Ouvrir et utiliser une boîte aux lettres partagée dans Outlook

Ouvrir et utiliser une boîte aux lettres partagée dans Outlook

Dernière mise à jour 23 avril 2018

Une boîte aux lettres partagée permet à un groupe spécifique de personnes de surveiller et d’envoyer facilement du courrier électronique à partir d’un alias de messagerie public, tel que info@contoso.com. Quand une personne du groupe répond à un message envoyé à la boîte aux lettres partagée, la réponse semble provenir de la boîte aux lettres partagée et non de la personne. Vous pouvez également utiliser la boîte aux lettres partagée comme calendrier d’équipe partagé.

Une boîte aux lettres partagée n'est toutefois pas conçue pour un accès direct. Le compte d’utilisateur pour la boîte aux lettres partagée lui-même doit être désactivé.

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Conseil : Pour utiliser une boîte aux lettres partagée, l’administrateur de Office 365 doit au préalable la créer et vous ajouter comme membre. Pour plus d’informations, voir créer une boîte aux lettres partagée, qui décrit ce que l’administrateur doit faire.

Ajouter une boîte aux lettres partagée dans Outlook

Une fois que votre administrateur vous a ajouté comme membre d’une boîte aux lettres partagée, fermez et redémarrez Outlook. La boîte aux lettres partagée devrait s’afficher automatiquement dans vos dossiers Outlook.

Une boîte aux lettres partagée apparaît dans la liste des dossiers d’Outlook

Que faire si cela n’a pas fonctionné ?

  • Si votre administrateur vous ajouté récemment à une boîte aux lettres partagée, cela peut prendre un certain temps avant que la boîte aux lettres partagée n’apparaisse. Patientez un peu puis fermez et redémarrez Outlook de nouveau.

  • Si cela ne fonctionne pas, ajouter manuellement la boîte aux lettres partagée dans Outlook :

    1. Ouvrez Outlook.

    2. Sélectionnez l’onglet fichier</ui>dans le menu.

    3. Sélectionnez Paramètres du compte, puis sélectionnez de nouveau Paramètres du compte dans le menu.

    4. Sélectionnez l’onglet courrier.

    5. Vérifiez que le bon compte est indiqué, puis sélectionnez modification.

    6. Sélectionnez Paramètres supplémentaires > Options avancées > Ajouter.

    7. Tapez l’adresse de courrier partagé, telle que info@contoso.com.

    8. Cliquez sur OK> OK.

    9. Sélectionnez Suivant > Terminer> Fermer.

Envoyer un courrier électronique à partir de la boîte aux lettres partagée

  1. Ouvrez Outlook.

  2. Cliquez sur Nouveau message.

  3. Si vous ne voyez pas le champ De dans la partie supérieure de votre message, sélectionnez Options > à partir de.

  4. Cliquez sur de dans le message et modifiez-le avec l’adresse de courrier partagé. Si vous ne voyez pas votre adresse de courrier, sélectionnez autre adresse de messagerie, puis entrez l’adresse de courrier partagé.

  5. Cliquez sur OK.

  6. Terminez votre message, puis sélectionnez Envoyer.

    Maintenant lorsque vous voulez envoyer un message à partir de votre boîte aux lettres partagée, l’adresse sera disponible dans votre liste déroulante.

    Chaque fois que vous envoyez un message à partir de votre boîte aux lettres partagée, vos destinataires verront uniquement l’adresse de courrier partagé dans le message.

Répondre aux messages envoyés à la boîte aux lettres partagée

  1. Ouvrez Outlook.

  2. Ouvrez le courrier électronique auquel vous voulez répondre.

  3. Dans le champDe en haut de votre message, vous devez voir le nom de votre boîte aux lettres partagée. Si cela n’est pas le cas, ouvrez la liste déroulante et choisissez votre boîte aux lettres partagée.

  4. Terminez votre message, puis sélectionnez Envoyer.

    Lorsque vous voulez envoyer un message à partir de votre boîte aux lettres partagée, l’adresse sera disponible dans votre liste déroulante.

    Chaque fois que vous envoyez un message à partir de votre boîte aux lettres partagée, vos destinataires verront uniquement l’adresse de courrier partagé dans le message.

Utiliser le calendrier partagé

Une fois que votre administrateur vous a ajouté comme membre d’une boîte aux lettres partagée, fermez et redémarrez Outlook. Le calendrier partagé associé à la boîte aux lettres partagée est ajouté automatiquement à votre liste Mes calendriers.

  1. Dans Outlook, accédez à l’affichage Calendrier, puis sélectionnez le calendrier partagé.

    Sélectionnez l’affichage Calendrier

  2. Lorsque vous entrez des rendez-vous, chaque membre de la boîte aux lettres partagée peut les voir.

  3. N’importe quel membre de la boîte aux lettres partagée peut créer, afficher et gérer des rendez-vous dans le calendrier, tout comme ils le feraient leurs rendez-vous personnels. Tous les membres de la boîte aux lettres partagée peuvent voir les modifications apportées au calendrier partagé.

Utiliser la liste de contacts partagée

Une fois que votre administrateur vous a ajouté comme membre d’une boîte aux lettres partagée, fermez et redémarrez Outlook. La liste de contacts partagée associée à la boîte aux lettres partagée est ajoutée automatiquement à votre liste Mes contacts.

  1. Dans Outlook, sélectionnez Contacts.

  2. Sous Mes contacts, sélectionnez le dossier des contacts de la liste de contacts partagée.

    Une liste de contacts partagée apparaît dans le volet des contacts d’Outlook

Utiliser une boîte aux lettres partagée sur un appareil mobile (téléphone ou tablette)

Pour accéder à une boîte aux lettres partagée sur un appareil mobile, ouvrez votre navigateur, connectez-vous à Office 365, puis accédez à Outlook sur le web. Pour obtenir des instructions, consultez ajouter une boîte aux lettres partagée dans Outlook sur le web. À partir d’Outlook sur le web, vous pourrez accéder à la boîte aux lettres partagée.

Vous ne pouvez pas accéder à la boîte aux lettres partagée à partir de l’application Outlook installée sur l’appareil mobile. Voulez-vous utiliser cette fonctionnalité ? Indiquez-le à l’équipe d’ingénierie Outlook. Votez ici !

Envoyer des réponses automatiques à partir d’une boîte aux lettres partagée

Seul votre administrateur Office 365 dispose des autorisations pour configurer cette option. Pour obtenir des instructions, voir créer une boîte aux lettres partagée.

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Ajouter des règles de boîte aux lettres partagée

Ajouter une boîte aux lettres partagée dans Outlook sur le web

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