Planifier les sites et gérer les utilisateurs

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La formule pour les sites réussis et les utilisateurs satisfaits est une approche bien planifiée et viable pour la gestion des sites et des utilisateurs. Voici quelques tâches et concepts clés que vous pouvez utiliser pour planifier des sites et gérer des utilisateurs pour votre organisation.

Gestion des collections de sites

UNE collection de sites classique est un groupe de sites SharePoint qui ont le même propriétaire et partagent les mêmes paramètres d'administration, comme les autorisations. Les sous-sites héritent de la navigation, des autorisations et de la conception de site de la collection de sites. par conséquent, chaque fois que les membres et projets de votre site changent, vos sites doivent également changer, tandis que vous pouvez toujours utiliser des collections de sites avec des sous-sites, nous vous recommandons de créer des collections de sites pour chaque charge de travail de votre organisation. L'expérience SharePoint moderne facilite la navigation et la gestion, car chaque site est désormais une collection de sites. En savoir plus sur l'expérience moderne dans SharePoint et les avantages de l'utilisation des sites hub. Nous vous recommandons de créer des collections de sites pour chaque charge de travail, puis de les associer à un site concentrateur. Cela offre une plus grande souplesse et s'adapte facilement à la fluctuation des besoins de votre organisation. Pour plus d'informations, voir planification de vos sites hub SharePoint.

L'administrateur SharePoint délègue la gestion des collections de sites à différentes personnes de votre organisation. Le modèle d'autorisations SharePoint vous permet d'attribuer des autorisations à différents rôles tels que l'administrateur de la collection de sites, le propriétaire du site et d'autres rôles. Pour savoir comment ajouter et supprimer des administrateurs de collection de sites, voir gérer les administrateurs des collections de sites .

L'administrateur de collection de sites dispose du niveau d'autorisation contrôle total pour la collection de sites. Cela signifie que vous pouvez ajouter ou supprimer des sites, ou modifier les paramètres d'un site au sein d'une collection de sites. De plus, vous pouvez afficher, ajouter, supprimer ou modifier tout le contenu de ces sites. L'administrateur de collection de sites secondaire peut être désigné par l'administrateur de collection de sites. En tant qu'administrateur de collection de sites, vous pouvez ajouter un autre administrateur de collection de sites ou modifier l'administrateur de collection de sites via la page Paramètres. Pour plus d'informations sur cette tâche, voir gérer les administrateurs de collections de sites.

UN site d'équipe SharePoint et toutes les pages que vous créez sous celui-ci ne sont disponibles que pour les utilisateurs que vous invitez en leur accordant l'autorisation d'accès au site. Vous pouvez également connecter le site d'équipe à un groupe Office 365. Avec un site d'équipe, votre organisation, équipe ou groupe peut collaborer sur des documents et d'autres fichiers, publier des annonces, planifier des réunions, gérer des tâches, suivre des problèmes ou des éléments d'action, et stocker des informations dans des listes. Pour plus d'informations, voir qu'est-ce qu'un site d'équipe SharePoint?.

UN site de communication SharePoint vous permet de partager des informations telles que des actualités, des rapports et l'état avec d'autres personnes. UN site de communication comporte généralement quelques contributeurs, mais plusieurs membres.

Gouvernance

La gouvernance est l’ensemble des stratégies, rôles, responsabilités et processus qui guident, orientent et contrôlent la manière selon laquelle les divisions opérationnelles et les équipes techniques d’une organisation coopèrent en vue d’atteindre leurs objectifs d’entreprise. Du point de vue de votre collection de sites SharePoint Online, un plan de gouvernance peut vous aider à planifier les rôles, responsabilités et stratégies nécessaires à la prise en charge de votre collection de sites. Cela peut notamment inclure les considérations suivantes :

  • Architecture des informations, notamment les pages Web, documents, listes et données

  • Activités de maintenance, y compris la gestion des comptes d’utilisateurs

  • Éléments d’identification et stratégies de personnalisation

  • Formation

Il est important de préparer un plan de gouvernance pour votre organisation. En participant au développement d'un plan de gouvernance, vous pouvez vous aider à identifier la propriété des équipes professionnelles et techniques, en définissant les personnes responsables des différentes zones du système. Pour plus d'informations sur le développement d'un plan de gouvernance, voir vue d'ensemble: meilleures pratiques pour gérer la manière dont les personnes utilisent votre site d'équipe.

Remarque :  Il se peut que vous deviez travailler avec votre administrateur SharePoint Online pour gérer les utilisateurs. Par exemple, l’administrateur SharePoint Online gère les profils utilisateur.

Comptes utilisateurs dans Office 365

L'administrateur général ajoute de nouveaux utilisateurs à Office 365 à l'aide du centre d'administration Office 365, qui est le portail pour la gestion des utilisateurs et la configuration des services. Pour plus d'informations, voir utilisateurs et rôles. Lors de l'ajout d'un nouvel utilisateur, l'administrateur général procède de la façon suivante:

  • Il indique si l’utilisateur peut également accéder au Centre d’administration.

  • Il définit l’emplacement géographique de l’utilisateur.

  • Il sélectionne le type de licence utilisateur.

  • Il crée un nom d’utilisateur et un mot de passe.

Utilisateurs du site d'équipe

Vous pouvez ajouter des utilisateurs à votre site d'équipe et ajuster les autorisations des utilisateurs. Les niveaux d'autorisation et l'appartenance au groupe SharePoint sont accessibles sous paramètres. Toutefois, Office 365 crée désormais un groupe de sécurité appelé tout le monde, à l'exception des utilisateurs externes qui contiennent tous les utilisateurs de l'annuaire Office 365 (à l'exception des personnes qui sont externes à votre organisation et qui sont invités via la fonctionnalité de partage externe). Ce groupe de sécurité reçoit automatiquement l'accès en tant que membre dans SharePoint Online. Cela signifie que les utilisateurs que vous ajoutez à l'annuaire 365 Office peuvent modifier les sites, les listes et les bibliothèques par défaut.

Niveaux d’autorisation et appartenance au groupe

Les niveaux d'autorisation sont des ensembles de droits SharePoint Online qui permettent aux utilisateurs d'effectuer un ensemble de tâches connexes. Par exemple, le niveau d'autorisation Lecture inclut les autorisations afficher les éléments, ouvrir les éléments, afficher les pages et afficher les versions (entre autres), qui sont toutes nécessaires pour afficher les pages, les documents et les éléments dans un site SharePoint. Les autorisations peuvent être incluses dans plusieurs niveaux d'autorisation. Pour plus d'informations, voir planifier la stratégie des autorisations.

Nous vous déconseillons d'affecter des niveaux d'autorisation directement à des utilisateurs individuels, car cela peut compliquer le suivi et la gestion des personnes autorisées à accéder aux sites. Cette opération est parfois nécessaire, mais elle doit rester minimale pour éviter toute complexité. Au lieu de cela, attribuez des autorisations aux groupes, puis affectez des utilisateurs individuels aux groupes appropriés. UN groupe est un ensemble d'utilisateurs définis au niveau de la collection de sites pour faciliter la gestion des autorisations. Pour plus d'informations, voir groupes SharePoint par défaut et personnaliser les autorisations de site. Un niveau d'autorisation par défaut est affecté à chaque groupe. Par exemple, certains des groupes principaux SharePoint par défaut incluent les niveaux d'autorisation suivants:

Groupe

Niveau d’autorisation

Propriétaires

Contrôle total

Visiteurs

Lecture

Membres

Collaboration

Toute personne disposant de l’autorisation Contrôle total peut créer des groupes personnalisés.

Lorsque vous attribuez des niveaux d'autorisation à des groupes SharePoint au niveau de la collection de sites, par défaut, tous les sites et contenus de site héritent de ces niveaux d'autorisation. Ce comportement par défaut est appelé héritage des autorisations. Vous pouvez spécifier si vous souhaitez définir des autorisations uniques lors de la création d'un sous-site, ou l'arrêt de l'héritage des autorisations sur un site, une liste ou une bibliothèque ou un élément. Pour plus d'informations, voir qu'est-ce que l'héritage des autorisations?.

Étant donné que le niveau d'autorisation d'un utilisateur détermine ce qu'il peut voir et y accéder au sein d'un site, vous devez prendre soin de l'appartenance de son groupe à ses groupes. Par exemple, un utilisateur qui est responsable de la création et de la personnalisation des sites doit au moins être membre du groupe concepteur. En revanche, un utilisateur qui doit uniquement lire et télécharger du contenu et ne doit être membre du groupe visiteurs. Pour plus d'informations, voir Description des niveaux d'autorisation dans SharePoint.

En tant qu’administrateur de la collection de sites pour SharePoint Online, vous serez peut-être amené à gérer les fonctionnalités au niveau de la collection de sites et du site. Ces tâches peuvent inclure l’activation ou la désactivation de certaines fonctionnalités, en fonction de votre plan de gouvernance. Pour plus d’informations, voir Activer ou désactiver les fonctionnalités de la collection de sites. Voir aussi Gérer la Corbeille d’une collection de sites SharePoint.

Voir aussi

Présentation de SharePoint Online

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