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Partage d'un modèle de formulaire

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InfoPath Forms Services est une technologie de serveur, disponible dans Microsoft Office Forms Server 2007 et Microsoft Office SharePoint Server 2007, qui permet aux utilisateurs de remplir des formulaires Microsoft Office InfoPath 2007 à l’aide d’un navigateur Web à la place, ou en plus de, le programme client Office InfoPath 2007. Cette technologie permet d’accéder plus large aux formulaires qu’avec les versions précédentes de Microsoft Office InfoPath.

Cet article explique les différentes façons dont vous pouvez partager des modèles de formulaires Office InfoPath 2007 sur un serveur exécutant InfoPath Forms Services.

Contenu de cet article

Présentation des modèles de formulaires InfoPath

Déploiement et l’activation d’un modèle de formulaire

Méthodes que les utilisateurs peuvent travailler avec les formes que vous déployez

Présentation des modèles de formulaires InfoPath

InfoPath est un programme qu’utilise des normes XML ouvertes pour fournir aux utilisateurs un flexible et structuré permettent de collecter des données. Étant donné que InfoPath repose sur les standards XML, les données collectées à l’aide de formulaires InfoPath peuvent être réutilisées dans une organisation. Par exemple, les données sont enregistrées dans un formulaire de note de frais peuvent être accessible et affichées dans une page Web qui met en évidence les tendances de budget pour un service.

Lorsqu’un concepteur de formulaires crée un nouveau formulaire InfoPath, le concepteur crée réellement ce qui est appelé un modèle de formulaire. Un modèle de formulaire définit la structure de données, l’apparence et le comportement des formulaires remplis par les utilisateurs. Pensez à un modèle de formulaire sous forme de plan, le point de départ qui permet aux utilisateurs de créer des formulaires qui utilisent et stockent des données de la même façon. Un modèle de formulaire devant être disponible avant que vous pouvez remplir un formulaire, les modèles de formulaires doivent être déployés vers un emplacement où ils sont accessibles par les utilisateurs. Modèles de formulaires sont généralement déployés vers des emplacements sur un réseau d’entreprise tels que les dossiers partagés, des serveurs Web ou des bibliothèques SharePoint.

Si les utilisateurs sont autorisés à accéder à l’emplacement où se trouve un modèle de formulaire, ils peuvent remplir un formulaire qui est basé sur ce modèle à l’aide d’InfoPath, un navigateur Web, un appareil mobile ou Microsoft Office Outlook 2007. Si un formulaire pouvant être renseigné à l’aide d’InfoPath ou l’une des autres méthodes dépend de plusieurs facteurs, notamment comment le modèle de formulaire a été conçu et déployé. Par exemple, pour être remplis dans un navigateur, un formulaire doit être conçu pour fonctionner dans un navigateur, et le modèle de formulaire pour le formulaire doit être déployé sur un serveur exécutant InfoPath Forms Services.

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Déploiement et l’activation d’un modèle de formulaire

InfoPath Forms Services permet aux utilisateurs de remplir des formulaires Office InfoPath 2007 à l’aide d’un navigateur Web à la place, ou en plus de, le programme client Office InfoPath 2007. Cela permet d’étendre l’accès aux formulaires qu’avec les versions précédentes de Microsoft Office InfoPath.

En outre, InfoPath Forms Services permet aux utilisateurs de remplir des formulaires à l’aide d’un appareil mobile. Le jeu de contrôles qui peuvent être utilisés dans les formulaires activés mobile est plus limité que ceux qui sont disponibles pour les formulaires activés pour le navigateur.

Un concepteur de modèles de formulaire permettent également promotion des propriétés d’un modèle de formulaire. Cette option permet des données à partir d’un formulaire basé sur ce modèle de formulaire à afficher sous forme de valeurs de colonne dans une bibliothèque SharePoint, afin que les utilisateurs puissent travailler facilement avec les données du formulaire sans réellement ouvrir le formulaire lui-même.

Pour partager un modèle de formulaire sur votre site, un concepteur de modèle de formulaire ou un administrateur doit tout d’abord déployez le modèle de formulaire. Pour déployer un modèle de formulaire, un concepteur de modèle de formulaire doit publier le modèle de formulaire comme un modèle de formulaire utilisateur ou un administrateur doit télécharger le modèle de formulaire comme un modèle de formulaire approuvé par l’administrateur. La décision d’utiliser ces deux types de modèle de formulaire en fonction des fonctionnalités que le concepteur ajoute au modèle de formulaire.

Déploiement d’un modèle de formulaire

Le type de modèle de formulaire que vous utilisez détermine qui est responsable de déploiement de ce produit.

Modèle de formulaire utilisateur    Un modèle de formulaire utilisateur peut être déployé par un concepteur de modèle de formulaire qui a l’autorisation de création sur le site. Si un utilisateur peut créer une bibliothèque de documents, il peut publier un formulaire. Ce type de déploiement concerne les modèles de formulaires qui ne contiennent pas de code managé.

Modèle de formulaire approuvé par l’administrateur    Le déploiement d’un modèle de formulaire approuvé par l’administrateur nécessite des niveaux d’autorisation supplémentaires et peut être coordonné par les rôles suivants :

  • Concepteurs de modèles de formulaire, les personnes qui créent le modèle de formulaire

  • Administrateurs de batterie de serveurs, les personnes qui téléchargement les modèles de formulaires après avoir vérifié qu’ils ne contiennent pas d’erreurs

  • Administrateurs de collections de site, les personnes qui activent les modèles de formulaires, rendant accessibles à utiliser comme types de contenu dans une bibliothèque de documents

L’activation d’un modèle de formulaire

Une fois un modèle de formulaire approuvé par l’administrateur est déployé, il doit être activé. L’activation est le processus qui est utilisé pour activer ou désactiver les les fonctionnalités dans un site ou une collection de sites. Modèles de formulaire approuvé par l’administrateur sont considérées comme des fonctionnalités de collection de sites dans InfoPath Forms Services, ils doivent être activées avant de pouvoir être utilisés. Lorsque vous activez un modèle de formulaire approuvé par l’administrateur, vous le rendez disponible pour être utilisé dans un collection de sites comme un type de contenu pour une bibliothèque de documents ou être ouverts directement à partir de la bibliothèque de modèles de formulaire pour la collection de sites.

Remarques : 

  • Si vous voulez déployer un modèle de formulaire qui contient du code managé, mais vous n’êtes pas autorisé à le faire, contactez un administrateur de batterie de serveurs pour obtenir une assistance. Avant de demander à un administrateur de batterie de serveurs pour déployer un modèle de formulaire, vous devez le publier sur un emplacement dans lequel il peut y accéder.

  • Lorsqu’un administrateur de batterie de serveurs déploie un modèle de formulaire, il est ajouté à un emplacement central sur le serveur. Les utilisateurs disposant d’autorisations d’administrateur de collection de sites peuvent activer le modèle de formulaire à leurs collections de sites. Cette méthode de déploiement est recommandée uniquement pour les modèles de formulaire que vous souhaitez rendre disponibles pour un ou plusieurs collections de sites.

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Méthodes que les utilisateurs peuvent travailler avec les formes que vous déployez

Une fois que vous déployez et activez un modèle de formulaire à un serveur exécutant InfoPath Forms Services, les utilisateurs peuvent travailler avec les formulaires basés sur le modèle de formulaire de manières différentes.

Utilisation de formulaires dans un navigateur

Avec Office InfoPath 2007, un concepteur de modèle de formulaire peut créer un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs web et déployer sur un serveur exécutant InfoPath Forms Services. Une fois le modèle de formulaire compatible avec les navigateurs activés pour le navigateur, les utilisateurs qui ne disposent pas d’InfoPath sur leur ordinateur peuvent remplir le formulaire dans un navigateur Web.

Auparavant, les utilisateurs devaient installer InfoPath sur leur ordinateur pour remplir le formulaire. Avec InfoPath Forms Services, les utilisateurs peuvent remplir un formulaire Office InfoPath 2007, par exemple un formulaire note de frais, dans un navigateur. Cette fonctionnalité facilite la remplir des formulaires sur les ordinateurs où InfoPath n’est pas installé. Par exemple, lorsque les utilisateurs sont en déplacement et n’ont pas accès à leur propre ordinateur, ils pourront compléter leurs notes de frais dans un navigateur à partir de n’importe quel ordinateur connecté à Internet.

Utilisation de formulaires sur les appareils mobiles

En utilisant Office InfoPath 2007 avec InfoPath Forms Services, un concepteur de modèle de formulaire peut créer un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs qui s’exécute sur un appareil mobile. Le Concepteur de modèle de formulaire peut créer un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs qui est en mode exclusif pour l’affichage sur le petit écran. Par ailleurs, le concepteur peut créer une vue dédiée pour les utilisateurs mobiles dans un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs et autres vues pour les personnes qui remplissent le formulaire dans InfoPath ou dans un navigateur Web.

Exportation de données de formulaire

Lorsqu’un concepteur de modèle de formulaire active la promotion des propriétés d’un modèle de formulaire, les données à partir d’un formulaire basé sur ce modèle de formulaire peuvent être affichées sous forme de valeurs de colonne dans une bibliothèque SharePoint. Cela facilite aux utilisateurs de travailler avec les données du formulaire sans réellement ouvrir le formulaire lui-même.

Cela facilite également pour un utilisateur exporter les données à partir de la bibliothèque où se trouvent les formulaires. Les utilisateurs peuvent exporter les données du formulaire qui sont affiche dans l’affichage de la bibliothèque dans un classeur Microsoft Office Excel. Les utilisateurs peuvent puis partager le classeur ou effectuer d’autres tâches, par exemple pour trier les données dans le classeur ou regroupement des lignes et des colonnes.

Remarque : Les données que vous exportez vers une feuille de calcul sont un instantané des données à partir de la liste. Les données dans la bibliothèque ne sont pas liées aux données dans la feuille de calcul. Si les formulaires dans la bibliothèque sont mis à jour ultérieurement, les données dans la feuille de calcul ne sont pas mis à jour.

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