Outlook meilleures pratiques : Écriture de messages de rédaction

Outlook meilleures pratiques : Écriture de messages de rédaction

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Contenu de cet article

Pratiques recommandées

Pratiques à éviter

Comment utiliser les listes de distribution et groupes (listes de distribution) de contacts

Comment utiliser des commentaires incorporés

Quand utiliser le champ Cci

Préparation de vacances

Pratiques recommandées

Les règles suivantes aideront à vos messages électroniques aspect professionnel et à véhiculer votre message.

  1. Lire votre message avant de l’envoyer.

  2. Faire votre sujet descriptif et action orientée. Par exemple : « responsables : envoyez vos Dates Retreat Forum » contient le nom du groupe et une action afin que les destinataires peuvent rapidement déterminer qu’ils doivent faire. Incluent d’autres préfixes utiles » à titre d’info : » et « Action requise ».

  3. Si une action est requise, indiquez ce que que vous voulez dans la ligne d’objet.

  4. Modifier l’objet du message si le sujet de la conversation change.

  5. Conserver les messages concis et du point.

  6. Organiser le contenu de votre message du plus important au moins.

  7. Prendre en compte les informations essentielles .

  8. Placer les éléments d’action ou questions sur des lignes distinctes afin qu’ils ressortir et sortent.

  9. Gras noms des personnes lorsque vous posez des questions. Par exemple : «René: quel est l’état de la project? » si vous utilisez Outlook 2016 avec Office 365, envisagez d’utiliser @Mentions.

  10. Limiter le nombre de personnes auxquelles vous envoyez un message à ceux qui doivent impérativement le lire.

    • Placer les personnes qui ont besoin d’être informées dans la ligne Cc.

    • Placer les personnes qui ont besoin de répondre ou une action dans la ligne à.

  11. Utiliser un signature le cas échéant, mais conserver votre signature simple, courte Professionnel et si possible, sans graphismes.

  12. Si vous souhaitez une réponse immédiate, ne pas envoyer de courrier électronique. Téléphone ou envoyer un message instantané.

  13. Si vous êtes sur une conversation de messagerie qui comporte plus de 10 messages sans une résolution, pensez à l’appel ou la configuration d’une réunion pour décrire le problème. Messagerie n’est pas toujours un moyen efficace pour résoudre les problèmes complexes.

  14. Accusé de réception des messages nécessitant une réponse plus complète. Si vous êtes occupé et répondre à une réponse complète immédiatement, autoriser l’expéditeur savez que vous cherchez dans le problème et répondez à une certaine date ou heure. Indicateur de messagepour rappeler d’y répondre plus tard.

  15. Utiliser une Importance haute ( Icône Importance haute dans Outlook ) avec parcimonie.

    Remarque : Même si vous avez configuré une règle différée envoyer, le marquage d’un message avec Une Importance haute fait qu’il soit envoyée immédiatement.

  16. Si vous posez une question et qu’il existe plusieurs personnes peuvent répondre, Choisissez une personne plutôt que d’envoyer votre question à un groupe.

La touche à la rédaction des messages électroniques bonne consiste à comprendre vos destinataires. Pour un aperçu plus approfondie étiquette du courrier électronique, voir ce article.

Assurer un suivi : marquer lors de l’envoi

Lorsque vous envoyez un message à quelqu’un dont vous attendez une réponse, procédez comme suit :

  1. Indicateur pour vous-même sur Envoyer.

  2. Modifier le nom de la tâche de courrier électronique avec indicateur dans la barre des tâches pour démarrer avec Assurer un suivi.

  3. Marquer la catégorie @Waiting .

Lorsque vous prenez ces trois étapes, vous savez alors que votre prochaine action sera d’envoyer un autre message ou recherchez une réponse.

Conseil    Pour rappeler vous-même pour envoyer un autre message est souvent plus efficace que marquer le message pour le destinataire. De même, lorsque vous l’engagement d’effectuer une opération dans un message, un indicateur à votre intention afin que vous ayez une tâche dans votre barre des tâches pour vous rappeler.

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Pratiques à éviter

  1. N’utilisez pas un papier à lettres.

  2. Inclure votre responsable dans chaque message que vous envoyez.

  3. Ne pas envoyer un message lorsque vous êtes pareil. Une meilleure pour écrire, enregistrez-la dans votre dossier Brouillons et y revenir ultérieurement.

  4. Attendre une réponse rapide lorsque vous envoyez de longs messages (plus de deux paragraphes).

  5. Ne pas envoyer un message suivi inférieure à un jour après le premier message. Si vous n’entendez revenir au moment opportun, essayez d’utiliser le téléphone ou messagerie instantanée.

  6. N’utilisez lecture confirmations ou accusés de réception dans chaque message que vous envoyez. Utilisez-les uniquement si vous ne savez pas si vos destinataires reçoivent le message.

  7. Ne joindre des indicateurs ou Importance haute Icône Importance haute dans Outlook à chaque message que vous envoyez. Vos destinataires apprendrez à les ignorer.

  8. N’utilisez pas tout en majuscules.

  9. Ne pas envoyer de pièces jointes : envoyer des liens à la place.

  10. Ne pas développer des listes de distribution ou groupes de contacts. Développer des listes de distribution complique la lecture des messages et entraîne leur à coder les dossiers de messages incorrect.

  11. N’utilisez pas sarcasm. Votre humeur peut être mal comprise.

  12. Ne pas écrire quelque chose n’est pas souhaité tout le monde dans votre entreprise à lire. Vous ne savez jamais où votre message électronique peuvent se terminer.

  13. Utiliser des polices cursives ou hautement artistiques sont difficiles à lire.

  14. Utiliser une police rouge, car ils sont difficiles à lire et peut être interprétée comme négative.

  15. Ne pas envoyer une réponse à tous pour une liste de distribution ou contactez demandant à être supprimé. Jamais.

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Règles pour les groupes de contacts et listes de distribution (listes de distribution)

  • Si vous répondez à un grand groupe de contacts, suivez toutes les pratiques recommandées de messagerie et les pratiques à éviter.

  • Si vous avez besoin de plus d’informations à partir d’une seule personne ou effectuez des recherches sur le problème séparément, répondre à la liste de distribution entière pour informer toutes les personnes que vous répondez et répondre à la personne séparément. N’oubliez pas de répondre à la liste de distribution une fois que le problème est résolu avec la résolution. Ainsi, la résolution à référencer par d’autres personnes dans la liste de distribution.

Rediriger les utilisateurs

Si une personne envoie un message à une liste de distribution que vous êtes membre et le message serait mieux répondu par une autre personne ou une autre liste de distribution, procédez comme suit :

  1. Répondre avec la liste de distribution correcte ou une autre personne dans la ligne à.

  2. Envoyer les réponses à la liste de distribution correcte ou une autre personne.

  3. Ne mettez pas la liste de distribution d’origine dans la ligne Cci parce que votre message ne sera pas filtré par les règles d’autres personnes. Au lieu de cela, laissez la liste de distribution de la ligne à ou Cc.

Quitter à partir d’une liste de distribution

Si vous recevez le courrier à partir d’une liste de distribution que vous ne souhaitez pas être sous, envoyer un message à votre administrateur réseau ou au propriétaire de la liste de distribution et demandant à être supprimé. Ne pas répondre à la liste de distribution entière. Pour rechercher le propriétaire de la liste liste de distribution, double-cliquez sur le nom de liste de distribution.

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Utiliser des commentaires incorporés

Ajouter des commentaires incorporés à un courrier de réception est un moyen pratique pour répondre à des questions et répondre directement aux problèmes. Il est considéré comme une meilleure pratique pour effectuer les opérations suivantes :

  1. Dans votre message, indiquez que vous commentez directement dans le texte. Par exemple en écrivant : « Voir les commentaires ci-dessous. »

  2. Différenciez votre texte du message d’origine. Voici quelques suggestions :

    • Modifier la couleur de police

    • En attente avant votre nom ou vos initiales entre crochets, par exemple, [Melissa], [MM]

    • Modification de la police en gras ou italique ou les deux

  3. Ne supprimez pas ce que vous n’avez pas écrit.

’Exemple de nom d’expéditeur précédant un commentaire inséré
Figure 1 exemple de commentaire incorporé dans un message Outlook

Figure 1 exemple de commentaire incorporé dans un message Outlook

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Utiliser le champ Cci

La fonction Cci permet de supprimer des contacts à partir d’une conversation par messagerie lorsque vous estimez qu’ils n’avez plus besoin de messages ou si le sujet de conversation a changé.

Par exemple, si vous êtes un des cinq personnes qui reçoivent une question et que vous voulez répondre, déplacer les autres quatre personnes à la Cci de ligne et par exemple, l’état « Bcc'ing Jean, Jeff, James et pourrions. Voici la réponse... » Les futurs messages sera uniquement entre vous et l’expéditeur d’origine.

N’utilisez pas Cci pour informer un tiers (par exemple, votre responsable) sur un message sensible. Les destinataires en Cci ne savent ne peut-être pas qu’il a reçu une Cci et peut répondre à tous les participants, exposant qu’il pourra reçu une Cci. Ceci est susceptible de rencontrer en tant que comportement sournois de votre part.

Plutôt que d’utiliser le champ Cci pour informer un tiers d’un problème, transférer le message après que l’avoir envoyé.

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Préparation de vacances

Si vous utilisez Outlook avec Office 365, Outlook.com, Hotmail.com ou Live.com ou un compte Microsoft Exchange, vous pouvez configurer un message d’absence du bureau pour indiquer aux autres utilisateurs au sein de votre organisation que vous êtes absent.

Pour obtenir les meilleurs résultats, suivez les conseils de Ajouter l’heure en dehors du Bureau à calendrier Outlook collègues.

Si vous ou votre administrateur a créé un calendrier de congés partagé, veillez à publier vos vacances il. Si tout le monde utilise le calendrier partagé, vous n’avez pas besoin d’envoyer une demande de réunion distincte pour tout le monde informer que vous êtes absent (e), comme l’article référencé précédemment suggère, mais un message électronique peut agir en tant qu’un rappel.

À propos de l’auteur

Patricia Eddy est le principal contenu auteur pour Outlook. Patricia Eddy est le principal contenu auteur de bureau d’Outlook. Elle est un ancien MVP Outlook et l’auteur de plusieurs livres sur très anciennes versions d’Outlook. Elle se trouve à Seattle où elle aime lecture et lecture de la guitare.

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