Planifier des réunions avec des centaines de participants

Remarque : ces changements s’appliquent uniquement aux réunions créées dans Office 365 qui incluent des centaines de participants. Les modifications ne concernent pas les réunions plus restreintes.

Auparavant, lorsque vous utilisiez Office 365 pour envoyer une invitation à une réunion à des centaines de participants, vous risquiez de ne pas pouvoir mettre à jour ou annuler l’invitation. Ce problème se produisait, car Outlook répertoriait chaque personne qui acceptait, acceptait de manière provisoire ou refusait la réunion dans la ligne À de l’invitation, et une limite avait été fixée au niveau du nombre de personnes qui pouvaient être répertoriées sur un courrier ou une invitation à une réunion. Si des centaines de personnes répondaient à l’invitation, vous ne pouviez pas accéder à votre réunion.

Pour éviter ce comportement, nous avons changé la manière dont Office 365 gère les réponses aux invitations à des réunions qui comportent des centaines de participants. Ces changements permettent de garantir que vous serez toujours en mesure de mettre à jour ou d’annuler la réunion tout en ayant la possibilité de voir la liste des participants. Pour afficher la liste des participants dans le cadre de réunions impliquant de nombreuses personnes, vous devez utiliser une version d’Outlook mise à jour. Si vous utilisez une ancienne version d’Outlook, vous ne pourrez pas voir la liste complète des participants.

Changements apportés au mode de suivi des réponses

Voici comment les réponses étaient suivies auparavant

Dans Office 365, le nombre maximal de destinataires d’un élément envoyé, qu’il s’agisse d’un courrier classique ou d’une invitation à une réunion, est de 500. Si vous envoyez un courrier ou une invitation à une réunion à une liste de distribution, cette dernière compte pour 1 seul destinataire.

Ce problème concernait les réunions, car la liste des participants aux réunions et la liste des réponses étaient suivies par la même propriété sur l’élément de réunion. Par conséquent, l’organisateur de la réunion devait envoyer l’invitation à une liste de distribution (qui comptait pour 1 destinataire). Au fur et à mesure que les membres de la liste de distribution répondaient à la réunion, chaque personne était ajoutée de manière individuelle à la liste des destinataires de façon à suivre leur réponse (au final, la liste des destinataires dépassait la limite de 500).

Les clients Outlook utilisaient la même propriété lors de l’affichage de la liste des destinataires sur la ligne À et de la liste des réponses dans l’onglet Suivi.

Voici comment les réponses sont maintenant suivies

La liste des destinataires est toujours suivie par la propriété héritée, mais la liste des réponses est désormais suivie par une nouvelle propriété distincte sur l’élément de réunion.

Pour garantir que les clients hérités continuent d’afficher les réponses de chaque participant pour la plupart des réunions, Office 365 va continuer à suivre les réponses dans la propriété de destinataires existante jusqu’à ce que la limite de 400 soit atteinte ou dépassée. Cela signifie que vous ne verrez aucun changement pour les réunions qui comportent moins de 400 destinataires. Si la réunion atteint ou dépasse 400 participants, seuls les clients qui ont été mis à jour afficheront de manière précise les réponses à l’invitation à la réunion.

Dans Office 365, le nombre maximal de destinataires est fixé à 500, mais la taille de 400 a été fixée comme plafond d’arrêt du suivi pour laisser une marge si les 2 scénarios suivants se produisent :

  • Si une réunion est transférée par un participant, les destinataires du transfert seront toujours ajoutés à la liste des destinataires, sauf si la liste inclut alors plus de 500 participants.

  • Si l’organisateur ajoute de nouveaux participants, ces derniers seront toujours ajoutés à la liste des destinataires, sauf si la liste inclut alors plus de 500 participants.

Récapitulatif des changements

Taille de la réunion

Anciens clients

Clients mis à jour

400 destinataires ou moins

Chaque destinataire et sa réponse

Chaque destinataire et sa réponse

Entre 400 et 2 000 destinataires

Les 400 premiers destinataires et leur réponse

Chaque destinataire et sa réponse

2 000 destinataires ou plus

Les 400 premiers destinataires et leur réponse

Les 2 000 premiers destinataires et leur réponse

Remarques :

  • Si l’organisateur ajoute un nouveau participant à une réunion qui comporte déjà plus de 400 destinataires, les nouveaux participants sont quand même ajoutés.

  • Dans le futur, nous mettrons Outlook à jour de manière à afficher les nombres totaux par type de réponse : Acceptée, Acceptée provisoirement, Refusée et Pas de réponse. Nous pensons que cela vous sera utile, en particulier dans le cas de réunions qui comportent plus de 2 000 destinataires.

  • Cet article ne s’applique qu’aux réunions organisées par des personnes qui utilisent Office 365, car la limite de 500 destinataires concerne uniquement Office 365. Les administrateurs dans les environnements Exchange locaux peuvent choisir d’utiliser un nombre maximal de destinataires et, si cette option est activée, de définir ce nombre. Pour les réunions organisées par une personne dans un environnement Exchange local, les clients continuent d’utiliser la propriété de destinataires héritée pour la liste des destinataires et la liste des réponses.

Votre version d’Outlook a-t-elle été mise à jour ?

Le tableau ci-dessous répertorie les versions d’Outlook qui ont été mises à jour avec la nouvelle méthode de suivi des réponses à une invitation à une réunion.

Client

État de mise à jour

Outlook 2016 pour Windows

Pas encore mis à jour

Outlook 2016 pour Mac

Pas encore mis à jour

Outlook sur le web et Outlook.com

Pas encore mis à jour

Outlook pour iOS

Pas encore mis à jour

OWA pour Android

Pas encore mis à jour

Calendrier Windows 10

Pas encore mis à jour

Que faire si votre version d’Outlook n’a pas encore été mise à jour ?

Si votre version d’Outlook n’a pas encore été mise à jour, vous ne verrez qu’un maximum de 400 destinataires et leur réponse. Si vous n’avez pas besoin de savoir qui a répondu à votre invitation, reportez-vous à la section Je ne souhaite pas voir les réponses à mon invitation à une réunion.

Je ne souhaite pas voir les réponses à mon invitation à une réunion

Si vous n’avez pas besoin de savoir qui a répondu à votre invitation à une réunion, vous pouvez désactiver les réponses. Cette option est disponible dans Outlook pour Windows, Outlook pour Mac, Outlook sur le web et Outlook.com.

Si les réponses sont désactivées, vous ne recevez plus de courrier lorsqu’une personne accepte, accepte provisoirement ou refuse l’invitation. De plus, les réponses ne seront pas enregistrées dans l’invitation à la réunion. Cette option est particulièrement utile si vous souhaiter faire l’annonce d’un événement, mais que vous n’avez pas besoin de savoir précisément le nombre de personnes qui y participeront, ou si vous ne souhaitez pas recevoir de courrier dès qu’une personne accepte l’invitation.

Outlook 2016 pour PC

Capture d’écran du bouton Demander une réponse dans Outlook 2016 pour Windows

Outlook 2016 pour Mac

Capture d’écran du bouton Demander une réponse dans Outlook 2016 pour Mac

Outlook sur le web et Outlook.com

Capture d’écran du bouton Demander des réponses dans Outlook sur le web

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Créer, modifier ou supprimer une demande de réunion ou un rendez-vous dans Outlook.com ou Outlook sur le web

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