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Options et types de colonne de liste et de bibliothèque

Options et types de colonne de liste et de bibliothèque

Un type de colonne détermine la manière dont les données sont stockées et affichées dans une liste ou bibliothèque. Lorsque vous créez une colonne pour une liste ou une bibliothèque, vous choisissez un type de colonne qui indique le type de données que vous voulez stocker dans la colonne (par exemple, chiffres uniquement, texte mis en forme ou nombre qui est calculé automatiquement). Les colonnes sont ensuite ajoutées à un ou plusieurs affichages de la liste ou de la bibliothèque pour vous aider à afficher les données de manière significative.

Les sections suivantes fournissent des informations sur les types de colonnes par défaut que vous pouvez créer et quand utiliser chaque type de colonne. En fonction de votre organisation, d’autres types de colonne peuvent être disponibles.

Remarque : Vous pouvez Ajouter, modifier, Afficher/masquerou supprimer des colonnes dans une liste ou une bibliothèque, et créer ou supprimer une liste à partir d’une page ou d’un site dans SharePoint. Pour plus d’informations sur la gestion des listes ou des bibliothèques comprenant de nombreux éléments, voir gérer des listes et des bibliothèques de grande taille dans SharePoint.

Sélectionnez votre affichage de SharePoint à partir de l’un des onglets ci-dessous :

Les colonnes vous aident à créer des affichages pertinents des éléments dans une liste ou une bibliothèque. Vous pouvez utiliser des colonnes pour trier, regrouper et filtrer des éléments, mais vous pouvez également calculer automatiquement les données sur les éléments et afficher les résultats de ces calculs. Les colonnes vous permettent également de spécifier les informations à entrer sur un élément lorsque quelqu’un ajoute un élément à une liste ou une bibliothèque. Lorsqu’un élément est ajouté, un formulaire s’affiche et fournit des champs et des options pour entrer des informations. Lorsque vous créez une liste ou une bibliothèque, certaines colonnes, telles que titre ou modifié par, sont créées automatiquement. Vous pouvez créer des colonnes supplémentaires adaptées à vos besoins. Les colonnes que vous créez déterminent les champs et options qui s’affichent dans ce formulaire ainsi que les colonnes qui peuvent être ajoutées aux affichages de la liste ou de la bibliothèque.

Vous spécifiez le type de colonne souhaité lorsque vous créez une colonne. Dans certains cas, vous pouvez également choisir un autre type de colonne pour une colonne existante, mais cela dépend du type et de la quantité de données actuellement stockées dans la colonne. La modification du type de colonne d’une colonne existante peut endommager les données déjà stockées dans la colonne. C’est pourquoi il est important de déterminer le type de données que vous voulez stocker avant de créer une colonne. Lorsque vous choisissez le type de colonne souhaité, tenez compte des éléments suivants :

  • Quels types de données voulez-vous stocker ? Lettres uniquement ? Numéros uniquement ? Texte mis en forme ? Par exemple, vous ne pouvez pas stocker de lettres dans une colonne de nombre . Le type de données que vous voulez stocker est la première étape du choix du type de colonne le plus approprié.

  • Voulez-vous utiliser les données dans les calculs financiers ? Si tel est le cas, la colonne Currency est la meilleure option.

  • Souhaitez-vous utiliser les données dans des calculs mathématiques ? Dans quelle mesure ces calculs doivent-ils être précis ? Vous pouvez calculer des données dans des colonnes de type nombre ou devise , mais pas dans des colonnes de texte . De plus, les calculs dans une colonne de devise sont plus précis.

  • Comment souhaitez-vous trier les données dans la colonne ? Dans une colonne de texte , les nombres sont classés sous forme de chaînes de caractères (1, 10, 100, 2, 20, 200, et ainsi de suite), et non en tant que valeurs numériques. Pour trier des nombres en tant que valeurs numériques, utilisez une colonne de type nombre ou devise . De plus, la plupart des formats de date ne sont pas triés correctement s’ils sont stockés dans une colonne de texte . Pour garantir le tri approprié des dates, utilisez une colonne date et heure .

  • Voulez-vous veiller à ce que les utilisateurs entrent des informations dans la colonne ? Si tel est le cas, vous pouvez spécifier que la colonne est obligatoire et que les utilisateurs ne peuvent pas ajouter d’élément sans entrer les informations.

Utilisé pour rassembler et afficher de petites quantités de texte sans mise en forme sur une seule ligne, notamment :

  • Uniquement du texte, tel que des prénoms, des noms ou des noms de service

  • Combinaisons de texte et de nombres, telles que des adresses postales ou des numéros de compte

  • Les numéros qui ne sont pas utilisés dans les calculs, tels que les numéros d’identification des employés, les numéros de téléphone, les codes postaux ou les numéros de partie

Une seule colonne de texte peut afficher jusqu’à 255 caractères dans une seule ligne. Si vous créez une colonne pour une liste ou une bibliothèque et souhaitez afficher du texte mis en forme ou plusieurs lignes de texte à la fois, créez une colonne de plusieurs lignes de texte . Vous pouvez modifier une colonne de texte unique existante en une colonne de lignes de texte sans perdre les données stockées dans la colonne déjà.

Vous pouvez personnaliser une seule colonne de texte de l’une des façons suivantes :

  • Affecter une limite de caractères    Limitez le nombre de caractères en définissant le nombre maximal de caractères souhaité. Par exemple, si la colonne contient des numéros d’identification d’employés à cinq chiffres, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour vous assurer que les personnes ne peuvent entrer que cinq caractères.

  • Afficher une valeur par défaut    Afficher automatiquement un texte spécifique lorsque quelqu’un ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs d’entrer du texte différent s’ils le souhaitent. Lorsque vous définissez la valeur par défaut, les utilisateurs peuvent entrer des informations plus rapidement en acceptant les valeurs par défaut, sauf s’ils ont besoin de les modifier. Par exemple, si la colonne contient le nom d’une société affectée à un projet et que votre organisation travaille avec une société spécifique, vous pouvez entrer le nom de cette société comme valeur par défaut. C’est la raison pour laquelle le nom de la société s’affiche automatiquement lorsqu’un nouveau projet est ajouté à la liste et que les membres de l’équipe n’ont pas besoin d’entrer le nom.

    Par défaut, il peut s’agir de texte que vous spécifiez ou du résultat d’un calcul, qui est appelé valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous souhaitez afficher automatiquement un texte spécifique, mais que le texte peut varier en fonction de l’auteur de l’élément, de l’ajout d’un élément ou d’autres raisons. Pour utiliser une valeur calculée, vous entrez une formule, au lieu d’un texte spécifique, en tant que valeur par défaut. La formule peut calculer une valeur en fonction des informations contenues dans d’autres colonnes ou fonctions système telles que [aujourd’hui], pour indiquer la date actuelle ou [moi], afficher le nom de la personne qui ajoute ou modifie l’élément.

Utilisé dans une liste ou une bibliothèque pour collecter et afficher du texte mis en forme ou du texte long et des nombres sur plusieurs lignes, par exemple une description d’un élément. Une colonne de plusieurs lignes de texte peut stocker jusqu’à 63 999 caractères, et vous pouvez spécifier le nombre de lignes de texte que vous souhaitez afficher lorsque les utilisateurs entrent des informations sur un élément. Ce type de colonne affiche tout le texte lorsque la colonne est affichée dans une liste ou une bibliothèque.

Vous pouvez personnaliser une colonne plusieurs lignes de texte de différentes manières :

  • Affecter une limite d’affichage    Limitez le nombre de lignes qui s’affichent lorsque les utilisateurs entrent des informations sur un élément avec le nombre de lignes pour modification . Par exemple, si la colonne contient des notes longues concernant un événement de calendrier, vous pouvez choisir d’afficher dix lignes de texte. Cela permet aux utilisateurs d’entrer plus facilement les informations, car ils peuvent facilement voir tout le texte qu’ils ont entré. À l’inverse, si la colonne ne contient qu’une phrase ou deux à propos d’un événement, vous pouvez choisir d’afficher uniquement deux ou trois lignes de texte.

    Si vous affectez une limite d’affichage, elle ne limite pas la quantité de texte qui s’affiche lorsque la colonne apparaît dans une liste. Tout le texte entré pour un élément apparaît dans la colonne.

  • Autoriser la longueur illimitée    (disponible uniquement dans les bibliothèques de documents) lors de l’utilisation de plusieurs lignes de texte dans une bibliothèque de documents, vous pouvez spécifier que la longueur du champ n’est pas limitée.

  • Activer ou désactiver la mise en forme du texte   (disponible uniquement dans les listes) Utilisez du texte enrichi amélioré (texte enrichi avec des images, des tableaux et des liens hypertexte) pour définir si les utilisateurs peuvent appliquer une mise en forme telle que le gras, l’italique ou les couleurs au texte. S’il est désactivé, la liste ne prend en charge aucune option de mise en forme. s’il est activé, la liste prend en charge la mise en forme de base, comme le gras, l’italique, les listes à puces ou numérotées, le texte en couleur et les couleurs d’arrière-plan, ainsi que les liens hypertexte, les images et les tableaux.

  • Ajouter des modifications   (disponible uniquement dans les listes) si contrôle des versions a été activé pour la liste, ajouter des modifications à du texte existant spécifie si les utilisateurs peuvent ajouter un nouveau texte sur un élément sans remplacer le texte existant de cet élément. Si vous choisissez de ne pas ajouter de modifications, le nouveau texte sur un élément remplace tout texte existant relatif à cet élément dans la colonne. Si vous choisissez d’ajouter des modifications, les personnes peuvent entrer des informations supplémentaires sur un élément, tout en affichant le texte entré précédemment ainsi que la date et l’heure de saisie du texte. Lorsqu’il est affiché dans une liste, et non en tant que champ dans un formulaire d’élément, la colonne affiche les entrées du modelien hypertexte, au lieu du texte, et les utilisateurs peuvent cliquer sur le lien hypertexte pour afficher toutes les informations stockées dans la colonne pour cet élément.

    Important : Si vous désactivez cette option après avoir créé la colonne, toutes les informations à l’exception de la dernière entrée sont supprimées.

Ajoutez des données d’emplacement enrichies à partir de Bing Maps ou de l’annuaire de votre organisation. La colonne emplacement fournit des colonnes supplémentaires pour filtrer, trier et Rechercher des informations connexes, telles que la rue, la ville, l’État, le pays ou la région, le code postal, les coordonnées ou le nom.

Utilisé pour stocker des valeurs numériques qui ne sont pas des valeurs monétaires.

Conseils pour le choix d’une colonne numéro ou devise

Les types de colonne nombre et devise stockent les valeurs numériques. Utilisez une colonne de nombres pour stocker les données numériques de calculs mathématiques qui ne sont pas des calculs financiers ou qui ne nécessitent pas une précision importante. Utilisez une colonne de devise pour stocker des données numériques pour les calculs financiers ou dans les cas où vous ne souhaitez pas arrondir des nombres dans les calculs. À la différence d’une colonne de nombre , une colonne de devise est dotée de 15 chiffres précise à gauche de la virgule décimale et de 4 chiffres à droite. Les types de colonnes nombre et devise fournissent des formats prédéfinis qui déterminent le mode d’affichage des données.

Vous pouvez personnaliser une colonne de nombres de l’une des façons suivantes :

  • Spécifier les valeurs minimales et maximales    Limitez la plage de nombres que les utilisateurs peuvent entrer. Par exemple, si la colonne stocke le volume de travail effectué pour une tâche en tant que pourcentage, vous pouvez spécifier zéro comme valeur minimum et 100 comme valeur maximale. De même, si la colonne stocke le nombre de participants pour un événement et que vous voulez limiter les participants à un nombre spécifique, vous pouvez entrer le nombre maximal de participants comme valeur maximale.

  • Inclure les décimales    Spécifiez si les nombres contiennent des décimales et le nombre de positions décimales à stocker. S’il est possible que la colonne stocke des nombres de plus de cinq décimales, vous pouvez choisir automatique lors de la sélection du nombre de décimales à inclure. Automatic est également un bon choix si la colonne stocke les résultats des calculs et que vous voulez que le résultat soit aussi précis que possible. Toutefois, si vous voulez vous assurer que toutes les valeurs de la colonne ont le même nombre de décimales, nous vous conseillons de limiter le nombre de positions décimales à zéro, uniquement aux nombres entiers ou à un autre nombre de décimales à cinq.

  • Afficher une valeur par défaut    Afficher automatiquement un numéro spécifique lorsque quelqu’un ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs d’entrer des numéros différents s’ils le souhaitent. Une valeur par défaut permet aux utilisateurs d’entrer des informations plus rapidement. Par exemple, si la colonne stocke le nombre d’ordinateurs qu’a chaque membre de l’équipe et que chaque membre d’équipe possède au moins un ordinateur, entrez 1 comme valeur par défaut. Par conséquent, 1 s’affiche automatiquement lorsqu’un nouvel élément est ajouté à la liste, et qu’il n’est pas nécessaire d’entrer ce numéro pour les membres de l’équipe.

    Une valeur par défaut peut être un nombre que vous spécifiez ou le résultat d’un calcul, qui est appelé valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous souhaitez afficher un numéro spécifique automatiquement, mais le nombre peut varier en fonction de l’utilisateur qui a ajouté l’élément, lorsque l’élément a été ajouté ou d’autres raisons. Pour utiliser une valeur calculée, vous entrez une formule, au lieu d’un nombre spécifique, comme valeur par défaut. La formule peut calculer un nombre en fonction des informations contenues dans d’autres colonnes ou fonctions système.

  • Mettre en forme le nombre sous forme de pourcentage    Le paramètre afficher sous forme de pourcentage vous permet d’afficher et de stocker le nombre sous forme de pourcentage, et de le considérer comme un pourcentage lorsqu’il est utilisé pour calculer d’autres valeurs.

Utilisé pour stocker les informations vrai/faux ou oui/non, par exemple si une personne va participer à un événement. Une colonne Oui/non apparaît sous la forme d’une case à cocher lorsque les utilisateurs entrent des informations sur un élément. Pour indiquer Oui, les membres de l’équipe sélectionnent la case à cocher. Pour indiquer non, les membres de l’équipe décochent la case.

Les données d’une colonne Oui/non peuvent être utilisées dans les calculs d’autres colonnes. Dans ces cas, la valeur Oui est convertie en valeur numérique d’un (1) et aucune est convertie en valeur numérique de zéro (0).

Vous pouvez personnaliser une colonne Oui/non en choisissant une valeur par défaut. Une valeur par défaut est la sélection qui s’affiche automatiquement lorsque quelqu’un ajoute un nouvel élément. Les utilisateurs peuvent sélectionner une valeur différente s’ils le souhaitent. Dans le cas d’une colonne Oui/non , vous pouvez spécifier si la case à cocher est activée automatiquement, en indiquant une valeur Oui ou non, en indiquant une valeur non .

Utilisé pour fournir une liste de personnes et de groupes pouvant faire l’objet d’une recherche lorsque les utilisateurs peuvent ajouter ou modifier un élément. Par exemple, dans une liste de tâches, une colonne d’une personne ou d’un groupe nommée attribué à peut fournir une liste de personnes auxquelles une tâche peut être affectée. Le contenu de la liste dépend du mode de configuration des services d’annuaire et des groupes SharePoint pour le site. Pour personnaliser le contenu de la liste, il est possible que vous deviez contacter votre administrateur.

Vous pouvez personnaliser une colonne d’une personne ou d’un groupe de l’une des façons suivantes :

  • Autoriser plusieurs sélections    Autorisez les utilisateurs à sélectionner autant d’options qu’il le souhaitez ou limiter le nombre de sélections à une seule option.

  • Inclure ou exclure des groupes de personnes    Indiquez si la liste inclut uniquement des personnes individuelles ou inclut également des listes de distribution de courrier électronique et des groupes de SharePoint. Par exemple, dans une liste de tâches, vous souhaiterez peut-être inclure uniquement des personnes individuelles pour s’assurer qu’une personne spécifique est responsable de chaque tâche. Dans une liste de projets, vous souhaiterez peut-être inclure des listes de distribution de courrier électronique et des groupes de SharePoint pour vérifier qu’une équipe est associée à chaque projet.

Remarque : Le statut de présence, auparavant disponible avec nom (avec présence), n’est pas disponible dans les navigateurs modernes. Votre organisation peut choisir de rendre la présence disponible en suivant les étapes décrites dans l' article afficher un site SharePoint Online classique dans le mode document d’Internet Explorer 10.

Utilisé pour stocker les dates du calendrier, ou les dates et les heures. Le format de date varie en fonction des paramètres régionaux du site. Si le format que vous souhaitez n’est pas disponible, demandez à l’administrateur d’ajouter la prise en charge de la zone appropriée au site.

Vous pouvez personnaliser une colonne de date et d’heure de l’une des façons suivantes :

  • Inclure uniquement la date ou la date et l’heure    Indiquez si vous voulez inclure uniquement la date du calendrier ou la date et l’heure du jour.

  • Afficher une valeur par défaut    Affichez automatiquement une date ou une date et une heure spécifiques lorsque quelqu’un ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs d’entrer une valeur différente s’ils le souhaitent. Une valeur par défaut permet aux utilisateurs d’entrer des informations plus rapidement. Par exemple, si la colonne stocke la date de naissance d’une dépense et que la plupart des dépenses sont effectuées le premier jour de l’année fiscale, vous pouvez spécifier le premier jour de l’exercice comme valeur par défaut. Par conséquent, cette date s’affiche automatiquement lorsqu’un nouvel élément est ajouté à la liste, et qu’il n’est pas nécessaire d’entrer la date pour les membres de l’équipe.

    Une valeur par défaut peut être une valeur que vous spécifiez, la date à laquelle un élément est ajouté à une liste ou une bibliothèque ou le résultat d’un calcul, qui est appelé valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous souhaitez afficher automatiquement une date ou une heure spécifique, mais la date ou l’heure peut varier en fonction de l’élément. Pour utiliser une valeur calculée, entrez une formule comme valeur par défaut. La formule peut calculer une valeur en fonction des informations contenues dans d’autres colonnes ou fonctions système telles que [aujourd’hui] pour indiquer la date actuelle. Par exemple, si vous voulez que la colonne affiche une date située 30 jours après la date du jour, tapez l’équation = [aujourd’hui] + 30 dans la zone valeur calculée .

Utilisé pour permettre aux utilisateurs d’effectuer une sélection dans la liste des options que vous fournissez. Ce type de colonne est idéal dans les cas où vous voulez vous assurer que toutes les données de la colonne sont cohérentes, car vous pouvez limiter les valeurs stockées dans une colonne.

Vous pouvez personnaliser une colonne de choix de l’une des façons suivantes :

  • Définir la liste de choix    Fournissez une liste exacte de valeurs que les utilisateurs peuvent choisir. Pour fournir cette liste, remplacez l’exemple de texte dans la zone choix par les valeurs de votre choix. Tapez chaque valeur sur une ligne distincte. Pour commencer une nouvelle ligne, appuyez sur Entrée.

  • Activer d’autres choix personnalisés    Pour autoriser les utilisateurs à entrer une valeur qui n’est pas incluse dans la liste des choix, activez l’activation peut ajouter des valeurs manuellement. Cela peut s’avérer utile si vous n’avez pas connaissance de toutes les valeurs que les utilisateurs doivent entrer sur les éléments. Si vous préférez que les personnes utilisent uniquement les valeurs que vous spécifiez, désactivez l’option peut ajouter des valeurs manuellement.

  • Afficher une valeur par défaut    Sélectionner automatiquement une valeur spécifique lors de l’ajout d’un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs de choisir une autre valeur s’ils le souhaitent. Une valeur par défaut permet aux utilisateurs d’entrer des informations plus rapidement. Par exemple, si la colonne stocke les noms des sociétés affectées à un projet et que votre organisation travaille avec une société spécifique pour la plupart des projets, vous pouvez entrer le nom de cette société comme valeur par défaut. C’est la raison pour laquelle le nom de l’entreprise s’affiche automatiquement lorsqu’un nouveau projet est ajouté à la liste, et qu’il n’est pas nécessaire de sélectionner son nom dans les membres de l’équipe.

    Par défaut, il peut s’agir d’une valeur que vous spécifiez ou du résultat d’un calcul, qui est appelé valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous souhaitez afficher du texte spécifique dans la colonne automatiquement, mais que le texte peut varier en fonction de l’utilisateur qui a ajouté l’élément, lorsque l’élément a été ajouté ou d’autres raisons. Pour utiliser une valeur calculée, vous entrez une formule, au lieu d’un texte spécifique, en tant que valeur par défaut. La formule peut calculer une valeur sur la base des informations contenues dans d’autres colonnes ou fonctions système telles que [aujourd’hui], pour indiquer la date actuelle ou [moi], pour afficher le nom de la personne qui a ajouté ou modifié l’élément.

    Dans le menu déroulant, sélectionnez la valeur par défaut que vous voulez afficher ou sélectionnez aucune pour laisser le choix par défaut vide.

  • Choisir un format d’affichage    Afficher les choix par le biais d’un menu déroulant ou de cases d’option. Tout d’abord, sélectionnez plus d’options, puis sous Afficher les choix au moyende, sélectionnez votre format préféré.

Options pour les colonnes choix dans l’interface moderne

Utilisé pour stocker un lien hypertexte vers une page Web ou pour afficher un graphique sur l’intranet ou sur Internet.

Une colonne de lien hypertexte ou d’image stocke l’URL (Uniform Resource Locator) d’une page Web, d’un graphique ou d’une autre ressource. En fonction du format d’affichage que vous avez choisi, il affiche un lien hypertexte sur lequel vous pouvez cliquer pour accéder à la ressource ou un graphique au lieu de l’URL du fichier graphique.

Pour afficher l’URL en tant que lien hypertexte, sélectionnez le format de lien hypertexte . Lorsque les utilisateurs entrent des informations sur un élément, ils peuvent entrer l’URL et un texte descriptif qui s’affiche dans la colonne au lieu de l’URL. Pour afficher un graphique au lieu de l’URL du fichier graphique, sélectionnez le format de l' image . Lorsque les utilisateurs entrent des informations sur un élément, ils doivent entrer l’URL complète du fichier graphique, par exemple http://www.example.com/image.gif, et peuvent éventuellement entrer du texte descriptif pour le graphique, qui s’affiche pour les personnes qui désactivent les graphiques dans leurs navigateurs, ou s’appuyer sur un logiciel de lecture d’écran pour convertir les graphiques à l’écran en paroles.

Utilisé pour stocker des valeurs monétaires.

Conseils pour le choix d’une colonne numéro ou devise

Les types de colonne nombre et devise stockent les valeurs numériques. Utilisez une colonne de nombres pour stocker les données numériques de calculs mathématiques qui ne sont pas des calculs financiers ou qui ne requièrent pas un niveau élevé de précision. Utilisez une colonne de devise pour stocker des données numériques pour les calculs financiers ou dans les cas où vous ne souhaitez pas arrondir des nombres dans les calculs. À la différence d’une colonne de nombre , une colonne de devise est dotée de 15 chiffres précise à gauche de la virgule décimale et de 4 chiffres à droite. Les types de colonnes nombre et devise fournissent des formats prédéfinis qui déterminent le mode d’affichage des données.

Vous pouvez personnaliser une colonne de devise de différentes manières :

  • Spécifier les valeurs minimales et maximales autorisées    Limitez la plage de valeurs monétaires que les utilisateurs peuvent entrer. Par exemple, si la colonne contient des dépenses envoyées pour un événement et si votre organisation limite le rapport aux montants d’une plage spécifique, vous pouvez spécifier ces limites comme valeurs minimales et maximales.

  • Inclure les décimales    Spécifiez si les valeurs incluent des décimales et le nombre de décimales à stocker. Pour les valeurs monétaires, vous pouvez choisir deux positions décimales ou, si vous préférez stocker uniquement des valeurs arrondies, vous pouvez choisir zéro. Pour les valeurs non monétaires utilisées dans les calculs qui nécessitent un niveau élevé de précision, vous pouvez choisir de limiter le nombre de positions décimales à zéro à cinq ou, pour des valeurs plus précises, sélectionner automatique pour utiliser automatiquement le nombre approprié de décimales pour le résultat du calcul.

  • Afficher une valeur par défaut    Affichage automatique d’une valeur spécifique lorsque quelqu’un ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs d’entrer une valeur différente s’ils le souhaitent. Une valeur par défaut permet aux utilisateurs d’entrer des informations plus rapidement. Par exemple, si la colonne contient des dépenses encourues pour la configuration de nouveaux comptes et que ces frais sont en général identiques pour tous les nouveaux comptes, vous pouvez spécifier ce montant comme valeur par défaut. Par conséquent, cette valeur s’affiche automatiquement lorsqu’un nouvel élément est ajouté à la liste, et qu’il n’est pas nécessaire d’entrer ce numéro pour les membres de l’équipe.

    Par défaut, il peut s’agir d’une valeur que vous spécifiez ou du résultat d’un calcul, qui est appelé valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous souhaitez afficher automatiquement une valeur spécifique, mais que la valeur peut varier en fonction de l’élément, de l’auteur de l’élément, de l’ajout de l’élément ou d’autres raisons. Pour utiliser une valeur calculée, vous entrez une formule, au lieu d’un texte spécifique, en tant que valeur par défaut. La formule peut calculer une valeur en fonction des informations contenues dans d’autres colonnes ou fonctions système.

  • Choisir un format monétaire    Vérifiez que toutes les valeurs de la colonne sont basées sur la même devise en sélectionnant un format de devise spécifique pour la colonne. La zone déroulante propose plus de 100 pays, ce qui vous permet de spécifier des devises dans la plupart des formats locaux.

Les colonnes vous aident à créer des affichages pertinents des éléments dans une liste ou une bibliothèque. Vous pouvez utiliser des colonnes pour trier, regrouper et filtrer des éléments, mais vous pouvez également calculer automatiquement les données sur les éléments et afficher les résultats de ces calculs. Les colonnes vous permettent également de spécifier les informations à entrer sur un élément lorsque quelqu’un ajoute un élément à une liste ou une bibliothèque. Lorsqu’un élément est ajouté, un formulaire s’affiche et fournit des champs et des options pour entrer des informations. Lorsque vous créez une liste ou une bibliothèque, certaines colonnes, telles que titre et modifié par, sont créées automatiquement. Vous pouvez créer des colonnes supplémentaires adaptées à vos besoins. Les colonnes que vous créez déterminent les champs et options qui s’affichent dans ce formulaire ainsi que les colonnes qui peuvent être ajoutées aux affichages de la liste ou de la bibliothèque.

Vous spécifiez le type de colonne souhaité lorsque vous créez une colonne. Dans certains cas, vous pouvez également choisir un autre type de colonne pour une colonne existante, mais cela dépend du type et de la quantité de données actuellement stockées dans la colonne. La modification du type de colonne d’une colonne existante peut endommager les données déjà stockées dans la colonne. C’est pourquoi il est important de déterminer le type de données que vous voulez stocker avant de créer une colonne. Lorsque vous choisissez le type de colonne souhaité, tenez compte des éléments suivants :

  • Quels types de données voulez-vous stocker ? Lettres uniquement ? Numéros uniquement ? Texte mis en forme ? Par exemple, vous ne pouvez pas stocker de lettres dans une colonne de nombre . Le type de données que vous voulez stocker est la première étape du choix du type de colonne le plus approprié.

  • Voulez-vous utiliser les données dans les calculs financiers ? Si tel est le cas, la colonne Currency est la meilleure option.

  • Souhaitez-vous utiliser les données dans des calculs mathématiques ? Dans quelle mesure ces calculs doivent-ils être précis ? Vous pouvez calculer des données dans des colonnes de type nombre ou devise , mais pas dans des colonnes de texte . De plus, les calculs dans une colonne de devise sont plus précis.

  • Comment souhaitez-vous trier les données dans la colonne ? Dans une colonne de texte , les nombres sont classés sous forme de chaînes de caractères (1, 10, 100, 2, 20, 200, et ainsi de suite), et non en tant que valeurs numériques. Pour trier des nombres en tant que valeurs numériques, utilisez une colonne de type nombre ou devise . De plus, la plupart des formats de date ne sont pas triés correctement s’ils sont stockés dans une colonne de texte . Pour garantir le tri approprié des dates, utilisez une colonne date et heure .

  • Voulez-vous veiller à ce que les utilisateurs entrent des informations dans la colonne ? Si tel est le cas, vous pouvez spécifier que la colonne est obligatoire et que les utilisateurs ne peuvent pas ajouter d’élément sans entrer les informations.

Utilisez ce type de champ de colonne pour rassembler et afficher de petites quantités de texte sans mise en forme sur une seule ligne, notamment :

  • Uniquement du texte, tel que des prénoms, des noms ou des noms de service

  • Combinaisons de texte et de nombres, telles que des adresses postales ou des numéros de compte

  • Les numéros qui ne sont pas utilisés dans les calculs, tels que les numéros d’identification des employés, les numéros de téléphone, les codes postaux ou les numéros de partie

Une seule colonne de texte affiche 255 caractères dans une seule ligne. Si vous créez une colonne pour une liste ou une bibliothèque et souhaitez afficher du texte mis en forme ou plusieurs lignes de texte à la fois, créez une colonne de plusieurs lignes de texte . Vous pouvez faire varier une seule ligne de texte d’une colonne de texte en une colonne de plusieurs lignes de texte sans perdre les données qui sont déjà stockées dans la colonne.

Vous pouvez personnaliser une seule colonne de texte de l’une des façons suivantes :

  • Affecter une limite de caractères    Limitez le nombre de caractères en définissant le nombre maximal de caractères souhaité. Par exemple, si la colonne contient des numéros d’identification d’employés à cinq chiffres, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour vous assurer que les personnes ne peuvent entrer que cinq caractères.

  • Afficher une valeur par défaut    Afficher automatiquement un texte spécifique lorsque quelqu’un ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs d’entrer du texte différent s’ils le souhaitent. Lorsque vous définissez la valeur par défaut, les utilisateurs peuvent entrer des informations plus rapidement en acceptant les valeurs par défaut, sauf s’ils ont besoin de les modifier. Par exemple, si la colonne contient le nom d’une société affectée à un projet et que votre organisation travaille avec une société spécifique, vous pouvez entrer le nom de cette société comme valeur par défaut. C’est la raison pour laquelle le nom de la société s’affiche automatiquement lorsqu’un nouveau projet est ajouté à la liste et que les membres de l’équipe n’ont pas besoin d’entrer le nom.

    Par défaut, il peut s’agir de texte que vous spécifiez ou du résultat d’un calcul, qui est appelé valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous souhaitez afficher automatiquement un texte spécifique, mais que le texte peut varier en fonction de l’auteur de l’élément, de l’ajout d’un élément ou d’autres raisons. Pour utiliser une valeur calculée, vous entrez une formule, au lieu d’un texte spécifique, en tant que valeur par défaut. La formule peut calculer une valeur en fonction des informations contenues dans d’autres colonnes ou fonctions système telles que [aujourd’hui], pour indiquer la date actuelle ou [moi], afficher le nom de la personne qui ajoute ou modifie l’élément.

    Choix pour une seule colonne de texte

Utilisez ce type de champ de colonne dans une liste ou une bibliothèque pour collecter et afficher du texte mis en forme ou du texte long et des nombres sur plusieurs lignes, par exemple une description d’un élément. Une colonne de plusieurs lignes de texte peut stocker jusqu’à 63 999 caractères, et vous pouvez spécifier le nombre de lignes de texte que vous souhaitez afficher lorsque les utilisateurs entrent des informations sur un élément. Ce type de colonne affiche tout le texte lorsque la colonne est affichée dans une liste ou une bibliothèque.

Vous pouvez personnaliser une colonne plusieurs lignes de texte de différentes manières :

  • Affecter une limite d’affichage    Limitez le nombre de lignes qui s’affichent lorsque les utilisateurs entrent des informations sur un élément avec le nombre de lignes pour modification . Par exemple, si la colonne contient des notes longues concernant un événement de calendrier, vous pouvez choisir d’afficher dix lignes de texte. Cela permet aux utilisateurs d’entrer plus facilement les informations, car ils peuvent facilement voir tout le texte qu’ils ont entré. À l’inverse, si la colonne ne contient qu’une phrase ou deux à propos d’un événement, vous pouvez choisir d’afficher uniquement deux ou trois lignes de texte.

    Si vous affectez une limite d’affichage, elle ne limite pas la quantité de texte qui s’affiche lorsque la colonne apparaît dans une liste. tout le texte entré pour un élément apparaît dans la colonne.

  • Autoriser la longueur illimitée    (disponible uniquement dans les bibliothèques de documents) lors de l’utilisation de plusieurs lignes de texte dans une bibliothèque de documents, vous pouvez spécifier que la longueur du champ n’est pas limitée.

  • Activer ou désactiver la mise en forme du texte   (disponible uniquement dans les listes) Spécifiez le type de texte à autoriser pour définir si les utilisateurs peuvent appliquer une mise en forme telle que le gras, l’italique ou les couleurs au texte. Il existe deux options : texte brut, qui ne prend en charge aucune option de mise en forme. un texte enrichi amélioréqui prend en charge une mise en forme de base telle que le gras, l’italique, les listes à puces ou numérotées, le texte en couleur et les couleurs d’arrière-plan. Il inclut également des options supplémentaires pour les liens hypertexte, les images et les tableaux.

  • Ajouter des modifications   (disponible uniquement dans les listes) si contrôle des versions a été activé pour la liste, Ajouter des modifications à du texte existant spécifie si les utilisateurs peuvent ajouter un nouveau texte sur un élément sans remplacer le texte existant de cet élément. Si vous choisissez de ne pas ajouter de modifications, le nouveau texte sur un élément remplace tout texte existant relatif à cet élément dans la colonne. Si vous choisissez d’ajouter des modifications, les personnes peuvent entrer des informations supplémentaires sur un élément, tout en affichant le texte entré précédemment ainsi que la date et l’heure de saisie du texte. Lorsqu’il est affiché dans une liste, et non en tant que champ dans un formulaire d’élément, la colonne affiche les entrées du modelien hypertexte, au lieu du texte, et les utilisateurs peuvent cliquer sur le lien hypertexte pour afficher toutes les informations stockées dans la colonne pour cet élément.

    Important : Si vous désactivez cette option après avoir créé la colonne, toutes les informations à l’exception de la dernière entrée sont supprimées.

Choix pour plusieurs liines de colonne de texte

Paramètres pour les listes

Texte de colonne multiligne pour des bibliothèques de documents

Paramètres des bibliothèques

Utilisez ce type de champ de colonne pour permettre aux utilisateurs d’effectuer une sélection dans la liste des options que vous fournissez. Ce type de colonne est idéal dans les cas où vous voulez vous assurer que toutes les données de la colonne sont cohérentes, car vous pouvez limiter les valeurs stockées dans une colonne.

Conseil : Pour limiter les valeurs d’une colonne à celles stockées dans le site, utilisez une colonne de recherche au lieu d’une colonne de choix . Vous pouvez en savoir plus sur les colonnes de recherche plus loin dans cet article.

Vous pouvez personnaliser une colonne de choix de l’une des façons suivantes :

  • Définir la liste de choix    Fournissez une liste exacte de valeurs que les utilisateurs peuvent choisir. Pour fournir cette liste, remplacez l’exemple de texte dans la zone tapez chaque choix sur une ligne séparée par les valeurs de votre choix. Tapez chaque valeur sur une ligne distincte. Pour commencer une nouvelle ligne, appuyez sur Entrée.

  • Choisir un format d’affichage    Autorisez plusieurs sélections avec des cases à cocher ou une seule sélection sans. Notez que SharePoint Online affiche uniquement les cases d’option dans les SharePoint classiques.

  • Activer d’autres choix personnalisés    Pour permettre aux utilisateurs d’entrer une valeur qui ne figure pas dans la liste des choix, activez les choix de remplissage . Cela peut s’avérer utile si vous n’avez pas connaissance de toutes les valeurs que les utilisateurs doivent entrer sur les éléments. Si vous préférez que les personnes utilisent uniquement les valeurs que vous spécifiez, désactivez les choix de remplissage .

  • Afficher une valeur par défaut    Sélectionner automatiquement une valeur spécifique lors de l’ajout d’un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs de choisir une autre valeur s’ils le souhaitent. Une valeur par défaut permet aux utilisateurs d’entrer des informations plus rapidement. Par exemple, si la colonne stocke les noms des sociétés affectées à un projet et que votre organisation travaille avec une société spécifique pour la plupart des projets, vous pouvez entrer le nom de cette société comme valeur par défaut. C’est la raison pour laquelle le nom de l’entreprise s’affiche automatiquement lorsqu’un nouveau projet est ajouté à la liste, et qu’il n’est pas nécessaire de sélectionner son nom dans les membres de l’équipe.

    Par défaut, il peut s’agir d’une valeur que vous spécifiez ou du résultat d’un calcul, qui est appelé valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous souhaitez afficher du texte spécifique dans la colonne automatiquement, mais que le texte peut varier en fonction de l’utilisateur qui a ajouté l’élément, lorsque l’élément a été ajouté ou d’autres raisons. Pour utiliser une valeur calculée, vous entrez une formule, au lieu d’un texte spécifique, en tant que valeur par défaut. La formule peut calculer une valeur sur la base des informations contenues dans d’autres colonnes ou fonctions système telles que [aujourd’hui], pour indiquer la date actuelle ou [moi], pour afficher le nom de la personne qui a ajouté ou modifié l’élément.

Options pour les colonnes choix

Utilisez ce type de champ de colonne pour stocker des valeurs numériques qui ne sont pas des valeurs monétaires.

Conseils pour le choix d’une colonne numéro ou devise

Les types de colonne nombre et devise stockent les valeurs numériques. Utilisez une colonne de nombres pour stocker les données numériques de calculs mathématiques qui ne sont pas des calculs financiers ou qui ne nécessitent pas une précision importante. Utilisez une colonne de devise pour stocker des données numériques pour les calculs financiers ou dans les cas où vous ne souhaitez pas arrondir des nombres dans les calculs. À la différence d’une colonne de nombre , une colonne de devise est dotée de 15 chiffres précise à gauche de la virgule décimale et de 4 chiffres à droite. Les types de colonnes nombre et devise fournissent des formats prédéfinis qui déterminent le mode d’affichage des données.

Vous pouvez personnaliser une colonne de nombres de l’une des façons suivantes :

  • Spécifier les valeurs minimales et maximales    Limitez la plage de nombres que les utilisateurs peuvent entrer. Par exemple, si la colonne stocke le volume de travail effectué pour une tâche en tant que pourcentage, vous pouvez spécifier zéro comme valeur minimum et 100 comme valeur maximale. De même, si la colonne stocke le nombre de participants pour un événement et que vous voulez limiter les participants à un nombre spécifique, vous pouvez entrer le nombre maximal de participants comme valeur maximale.

  • Inclure les décimales    Spécifiez si les nombres contiennent des décimales et le nombre de positions décimales à stocker. S’il est possible que la colonne stocke des nombres de plus de cinq décimales, vous pouvez choisir automatique lors de la sélection du nombre de décimales à inclure. Automatic est également un bon choix si la colonne stocke les résultats des calculs et que vous voulez que le résultat soit aussi précis que possible. Toutefois, si vous voulez vous assurer que toutes les valeurs de la colonne ont le même nombre de décimales, nous vous conseillons de limiter le nombre de positions décimales à zéro, uniquement aux nombres entiers ou à un autre nombre de décimales à cinq.

  • Afficher une valeur par défaut    Afficher automatiquement un numéro spécifique lorsque quelqu’un ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs d’entrer des numéros différents s’ils le souhaitent. Une valeur par défaut permet aux utilisateurs d’entrer des informations plus rapidement. Par exemple, si la colonne stocke le nombre d’ordinateurs qu’a chaque membre de l’équipe et que chaque membre d’équipe possède au moins un ordinateur, entrez 1 comme valeur par défaut. Par conséquent, 1 s’affiche automatiquement lorsqu’un nouvel élément est ajouté à la liste, et qu’il n’est pas nécessaire d’entrer ce numéro pour les membres de l’équipe.

    Une valeur par défaut peut être un nombre que vous spécifiez ou le résultat d’un calcul, qui est appelé valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous souhaitez afficher un numéro spécifique automatiquement, mais le nombre peut varier en fonction de l’utilisateur qui a ajouté l’élément, lorsque l’élément a été ajouté ou d’autres raisons. Pour utiliser une valeur calculée, vous entrez une formule, au lieu d’un nombre spécifique, comme valeur par défaut. La formule peut calculer un nombre en fonction des informations contenues dans d’autres colonnes ou fonctions système.

  • Mettre en forme le nombre sous forme de pourcentage    Le paramètre afficher sous forme de pourcentage vous permet d’afficher et de stocker le nombre sous forme de pourcentage, et de le considérer comme un pourcentage lorsqu’il est utilisé pour calculer d’autres valeurs.

Choix pour la colonne numérique

Utilisez ce type de champ de colonne pour stocker des valeurs monétaires.

Conseils pour le choix d’une colonne numéro ou devise

Les types de colonne nombre et devise stockent les valeurs numériques. Utilisez une colonne de nombres pour stocker les données numériques de calculs mathématiques qui ne sont pas des calculs financiers ou qui ne requièrent pas un niveau élevé de précision. Utilisez une colonne de devise pour stocker des données numériques pour les calculs financiers ou dans les cas où vous ne souhaitez pas arrondir des nombres dans les calculs. À la différence d’une colonne de nombre , une colonne de devise est dotée de 15 chiffres précise à gauche de la virgule décimale et de 4 chiffres à droite. Les types de colonnes nombre et devise fournissent des formats prédéfinis qui déterminent le mode d’affichage des données.

Choix pour les colonnes de devise

Vous pouvez personnaliser une colonne de devise de différentes manières :

  • Spécifier les valeurs minimales et maximales    Limitez la plage de valeurs monétaires que les utilisateurs peuvent entrer. Par exemple, si la colonne contient des dépenses envoyées pour un événement et si votre organisation limite le rapport aux montants d’une plage spécifique, vous pouvez spécifier ces limites comme valeurs minimales et maximales.

  • Inclure les décimales    Spécifiez si les valeurs incluent des décimales et le nombre de décimales à stocker. Pour les valeurs monétaires, vous pouvez choisir deux positions décimales ou, si vous préférez stocker uniquement des valeurs arrondies, vous pouvez choisir zéro. Pour les valeurs non monétaires utilisées dans les calculs qui nécessitent un niveau élevé de précision, vous pouvez choisir de limiter le nombre de positions décimales à zéro à cinq ou, pour des valeurs plus précises, sélectionner automatique pour utiliser automatiquement le nombre approprié de décimales pour le résultat du calcul.

  • Afficher une valeur par défaut    Affichage automatique d’une valeur spécifique lorsque quelqu’un ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs d’entrer une valeur différente s’ils le souhaitent. Une valeur par défaut permet aux utilisateurs d’entrer des informations plus rapidement. Par exemple, si la colonne contient des dépenses encourues pour la configuration de nouveaux comptes et que ces frais sont en général identiques pour tous les nouveaux comptes, vous pouvez spécifier ce montant comme valeur par défaut. Par conséquent, cette valeur s’affiche automatiquement lorsqu’un nouvel élément est ajouté à la liste, et qu’il n’est pas nécessaire d’entrer ce numéro pour les membres de l’équipe.

    Par défaut, il peut s’agir d’une valeur que vous spécifiez ou du résultat d’un calcul, qui est appelé valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous souhaitez afficher automatiquement une valeur spécifique, mais que la valeur peut varier en fonction de l’élément, de l’auteur de l’élément, de l’ajout de l’élément ou d’autres raisons. Pour utiliser une valeur calculée, vous entrez une formule, au lieu d’un texte spécifique, en tant que valeur par défaut. La formule peut calculer une valeur en fonction des informations contenues dans d’autres colonnes ou fonctions système.

  • Choisir un format monétaire    Vérifiez que toutes les valeurs de la colonne sont basées sur la même devise en sélectionnant un format de devise spécifique pour la colonne. La zone déroulante propose plus de 100 pays, ce qui vous permet de spécifier des devises dans la plupart des formats locaux.

Utilisez ce type de champ de colonne pour stocker les dates du calendrier, ou les dates et les heures. Le format de date varie en fonction des paramètres régionaux du site. Si le format que vous souhaitez n’est pas disponible, demandez à l’administrateur d’ajouter la prise en charge de la zone appropriée au site.

Vous pouvez personnaliser une colonne de date et d’heure de l’une des façons suivantes :

  • Inclure uniquement la date ou la date et l’heure    Indiquez si vous voulez inclure uniquement la date du calendrier ou la date et l’heure du jour.

  • Afficher une valeur par défaut    Affichez automatiquement une date ou une date et une heure spécifiques lorsque quelqu’un ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs d’entrer une valeur différente s’ils le souhaitent. Une valeur par défaut permet aux utilisateurs d’entrer des informations plus rapidement. Par exemple, si la colonne stocke la date de naissance d’une dépense et que la plupart des dépenses sont effectuées le premier jour de l’année fiscale, vous pouvez spécifier le premier jour de l’exercice comme valeur par défaut. Par conséquent, cette date s’affiche automatiquement lorsqu’un nouvel élément est ajouté à la liste, et qu’il n’est pas nécessaire d’entrer la date pour les membres de l’équipe.

    Une valeur par défaut peut être une valeur que vous spécifiez, la date à laquelle un élément est ajouté à une liste ou une bibliothèque ou le résultat d’un calcul, qui est appelé valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous souhaitez afficher automatiquement une date ou une heure spécifique, mais la date ou l’heure peut varier en fonction de l’élément. Pour utiliser une valeur calculée, entrez une formule comme valeur par défaut. La formule peut calculer une valeur en fonction des informations contenues dans d’autres colonnes ou fonctions système telles que [aujourd’hui] pour indiquer la date actuelle. Par exemple, si vous voulez que la colonne affiche une date située 30 jours après la date du jour, tapez l’équation = [aujourd’hui] + 30 dans la zone valeur calculée .

Choix pour la colonne Date/heure

Utilisez ce type de champ de colonne pour permettre aux utilisateurs de sélectionner des valeurs basées sur des informations déjà stockées dans le site. Par exemple, si vous souhaitez qu’une colonne stocke les noms des comptes client auxquels des employés sont affectés et que la liste de comptes doit être limitée à une liste de comptes client sur le site, vous pouvez créer une colonne de recherche qui affiche les noms dans la liste comptes client. La liste des choix disponibles dans une colonne de recherche apparaît dans une zone d’extension, appelée menu déroulant ou zone de liste, selon que vous autorisez ou non les utilisateurs à sélectionner plusieurs valeurs.

Vous pouvez personnaliser une colonne de recherche de l’une des façons suivantes :

  • Sélectionner la source des valeurs de recherche    Spécifiez la liste, la bibliothèque ou le Forum de discussion sur votre site qui contient les valeurs que vous voulez stocker dans la colonne. La source ne peut pas être un sous-site, un site d’espace de travail de réunion, un wiki ou un blog. Après avoir spécifié la liste, la bibliothèque ou le Forum de discussion que vous souhaitez, vous pouvez spécifier la colonne de la liste, de la bibliothèque ou du Forum de discussion qui contient les valeurs que vous souhaitez utiliser.

  • Autoriser plusieurs sélections    Autorisez les utilisateurs à choisir autant de valeurs qu’ils le souhaitent ou limiter le nombre de valeurs qu’ils peuvent choisir pour une seule valeur. Si les utilisateurs peuvent choisir plusieurs valeurs, toutes les valeurs apparaissent dans la colonne, séparées par un point-virgule (;).

  • Sélectionner les colonnes à afficher    Vous pouvez ajouter une ou plusieurs colonnes pour afficher des valeurs de champ spécifiques pour ce type de colonne.

Boîte de dialogue choix de la colonne de recherche

Utilisez ce type de champ de colonne pour stocker les informations vrai/faux ou oui/non, par exemple si une personne va participer à un événement. Une colonne Oui/non apparaît sous la forme d’une case à cocher lorsque les utilisateurs entrent des informations sur un élément. Pour indiquer Oui, les membres de l’équipe sélectionnent la case à cocher. Pour indiquer non, les membres de l’équipe décochent la case.

Les données d’une colonne Oui/non peuvent être utilisées dans les calculs d’autres colonnes. Dans ces cas, la valeur Oui est convertie en valeur numérique d’un (1) et aucune est convertie en valeur numérique de zéro (0).

Vous pouvez personnaliser une colonne Oui/non en choisissant une valeur par défaut. Une valeur par défaut est la sélection qui s’affiche automatiquement lorsque quelqu’un ajoute un nouvel élément. Les utilisateurs peuvent sélectionner une valeur différente s’ils le souhaitent. Dans le cas d’une colonne Oui/non , vous pouvez spécifier si la case à cocher est activée automatiquement, en indiquant une valeur Oui ou non, en indiquant une valeur non .

Choix pour une colonne oui/non

Utilisez ce type de champ de colonne pour proposer une liste à la recherche de personnes et de groupes à partir de laquelle les utilisateurs peuvent choisir pour ajouter ou modifier un élément. Par exemple, dans une liste de tâches, une colonne d’une personne ou d’un groupe nommée attribué à peut fournir une liste de personnes auxquelles une tâche peut être affectée. Le contenu de la liste dépend du mode de configuration des services d’annuaire et des groupes SharePoint pour le site. Pour personnaliser le contenu de la liste, il est possible que vous deviez contacter votre administrateur.

Vous pouvez personnaliser une colonne d’une personne ou d’un groupe de l’une des façons suivantes :

  • Autoriser plusieurs sélections    Autorisez les utilisateurs à sélectionner autant d’options qu’il le souhaitez ou limiter le nombre de sélections à une seule option.

  • Inclure ou exclure des groupes de personnes    Indiquez si la liste inclut uniquement des personnes individuelles ou inclut également des listes de distribution de courrier électronique et des groupes de SharePoint. Par exemple, dans une liste de tâches, vous souhaiterez peut-être inclure uniquement des personnes individuelles pour s’assurer qu’une personne spécifique est responsable de chaque tâche. Dans une liste de projets, vous souhaiterez peut-être inclure des listes de distribution de courrier électronique et des groupes de SharePoint pour vérifier qu’une équipe est associée à chaque projet.

  • Limiter la liste aux utilisateurs du site uniquement    Indiquez si la liste inclut l’ensemble des personnes et des groupes dans le service d’annuaire ou uniquement les personnes et les groupes ayant accès au site en tant que membres d’un groupe SharePoint.

  • Spécifier les informations à afficher    Sélectionnez les informations que vous voulez afficher sur les personnes ou les groupes. Par exemple, dans une liste de contacts pour une grande entreprise, vous pouvez choisir d’afficher le nom, l’image et les détails d’une personne, tels que les compétences et l’expertise. Dans une liste de contacts pour une petite équipe, vous pouvez choisir d’afficher uniquement le nom ou l’adresse de messagerie d’une personne.

Remarque : Le statut de présence, auparavant disponible avec nom (avec présence), n’est pas disponible dans les navigateurs modernes. Votre organisation peut choisir de rendre la présence disponible en suivant les étapes décrites dans l' article afficher un site SharePoint Online classique dans le mode document d’Internet Explorer 10.

Utilisez ce type de champ de colonne pour stocker un lien hypertexte vers une page Web ou pour afficher un graphique sur l’intranet ou sur Internet.

Une colonne de lien hypertexte ou d’image stocke l’URL (Uniform Resource Locator) d’une page Web, d’un graphique ou d’une autre ressource. En fonction du format d’affichage que vous avez choisi, il affiche un lien hypertexte sur lequel vous pouvez cliquer pour accéder à la ressource ou un graphique au lieu de l’URL du fichier graphique.

Pour afficher l’URL en tant que lien hypertexte, sélectionnez le format de lien hypertexte . Lorsque les utilisateurs entrent des informations sur un élément, ils peuvent entrer l’URL et un texte descriptif qui s’affiche dans la colonne au lieu de l’URL. Pour afficher un graphique au lieu de l’URL du fichier graphique, sélectionnez le format de l' image . Lorsque les utilisateurs entrent des informations sur un élément, ils doivent entrer l’URL complète du fichier graphique, par exemple http://www.example.com/image.gif, et peuvent éventuellement entrer du texte descriptif pour le graphique, qui s’affiche pour les personnes qui désactivent les graphiques dans leurs navigateurs, ou s’appuyer sur un logiciel de lecture d’écran pour convertir les graphiques à l’écran en paroles.

Choix de colonnes d’image/lien hypertexte

Utilisez ce type de champ de colonne pour afficher des informations basées uniquement sur les résultats d’un calcul d’autres colonnes de la liste ou de la bibliothèque. Par exemple, en utilisant = [quantité] * [prix unitaire] pour calculer le prix total.

Lorsque vous ajoutez une colonne calculée à une liste ou une bibliothèque, vous créez une formule qui contient des opérateurs tels que soustraction (-) et addition (+), fonctions, valeurs spécifiques et références à d’autres colonnes. Les formules permettent de calculer des dates et des heures, d’utiliser des équations mathématiques ou de manipuler du texte. Par exemple, dans une liste de tâches, vous pouvez utiliser ce type de colonne pour calculer le nombre de jours civils nécessaires à la réalisation de chaque tâche en fonction des colonnes Date de début et date de fin (= [date de fin]-[date de début]). Dans une liste de contacts, vous pouvez utiliser une colonne calculée pour combiner le prénom et le nom des contacts, et les séparer d’un espace, en fonction des colonnes prénom et nom (= [prénom] & "" & [nom]). Notez que la formule dans une colonne calculée peut uniquement faire référence à d’autres colonnes de la même liste ou bibliothèque.

En plus d’entrer la formule pour le calcul, vous devez spécifier le type de données que vous souhaitez utiliser pour le calcul, ainsi que le mode de stockage et d’affichage de ces données. Pour en savoir plus sur les différents types de données, reportez-vous à la section appropriée de cet article.

Pour plus d’informations sur les formules et les fonctions à utiliser avec le champ calculé, voir exemples de formules courantes dans les listes SharePoint. Cet article comporte de nombreuses formules courantes ainsi que des liens vers des descriptions de toutes les fonctions qui peuvent être utilisées dans SharePoint.

Options de colonne calculée

Utilisez cette colonne pour créer des choix supplémentaires pour les approbateurs lors de l’utilisation de flux de travail de tâches.

En règle générale, un flux de travail de tâche fournit uniquement des résultats d’approbation ou de rejet, limitant le mode de traitement d’un élément ou d’un document. Il est possible que vous deviez attribuer la tâche à une autre personne ou la renvoyer à la sous-soumission pour plus d’informations. La colonne de résultat de la tâche vous permet d’utiliser un champ de colonne choix pour sélectionner différentes options de critères d’achèvement. Par exemple, vous pouvez demander des éclaircissements sur un élément ou l’attribuer à quelqu’un pour donner à l’approbateur une plus grande flexibilité dans le flux de travail.

Choix de la colonne de résultats de tâche

La colonne de résultat de la tâche est semblable au champ choix dans le champ choix. Vous pouvez définir un choix individuel par défaut ou utiliser une valeur calculée. Pour utiliser une valeur calculée, vous entrez une formule, au lieu d’un nombre spécifique, comme valeur par défaut. La formule peut calculer un nombre en fonction des informations contenues dans d’autres colonnes ou fonctions système. Vous pouvez également indiquer si la valeur de la colonne est requise, et rendre la valeur unique entre toutes les entrées.

Pour un didacticiel inprofondeur sur l’utilisation des tâches et des résultats de tâches dans SharePoint, voir utilisation de tâches dans les flux de travail 2013 SharePoint à l’aide de Visual Studio 2012

Utilisez cette colonne pour afficher des données provenant de sources externes telles que des applications CRM, des bases de données ou des feuilles de calcul.

La colonne de données externes vous permet de vous connecter à des sources de données externes pour fournir des bases de données, des feuilles de calcul et des applications CRM similaires. Par exemple, la connexion à l’aide d’une application métier telle que SAP ou Microsoft CRM peut fournir des informations à jour pour les clients provenant de la source de données externe qui peuvent être affichées et utilisées dans la liste. À l’aide d’une base de données d’inventaire externe, votre liste peut présenter des prix actuels, des descriptions ou des pondérations d’expédition qui peuvent être utilisés pour le calcul ou la recherche par d’autres colonnes.

Choix de colonnes de données externes

Pour pouvoir accéder à des données externes, les données externes doivent disposer de conditions préalables. Ces tâches sont généralement effectuées par votre administrateur, ce qui implique la création de comptes et d’autorisations pour l’accès aux données, l’activation de Business Data Connectivity et le service Banqued’informations sécurisé.

Pour plus d’informations sur la création, la mise à jour et l’actualisation des colonnes de données externes, voir créer et mettre à jour une colonne de données externes dans une liste ou une bibliothèque , ou utiliser des données externes dans Excel Services (SharePoint Server).

Utilisez ce type de colonne pour permettre aux utilisateurs du site de sélectionner les valeurs d’un ensemble de termes spécifique de termes gérés et d’appliquer ces valeurs au contenu. Les utilisateurs peuvent créer et configurer une colonne de métadonnées gérées pour mapper vers un ensemble de termes ou un terme existant, ou créer un nouvel ensemble de termes spécifique pour une colonne de métadonnées gérées. Les colonnes de métadonnées gérées possèdent plusieurs fonctionnalités et caractéristiques uniques permettant aux utilisateurs de sélectionner et d’appliquer des termes au contenu, tels que la prise en charge de « type-avance », ainsi que la prise en charge de la fonction de levée d’ambiguïté de termes, de descriptions, de synonymes et de valeurs multilingues.

Les colonnes de métadonnées gérées favorisent l’utilisation homogène des métadonnées sur les sites, car elles fournissent aux utilisateurs une liste de termes qu’ils peuvent appliquer à leur contenu. Les présentes conditions d’utilisation proviennent d’un ensemble de termes géré de façon centralisée dans l’outil de gestion du magasin de termes par l’administrateur d’un magasin de termes ou par d’autres personnes, qui possèdent des autorisations pour gérer les termes. Dès lors que l’ensemble de termes auquel une colonne de métadonnées gérées spécifique est liée est mis à jour, les termes mis à jour sont automatiquement accessibles aux utilisateurs, à l’endroit où la colonne de métadonnées gérées est disponible. Vous pouvez personnaliser la colonne de métadonnées gérées de l’une des manières suivantes.

Choix de la colonne de métadonnées gérées

Champ à valeurs multiples    Si vous activez la case à cocher autoriser plusieurs valeurs , la colonne peut contenir plusieurs valeurs. Notez que l’activation de cette fonctionnalité empêchera le tri des données dans les affichages de liste.

Format d’affichage    La valeur sélectionnée dans l’ensemble de termes peut être affichée sous la forme d’une valeur unique ou d’un chemin hiérarchique complet.

  • Activez l’option afficher l’étiquette de termes dans la case à cocher de champ pour afficher la valeur des termes définis comme une valeur unique. Par exemple : City.

  • Activez la case à cocher afficher le chemin d’accès complet au terme figurant dans la case à cocher du champ pour afficher la valeur des termes définis comme étant un chemin hiérarchique complet. Par exemple : location, continent, Country/Region, City.

Paramètres de l’ensemble de termes    Afficher les termes d’un ensemble de termes géré dans l’entreprise ou créer un ensemble de termes personnalisé pour le partager avec d’autres personnes dans une collection de sites.

  • Utiliser un ensemble de termes géré    Entrez une ou plusieurs conditions, séparez-les par des points-virgules, puis sélectionnez Rechercher pour filtrer les options de manière à inclure uniquement celles contenant les termes souhaités. Après avoir trouvé l’ensemble de termes contenant la liste de valeurs à afficher dans cette colonne, cliquez sur un terme pour sélectionner le premier niveau de la hiérarchie à afficher dans la colonne. Tous les niveaux situés sous le terme que vous sélectionnez apparaissent lorsque les utilisateurs choisissent une valeur.

Créer un ensemble de termes personnalisé    Entrez une description pour votre ensemble de termes personnalisé et entrez votre hiérarchie d’ensembles de termes directement dans la zone prévue à cet effet ou cliquez sur modifier à l’aide du gestionnaire d’ensembles de termes pour ouvrir et utiliser l’outil de gestion des termes.

Pour plus d’informations sur les métadonnées gérées, voir Présentation des métadonnées gérées. Cet article décrit ce que sont les métadonnées gérées et comment les utiliser.

Remarque : Si un terme personnalisé est disponible pour tous les utilisateurs au sein d’une collection de sites, les termes figurant dans l’ensemble ne seront pas disponibles sous forme de mots clés d’entreprise.

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