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Planifier votre site SharePoint

Planifier votre site SharePoint

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Lors de la planification d’un site SharePoint, les propriétaires de site doivent organiser le contenu pour aider les utilisateurs à trouver les informations dont ils ont besoin. Cette stratégie de site permet aux propriétaires de sites de gérer et de gérer plus facilement et pour les utilisateurs de naviguer sur le site.

Notions fondamentales sur le planning de site

La planification d’un nouveau site SharePoint peut être plus facile si les propriétaires de site répondent d’abord à certaines questions sur le type de site requis, le nom de l’utilisateur qui l’utilisera et son utilisation. Voici un exemple de questions à poser:

  • Quel est le type de site nécessaire?

  • Qui va utiliser le site?

  • À quoi ressemblera le site?

  • Qui doit accéder au site?

  • Comment les employés, les clients et les groupes utiliseront-ils le site?

  • Qui va gérer le site?

Objet du site

L’un des aspects les plus importants de la planification d’un site SharePoint est de définir son objectif. En d’autres termes, quel type de site avez-vous besoin? Pour répondre à cette question, vous pourrez rapidement commencer par le chemin d’accès à la création d’un site SharePoint excellent. Par exemple, si vous avez besoin de partager des informations, des actualités, des outils et des solutions avec des douzaines ou des centaines de personnes, un site de communication devrait vous fonctionner. les sites de communication SharePoint ont un petit nombre d’auteurs et de contributeurs qui communiquent avec un public plus large. De plus, les sites de communication prennent en charge les mêmes scénarios que les sites de publication traditionnels. Voir qu’est-ce qu’un site de communication SharePoint? pour plus d’informations sur ce qu’est le site et son apparence.

Par exemple, si vous avez besoin de connecter un groupe ou une équipe au contenu, aux projets, aux informations et aux applications, un site d’équipe devrait vous fonctionner. Microsoft teams est l’outil recommandé pour la collaboration en équipe et chaque équipe est connectée à un site d’équipe. les sites d’équipe SharePoint se concentrent sur la collaboration lorsque la plupart des utilisateurs et membres sont des auteurs et des contributeurs sur un projet ou un groupe. Les sites d’équipe permettent aux utilisateurs de trouver rapidement ce qu’ils ont besoin et de prendre des décisions, d’apprendre ce qui se passe, d’accéder aux outils et de collaborer avec des collègues, des collègues et des partenaires sur des projets. Pour plus d’informations sur ce que fait ce site et comment l’utiliser, voir qu’est-ce qu' un site d’équipe SharePoint?

L’interface SharePoint moderne fournit deux modèles pour créer des sites. site de communication et site d’équipe.

Sélectionner un type de site dans SharePoint Online

Lors de la création de votre site, vous devrez peut-être également modifier les paramètres régionaux du site, en fonction de l’emplacement et du nom de votre auditoire. Pour plus d’informations, voir modifier les paramètres régionaux d’un site. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité d’interface utilisateur multilingue (MUI, multiple Language User Interface) pour permettre aux utilisateurs de modifier la langue d’affichage d’un site ou de créer des sites dans d’autres langues. Pour plus d’informations, reportez-vous à choisir les langues à rendre accessibles pour l’interface utilisateur d’un site.

Sites hub SharePoint

Dans l’interface moderne de SharePoint, nous vous recommandons de créer des sites pour chaque charge de travail dans votre entreprise au lieu de créer des sous-sites. Au lieu de créer des sous-sites, les sites SharePoint modernes peuvent être associés à des sites associés et connectés à un site concentrateur SharePoint. Le Hub fournit une structure plate au lieu d’être plus facile à gérer et à parcourir. L’utilisation de hubs supprime les hiérarchies inflexibles créées par des collections de sites et des sous-sites. Cela permet aux propriétaires de sites de déplacer plus facilement des sites d’un site concentrateur vers un autre lors du changement de processus et de projets. Le déplacement d’un site moderne qui est connecté à un site concentrateur à un autre est plus facile que d’utiliser la collection de sites et la hiérarchie de sous-site.

Les concentrateurs se connectent et permettent d’organiser des collections de sites d’équipe et de sites de communication associés sur votre intranet. Une solution importante pour les intranets modernes utilisant SharePoint est que chaque unité de travail doit se trouver sur un site distinct. Chaque site de communication et site d’équipe connecté à un groupe Office 365 est créé en tant que collections de sites qui peuvent avoir leurs propres autorisations. En général, les concentrateurs créés à partir de sites de communication doivent également couvrir les unités de tâches distinctes et rassembler d’autres sites associés. Vous devez être un administrateur de SharePoint pour créer un Hub, mais un propriétaire de site peut associer un site SharePoint à un site concentrateur.

Public de site

Si vous avez déjà choisi le type de site SharePoint de votre choix, vous aurez probablement une idée de votre identité. Comme nous l’avons dit plus haut, il existe deux sites que vous pouvez créer dans l’interface SharePoint moderne, un site de communication ou un site d’équipe. Chacun de ces sites est destiné à un public unique.

  • Les sites de communication sont conçus pour diffuser des messages, informer des récits, partager du contenu ou présenter des services ou des personnes. En règle générale, le public utilise et affiche mais ne modifie pas le contenu, les informations et les actualités.

  • Les sites d' équipe sont conçus pour relier des groupes ou des équipes à des contenus, des informations et des outils spécifiques pour collaborer. Les propriétaires de site peuvent spécifier d’autres propriétaires de l’équipe pour faciliter la gestion du site, si nécessaire.

Autorisations de site et partage

Les sites de communication et les sites d’équipe partagent l’interface SharePoint moderne, mais présentent des différences entre les autorisations.

Les sites de communication disposent d’un petit nombre d’auteurs de contenus et ne sont pas associés à un groupe Office 365. Des autorisations avancées sont disponibles pour les sites de communication via les panneaux de partage ou d’autorisations de site. Les sites de communication, tels que les sites SharePoint traditionnels, incluent trois groupes SharePoint par défaut, des propriétaires, des membres et des visiteurs.

Les sites d’équipe sont associés à un groupe Office 365 ayant deux types d’utilisateurs, propriétaires et membres. les administrateurs SharePoint peuvent modifier si les sites d’équipe ne sont pas des sites d’équipe connectés hors groupe. Ces utilisateurs de groupe Office 365 ont automatiquement accès au site d’équipe ainsi qu’aux autres applications du groupe. Les propriétaires disposent du contrôle total sur le site d’équipe et les membres disposent des autorisations de modification, mais pas de configuration de site. Gardez à l’esprit que lorsque vous partagez un site d’équipe, vous pouvez inviter des utilisateurs et un groupe de sécurité à être membres du site. Lorsque vous partagez le site d’équipe à l’aide du volet autorisations de site sur le site, le nouveau membre n’est pas joint au groupe Office 365 connecté. Vous pouvez toutefois inviter un nouveau membre au groupe Office 365 et l’accès au site d’équipe lui est automatiquement accordé.

Lorsque vous stockez des fichiers et des dossiers sur un site SharePoint, ils sont généralement disponibles pour tous les utilisateurs disposant d’autorisations sur le site, mais vous pouvez également partager des fichiers et des dossiers spécifiques avec des personnes qui n’ont pas accès au site. Pour plus d’informations, voir partager des fichiers ou des dossiers SharePoint et partager un site.

Le partage externe dans SharePoint Online est une fonctionnalité de collaboration puissante que votre entreprise ou organisation peut utiliser avec des fournisseurs externes, des clients et des clients. Le partage externe est activé par défaut pour les sites SharePoint, mais le partage anonyme n’est pas autorisé par défaut. Le partage externe est désactivé par défaut pour les sites de communication ou tout autre type de site SharePoint à l’exception des sites d’équipe. Le partage externe est activé pour les sites connectés à un groupe uniquement si le groupe Office 365 permet aux invités d’être membres. Seul le partage externe authentifié est disponible par défaut pour les nouveaux sites connectés à un groupe. Votre organisation risque de limiter le partage externe et cela a un impact sur les sites d’équipe et les sites de communication autonomes ayant un partage externe.

Le partage externe est contrôlé par les administrateurs globaux et SharePoint de sorte que les paramètres de l’organisation remplacent les paramètres de site. Si les propriétaires de site ne voient pas les paramètres de partage externe disponibles, ils doivent vérifier auprès de l’administrateur général ou SharePoint pour voir si cela est désactivé. Si le partage externe est activé au sein de votre organisation, cela signifie qu’il est activé dans tous les SharePoint, OneDrive et invités dans les groupes.

Personnalisation de site

Vous devriez consacrer du temps à l’aspect de votre site. Par exemple, il se peut que vous deviez que le site corresponde à votre entreprise, à votre organisation ou à votre marque d’équipe. Vous pouvez facilement modifier l’interface de votre site SharePoint pour qu’elle corresponde à une marque interne ou externe. Les propriétaires de site peuvent personnaliser rapidement et facilement le logo, les couleurs, les thèmes et même la navigation du site. Pour plus d’informations, voir personnaliser votre site SharePoint. Les conceptions de site peuvent aider les propriétaires de sites à choisir un modèle qui s’aligne avec l’organisation. Si votre administrateur SharePoint a activé la conception de sites, vous pouvez choisir un modèle pour votre site qui s’aligne sur votre organisation. Votre administrateur SharePoint peut avoir personnalisé une conception de site par défaut, et si tel est le cas, vous pouvez l’utiliser pour que votre site corresponde à la conception de votre organisation. Pour plus d’informations sur la personnalisation des SharePoint modernes, voir Personnalisation de SharePoint: la nouvelle normale.

Si vous décidez de connecter votre site, ainsi que des sites associés, à un site concentrateur, la personnalisation et la navigation sont partagées avec le concentrateur. Une barre de navigation du site concentrateur est ajoutée au haut du site pour les sites connectés à un Hub. Par ailleurs, les sites connectés au Hub peuvent partager la personnalisation et d’autres fonctionnalités à partir du Hub.

Contenu et navigation du site

Réfléchissez au type de contenu que vous voulez utiliser pour votre site. Le contenu du site dépend du type de site que vous créez. Un site d’équipe contient des informations pertinentes pour le groupe ou l’équipe qui utilise le site. En règle générale, un site de communication est doté de nombreuses informations et est destiné à des audiences spécifiques. SharePoint comporte des fonctionnalités de contenu de site que vous créez pour améliorer le contenu de votre site. Ces fonctionnalités incluent des listes, des bibliothèques, des pages modernes et des composants WebPart. Les listes peuvent être utilisées pour le suivi des ventes, des tâches, des inventaires et des problèmes. Les bibliothèques stockent les documents et autres fichiers. Les pages modernes sont des méthodes rapides pour collaborer et partager des idées à l’aide d’images, de documents, de vidéos et de composants WebPart. Les composants WebPart sont les briques de construction pour vos sites SharePoint modernes.

Le bon fonctionnement de la navigation de site est peut-être l’élément le plus important que peut faire le propriétaire de site pour obtenir un site SharePoint réussi. Lorsque la navigation sur le site est planifiée et correctement conçue, les utilisateurs sont en mesure de trouver rapidement ce dont ils ont besoin et ce pour plus de satisfaction. Les utilisateurs sont satisfaits et le site SharePoint travaille comme ça. Pour plus d’informations sur la personnalisation de la navigation du site, voir personnaliser la navigation sur votre site SharePoint. Pour plus d’informations sur la planification de la navigation dans le site, voir notions de basede la navigation.

Maintenance du site

En règle générale, les sites de communication n’ont besoin que de quelques contributeurs pour le mettre à jour, plusieurs personnes possèdent différentes applications Web modernes et contribuent en conséquence. Le cas échéant, les sites d’équipe peuvent partager des tâches de maintenance avec des membres du groupe ou de l’équipe. Les propriétaires de site pour les deux sites peuvent supposer une maintenance complète ou affecter des propriétaires de page ou de section pour conserver leurs parties du site.

Lorsqu’un élément est supprimé d’un site SharePoint, le propriétaire du site ou un utilisateur disposant des autorisations nécessaires pour modifier l’élément peut le restaurer. Par exemple, si un élément d’une liste ou d’une bibliothèque de documents est supprimé, un utilisateur qui peut modifier cette option peut également le restaurer. Pour plus d’informations, voir restaurer des éléments dans la corbeille d’un site SharePoint .

Voir aussi

Guide pour l’utilisation moderne dans SharePoint

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