Personnaliser les formats de données dans Access

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Le nombre (y compris grand nombre) et les types de données monétaires offrent une grande variété de formats pour mieux répondre à vos besoins spécifiques. La mise en forme des nombres et des devises vous propose trois options: conserver les formats par défaut, appliquer un format prédéfini ou créer un format personnalisé.  Lorsque vous appliquez un format à un champ de table, ce même format est appliqué automatiquement à tous les contrôles de formulaire ou d'État que vous liez par la suite à ce champ de table.  La mise en forme modifie uniquement la façon dont les données sont affichées et n'affecte pas la façon dont les données sont stockées ou la manière dont les utilisateurs entrent des données.

Contenu de cet article

Vue d'ensemble des formats numérique et monétaire

Appliquer un format prédéfini

Exemples de formats prédéfinis

Appliquer un format personnalisé

Exemples de formats personnalisés

Caractères de format personnalisés

Afficher A.D. ou av. J.C.

Vue d'ensemble des formats numérique et monétaire

Pour créer un format personnalisé, vous devez entrer différents caractères dans la propriété format d'un champ de table. Les caractères peuvent être des espaces réservés (0 et #, par exemple), des séparateurs (tels que des points et des virgules), des caractères littéraux et des couleurs selon la façon dont vous voulez que la mise en forme soit. N'oubliez pas qu'Access applique automatiquement les formats personnalisés que vous utilisez dans un champ de table à un contrôle dans un formulaire ou un État s'il est lié (lié).

Vous pouvez spécifier des formats pour quatre types de valeurs numériques: positif, négatif, zéro (0) et null (non défini). Si vous choisissez de créer un format pour chaque type de valeur, vous devez commencer par mettre en forme le format des valeurs positives, le format pour les valeurs négatives, deuxièmement, le format pour les valeurs zéro tiers et le format pour les valeurs NULL en dernier. Vous devez également séparer chaque format par un point-virgule.

Exemple de mise en forme personnalisée: # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # 000.00 Non définie

Affiche comme suit: 1, 234,568-1 234,568 = 0

Voici ce que signifie la mise en forme

  • Le signe dièse (#) est un espace réservé pour les chiffres. S'il n'y a aucune valeur, Access affiche un espace vide. Pour afficher des zéros au lieu d'espaces vides.
    Par exemple, pour afficher 1234 sous la forme 1234,00, utilisez le chiffre 0 comme espace réservé comme # # # #. 00.

  • Valeurs positives avec deux décimales.

  • Valeurs négatives avec deux décimales, entre parenthèses et de type rouge.

  • Valeurs zéro comme nombre 0, toujours avec deux décimales.

  • Valeurs NULL comme mot «non défini».

Jusqu'à quatre sections sont possibles pour une chaîne et chaque section est séparée par un point-virgule (;). Si votre champ de table accepte les valeurs NULL, vous pouvez omettre la quatrième section.

Section

Description de la mise en forme

Exemple

Si la première section contient # # # # # #

Affiche des valeurs positives.

1234,5678 s'affiche sous la forme d' 1 234,568

Ce format utilise la virgule comme séparateur de milliers et le point comme séparateur décimal. Si les valeurs décimales de l'enregistrement dépassent le nombre de caractères d'espace réservé dans le format personnalisé, Access arrondit les valeurs et affiche uniquement le nombre de valeurs spécifiées par le format. Par exemple, si votre champ contient 3 456,789, mais que son format spécifie deux décimales, Access arrondit la valeur décimale à 0,79.

Conseil : Pour un format avec des valeurs plus grandes ou avec plus de décimales, ajoutez des espaces réservés pour la valeur décimale, par exemple #, # # # # # # # # # # # # # #.

Si la deuxième section contient (# # # # # # ) [rouge]

Affiche uniquement les valeurs négatives.
Si vos données ne contiennent pas de valeurs négatives, Access laisse le champ vide.

La valeur négative est comprise entre des caractères littéraux ou des parenthèses. Dans cet exemple, toute valeur négative est affichée en rouge.

Si la troisième section contient 0000,00

Définit le format pour toutes les valeurs zéro (0).

Lorsque le champ contient une valeur de zéro, 0000,00 est affiché. Pour afficher du texte au lieu d'un nombre, utilisez «zéro» (entouré de guillemets doubles).

Si la quatrième section contient «non défini»

Définit ce que voient les utilisateurs lorsqu'un enregistrement contient une valeur null. Dans ce cas, les utilisateurs voient le mot «non défini».

Vous pouvez également utiliser un autre texte, tel que «null» ou «* * * *». Les caractères environnants par des guillemets doubles sont traités comme des littéraux et s'affichent exactement tels que vous les avez entrés.

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Appliquer un format prédéfini

Access fournit plusieurs formats prédéfinis pour les données numériques et monétaires. Le format par défaut est d'afficher le nombre tel qu'il est entré.

Conseil    Vous pouvez utiliser la propriété DecimalPlaces pour remplacer le nombre de décimales par défaut pour le format prédéfini spécifié pour la propriété format .

Dans une table

  1. Ouvrez la table en mode création.

  2. Dans la partie supérieure de la grille de création, sélectionnez le champ date/heure que vous voulez mettre en forme.

  3. Dans la section Propriétés du champ , cliquez sur la flèche dans la zone de propriété format , puis sélectionnez un format dans la liste déroulante.

  4. Une fois que vous avez sélectionné un format, le bouton options de mise à jour des propriétés apparaît et vous permet d'appliquer votre nouveau format à tous les autres champs de table et contrôles de formulaire qui l'héritent logiquement. Pour appliquer vos modifications à l'ensemble de la base de données, cliquez sur la balise active, puis sur mettre à jour le format partout où _LT_Field Name> est utilisé. Dans ce cas, nom de champ correspond au nom de votre champ numérique ou monétaire.

  5. Pour appliquer vos modifications à l'ensemble de la base de données, lorsque la boîte de dialogue Propriétés de la mise à jour s'affiche, les formulaires et autres objets qui héritent du nouveau format s'affichent. Cliquez sur Oui.

    Pour plus d'informations, voir proPager une propriété de champ.

  6. Enregistrez vos modifications et passez en mode feuille de données pour voir si le format répond à vos besoins.

Remarque    Les nouveaux formulaires, États ou affichages que vous créez sur la base de cette table permettent d'obtenir la mise en forme de la table, mais vous pouvez la remplacer sur le formulaire, l'État ou l'affichage sans modifier la mise en forme du tableau.

Dans un formulaire ou un État

Dans un formulaire ou un État, les dates apparaissent généralement dans les zones de texte. Il vous suffit de paramétrer la propriété format de la zone de texte sur le format de date souhaité.

  1. Ouvrez le mode page du formulaire ou de l'État ou le mode création.

  2. Placez le pointeur dans la zone de texte avec le numéro ou la devise.

  3. Appuyez sur F4 pour afficher la feuille de propriétés.

  4. Définissez la propriété format sur l'un des formats de date prédéfinis.

Dans une requête

  1. Ouvrez la requête en mode création.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur le champ date, puis cliquez sur Propriétés.

  3. Dans la feuille de propriétés, sélectionnez le format souhaité dans la liste propriété de format .

Dans une expression

  • Utilisez la fonction FormatDateTime pour mettre en forme une valeur de date dans l'un des formats prédéfinis suivants.

    Vous trouverez peut-être utile si vous travaillez dans une zone nécessitant une expression, telle qu'une macro ou une requête.

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Exemples de formats prédéfinis

Le tableau suivant présente les paramètres de propriétés de mise en forme prédéfinis pour les nombres et les devises.

Paramètre

Description

Nombre général

Paramètre Afficher le numéro tel qu'il est entré.

Devise

Utilisez le millier de séparateur; Suivez les paramètres spécifiés dans les paramètres régionaux de Windows pour les montants négatifs, les symboles décimaux et monétaires, et les décimales.

Euro

Utilisez le symbole euro ( ), quel que soit le symbole monétaire spécifié dans les paramètres régionaux de Windows.

Résolu

Afficher au moins un chiffre; Suivez les paramètres spécifiés dans les paramètres régionaux de Windows pour les montants négatifs, les symboles décimaux et monétaires, et les décimales.

Standard

Utilisez le séparateur de milliers; Suivez les paramètres spécifiés dans les paramètres régionaux de Windows pour les montants négatifs, les symboles décimaux et les décimales.

Pourcentage

Multiplier la valeur par 100 et ajouter un signe de pourcentage (%); suivez les paramètres spécifiés dans les paramètres régionaux de Windows pour les montants négatifs, les symboles décimaux et les décimales.

Scientifique

Utilisez la notation scientifique standard.

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Appliquer un format personnalisé

  1. Ouvrez la table en mode création.

  2. Dans la partie supérieure de la grille de création, sélectionnez le champ date/heure que vous voulez mettre en forme.

  3. Dans la section Propriétés du champ , sélectionnez l'onglet général , cliquez sur la cellule en regard de la zone format et entrez les caractères spécifiques en fonction de vos besoins en matière de mise en forme.

  4. Une fois que vous avez sélectionné un format, la balise active options de mise à jour des propriétés s'affiche (Access 2010 uniquement) et vous permet d'appliquer votre nouveau format aux autres champs de table et contrôles de formulaire qui l'héritent logiquement. Pour appliquer vos modifications à l'ensemble de la base de données, cliquez sur la balise active, puis sur mettre en forme le nom du champ partout. Dans ce cas, nom de champ correspond au nom de votre champ date/heure.

  5. Pour appliquer vos modifications à l'ensemble de la base de données, lorsque la boîte de dialogue Propriétés de la mise à jour s'affiche, les formulaires et autres objets qui héritent du nouveau format s'affichent. Cliquez sur Oui.

    Pour plus d'informations, voir proPager une propriété de champ.

  6. Enregistrez vos modifications et passez en mode feuille de données pour voir si le format répond à vos besoins.

  7. Testez le format en procédant comme suit:

    • Entrez des valeurs sans séparateurs de milliers ou séparateurs décimaux, et voyez comment le format traite les données. Le format met-il les séparateurs dans les endroits appropriés?

    • Entrez des valeurs plus longues ou plus courtes que prévu (avec et sans séparateurs) et observez le comportement du format. Le format ajoute-t-il des espaces vides indésirables ou des zéros de début ou de fin?

    • Entrez une valeur nulle ou NULL dans un format destiné aux valeurs positives ou négatives, et voyez si le résultat vous convient.

Remarque    Lorsque vous appliquez un format à un champ de table, Access utilise ce même format dans les contrôles de formulaire ou d'état auxquels vous liez (Attachez) ce champ.

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Exemples de formats personnalisés

Voici des exemples de formats de nombre personnalisés.

Paramètre

Description

0;(0);; " Nulle

Afficher les valeurs positives normalement; afficher les valeurs négatives entre parenthèses; afficher le mot «null» si la valeur est null.

+ 0.0; – 0,0; 0.0

Afficher un signe plus (+) ou moins (-) avec des nombres positifs ou négatifs; Affichez 0,0 si la valeur est zéro.

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Caractères de format personnalisés

Pour créer un format personnalisé, utilisez les caractères suivants en tant qu'espaces réservés et séparateurs.

Caractère

Description

#

Permet d'afficher un chiffre. Chaque instance du caractère représente une position pour un nombre. S'il n'existe aucune valeur dans une position, Access affiche un espace vide. Peut également être utilisé comme espace réservé.

par exemple, si vous appliquez le format #, ## # et entrez une valeur 45 dans le champ, 45 s'affiche. Si vous entrez 12 145 dans un champ, Access affiche 12 145, même si vous avez défini un seul espace réservé à gauche du séparateur de milliers.

0

Permet d'afficher un chiffre. Chaque instance du caractère représente une position pour un nombre. S'il n'existe aucune valeur dans une position, Access affiche un zéro (0).

Séparateur décimal

. (point)

Indique où l'accès doit placer le caractère de séparation entre un ensemble et une partie décimale d'un champ numérique ou monétaire.

Les séparateurs décimaux varient et sont définis dans les paramètres régionaux de Windows.

Séparateur de milliers

, (virgule)

Indique l'endroit où vous souhaitez qu'Access place le caractère de séparation entre la partie milliers d'un champ numérique ou monétaire.

Les séparateurs de milliers sont variables et sont définis dans les paramètres régionaux de Windows.

espaces vides, +-$ ()

Permet d'insérer des espaces vides, des caractères mathématiques (+-) et des symboles financiers (¥ £ $) selon les besoins, où que vous soyez dans vos chaînes de format. Si vous voulez utiliser d'autres symboles mathématiques courants, tels que la barre oblique (\ ou/) et l'astérisque (*), placez-les entre guillemets doubles. Notez que vous pouvez les placer n'importe où.

 \

Utilisé pour forcer Access à afficher le caractère qui suit immédiatement. Cela revient à entourer un caractère de guillemets doubles.

 !

Utilisé pour forcer l'alignement à gauche de toutes les valeurs. Lorsque vous forcez l'alignement à gauche, vous ne pouvez pas utiliser les espaces réservés pour les chiffres # et 0, mais vous pouvez utiliser des espaces réservés pour les caractères de texte.

 *

Utilisé pour forcer le caractère immédiatement après l'astérisque à devenir un caractère de remplissage, c'est-à-dire un caractère utilisé pour remplir les espaces vides. Access affiche généralement les données numériques alignées à droite, et remplit toute zone à gauche de la valeur avec des espaces vides. Vous pouvez ajouter des caractères de remplissage n'importe où dans une chaîne de format, et dans ce cas, Access remplit les espaces vides avec le caractère spécifié.

Par exemple, la mise en forme € # # * ~. 00 affiche un montant monétaire de 45 € ~ ~ ~ ~ ~. 15. Le nombre de caractères tilde (~) affiché dans le champ dépend du nombre d'espaces vides dans le champ de table.

 %

Utilisé comme dernier caractère dans une chaîne de format. Multiplie la valeur par 100 et affiche le résultat avec un signe de pourcentage de fin.

E +, E-

–ou–

e +, e-

Permet d'afficher des valeurs en notation scientifique (exponentielle).

Utilisez cette option lorsque le format scientifique prédéfini ne fournit pas suffisamment d'espace pour vos valeurs. Utilisez E + ou e + pour afficher des valeurs comme exposants positifs, et E-ou e-pour afficher des exposants négatifs. Vous devez utiliser ces espaces réservés avec d'autres caractères.

Par exemple, supposons que vous appliquiez le format 0.000 E + 00 à un champ numérique, puis que vous entrez 612345. Access affiche 6.123 E + 05. Access arrondit d'abord le nombre de décimales à trois (le nombre de zéros à droite ou à gauche du séparateur décimal). Ensuite, Access calcule la valeur de l'exposant à partir du nombre de chiffres qui se trouvent à droite (ou à gauche, selon vos paramètres de langue) du séparateur décimal dans la valeur d'origine. Dans ce cas, la valeur d'origine aurait placé «612345» (cinq chiffres) à droite de la virgule décimale. Pour cette raison, Access affiche 6.123 E + 05, et la valeur résultante est équivalente à 6,123 x 105.

"Texte littéral"

Utilisez des guillemets doubles pour entourer le texte que vous souhaitez afficher aux utilisateurs.

colorant

Utilisé pour appliquer une couleur à toutes les valeurs dans une section de votre format. Vous devez placer le nom de la couleur entre crochets et utiliser l'un des noms suivants: noir, bleu, cyan, vert, magenta, rouge, jaune ou blanc.

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Afficher A.D. ou av. J.C.

Vous pouvez utiliser un format personnalisé pour afficher « Ap JC » avant ou « Ap JC » après une année selon que le nombre entré est positif ou négatif. Les nombres positifs sont affichés comme des années avec « Ap JC » avant de l’année. Les nombres négatifs sont affichés comme des années avec « Av JC » après l’année.

  1. Ouvrez la table en mode création.

  2. Dans la partie supérieure de la grille de création, sélectionnez le champ numérique que vous voulez mettre en forme.

  3. Dans la section inférieure, cliquez sur la zone de propriété format , puis entrez ce format personnalisé:

    "Ap JC " #;# " Av JC"

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