Planifier des réunions avec FindTime

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FindTime est un complément Outlook qui rend plus facile à programmer des réunions en permettant aux invités à voter pour les heures appropriées.

Pour planifier une réunion dans Outlook avec FindTime

  1. Créez un nouveau message électronique ou sélectionnez un message électronique pour répondre à.

  2. Liste obligatoire invités dans la zone à et invités facultatives Cc de la réunion.

  3. Sous l’onglet accueil, sélectionnez répondre avec sondage de la réunion.

    FindTime > répondre avec une réunion de sondage

  4. Sélectionnez paramètres de la réunion

    Durée de la réunion FindTime

    • Durée: sélectionnez une durée dans la liste.

      • Sélectionnez 8 heures pour une réunion d’une journée.

      • Utilisez personnalisé pour définir votre propre temps. La durée maximale est 23h 59m.

        Durée personnalisée FindTime

    • Heures de travail: à cocher Limiter suggérées heures par jours de travail et les heures de la réunion.

      Heures de travail FindTime

      Remarque : Les heures de travail utilisés par défaut sont récupérées à partir de vos paramètres de l’organisateur < lien vers le tableau de bord FindTime organisateur > Paramètres de l’organisateur > et ces ignore vos paramètres Exchange. Ils par défaut 8 am à 5 pm si aucun paramètres ne se trouvent.

    • Fuseau horaire: sélectionnez Icône de fuseaux horaires pour modifier le fuseau horaire pour la réunion.

      Modifier le fuseau horaire
      Remarque

      • Le fuseau horaire utilisé est extraite de vos paramètres de l’organisateur < lien vers le tableau de bord FindTime organisateur > Paramètres de l’organisateur >, mais vous pouvez sélectionner un autre dans la liste.

      • L’heure d’été est pris en compte et réunions après le commutateur annuel indique l’heure correcte.

  5. FindTime parcourt les plannings invités (le cas échéant) et suggère des heures de réunion appropriés.

    Remarque : FindTime utilise votre compte professionnel Office 365 pour accéder à votre calendrier et les calendriers des participants de votre organisation pour déterminer la disponibilité. Calendriers qui ne sont pas associés à un compte ne sont pas prises en charge d’Office 365.

    Utilisez les liens pour trier les options de réunion.

    • Disponibilité: répertorie les meilleures options (heures lorsque toutes les requises invités sont libres) en premier. Facteurs permettent de déterminer les meilleures options incluent le nombre de participants sont gratuites, comment bon nombre obligatoire et participants facultatifs sont gratuites, si les participants en conflit ont engagements provisoires ou occupé (e) à son calendrier.

      Options de la réunion triées par disponibilité

    • Heure: répertorie les options dans l’ordre chronologique.

      Options de la réunion triées par heure

      Remarque : Vous pouvez faire défiler les jours et les mois à l’aide de <et>. Jours disponibles sont soulignés en vert. Plus foncée vert indique jours avec les options de la plupart des et plus claire vert et rouge indiquent la plupart des conflits. Jours de week-end sont signalés disponibles si les Heures de travail n’est pas sélectionnée.

    • Les icônes de personnes affichent si les invités sont requises et leur disponibilité

      • Trait de soulignement bleu: obligatoire

      • Vert: disponibles

      • Jaune: peut être occupé (e)

      • Rouge: occupé (e)

      • Gris: inconnue

        Clé d’icônes de personnes

    • Vous pouvez utiliser les icônes pour accéder à plus d’informations

      • Sélectionnez Icône d’état invités pour ouvrir la barre d’état état invités.

        Barre d’état invités état

      • Placez le curseur sur l’icône de chaque personne ou d’afficher leurs informations de disponibilité.

      • Sélectionnez Icône Calendrier pour afficher votre calendrier.

        Calendrier de l’organisateur

  6. Sélectionnez quelques heures de réunion appropriés.

    • La zone heure passe au vert lorsque sélectionné.

    • Vous pouvez sélectionner un maximum de 20 heures.

      Options de la réunion sélectionnée

  7. Sélectionnez Suivant.

  8. Entrez l’emplacement de la réunion.

    • Skype est activée par défaut. Sélectionnez l’icône Skype pour la désactiver.

      Paramètres d’emplacement
      Remarque :. Les paramètres de Skype dans votre tableau de bord organisateur < lien vers le tableau de bord FindTime organisateur > paramètres Skype Ajout > sont utilisés. FindTime détecte vos paramètres uniquement si vous disposez d’un pont de configurer. Si ce n’est pas le cas, vous recevrez un identifiant Skype pour chaque réunion.

  9. Sélectionnez paramètres de la réunion et activer ou désactiver les options ON/OFF.

    • Notifications: vous recevrez les notifications par courrier électronique lorsque invités votent.

    • Planification automatique: la réunion est planifiée automatiquement dans votre calendrier lorsque tous les invités requises ont prononcé Oui pour une option de réunion. Découvrez comment la planification automatique fonctionne < lien > Pour plus d’informations.

    • Contient : Ajouter un rendez-vous provisoire à votre calendrier pour chaque option réunion sélectionnée. Suspensions sont supprimées lors de la réunion ou de vote annulée.

      Remarque : Vous pouvez toujours supprimer heures réunion sélectionnée à ce stade en sélectionnant le X dans la liste horaires sélectionnés .

      Supprimer les heures de réunion

  10. Sélectionnez Insérer à la messagerie.

  11. FindTime insère les heures de réunion suggéré dans vos messages électroniques. Sélectionnez Modifier les Options pour modifier les paramètres de la réunion, le cas échéant.

    Modifier les options par courrier électronique
    Remarque : Si vous apportez des modifications et réinsérez les heures de réunion, vous devez supprimer manuellement l’invitation d’origine.

  12. Sélectionnez Envoyer pour envoyer la réunion invite et démarrer le processus de vote. < lier à l’aide de la page de vote FindTime >

  13. Vous recevrez un lien direct vers la page de vote < à l’aide de la FindTime vote page > pour votre réunion.

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