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Planifier votre site SharePoint-notions de base de la conception

Planifier votre site SharePoint-notions de base de la conception

L’objectif de ce guide est de permettre aux propriétaires de sites de créer un nouveau site SharePoint qui répond aux objectifs de l’entreprise et aux besoins des utilisateurs, et peut être maintenu avec un aperçu minimal. Il existe des facteurs connus qui contribueront à la réussite globale de votre intranet, de votre site ou de votre page. Le fait de s’assurer que des principes de base spécifiques sont intégrés dans votre conception augmente le risque que les objectifs de votre entreprise et leurs utilisateurs soient satisfaits. 

Découvrez comment intégrer les principes de base de la conception de SharePoint à votre conception et tactiques qui peuvent accélérer ou ralentir le succès de votre projet SharePoint. 

Ce guide se compose de trois parties distinctes :

Contenu de cet article :

  • Introduction aux notions de base de la conception SharePoint

  • Tactiques de réussite connues

  • Ressources de création de site modernes

Notions de base de la conception SharePoint

1. sécurisé et accessible

Gouvernance

La gouvernance est l’ensemble des stratégies, rôles, responsabilités et processus qui contrôlent le fonctionnement des divisions de l’organisation et des équipes dans SharePoint pour atteindre ses objectifs. Chaque entreprise dispose de besoins et de buts uniques qui influent sur son approche de la gouvernance. En plus des organisations de plus grande taille, vous aurez probablement besoin de davantage de gouvernance et de détails.

La gouvernance est généralement déterminée par plusieurs personnes au sein d’une organisation. La stratégie de gouvernance sera implémentée par l’administrateur SharePoint. En tant que propriétaire du site, vous n’aurez pas le contrôle total sur le plan de gouvernance de votre organisation, mais vous devez prendre en compte certaines stratégies telles que :

  • Autorisations et création

  • Conservation du contenu

  • Partage-externe et interne

Pourquoi organiser la gouvernance ?

Un bon plan de gouvernance peut :

  • Rationalisez le déploiement de produits et technologies tels que SharePoint.

  • Garantir la sécurité et la conformité du système de votre organisation.

  • Contribuez à garantir le meilleur retour sur votre investissement dans la technologie.

Accessibilité

Les sites que vous créez dans SharePoint Online incluent des fonctionnalités d’accessibilité qui simplifient leur utilisation par les personnes souffrant de handicaps. L’expression « personnes atteintes de handicaps » englobe des millions de personnes qui ont des besoins très différents. Toutefois, chaque segment a des besoins spécifiques et distincts. Voici quelques-uns des handicaps les plus courants, à l’instar de la cécité, du faible vision, du daltonisme, de la mobilité et de la dextérité et des troubles cognitifs, tels que la dyslexie ou les troubles du déficit de l’attention. 

En savoir plus sur les ressources pour créer des sites accessibles à tous dans SharePoint Online.

Pourquoi définir la priorité d’accessibilité ?

Inscrire l’accessibilité dans la conception des sites permet à vos sites d’être :

  • Accessibles quel que soit l’appareil ou la méthode d’entrée utilisé (par exemple, un navigateur web, un navigateur vocal, un navigateur sur téléphone mobile, un ordinateur de bord, etc.).

  • Accessibles, quelles que soient les contraintes auxquelles une personne est soumise (par exemple, un environnement bruyant, des salles avec des intensités variables d’éclairage, un environnement de conduite main-libres, etc.).

  • Prévisibles. Pour les sites, l’innovation est importante, mais la prévisibilité est essentielle. Lorsque la navigation sur votre site est simple et prévisible, celui-ci est accessible à davantage d’utilisateurs.

Maintenance

Convivialité désigne la facilité d’utilisation de votre site, à quelle mesure les utilisateurs peuvent-ils accomplir leurs objectifs à l’aide de votre site ? Rappelez-vous que les utilisateurs ont besoin de ce site pour accéder aux ressources et rationaliser les charges de travail. Assurez-vous que le plan de création de votre site comporte des tâches clés et des besoins d’utilisation que votre site doit prendre en charge. 

Recommandations en matière d’utilisation de base à prendre en considération :

  • Découvrir : dans quelle mesure les utilisateurs peuvent-ils exécuter des tâches de base la première fois qu’ils utilisent le site ?

  • Efficacité : une fois que les utilisateurs ont appris la conception, quelle est la rapidité d’exécution des tâches ?

  • MEMORABILITY : lorsque les utilisateurs retournent au site après un certain temps de ne pas l’utiliser, quel est le degré de facilité de rétablissement des compétences ?

  • Erreurs : combien d’erreurs sont effectuées par les utilisateurs et dans quelle mesure ils peuvent facilement résoudre les erreurs ?

  • Satisfaction : quel est l’aspect agréable d’utiliser le design ?

Source : Nielson Norman convivialité 101

Pourquoi définir la priorité ?

Votre site SharePoint peut être utile pour les utilisateurs lorsqu’il contribue à réduire le temps nécessaire à l’exécution des tâches et aux ressources fréquemment consultées. Votre site sera utile pour votre entreprise lorsqu’il réduit les tickets d’assistance client et qu’il automatise des tâches telles que le traitement du contrat. Pour pouvoir bénéficier de ces types de buts, votre site doit d’abord être utilisable par toutes les audiences, par exemple, les utilisateurs d' appareils mobiles , les membres de l’équipe à distance, les besoins multilingues et les exigences en matière d’accessibilité.

Travailler sur n’importe quel appareil

Lorsque les utilisateurs gardent des fichiers sur leur appareil local ou sur un partage réseau, ils ne sont pas toujours là s’ils ne disposent pas de l’appareil ou ne disposent pas d’une connexion à votre réseau. Si un problème survient sur l’appareil d’un utilisateur, les données risquent de ne pas être récupérables. Si l’appareil d’un utilisateur est mis à niveau, les données locales doivent être déplacées.

Le stockage de fichiers dans OneDrivepermet aux utilisateurs d’y accéder à partir de tous leurs appareils, tels que leur téléphone et leur ordinateur personnel (en fonction de ce que vous autorisez). Ils peuvent même accéder aux fichiers dans un navigateur à partir d’autres appareils dont ils font confiance. Téléchargez l’application mobile SharePoint.

2. informer et engager

Utiliser des listes et bibliothèques modernes

Recueillez et gérez du contenu à l’aide de listes SharePoint de la même façon que vous pouvez collecter des informations dans Excel. Les bibliothèques permettent à vous et à vos équipes de collecter, suivre et partager des informations au sein de bibliothèques SharePoint.

Composants WebPart de gestion de contenu modernes :

Actualité et contenu personnalisés

Créer et organiser des actualités pertinentes pour votre public à l’aide du composant WebPart Actualités. Créez rapidement des billets percutants, tels que des annonces, des actualités, des mises à jour d’État, etc., qui peuvent inclure des graphismes et des mises en forme enrichies. Le composant WebPart Actualités vous permet de spécifier la source de publications automatiques d’actualités et l’ordre dans lequel elles doivent apparaître dans votre page.

Personnalisez la façon dont vos utilisateurs peuvent voir le contenu et les Actualités en utilisant le ciblage du public. Le ciblage d’audience permet de définir la priorité d’un contenu spécifique à des audiences spécifiques sur la page de démarrage de SharePoint, des actualités dans l’application mobile et dans le composant WebPart Actualités lorsque le ciblage d’audience est activé.

Collaborer sur le même fichier

La co-création représente au moins deux auteurs travaillant sur différentes parties d’un document à la fois. Lorsqu’un auteur travaille sur sa section du document, un autre auteur peut travailler sur sien sans interrompre son travail. La co-création élimine les obstacles à la collaboration sur des documents serveur et aide les entreprises à réduire la surcharge associée au partage de documents traditionnel via des pièces jointes. 

Connecter votre site d’équipe à un groupe Office 365

Si vous avez déterminé que vous avez besoin de créer un site d’équipe, envisagez de le connecter à un groupe Office 365.

Lorsque vous créez un groupe ou que vous vous connectez à un groupe, les ressources partagées deviennent disponibles pour l’équipe, par exemple, une boîte de réception partagée, un calendrier d’équipe, un bloc-notes OneNote, un emplacement par défaut pour les fichiers (la bibliothèque de documents du site d’équipe), le planificateur pour la gestion des tâches, les pages, les listes, les bibliothèques et les

Créer un site d’équipe SharePoint connecté au groupe en quelques secondes. 

3. Communauté et culture de la Build 

Mettre en relation les employés

Aidez les groupes de tâches à se connecter et à s’impliquer au sein de votre organisation à l’aide de Yammer. Utiliser Yammer pour discuter d’idées, partager des mises à jour et communiquer avec d’autres utilisateurs. En savoir plus sur les composants WebPart de Yammer et de conversations Yammer.

Les conversations Yammer permettent aux utilisateurs de participer à des conversations en ligne sans quitter votre page SharePoint. Le résumé de Yammer fournit un bref aperçu des conversations actives et du portail ciblé vers des groupes ou des conversations spécifiques dans Yammer.

Ce que vous pouvez faire avec les composants WebPart Yammer :

  • Rechercher des experts, des conversations et des fichiers

  • Rejoindre des groupes pour rester informé, communiquer avec votre communauté et recueillir des idées

  • mentionner une personne pour la boucler dans

  • Complimentez un membre de votre réseau pour célébrer un succès ou une remerciements

  • Utiliser les sondages pour obtenir des réponses à vos sources et obtenir des réponses rapidement

Unifiez votre organisation

Vous pouvez garder vos partenaires, votre équipe et vos collègues en boucle, et les impliquer à l’aide de la fonctionnalité Actualités sur votre site d’équipe. Vous pouvez créer rapidement des billets originaux (annonces, informations, mises à jour, etc.) qui peuvent inclure des graphiques et une mise en forme enrichie. Utilisez le composant WebPart Actualités sur votre site d’équipe.

Il est possible que le contenu soit remis par le biais d’une vidéo, par exemple lorsque les annonces à l’échelle de l’organisation sont effectuées ou lorsque les leaders d’une entreprise animent un événement en direct. Microsoft Stream est le site vidéo de votre entreprise. Utilisez le composant WebPart fluxde votre site pour afficher du contenu vidéo.

Aidez votre organisation à améliorer la visibilité des événements à venir en ajoutant le composant WebPart événements.

4. créer et prolonger les connaissances

Les sites les plus efficaces engagent les utilisateurs avec le contenu et les ressources appropriés au moment opportun. Le contenu peut être défini comme des documents, des images, des vidéos, des informations sur la société, des en-têtes de section et des étiquettes de documents : tout type de données que les utilisateurs doivent utiliser pour être informés.

Le contenu détermine en définitive la façon dont vous scindez votre site en pages, bibliothèques de documents, listes, liens de navigation dans les sites et autres composants. Utilisez une approche de conception de contenu pour déterminer le contenu de votre page avant de générer votre site. Pour que votre contenu puisse accéder au public approprié, en savoir plus sur les meilleures pratiques en matière de navigation sur le site, de recherche et de gestion du contenu. 

Navigation

Les sites SharePoint les plus efficaces permettent aux utilisateurs de trouver rapidement ce dont ils ont besoin pour pouvoir utiliser les informations qu’ils trouvent pour prendre des décisions, en savoir plus sur ce qui se passe, accéder aux outils dont ils ont besoin ou s’engager avec des collègues pour résoudre un problème. La planification d’une interface de navigation efficace est donc un élément essentiel de la conception des sites SharePoint. Bon fonctionnement de la navigation présenter aux visiteurs une image complète de ce qui est disponible sur le site et qui est associée à la page d’accueil, fournir un « récit » complet pour le site. 

En savoir plus sur la planificationde la navigation sur le site. Vous devez travailler en même temps que l’administrateur de la collection de sites pour effectuer des modifications de navigation affectant les sites et sites d’accueil des concentrateurs.

Recherche

Microsoft Search dans SharePoint propose une interface utilisateur formidable qui vous permet d’obtenir des résultats de recherche personnalisés sans avoir besoin d’un administrateur pour configurer ce élément. Vous pouvez également promouvoir les informations et les réponses nécessaires aux utilisateurs pour effectuer des tâches (par exemple, stratégies, avantages, ressources, outils, etc.). Groupes cibles, tels que de nouvelles recrues ou travailleurs distants, avec du contenu spécifique utilisant le ciblage d’audience

Gestion de contenu

La gestion de contenu fait référence à la gestion de tout le contenu de votre ou de vos sites SharePoint, comme le texte, les images, les logos, les étiquettes, les liens et les méta-données. La gestion de contenu dans ce contexte implique de veiller à ce que les utilisateurs puissent trouver votre contenu, et à quel moment ils le trouvent, le contenu est à jour et pertinent pour l’utilisateur.

La gestion de contenu doit faire partie de la stratégie de gouvernance de votre organisation pour automatiser certaines tâches telles que la conservation du contenu et les autorisations de publication . En tant que propriétaire du site, vous devez utiliser la collection de sites ou l’administrateur client afin de comprendre les stratégies en vigueur pour votre organisation. 

Meilleures pratiques en matière de planification de contenu : 

  • Identifier vos utilisateurs et leurs besoins, et s’assurer que votre site est conforme à ces besoins

  • Utiliser le menu site pour montrer aux utilisateurs ce qu’ils peuvent faire sur votre site

  • Les sites spécifiques d’un sujet sont idéaux pour permettre à votre site de évoluer à mesure que votre entreprise s’élargit

  • Auditer le contenu actuel pour l’assurance qualité avant de l’ajouter au site

  • Laissez une grande quantité d’espace libre dans votre conception.

Meilleures pratiques en matière d’écriture de contenu : 

  • Utiliser une tonalité de conversation et un vocabulaire familier pour votre public

  • Répondez aux questions suivantes pour les utilisateurs immédiatement : où suis-je ? Que puis-je faire ? Que puis-je faire ensuite ?

  • Assurez-vous que les titres H1 et H2 utilisent des mots clés qui envisagent les types d’utilisateurs du fonctionnement de la clé recherche lors de la recherche de ce contenu.

  • Les utilisateurs ne lisent pas leur analyse-utilisent de grands titres avec des mots clés

  • Orthographier et abréger les acronymes dans la première mention

  • Envisagez la définition d’une culture, d’une signification et d’une localisation

  • Vérifiez que le contenu est accessible, par exemple : les images et les couleurs seules ne sont pas utilisées pour transmettre des informations et des vidéos comportent des sous-titres.

Meilleures pratiques en matière de gestion de contenu :

  • Les noms de fichiers et les titres de documents doivent être pertinents pour les utilisateurs, car ces informations deviennent importantes lorsque les utilisateurs recherchent du contenu sur votre site.

  • Éviter d’utiliser des dates et des numéros de version dans les noms de fichiers

  • Sélectionner des noms conviviaux pour les liens hypertexte SharePoint

  • Planifiez les audits de contenu autant de fois que nécessaire pour garantir que le contenu reste pertinent.

Facteurs de réussite connus

Trouvez des champions

Les champions sont les personnes de votre organisation qui ont volontairement consacré le temps à amplifier les nouvelles idées et les manières de travailler. Les champions peuvent accélérer l’adoption et l’adoption par les utilisateurs de vos sites SharePoint. Les champions constituent un bien précieux lors de la création et du lancement de nouveaux sites, sites Hub et portails. 

Les champions peuvent vous aider :

  • Efforts d’adoption de la mise à l’échelle au sein de l’Organisation

  • Sensibilisation de SharePoint et de sa valeur dans teams

  • Accueillir de nouveaux utilisateurs et répondre à des questions

Apprenez-en davantage sur la manière de rechercher et de tirer parti des champions de votre entreprise à l’aide des ressources d’adoption de SharePoint.

Demander des commentaires

Demandez des commentaires des utilisateurs au cours du processus de conception pour vérifier que la conception répond à leurs besoins. Le test de votre site avant son lancement initial peut s’avérer particulièrement utile dans la découverte d’architecture d’information ou de structure de site.

Les commentaires peuvent être utiles sous la forme d’une enquête, d’un test de convivialité ou d’une observation des utilisateurs sur votre nouveau site. N’oubliez pas que, lors de l’utilisation de votre site, le public devrait pouvoir comprendre immédiatement : où suis-je, que puis-je faire ensuite ?

Mesurer le succès d’un site

A établi des objectifs de site qui sont régulièrement surveillés et communiqués. Pour plus d’informations sur l’interaction entre les utilisateurs et votre site, voir analyse de l’utilisation du site .

Voici quelques exemples d’objectifs de site qui peuvent être mesurés :

  • Réduction du temps d’exécution des tâches (par exemple, formulaires)

  • Appels d’assistance réduits

  • Augmenter l’implication et la satisfaction des employés

  • Connexion des employés à d’autres employés et outils professionnels

  • Passerelle des informations (c’est-à-dire intégration de nouveaux membres de l’équipe)

Maintenir le contenu à jour et conforme

Pour la plupart des organisations et sites, le volume et la complexité du contenu augmente quotidiennement (par e-mail, documents, messages instantanés, etc.). Gestion efficace de ces informations est important lorsque vous devez : se conformer aux réglementations du secteur, réduire les risques en cas de violation de la sécurité et aider votre organisation à partager ses connaissances de façon efficace et à être plus agile en Assurez-vous que vos utilisateurs utilisent uniquement le contenu qui leur est actif et pertinent.

Collaborez avec l’administrateur de collection de sites pour créer des stratégies de rétention qui peuvent faciliter la gestion du contenu : conservation du contenu afin qu’il ne puisse pas être supprimé de manière définitive avant la fin de la période de rétention et de supprimer définitivement le contenu à la fin de la période de rétention.

L’un des aspects du contenu gouvernant est le bon audit, le cas échéant. Déterminez régulièrement le niveau de connaissance de votre équipe de gestion de site : actualisation du contenu, vérification de l’absence de liens, mise à jour des informations des employés et vérification des autorisations et des paramètres de partage.  

Ressources d’instructions sur la création de sites modernes :

Plan de votre site :

Planifier votre site SharePoint

Soyez inspiré avec le carnet d’adresses de SharePoint

Procédure guidée : création d’un site de communication pour votre organisation

Procédure guidée : création d’un site d’équipe

Créez votre site :

Créer et utiliser des pages modernes sur un site SharePoint

Personnaliser votre site SharePoint

Personnaliser la navigation sur votre site SharePoint

Utilisation de composants WebPart sur des pages SharePoint

Gérer votre site :

Gestion et cycle de vie d’une page moderne SharePoint

Gérer les paramètres de votre site SharePoint

Afficher les données d’utilisation de votre site SharePoint

Remarque :  Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez vous nous dire si les informations vous ont été utiles ? Voici l’article en anglais pour référence.

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