Planifier une réunion dans Microsoft Teams

Planifier une réunion

Plusieurs méthodes s’offrent à vous pour planifier une réunion dans Teams :

• À partir d’une conversation en personne ou de groupe, sélectionnez Planifier une réunion sous la boîte de message pour réserver une réunion avec les personnes de la conversation. Vous ne pouvez pas planifier une réunion à partir d’une conversation de réunion.

• Dans votre calendrier sur le côté gauche de Teams, sélectionnez Nouvelle réunion dans le coin supérieur droit.

Le formulaire de planification vous permet d’attribuer un titre à votre réunion, d’inviter des personnes et d’ajouter des détails de réunion. Utilisez l’Assistant Planification pour trouver un horaire qui convienne à tout le monde.

Dans l’Assistant Planification, vous pouvez voir les fuseaux horaires, les planifications et la disponibilité des participants pendant différents intervalles de temps. La grille de l’Assistant Planification affiche l’horaire de chaque participant. Les zones ombrées s’affichent lorsque les participants sont occupés ou ont des réunions provisoires. Les zones non ombrées s’affichent lorsque les participants sont libres. 

Une fois que vous avez terminé de renseigner les détails, sélectionnez Enregistrer pour fermer le formulaire de planification et inviter les participants à la réunion.

Ajouter un numéro d’appel  

Incluez un numéro d’appel et un ID de conférence afin que les participants puissent appeler la réunion Teams. Si vous planifiez la réunion à partir d’Outlook, le numéro de connexion et l’ID de conférence apparaissent automatiquement dans l’invitation à la réunion planifiée. Pour savoir comment ajouter ces détails lors de la planification dans Teams, consultez Ajouter un numéro de connexion pour une réunion dans Teams.

Affecter des catégories à une réunion

Codez en couleur votre calendrier avec des catégories. Comme dans Outlook, vous pouvez affecter une ou plusieurs catégories à chaque réunion de votre calendrier. Il existe deux façons d’attribuer des catégories :

1. Cliquez avec le bouton droit sur un événement dans votre calendrier, sélectionnez Catégoriser, puis choisissez une couleur.

2. Lorsque vous planifiez une réunion, sélectionnez Catégorie en haut du formulaire de planification.

   Remarque : Actuellement, les catégories ne peuvent pas être appliquées aux réunions de canal.

Inviter des personnes extérieures à votre organisation 

Teams vous permet d’inviter des personnes extérieures à votre organisation, y compris celles qui n’ont pas de licence d’équipe. Vous aurez besoin de l’adresse de messagerie complète pour les inviter.

1. Accédez à l’emplacement indiqué Ajouter des participants obligatoires. Si tout le monde est facultatif, sélectionnez facultatif à la place.

2. Tapez l’adresse de courrier complète de la personne (par exemple : Joe@example.com).

3. Sélectionnez Inviter. Ils recevront un courrier électronique avec un lien vers la réunion.

Inviter des personnes avec un lien 

Teams vous permet d’inviter des personnes à une réunion via un lien de réunion. Pour partager ce lien :

1. Créez la réunion dans Teams.

2. Accédez à Calendrier sur le côté gauche de Teams et sélectionnez la réunion planifiée.

3. Le lien de réunion s’affiche sous la forme d’une URL. Copiez-le en sélectionnant .

Ajouter un co-organisateur

Une fois que vous avez invité des personnes à votre réunion, vous pouvez ajouter jusqu’à 10 co-organisateurs pour vous aider à gérer votre réunion. Avant d’ajouter des co-organisateurs, assurez-vous que les personnes que vous souhaitez ajouter sont déjà ajoutées en tant que participants requis, puis suivez les étapes ci-dessous :

1. Sélectionnez votre réunion, puis modifier.

2. Sélectionnez Plus d’options > Options de réunion.

3. Dans la page des options de réunion, en regard de Choisir les co-organisateurs, sélectionnez la flèche vers le bas et choisissez le nom du co-organisateur.

   

4. Sélectionnez Enregistrer en bas de votre écran.

Créer une réunion de canal

1. Sélectionnez Nouvelle réunion.

2. Tapez le nom d’un canal où il est indiqué Ajouter le canal (sous les champs date et heure).

Les canaux ne peuvent pas être modifiés ou ajoutés une fois l’invitation envoyée. Vous devez envoyer une nouvelle invitation avec le canal mis à jour.

Après avoir ajouté les personnes souhaitées, sélectionnez Assistant Planification pour trouver l'horaire idéal.

S’il s’agit d’une réunion périodique, ouvrez le menu déroulant en regard de Ne pas répéter (juste en dessous de la date). Choisissez la fréquence à laquelle vous souhaitez qu’elle se produise à partir des options par défaut ou sélectionnez Personnaliser pour créer votre propre rythme.

Planifier des réunions dans un calendrier de canal 

Si vous n’êtes pas familiarisé avec la façon d’ajouter un calendrier à un canal, les étapes sont décrites pour vous dans Voir toutes vos réunions dans Teams. Une fois cette opération effectuée, vous disposez de plusieurs façons d’ajouter des événements au calendrier partagé.

• Sélectionnez Ajouter un nouvel événement en haut du calendrier.

• Cliquez et faites glisser votre curseur sur le calendrier pour sélectionner un bloc de temps.

• Vous pouvez également sélectionner la flèche en regard de Réunion maintenant en haut de l’application pour ouvrir le menu et sélectionner Planifier la réunion.

Chacune de ces actions ouvre le formulaire de planification avec le nom de canal renseigné, n’hésitez pas à ajouter un groupe Outlook ou des individus en entrant manuellement leur nom. Les invités et les partenaires extérieurs à votre organisation n’auront pas accès au calendrier du canal et devront également être ajoutés à l’invitation à la réunion.

Cliquez avec le bouton droit pour accéder à d’autres options

Dans votre calendrier, cliquez avec le bouton droit sur un événement pour répondre, supprimer s’il a été annulé, ou ouvrir l’invitation pour afficher les détails de la réunion. Si l’événement est une réunion Teams, vous avez également accès aux options Participer et Conversation avec les participants.

Les réunions Teams affichent un bouton Rejoindre sur un événement dans votre calendrier cinq minutes avant le début d’une réunion. Une fois qu’un utilisateur rejoint la réunion, l’événement change de couleur pour vous informer qu’il est en ligne.

Sélectionnez Rejoindre pour ouvrir la fenêtre Paramètres de la réunion et confirmer vos paramètres de caméra et de micro avant de rejoindre la réunion en ligne.

Replanifier une réunion

Dans votre calendrier Teams, vous pouvez replanifier les réunions et les événements que vous avez organisés. Pour mettre à jour rapidement une heure de réunion, sélectionnez-la dans votre calendrier Teams, faites-la glisser dans un nouveau créneau horaire et déposez-la.

Vous serez informé de la disponibilité des invités avant de mettre à jour l’heure de la réunion.

Vous pouvez également modifier l’heure de la réunion en sélectionnant la réunion dans votre calendrier Teams, en sélectionnant Modifier, en choisissant une nouvelle heure et en sélectionnant Envoyer la mise à jour. Les participants recevront automatiquement une notification avec l’heure mise à jour. 

Définir votre status Afficher en tant que dans une réunion Teams

En tant qu’organisateur, vous pouvez définir la status Afficher en tant que de la réunion dans la barre d’action. Lorsque les participants RSVP, leur status reflète automatiquement les status définis par l’organisateur. 

En tant que participant, vous pouvez choisir de définir votre status individuelle pour la réunion via Afficher en tant que indépendamment des status définies par l’organisateur. La status mise à jour est reflétée dans votre calendrier. La valeur par défaut Afficher sous pour toutes les réunions planifiées par un organisateur est Occupé.

Vous pouvez définir votre status Afficher sous de plusieurs façons :