur mettre à jour le modèle de formulaire dans une bibliothèque de documents existante.

  6. Dans la liste de la bibliothèque de documents pour mettre à jour, cliquez sur votre bibliothèque de documents, puis cliquez sur suivant.

  7. Cliquez sur Suivant.

  8. Dans la page suivante, vérifiez que les informations affichées sont correctes, puis cliquez sur Publier.

    Vous recevrez une confirmation sur la dernière page de l’Assistant lorsque vous publiez le modèle de formulaire.

Tester le modèle de formulaire et le site

  1. Sur la dernière page de l’Assistant Publication, cliquez sur Ouvrir cette bibliothèque de documents, puis sur Fermer.

  2. Dans la bibliothèque de documents, cliquez sur Nouveau.

  3. Remplissez le formulaire comme si vous ont été prise de notes dans une réunion. Une fois que vous entrez une heure dans le contrôle de zone de texte heure de début, appuyez sur la touche TAB pour atteindre le contrôle suivant. InfoPath renseigne automatiquement le contrôle de zone de texte heure de fin.

  4. Dans la zone de messagerie de la section participant, entrez l’adresse de messagerie du participant à la réunion. Pour ajouter des participants supplémentaires et leurs adresses de messagerie, cliquez sur Ajouter un participant.

  5. Dans la barre d’outils InfoPath, cliquez sur Envoyer.

  6. Dans la boîte de dialogue, vérifiez que les adresses de messagerie correcte apparaissent.

  7. Cliquez sur Envoyer, puis cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue.

Vos notes de réunion doivent apparaître dans la bibliothèque de documents et doivent également arrivent dans votre boîte de réception comme un nouveau message électronique.

Après avoir testé le système en créant et l’envoi de plusieurs formulaires basés sur ce modèle de formulaire, vous pouvez commencer à utiliser le système pour stocker et distribuer vos notes de réunion.

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Mettre à jour le modèle de formulaire

Après d’autres personnes mis en œuvre votre nouveau système en créant et en enregistrant des notes de réunion, vous souhaiterez peut-être modifier la conception du modèle de formulaire en réponse à leurs commentaires. Pour apporter des modifications au modèle de formulaire, vous devez effectuer les opérations suivantes :

  1. Ouvrir le modèle de formulaire à partir de la bibliothèque de documents, modifier le modèle de formulaire selon vos besoins et puis enregistrez vos modifications.

  2. Valider les modifications apportées à la bibliothèque de documents en le publiant le modèle de formulaire.

Ouvrir le modèle de formulaire à partir de la bibliothèque de documents

  1. Ouvrez la bibliothèque de documents.

  2. Cliquez sur paramètres, puis cliquez sur paramètres de la Bibliothèque de formulaires.

  3. Sous Paramètres généraux, cliquez sur paramètres avancés.

  4. Sous la zone URL du modèle dans la section Modèle de Document, cliquez sur Modifier le modèle.

  5. Si InfoPath affiche un message concernant la publication du modèle de formulaire, cliquez sur Oui.

Après avoir modifié votre modèle de formulaire, enregistrez le modèle de formulaire avant sa publication.

Publier le modèle de formulaire

Après avoir apporté des modifications, vous devez publier le modèle de formulaire mis à jour dans la bibliothèque de documents.

  1. Dans le menu fichier, cliquez sur Publier.

  2. Sur la première page de l’Assistant Publication, cliquez sur vers un serveur SharePoint avec ou sans InfoPath Forms Services, puis cliquez sur suivant.

  3. Dans la page suivante de l’Assistant, dans la zone Entrez l’emplacement de votre site SharePoint ou InfoPath Forms Services, tapez l’emplacement de votre bibliothèque de documents dans la collection de sites de votre site SharePoint, puis cliquez sur suivant.

  4. Dans la page suivante, cliquez sur Bibliothèque de documents, puis cliquez sur suivant.

  5. Dans la page suivante, cliquez sur mettre à jour le modèle de formulaire dans une bibliothèque de documents existante.

  6. Dans la liste de la bibliothèque de documents pour mettre à jour, cliquez sur votre bibliothèque de documents, puis cliquez sur suivant.

  7. Cliquez sur Suivant.

  8. Dans la page suivante Vérifiez que les informations affichées sont correctes, puis cliquez sur Publier.

  9. Cliquez sur Fermer.

    Vous recevrez une confirmation sur la dernière page de l’Assistant lorsque vous avez publié le modèle de formulaire.

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