Options et types de colonne de liste et de bibliothèque

Options et types de colonne de liste et de bibliothèque

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Un type de colonne détermine la façon dont les données sont stockées et affichées dans une liste ou une bibliothèque. Lorsque vous créez une colonne pour une liste ou une bibliothèque, vous choisissez un type de colonne qui indique le type de données que vous voulez stocker dans la colonne, par exemple, uniquement les nombres, le texte mis en forme ou un nombre calculé automatiquement. Les colonnes sont ensuite ajoutées à un ou plusieurs affichages de la liste ou de la bibliothèque pour vous aider à afficher les données de manière explicite.

Les sections suivantes fournissent des informations sur les types de colonnes par défaut que vous pouvez créer et l'utilisation de chaque type de colonne. Selon votre organisation, d'autres types de colonne peuvent être disponibles.

Les colonnes vous permettent de créer des affichages significatifs des éléments dans une liste ou une bibliothèque. En utilisant des colonnes, vous pouvez trier, regrouper et filtrer des éléments, et vous pouvez également calculer des données sur les éléments automatiquement et afficher les résultats de ces calculs. Les colonnes permettent également de spécifier les informations à entrer au sujet d'un élément lorsqu'une personne ajoute un élément à une liste ou une bibliothèque. Lorsqu'un élément est ajouté, un formulaire s'affiche et propose des champs et des options pour la saisie d'informations. Lorsque vous créez une liste ou une bibliothèque, certaines colonnes, telles que titre et modifié par, sont créées automatiquement. Vous pouvez créer des colonnes supplémentaires en fonction de vos besoins. Les colonnes que vous créez déterminent les champs et les options qui apparaissent dans ce formulaire, ainsi que les colonnes qui peuvent être ajoutées aux vues de la liste ou de la bibliothèque.

Vous spécifiez le type de colonne que vous voulez utiliser quand vous créez une colonne. Dans certains cas, vous pouvez également choisir un type de colonne différent pour une colonne existante, mais cela dépend du type et de la quantité de données actuellement stockées dans la colonne. La modification du type de colonne d'une colonne existante peut corrompre les données déjà stockées dans la colonne. Pour ces raisons, il est important de décider quel type de données vous voulez stocker avant de créer une colonne. Lorsque vous décidez du type de colonne que vous voulez utiliser, prenez en compte les éléments suivants:

  • Quel type de données voulez-vous stocker? Lettres uniquement? Nombres seulement? Texte mis en forme? Par exemple, vous ne pouvez pas stocker de lettres dans une colonne de type nombre. En sachant que le type de données que vous voulez stocker est la première étape, vous pouvez choisir le type de colonne le plus approprié.

  • Voulez-vous utiliser les données dans les calculs financiers? Si tel est le cas, la colonne de type devise est la meilleure option.

  • Voulez-vous utiliser les données dans des calculs mathématiques? Quelle précision ces calculs doivent-ils être? Vous pouvez calculer des données dans des colonnes Number ou Currency, mais pas dans des colonnes de texte. De plus, les calculs dans une colonne de devise sont plus précis.

  • Comment voulez-vous trier les données dans la colonne? Dans une colonne de texte, les nombres sont triés sous forme de chaînes de caractères (1, 10, 100, 2, 20, 200, etc.), et non sous forme de valeurs numériques. Pour trier des nombres en tant que valeurs numériques, utilisez une colonne de type nombre ou devise. De plus, la plupart des formats de date ne sont pas triés correctement s'ils sont stockés dans une colonne de texte. Pour garantir le bon tri des dates, utilisez une colonne de date et d'heure.

  • Voulez-vous vous assurer que les utilisateurs entrent les informations dans la colonne? Si tel est le cas, vous pouvez spécifier que la colonne est requise et que les personnes ne peuvent pas ajouter d'élément sans entrer les informations.

Utilisez ce type de champ de colonne pour collecter et afficher de petites quantités de texte sans mise en forme sur une seule ligne, notamment:

  • Texte uniquement (par exemple, les prénoms, les noms ou les noms des services)

  • Des combinaisons de texte et de nombres, comme les adresses postales ou les numéros de compte;

  • Les nombres qui ne sont pas utilisés dans les calculs, tels que les numéros d'identification des employés, les numéros de téléphone, les codes postaux ou les numéros de référence;

Une seule ligne de colonne de texte affiche les caractères 255 dans une seule ligne. Si vous créez une colonne pour une liste ou une bibliothèque et souhaitez afficher du texte mis en forme ou plus d'une ligne de texte à la fois, créez une colonne de plusieurs lignes de texte. Vous pouvez remplacer une colonne de texte existante par une ou plusieurs lignes de texte sans perdre les données déjà stockées dans la colonne.

Vous pouvez personnaliser une seule colonne de texte de l'une des manières suivantes:

  • Affecter une limite de caractères    Limitez le nombre de caractères en définissant le nombre maximal de caractères que vous souhaitez. Par exemple, si la colonne stocke des numéros d'ID d'employés à cinq chiffres, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour vous assurer que les utilisateurs ne peuvent entrer que cinq caractères.

  • Afficher une valeur par défaut    Afficher automatiquement un texte spécifique quand une personne ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs d'entrer du texte différent si nécessaire. Lorsque vous définissez la valeur par défaut, les utilisateurs peuvent entrer des informations plus rapidement en acceptant la valeur par défaut, sauf s'ils ont besoin de les modifier. Par exemple, si la colonne contient le nom d'une société affectée à un projet et si votre organisation utilise une société spécifique pour la plupart des projets, vous pouvez entrer le nom de cette société comme valeur par défaut. Par conséquent, le nom de la société s'affiche automatiquement lorsqu'un nouveau projet est ajouté à la liste, et les membres de l'équipe n'ont pas à entrer le nom.

    Une valeur par défaut peut être du texte que vous spécifiez ou le résultat d'une opération de calcul, appelée valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous souhaitez afficher automatiquement un texte spécifique, mais le texte peut varier en fonction de la personne qui a ajouté l'élément, lors de l'ajout de l'élément ou d'autres raisons. Pour utiliser une valeur calculée, vous entrez une formule, plutôt que du texte spécifique, comme valeur par défaut. La formule peut calculer une valeur basée sur les informations contenues dans d'autres colonnes ou fonctions système, telles que [aujourd'hui], pour indiquer la date du jour, ou [moi], pour afficher le nom de la personne qui ajoute ou modifie l'élément.

    Choix pour une colonne à une seule ligne de texte

Ajoutez des données d'emplacement riche à partir des cartes Bing ou de l'annuaire de votre organisation. La colonne emplacement fournit des colonnes supplémentaires pour filtrer, trier et effectuer des recherches en fonction d'informations connexes, telles que l'adresse, la ville ou l'État.

Utilisez ce type de champ de colonne dans une liste ou une bibliothèque pour collecter et afficher du texte mis en forme, du texte long et des chiffres sur plusieurs lignes, par exemple, une description d'un élément. Une colonne plusieurs lignes de texte peut stocker jusqu'à 63 999 caractères, et vous pouvez spécifier le nombre de lignes de texte que vous souhaitez afficher lorsque les utilisateurs entrent des informations sur un élément. Ce type de colonne affiche tout le texte lorsque la colonne est affichée dans une liste ou une bibliothèque.

Vous pouvez personnaliser une colonne de plusieurs lignes de texte des façons suivantes:

  • Affecter une limite d'affichage    Limitez le nombre de lignes qui apparaissent lorsque les utilisateurs entrent des informations sur un élément avec le paramètre nombre de lignes pour modification. Par exemple, si la colonne stocke des notes longues sur un événement de calendrier, vous pouvez choisir d'afficher dix lignes de texte. Cela permet aux utilisateurs d'entrer plus facilement des informations, car ils peuvent facilement voir tout le texte qu'ils ont entré. À l'inverse, si la colonne stocke uniquement une phrase ou deux à propos d'un événement, vous pouvez choisir d'afficher uniquement deux ou trois lignes de texte.

    Si vous affectez une limite d'affichage, elle ne limite pas la quantité de texte qui s'affiche lorsque la colonne apparaît dans une liste. tout le texte entré pour un élément apparaît dans la colonne.

  • Autoriser une longueur illimitée    (Disponible uniquement dans les bibliothèques de documents) Lorsque vous utilisez plusieurs lignes de texte dans une bibliothèque de documents, vous pouvez spécifier que la longueur du champ n'est pas limitée.

  • Activer ou désactiver la mise en forme du texte    (Disponible uniquement dans les listes) Spécifiez le type de texte dont vous souhaitez autoriser la mise en forme, par exemple, le gras, l'italique ou les couleurs au texte. Il existe deux options: texte brut, qui ne prend en charge aucune option de mise en forme; ou texte enrichi amélioré, qui prend en charge la mise en forme de base, par exemple, gras, italique, liste à puces ou numérotée, texte en couleur et couleurs d'arrière-plan. Il propose également des options supplémentaires pour les liens hypertexte, les images et les tableaux.

  • Ajouter des modifications    (Disponible uniquement dans les listes) Si contrôle des versions a été activé pour la liste, l'option Ajouter les modifications au texte existant indique si les utilisateurs peuvent ajouter un nouveau texte sur un élément sans remplacer le texte existant. Si vous choisissez de ne pas ajouter de modifications, le nouveau texte relatif à un élément remplace tout texte existant concernant cet élément dans la colonne. Si vous choisissez d'ajouter les modifications, les personnes peuvent entrer des informations supplémentaires sur un élément, tout en affichant également du texte qui a été entré précédemment, ainsi que la date et l'heure auxquelles le texte a été entré. Lorsqu'il est affiché dans une liste, et non en tant que champ dans un formulaire d'élément, la colonne affiche les entrées du mode lien hypertexte, et non le texte, et les utilisateurs peuvent cliquer sur le lien hypertexte pour afficher toutes les informations stockées dans la colonne pour cet élément.

    Important : Si vous désactivez cette option après avoir créé la colonne, toutes les informations à l'exception de l'entrée la plus récente sont supprimées.

Choix pour plusieurs liines de colonne de texte

Paramètres des listes

Texte de colonne multiligne pour les bibliothèques de documents

Paramètres des bibliothèques

Utilisez ce type de champ de colonne pour permettre aux utilisateurs de choisir parmi une liste d'options que vous fournissez. Ce type de colonne constitue un choix idéal dans les cas où vous voulez vous assurer que toutes les données de la colonne sont cohérentes, car vous pouvez limiter les valeurs stockées dans une colonne.

Conseil : Pour limiter les valeurs d'une colonne aux valeurs stockées dans le site, utilisez une colonne de recherche plutôt qu'une colonne choix. Vous pouvez en savoir plus sur les colonnes de recherche plus loin dans cet article.

Vous pouvez personnaliser une colonne de choix de l'une des manières suivantes:

  • Définir la liste des choix    Indiquez la liste exacte des valeurs que les utilisateurs peuvent choisir. Pour fournir cette liste, remplacez l'exemple de texte dans la zone tapez chaque choix sur une zone de ligne séparée avec les valeurs souhaitées. Tapez chaque valeur sur une ligne distincte. Pour commencer une nouvelle ligne, appuyez sur entrée.

  • Choisir un format d'affichage    Autoriser les sélections multiples à l'aide de cases à cocher ou de sélection unique sans. Notez que SharePoint Online affiche uniquement les cases d'option dans les SharePoint classiques.

  • Activer des choix personnalisés supplémentaires    Pour autoriser les utilisateurs à entrer une valeur qui n'est pas incluse dans la liste des choix, activez la fonction saisie manuelle. Cette opération est utile si vous ne connaissez pas toutes les valeurs dont les utilisateurs ont besoin pour entrer des éléments. Si vous préférez que les utilisateurs utilisent uniquement les valeurs que vous spécifiez, désactivez les options de remplissage.

  • Afficher une valeur par défaut    Sélectionnez automatiquement une valeur spécifique quand une personne ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs de choisir une autre valeur si nécessaire. Une valeur par défaut permet aux utilisateurs d'entrer des informations plus rapidement. Par exemple, si la colonne stocke les noms de sociétés attribuées à un projet et si votre organisation utilise une société spécifique pour la plupart des projets, vous pouvez entrer le nom de cette société comme valeur par défaut. Par conséquent, le nom de la société s'affiche automatiquement lorsqu'un nouveau projet est ajouté à la liste, et les membres de l'équipe n'ont pas à choisir le nom.

    Une valeur par défaut peut être une valeur que vous spécifiez ou le résultat d'une opération de calcul, appelée valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous souhaitez afficher automatiquement un texte spécifique dans la colonne, mais le texte peut varier en fonction de la personne qui a ajouté l'élément, lors de l'ajout de l'élément ou d'autres raisons. Pour utiliser une valeur calculée, vous entrez une formule, plutôt que du texte spécifique, comme valeur par défaut. La formule peut calculer une valeur basée sur les informations contenues dans d'autres colonnes ou fonctions système, telles que [aujourd'hui], pour indiquer la date du jour, ou [moi], pour afficher le nom de la personne qui ajoute ou modifie l'élément.

Options pour les colonnes choix

Utilisez ce type de champ de colonne pour stocker des valeurs numériques qui ne sont pas des valeurs monétaires.

Conseils pour le choix d'une colonne de nombre ou de devise

Les types de colonne nombre et devise contiennent des valeurs numériques. Utilisez une colonne de type numérique pour stocker des données numériques pour les calculs mathématiques qui ne sont pas des calculs financiers ou qui ne nécessitent pas un degré de précision élevé. Utilisez une colonne de devise pour stocker des données numériques pour les calculs financiers ou dans les cas où vous ne souhaitez pas arrondir les nombres dans les calculs. À la différence d'une colonne de nombre, une colonne de devise présente une précision de 15 chiffres à gauche de la virgule décimale et 4 chiffres après la virgule. Les types de colonne nombre et devise fournissent des formats prédéfinis qui déterminent le mode d'affichage des données.

Vous pouvez personnaliser une colonne de type nombre de l'une des manières suivantes:

  • Spécifier des valeurs minimales et maximales    Limitez la plage de nombres que les utilisateurs peuvent entrer. Par exemple, si la colonne stocke la quantité de travail achevée pour une tâche sous forme de pourcentage, vous pouvez spécifier zéro comme valeur minimale et 100 comme valeur maximale. De même, si la colonne stocke le nombre de participants pour un événement et que vous voulez limiter les participants à un nombre spécifique, vous pouvez entrer le nombre maximal de participants comme valeur maximale.

  • Inclure    les décimales Indiquez si les nombres contiennent des décimales et le nombre de décimales à stocker. Si la colonne peut avoir besoin de stocker des nombres comportant plus de cinq décimales, vous pouvez choisir automatique lors de la sélection du nombre de décimales à inclure. Le choix automatique constitue également un bon choix si la colonne stocke les résultats des calculs et si vous souhaitez que le résultat soit aussi précis que possible. Toutefois, si vous voulez vous assurer que toutes les valeurs de la colonne ont le même nombre de décimales, il est conseillé de limiter le nombre de décimales à zéro, pour les nombres entiers uniquement ou un autre nombre de décimales à cinq.

  • Afficher une valeur par défaut    Affichez automatiquement un nombre spécifique quand quelqu'un ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs d'entrer des numéros différents s'ils le doivent. Une valeur par défaut permet aux utilisateurs d'entrer des informations plus rapidement. Par exemple, si la colonne stocke le nombre d'ordinateurs de chaque membre de l'équipe et que chaque membre de l'équipe possède au moins un ordinateur, entrez 1 comme valeur par défaut. Par conséquent, 1 s'affiche automatiquement lorsqu'un nouvel élément est ajouté à la liste, et les membres de l'équipe ne doivent pas entrer le numéro.

    Une valeur par défaut peut être un nombre que vous spécifiez ou le résultat d'une opération de calcul, appelée valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous souhaitez afficher automatiquement un nombre spécifique, mais que le nombre peut varier en fonction de la personne qui a ajouté l'élément, de l'ajout d'un élément ou d'autres raisons. Pour utiliser une valeur calculée, vous entrez une formule, au lieu d'un nombre spécifique, comme valeur par défaut. La formule peut calculer un nombre sur la base des informations contenues dans d'autres colonnes ou fonctions système.

  • Mettre en forme le nombre sous forme de pourcentage    Le paramètre afficher en tant que pourcentage vous permet d'afficher et de stocker le nombre sous forme de pourcentage, et de le traiter en tant que pourcentage lorsqu'il est utilisé pour calculer d'autres valeurs.

Choix pour la colonne numérique

Utilisez ce type de champ de colonne pour stocker les valeurs monétaires.

Conseils pour le choix d'une colonne de nombre ou de devise

Les types de colonne nombre et devise contiennent des valeurs numériques. Utilisez une colonne de type numérique pour stocker des données numériques pour les calculs mathématiques qui ne sont pas des calculs financiers ou qui ne nécessitent pas un degré de précision élevé. Utilisez une colonne de devise pour stocker des données numériques pour les calculs financiers ou dans les cas où vous ne souhaitez pas arrondir les nombres dans les calculs. À la différence d'une colonne de nombre, une colonne de devise présente une précision de 15 chiffres à gauche de la virgule décimale et 4 chiffres après la virgule. Les types de colonne nombre et devise fournissent des formats prédéfinis qui déterminent le mode d'affichage des données.

Choix pour les colonnes de devise

Vous pouvez personnaliser une colonne de devise de l'une des manières suivantes:

  • Spécifier des valeurs minimales et maximales    Limitez la plage de valeurs de devise que les utilisateurs peuvent entrer. Par exemple, si la colonne stocke des dépenses déclarées pour un événement et si votre organisation limite la création de rapports aux montants d'une plage spécifique, vous pouvez spécifier ces limites en tant que valeurs minimales et maximales.

  • Inclure    les décimales Spécifiez si les valeurs incluent des décimales et le nombre de décimales à stocker. Pour les valeurs de devise, vous pouvez choisir deux décimales ou, si vous préférez ne stocker que des valeurs arrondies, vous pouvez choisir zéro. Pour les valeurs non monétaires utilisées dans les calculs nécessitant un degré élevé de précision, vous pouvez choisir de limiter le nombre de décimales à zéro à cinq ou, pour des valeurs plus précises, sélectionnez automatique pour utiliser automatiquement le nombre approprié de décimales pour le résultat du calcul.

  • Afficher une valeur par défaut    Affiche automatiquement une valeur spécifique quand une personne ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs d'entrer une autre valeur si nécessaire. Une valeur par défaut permet aux utilisateurs d'entrer des informations plus rapidement. Par exemple, si la colonne stocke les dépenses liées à la configuration de nouveaux comptes et que ces dépenses sont généralement identiques pour tous les nouveaux comptes, vous pouvez spécifier ce montant comme valeur par défaut. Par conséquent, cette valeur s'affiche automatiquement lorsqu'un nouvel élément est ajouté à la liste, et les membres de l'équipe n'ont pas à entrer le numéro.

    Une valeur par défaut peut être une valeur que vous spécifiez ou le résultat d'une opération de calcul, appelée valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous souhaitez afficher automatiquement une valeur spécifique, mais que la valeur peut varier en fonction de l'élément, de l'auteur de l'élément, de l'ajout de l'élément ou d'autres raisons. Pour utiliser une valeur calculée, vous entrez une formule, plutôt que du texte spécifique, comme valeur par défaut. La formule peut calculer une valeur basée sur des informations contenues dans d'autres colonnes ou fonctions système.

  • Choisir un format monétaire    Vérifiez que toutes les valeurs de la colonne sont basées sur la même devise en sélectionnant un format monétaire spécifique pour la colonne. La zone de liste déroulante propose des choix de pays de 100 afin que vous puissiez spécifier la devise dans la plupart des formats locaux.

Utilisez ce type de champ de colonne pour stocker les dates du calendrier, ou les dates et heures. Le format de date varie en fonction des paramètres régionaux du site. Si le format souhaité n'est pas disponible, demandez à l'administrateur d'ajouter une prise en charge pour la région appropriée sur le site.

Vous pouvez personnaliser une colonne de date et d'heure de l'une des manières suivantes:

  • Inclure uniquement la date ou la date et l'heure    Indiquez si vous voulez inclure uniquement la date du calendrier ou la date et l'heure de la journée.

  • Afficher une valeur par défaut    Affichez automatiquement une date ou une date et une heure spécifiques lorsqu'une personne ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs d'entrer une autre valeur si nécessaire. Une valeur par défaut permet aux utilisateurs d'entrer des informations plus rapidement. Par exemple, si la colonne stocke la date de naissance d'une dépense et que la plupart des dépenses sont encourues le premier jour de l'exercice, vous pouvez spécifier le premier jour de l'exercice comme valeur par défaut. Par conséquent, cette date s'affiche automatiquement lorsqu'un nouvel élément est ajouté à la liste, et les membres de l'équipe n'ont pas besoin d'entrer la date.

    Une valeur par défaut peut être une valeur que vous spécifiez, la date à laquelle un élément est ajouté à une liste ou une bibliothèque, ou le résultat d'une opération de calcul, qui est appelée valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous souhaitez afficher automatiquement une date ou une heure spécifique, mais que la date ou l'heure peut varier en fonction de l'élément. Pour utiliser une valeur calculée, vous entrez une formule en tant que valeur par défaut. La formule peut calculer une valeur basée sur les informations contenues dans d'autres colonnes ou fonctions système, telles que [aujourd'hui], pour indiquer la date actuelle. Par exemple, si vous voulez que la colonne affiche une date postérieure de 30 jours à la date du jour, tapez l'équation = [aujourd'hui] + 30 dans la zone valeur calculée.

Choix pour la colonne Date/heure

Utilisez ce type de champ de colonne pour permettre aux utilisateurs de choisir des valeurs sur la base d'informations déjà stockées dans le site. Par exemple, si vous voulez qu'une colonne stocke les noms de comptes clients auxquels des employés sont affectés et où la liste des comptes doit être limitée à une liste de comptes clients sur le site, vous pouvez créer une colonne de recherche qui affiche les noms du client. Liste comptes. La liste des choix dans une colonne de recherche apparaît dans une zone de développement, appelée un menu déroulant ou une zone de liste, selon que vous autorisez ou non les utilisateurs à sélectionner plusieurs valeurs.

Vous pouvez personnaliser une colonne de recherche des façons suivantes:

  • Choisir la source des valeurs de recherche    Spécifiez la liste, la bibliothèque ou le Forum de discussion sur votre site qui contient les valeurs que vous voulez stocker dans la colonne. La source ne peut pas être un sous-site, site d’espace de travail de réunion, wiki ou un blog. Une fois que vous avez spécifié la liste, la bibliothèque ou le Forum de discussion souhaité, vous pouvez spécifier la colonne de la liste, de la bibliothèque ou du Forum de discussion qui contient les valeurs que vous voulez que les utilisateurs choisissent.

  • Autoriser les sélections multiples    Autorisez les utilisateurs à choisir autant de valeurs qu'ils le souhaitez ou limitez le nombre de valeurs qu'ils peuvent choisir à une seule valeur. Si les utilisateurs peuvent choisir plusieurs valeurs, toutes les valeurs apparaissent dans la colonne en les séparant par un point-virgule (;).

  • Choisir les colonnes à afficher    Vous pouvez ajouter une ou plusieurs colonnes pour afficher des valeurs de champ spécifiques pour ce type de colonne.

Boîte de dialogue choix d'une colonne de recherche

Utilisez ce type de champ de colonne pour stocker les informations true/false ou yes/no, par exemple si une personne doit participer à un événement. Une colonne Oui/non apparaît sous la forme d'une case à cocher unique lorsque les utilisateurs entrent des informations sur un élément. Pour indiquer Oui, les membres de l'équipe activent la case à cocher. Pour indiquer non, désactivez la case à cocher membres de l'équipe.

Les données d'une colonne Oui/non peuvent être utilisées dans des calculs pour d'autres colonnes. Dans ces cas, la valeur de l'argument Oui est convertie en valeur numérique égale à un (1) et pas à la valeur numérique zéro (0).

Vous pouvez personnaliser une colonne Oui/non en sélectionnant une valeur par défaut pour celle-ci. La valeur par défaut est la sélection qui s'affiche automatiquement lorsqu'une personne ajoute un nouvel élément. Le cas échéant, les utilisateurs peuvent sélectionner une autre valeur. Dans le cas d'une colonne Oui/non, vous pouvez spécifier si la case à cocher est activée automatiquement, en indiquant une valeur Oui ou non, indiquant une valeur non.

Choix pour la colonne oui/non

Utilisez ce type de champ de colonne pour fournir une liste de personnes et de groupes dans laquelle vous pouvez rechercher des personnes et des groupes à partir desquels les utilisateurs peuvent ajouter ou modifier un élément. Par exemple, dans une liste de tâches, une colonne de personnes ou de groupes appelée assignée peut fournir une liste des personnes auxquelles une tâche peut être affectée. Le contenu de la liste dépend de la manière dont les groupes services d'annuaire et SharePoint ont été configurés pour le site. Pour personnaliser le contenu de la liste, vous devrez peut-être contacter votre administrateur.

Vous pouvez personnaliser une colonne de personnes ou de groupes de l'une des manières suivantes:

  • Autoriser les sélections multiples    Autoriser les utilisateurs à sélectionner autant d'options qu'ils le souhaitez ou limiter le nombre de sélections à une seule option.

  • Inclure ou exclure des groupes de personnes    Spécifiez si la liste inclut uniquement des personnes individuelles ou inclut également des listes de distribution de courriers électroniques et des groupes SharePoint. Par exemple, dans le cas d'une liste de tâches, il est possible que vous souhaitiez inclure uniquement des personnes individuelles pour vous assurer qu'une personne spécifique est responsable de chaque tâche. Dans une liste de projets, vous souhaiterez peut-être inclure les listes de distribution de courrier et les groupes SharePoint pour vous assurer qu'une équipe est associée à chaque projet.

  • Limiter la liste aux utilisateurs du site uniquement    Spécifiez si la liste inclut tous les utilisateurs et groupes dans le service d'annuaire ou uniquement les personnes et groupes qui ont accès au site en tant que membres d'un groupe SharePoint.

  • Spécifier les informations à afficher    Choisissez les informations que vous souhaitez afficher sur les personnes ou les groupes. Par exemple, dans une liste de contacts pour une grande organisation, vous pouvez choisir d'afficher le nom, l'image et les détails d'une personne, comme les compétences et l'expertise. Dans une liste de contacts pour une petite équipe, vous pouvez choisir d'afficher uniquement le nom ou l'adresse de messagerie d'une personne.

Remarque : Le statut de présence, anciennement disponible avec nom (avec présence), n'est pas disponible dans les navigateurs modernes. Votre organisation peut choisir de rendre votre présence disponible en suivant les étapes décrites dans afficher un site SharePoint Online classique en mode document dans Internet Explorer 10.

Utilisez ce type de champ de colonne pour stocker un lien hypertexte vers une page Web ou afficher un graphique sur un intranet ou sur Internet.

Une colonne lien hypertexte ou image stocke l'URL (Uniform Resource Locator) d'une page Web, d'un graphique ou d'une autre ressource. En fonction du format d'affichage que vous choisissez, il affiche un lien hypertexte sur lequel vous pouvez cliquer pour accéder à la ressource, ou un graphique à la place de l'URL du fichier graphique.

Pour afficher l'URL en tant que lien hypertexte, sélectionnez le format de lien hypertexte. Lorsque des utilisateurs entrent des informations sur un élément, ils peuvent entrer l'URL et le texte descriptif qui s'affiche dans la colonne, au lieu de l'URL. Pour afficher un graphique au lieu de l'URL du fichier graphique, sélectionnez le format de l' image. Lorsque des utilisateurs entrent des informations sur un élément, ils doivent entrer l'URL complète du fichier graphique, telle que http://www.example.com/image.gif, et peuvent éventuellement entrer un texte de remplacement descriptif pour le graphique, qui s'affiche pour les personnes qui le désactivent. graphiques dans leur navigateur ou sur un logiciel de lecture d'écran pour convertir les graphiques à l'écran en paroles.

Choix de colonnes d'image/lien hypertexte

Utilisez ce type de champ de colonne pour afficher les informations basées uniquement sur les résultats d'un calcul d'autres colonnes dans une liste ou une bibliothèque. Par exemple, utilisez = [quantité] * [prix unitaire] pour calculer le prix total.

Lorsque vous ajoutez une colonne calculée à une liste ou une bibliothèque, vous créez une formule qui contient des opérateurs, comme la soustraction (-) et l'addition (+), les fonctions, les valeurs spécifiques et les références à d'autres colonnes. Les formules permettent de calculer des dates et des heures, d'effectuer des équations mathématiques ou de manipuler du texte. Par exemple, dans une liste de tâches, vous pouvez utiliser ce type de colonne pour calculer le nombre de jours de calendrier nécessaires pour effectuer chaque tâche en fonction des colonnes Date de début et date de fin (= [date de fin]-[date de début]). Dans une liste de contacts, vous pouvez utiliser une colonne calculée pour combiner le prénom et le nom des contacts, et les séparer par un espace, en fonction des colonnes prénom et nom (= [prénom] & "" & [nom]). Notez que la formule d'une colonne calculée ne peut faire référence qu'à d'autres colonnes de la même liste ou bibliothèque.

Outre la saisie de la formule pour le calcul, vous spécifiez le type de données que le calcul doit renvoyer et comment stocker et afficher ces données. Pour en savoir plus sur chaque type de données, reportez-vous à la section appropriée de cet article.

Pour plus d'informations sur les formules et les fonctions à utiliser avec le champ calculé, voir exemples de formules courantes dans les listes SharePoint. Cet article contient de nombreuses formules courantes, ainsi que des liens vers des descriptions de toutes les fonctions qui peuvent être utilisées dans SharePoint.

Options de colonne calculée

Utilisez cette colonne pour créer des choix supplémentaires pour les approbateurs lors de l'utilisation des flux de travail de tâches.

En règle générale, un flux de travail de tâche fournit uniquement des résultats d'approbation ou de rejet, limitant ainsi la façon dont un élément ou un document est géré. Il se peut que vous deviez affecter la tâche à une autre personne, ou le renvoyer à la personne qui vous a remis pour obtenir plus d'informations. Avec la colonne issue de la tâche, vous pouvez proposer un champ de colonne choix qui vous permet de sélectionner différentes options de critères d'achèvement. Par exemple, vous pouvez demander des éclaircissements sur un élément ou l'affecter à quelqu'un pour accorder à l'approbateur plus de flexibilité dans le flux de travail.

Choix de la colonne de résultat de la tâche

La colonne issue de la tâche est similaire au champ de choix lorsque vous tapez des options dans le champ de choix. Vous pouvez choisir un choix individuel par défaut ou utiliser une valeur calculée. Pour utiliser une valeur calculée, vous entrez une formule, au lieu d'un nombre spécifique, comme valeur par défaut. La formule peut calculer un nombre sur la base des informations contenues dans d'autres colonnes ou fonctions système. Vous pouvez également choisir si la valeur de colonne est requise, et la rendre unique pour toutes les entrées.

Pour un didacticiel sur l'utilisation des tâches et les résultats des tâches dans SharePoint, reportez-vous à la rubrique utilisation de tâches dans les flux de travail 2013 SharePoint à l'aide de Visual Studio 2012

Utilisez cette colonne pour afficher des données provenant de sources externes telles que des applications CRM, des bases de données ou des feuilles de calcul.

La colonne de données externes vous permet de vous connecter à des sources de données externes pour fournir des bases de données, des feuilles de calcul et des applications CRM similaires. Par exemple, la connexion à l'aide d'une application métier telle que SAP ou Microsoft CRM peut fournir des informations à jour aux clients à partir de la source de données externe qui peuvent être affichées et utilisées dans la liste. À l'aide d'une base de données d'inventaire externe, votre liste peut présenter les prix actuels, les libellés ou les pondérations d'expédition qui peuvent être utilisés pour le calcul ou la recherche par d'autres colonnes.

Choix d'une colonne de données externes

Certaines des conditions préalables doivent être remplies pour que vous puissiez accéder aux données externes. Ces tâches sont généralement effectuées par votre administrateur et impliquent la création de comptes et d'autorisations pour l'accès aux données, l'activation de Business Data Connectivity et du service Banqued'informations sécurisé.

Pour plus d'informations sur la création, la mise à jour et l'actualisation des colonnes de données externes, voir créer et mettre à jour une colonne de données externes dans une liste ou une bibliothèque ou utiliser des données externes dans Excel Services (SharePoint Server).

Utilisez ce type de colonne pour permettre aux utilisateurs de site de sélectionner des valeurs dans un ensemble de termes spécifique et d'appliquer ces valeurs au contenu. Les utilisateurs peuvent créer et configurer une colonne de métadonnées gérées pour correspondre à un ensemble de termes ou un terme existant, ou créer un nouvel ensemble de termes spécifiquement pour une colonne de métadonnées gérées. Les colonnes de métadonnées gérées ont plusieurs fonctionnalités et caractéristiques uniques qui permettent aux utilisateurs de sélectionner et d'appliquer des termes au contenu, tels que la prise en charge de «type à l'avance», ainsi que la prise en charge de la désambiguïsation de termes, de descriptions, de synonymes et de valeurs multilingues.

Les colonnes de métadonnées gérées favorisent l'utilisation cohérente des métadonnées sur les sites, car elles fournissent aux utilisateurs une liste des termes qu'ils peuvent appliquer au contenu. Ces termes proviennent d'un ensemble de termes géré de manière centralisée dans l'outil de gestion du magasin de termes par un administrateur de magasin de termes ou d'autres personnes ayant des autorisations pour gérer les termes. Chaque fois que l'ensemble de termes auquel une colonne de métadonnées gérées est liée est mis à jour, les termes mis à jour deviennent automatiquement disponibles pour les utilisateurs lorsque cette colonne de métadonnées gérées est disponible. Vous pouvez personnaliser la colonne de métadonnées gérées de l'une des manières suivantes.

Choix pour la colonne de métadonnées gérées

Champ à plusieurs valeurs    L'activation de la case à cocher autoriser plusieurs valeurs permet à la colonne de contenir plus d'une valeur. Notez que l'activation de cette fonctionnalité empêchera le tri des données dans les affichages de liste.

Format d'affichage    La valeur sélectionnée dans l'ensemble de termes peut être affichée sous la forme d'une valeur unique ou d'un chemin hiérarchique complet.

  • Sélectionnez l' étiquette afficher le terme dans la case à cocher de champ pour afficher la valeur des conditions définies en tant que valeur unique. Par exemple: ville.

  • Activez la case à cocher afficher le chemin d'accès complet au terme dans la case à cocher du champ pour afficher la valeur des conditions définies comme un chemin hiérarchique complet. Par exemple: location, continent, pays/région, ville.

Paramètres    de l'ensemble de termes Affichez les termes d'un ensemble de termes géré dans l'entreprise ou créez un ensemble de termes personnalisé à partager avec d'autres personnes dans une collection de sites.

  • Utiliser un ensemble de termes géré    Entrez un ou plusieurs termes en les séparant par un point-virgule, puis sélectionnez Rechercher pour filtrer les options afin de n'inclure que les options qui contiennent les conditions souhaitées. Après avoir trouvé l'ensemble de termes qui contient la liste des valeurs à afficher dans cette colonne, cliquez sur un terme pour sélectionner le premier niveau de la hiérarchie à afficher dans la colonne. Tous les niveaux situés sous le terme sélectionné seront affichés quand les utilisateurs choisiront une valeur.

Créer un ensemble de termes personnalisé    Entrez une description pour votre ensemble de termes personnalisé et entrez directement votre hiérarchie des ensembles de termes dans la zone prévue à cet effet, ou cliquez sur modifier à l'aide du gestionnaire de jeux de termes pour ouvrir et utiliser l'outil de gestion des termes.

Pour plus d'informations sur les métadonnées gérées, voir Présentationdes métadonnées gérées. Cet article décrit les métadonnées gérées et explique comment les utiliser.

Remarque : Lorsqu'un terme personnalisé est disponible pour tous les utilisateurs d'une collection de sites, les termes de l'ensemble ne seront pas disponibles en tant que Mots clés d'entreprise.

Utilisation des colonnes, des listes et des bibliothèques

Voici quelques ressources supplémentaires pour vous aider à utiliser les listes et bibliothèques:

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