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Partagez des fichiers SharePoint ou dossiers dans Office 365

Partagez des fichiers SharePoint ou dossiers dans Office 365

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Les fichiers stockés sur un site SharePoint sont généralement disponibles pour tous les utilisateurs disposant d’autorisations sur le site, mais vous ne voulez pas partager des fichiers ou des dossiers avec des personnes qui n’ont pas accès au site. Lorsque vous partagez des fichiers et dossiers, vous pouvez décider permettre aux utilisateurs de modifier ou seulement les afficher. Vous pouvez Arrêter le partage à tout moment.

(Voulez ? partager l’ensemble du site)

Partager un fichier ou un dossier

Voici comment vous partagez des fichiers ou dossiers dans SharePoint:

  1. Sélectionnez le fichier ou le dossier à partager, puis sélectionnez Partager.

    Capture d’écran de la boîte de dialogue Partager illustrant un lien de partage destiné aux personnes internes à l’organisation.

  2. (Facultatif) Cliquez sur la liste déroulante pour modifier le type de lien. Dans le volet Détails qui s’ouvre, vous pouvez modifier les personnes autorisées à accéder au lien et déterminer si elles peuvent modifier l’élément que vous partagez.

    Options relatives aux personnes autorisées à utiliser le lien (celles-ci varient en fonction des paramètres d’administration) :

    • L’option Tout le monde octroie l’accès aux personnes qui reçoivent le lien, qu’elles le reçoivent directement de vous ou qu’il ait été transféré par un tiers. Cela peut inclure des personnes extérieures à votre organisation.

    • L’option Membres de <votre organisation> permet à tous les membres de votre organisation d’accéder au lien, qu’ils le reçoivent directement de vous ou qu’il ait été transféré par un tiers.

    • L’option Personnes spécifiques octroie l’accès aux seules personnes que vous spécifiez, même si d’autres personnes ont déjà accès à l’élément. Si le lien est transféré, seules les personnes qui ont déjà accès à l’élément pourront utiliser le lien.

    Par défaut, l’option Autoriser la modification est activée. Si vous souhaitez que les utilisateurs puissent uniquement afficher vos fichiers, décochez la case.

    Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Appliquer.

  3. Entrez le nom des personnes avec lesquelles vous voulez établir le partage et un message, le cas échéant.

  4. Lorsque vous êtes prêt à envoyer le lien, cliquez sur Envoyer.

Obtenir un lien vers un fichier ou un dossier que vous pouvez copier

Un autre mode de partage consiste à obtenir un lien vers un fichier ou un dossier que vous pouvez ensuite copier et coller dans un SMS ou sur un site web. Les personnes avec lesquelles vous partagez ces liens peuvent aussi les transférer à d’autres personnes.

  1. Dans SharePoint, cliquez sur Copier le lien. Le lien est automatiquement copié dans le Presse-papiers.

    Capture d’écran de la boîte de dialogue Copier le lien

  2. (Facultatif) Cliquez sur la liste déroulante pour modifier le type de lien. Dans le volet Détails qui s’ouvre, vous pouvez modifier les personnes autorisées à accéder au lien et déterminer si elles peuvent modifier l’élément que vous partagez.

    Options relatives aux personnes autorisées à utiliser le lien (celles-ci varient en fonction des paramètres d’administration) :

    • L’option Tout le monde octroie l’accès aux personnes qui reçoivent le lien, qu’elles le reçoivent directement de vous ou qu’il ait été transféré par un tiers. Cela peut inclure des personnes extérieures à votre organisation.

    • L’option Membres de <votre organisation> permet à tous les membres de votre organisation d’accéder au lien, qu’ils le reçoivent directement de vous ou qu’il ait été transféré par un tiers.

    • L’option Personnes spécifiques octroie l’accès aux seules personnes que vous spécifiez, même si d’autres personnes ont déjà accès à l’élément. Si le lien est transféré, seules les personnes qui ont déjà accès à l’élément pourront utiliser le lien.

    Par défaut, l’option Autoriser la modification est activée. Si vous souhaitez que les utilisateurs puissent uniquement afficher vos fichiers, décochez la case.

    Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Appliquer.

  3. Collez le lien (Ctrl+V) à l’emplacement souhaité (par exemple, dans un SMS ou sur un site web).

Remarques : 

  • L’autorisation accordée par un lien de partage est valable tant que le lien existe. Par exemple, lorsqu’un lien est désactivé, l’accès est révoqué (cela dit, certains utilisateurs peuvent encore avoir accès au fichier par d’autres moyens).

  • Si l’option Autoriser la modification est sélectionnée : Une fois connectés, les membres de votre organisation peuvent modifier, copier ou télécharger les fichiers. Si l’option Autoriser la modification n’est pas sélectionnée, les membres de votre organisation peuvent afficher les fichiers, et éventuellement les copier ou les télécharger.

  • Les administrateurs de site peuvent restreindre le partage de sorte que seuls les propriétaires de fichiers et de sites puissent partager ces éléments. Pour plus d’informations sur l’activation des liens de partage par un administrateur, voir Vidéo : partager un site sans demande d’accès.

  • Si les administrateurs de site n’ont pas limité aux propriétaires de sites de partage, tout utilisateur disposant d’autorisations de modification pour un fichier ou dossier ce fichier ou dossier à partager en cliquant sur partager ou Copier le lien. Les utilisateurs qui n’ont pas modifier des autorisations peuvent utiliser Copier le lien pour obtenir un lien qui est prises en charge pour les utilisateurs qui utilisent déjà des autorisations pour le fichier ou dossier.

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