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Planifier des activités quotidiennes sur Microsoft StaffHub

Important : À compter du 31 décembre 2019, Microsoft StaffHub sera supprimé. Nous intégrons les fonctionnalités de StaffHub, notamment celles liées à la gestion des plannings et des tâches, à Microsoft Teams. Pour en savoir plus, consultez l’article Retrait de Microsoft StaffHub.

Les responsables d’équipe peuvent désormais créer des plannings quotidiens détaillés pour les employés sur le Web et ajouter facilement les détails spécifiques des équipes aux emplois du jour. StaffHub a introduit une nouvelle fonctionnalité d' affichage de jour , ainsi que la fonctionnalité activités , qui permet aux utilisateurs d’interagir avec les détails du changement dans l’affichage quotidien. Les détails peuvent être associés à des affectations, des informations de dispatch ou même des sauts de temps prévus aux moments spécifiques. Cela permet aux responsables de prendre en compte le lieu de travail de l’employé et de gérer l’échéancier d’équipe de manière plus simple.

Par exemple, Bellew Bellew reçoit une équipe de 9H-17h00. Pendant cette phase de travail, elle est censée être au bureau de réception de 9H-11am, prendre une pause de déjeuner sur 11am-12PM, répondre aux appels téléphoniques depuis 12PM-15 h et être le second lieu d’une entreprise à partir de 15 h-17h00. Tous ces détails peuvent désormais être ajoutés à des activités au sein de l’affichage de l’équipe du jour.

Ce que vous devez savoir sur les activités

  • La planification d’activités ne peut être réalisée qu’par le biais du site Web StaffHub dans lequel toutes les autres opérations de calcul de Shift sont effectuées.

  • Seuls les responsables d’équipe peuvent créer, mettre à jour et supprimer des activités.

  • Les employés disposent d’une vue en lecture seule du calendrier du jour, ainsi que d’activités sur le site Web StaffHub.

  • Les employés peuvent consulter les activités qui leur sont affectées sur leur téléphone mobile.

  • Les activités s’exécutent toujours au sein d’une équipe. Une équipe de travail peut contenir plusieurs activités.

  • Une seule Maj ne peut pas contenir plusieurs activités qui se chevauchent. En revanche, il est possible d’affecter plusieurs équipes à un même utilisateur qui peut se chevaucher.

  • Chaque activité est associée à un titre, une couleur et du code facultatif (permet d’identifier les activités de l’affichage jour), l’heure de début, la durée et l’option payé/non payé.

  • Les activités sont toujours planifiées pendant une période donnée au sein d’une équipe.

  • La durée d’activité la plus courte est de 15 minutes. La durée d’activité la plus longue peut être aussi longue que la touche Maj.

  • Par défaut, une activité est toujours payée, mais le responsable a la possibilité de la marquer comme non payée.

  • Une fois l’activité créée, elle est enregistrée dans le système pour une simplicité d’utilisation ultérieure.

  • Copie-collage d’un Shift sur l’affichage semaine ou mois, ne copiera pas les activités en même temps.

  • Lorsque vous cliquez sur l’affichage « copier la dernière planification » en mode semaine, vous pouvez copier les activités ainsi que les Shifts vers le planning à venir. Si vous ne voulez pas copier les activités en même temps que la touche Maj, vous pouvez désélectionner l’option.

Création d’une activité

Comme pour la planification des équipes, les activités ne peuvent être créées qu’par le biais du site Web StaffHub. Les activités se trouvent toujours au sein d’une équipe, et vous devez créer un Shift avant de pouvoir ajouter des activités. Pour créer une activité :

  1. Ouvrir la boîte de dialogue Shift & activités à partir de n’importe quel jour, semaine ou mois. Double-cliquez sur une cellule ou cliquez avec le bouton droit, puis sélectionnez Ajouter/modifier la Shift ou Ajouter/modifier une activité.

  2. Accédez à l’onglet activités, puis cliquez sur Ajouter une activité.

  3. Entrez les informations relatives à l’activité. Le bouton Enregistrer reste désactivé tant qu’il n’y a pas de titre d’activité et aucune activité ne se chevauche.

  4. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé de créer les activités.

    Capture d’écran : page d’ajout ou d’affichage d’activités

Tout d’abord, vous devez créer toutes les activités par le biais de la boîte de dialogue Shift & activités. Une fois qu’elles sont créées au moins une fois, elles peuvent être ajoutées à différentes équipes de diverses manières.

  • Copier-coller dans l’affichage du jour

    • Vous pouvez parcourir le mode jour et copier les activités de collage pour ce jour. Vous pouvez uniquement copier des activités avec une durée de 30 minutes ou plus. Pour créer des activités de moins de 30 minutes, vous pouvez utiliser la boîte de dialogue activité.

  • Utilisation du menu recherche d’activités sur l’affichage jour

    • Vous pouvez accéder à l’affichage jour et cliquer sur la barre droite d’une cellule dans une équipe. Un petit menu s’affiche dans lequel les activités les plus récentes sont affichées. Vous pouvez également rechercher toutes les activités à partir de la barre de recherche dans le menu.

  • Utilisation de l’affichage copier la dernière planification dans la semaine

    • Naviguez jusqu’à l’affichage semaine, puis sélectionnez copier la dernière planification. Une boîte de dialogue s’ouvre, avec une option permettant de copier les activités ainsi que les Shifts vers le planning à venir. Sélectionnez la boîte de dialogue et copiez les activités ainsi que les Shifts.

Vous pouvez modifier à tout moment les détails relatifs à l’activité en suivant les étapes ci-dessus.

Affichage d’activités sur le Web

Les titres complets d’activités peuvent être affichés en accédant à l’onglet activités dans la boîte de dialogue Shift & activités , mais la meilleure utilisation de l’affichage d’activités est du mode jour, où elles peuvent être affichées dans le formulaire de calendrier avec l’option codes d’activité correspondants.

Les activités peuvent également être affichées en tant que formulaire *. pdf, et peuvent être imprimées. Pour ce faire, accédez à l’affichage jour, puis cliquez sur imprimer au format PDF dans le coin supérieur droit. Cette opération télécharge un fichier *. pdf avec toutes les activités du jour.

Capture d’écran : afficher les activités Staffhub dans un navigateur Web

Affichage d’activités sur un appareil mobile

Vous pouvez afficher des activités en cliquant sur une équipe particulière sur la page mes Shifts de votre téléphone. Cette opération ouvre la page des détails de l’équipe, qui contient les notes du jour, les notes de décalage et les activités pour cette équipe, ainsi que leurs horaires et durée spécifiques.

Capture d’écran : afficher les activités Staffhub sur un appareil mobile

Supprimer une activité

Les activités peuvent uniquement être supprimées sur le Web à l’aide d’un navigateur. Pour cela, vous pouvez procéder de plusieurs manières.

  1. Supprimez une équipe qui contient des activités de l’affichage jour, semaine ou mois. Cette opération entraîne la suppression de toutes les activités effectuées au sein de ce décalage. Une fois qu’un Shift contenant des activités est supprimé, il ne peut pas être restauré.

  2. Supprimer des activités de la boîte de dialogue Shift & activités . Ouvrez la boîte de dialogue, accédez à l’onglet activités , puis cliquez sur supprimer. Cliquez sur Annuler si vous ne souhaitez pas supprimer l’activité. Une fois que vous avez enregistré, les activités supprimées ne peuvent pas être récupérées.

  3. D upprimer le jour de l’affichage. Sélectionnez les activités que vous voulez supprimer, puis cliquez sur supprimer. Une fois l’activité supprimée, elle ne peut pas être restaurée.

Remarque :  Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez vous nous dire si les informations vous ont été utiles ? Voici l’article en anglais pour référence.

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