Objectif utilisateur : planifier votre projet

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Objectif utilisateur : planifier votre projet

Il est préférable de commencer la planification avant d’ouvrir Microsoft Project.

Pour capturer vos idées initiales concernant les objectifs de votre projet, utilisez une application telle que Word, Excel, OneNote ou Outlook.

Une fois que vous avez convaincu tout le monde que vos idées valaient la peine d’être mises en pratique, vos pouvez commencer à établir votre planning avec Project.

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Tout d’abord, quelques conseils de gestion de projet. . .

  • Vérifier que vous avez un projet    Assurez-vous que ce à quoi vous pensez est réellement un projet. Un projet présente trois caractéristiques :

  • Est temporaire et unique    Création d’une voiture usine de fabrication est un projet car il s’agit d’une activité ponctuelle. Fabrication de voitures dans l’usine est une série d’activités répétée et n’est donc pas un projet.

  • Ses livrables sont clairement définis    Un projet s’articule autour de livrables. Si les livrables ne sont pas clairement définis, les parties prenantes estimeront que votre projet ne répond pas aux attentes imposées par leur investissement.

  • Il doit avoir un début et une fin    Sans date de fin de projet, les parties prenantes et investisseurs ne pourront tirer tous les bénéfices de l’achèvement du projet et des avantages rendus possibles par leur investissement.

    Voici quelques exemples pour vous aider à décider si vous avez un projet.

Activités qui ne sont pas des projets

Projets clairement définis

Fabrication de véhicules

  • Projet visant à mettre à niveau une usine de fabrication en vue d’accroître l’efficacité.

  • Projet visant à implanter une usine de maintenance plus proche des lieux de fabrication.

Réduire les risques liés à la concurrence.

  • Projet visant à remplacer les logiciels de sécurité.

  • Projet visant à recruter des spécialistes en sécurité d’une industrie apparentée.

  • Identifier les contraintes de projet   . Les contraintes de facteurs limiter les options du chef de projet dans la conception et la gestion d’un projet. La plupart des projets ont trois contraintes.

  • Durée de vie limitée    Les dates de fin des principaux livrables fixent généralement la durée totale du projet.

  • Limitations en ressources humaines et autres    Les responsables de projet disposent généralement d’un nombre limité de personnes pour effectuer le travail sur un projet, ou d’un budget limité.

  • Faible portée    Un projet est généralement limité par la quantité de travail pouvant être accomplie par l’équipe. Si le projet comporte trop de livrables ou de caractéristiques, le planning risque d’être trop court pour pouvoir remplir tous les objectifs.

La modification d’une contrainte affecte en général les deux autres et peut affecter la qualité globale. Par exemple, la réduction de la durée du projet force le responsable de projet a prendre des décisions concernant le nombre de travailleurs nécessaires pour accomplir les livrables du projet. S’il n’y a pas assez de travailleurs, la réduction de la durée du projet peut avoir d’autres conséquences, telles que la diminution de sa portée.

  • Identifier le plus rapidement possible les parties prenantes    L’un des principaux dangers consiste à oublier d’identifier les parties prenantes critiques et comment communiquer avec eux de manière efficace. Si vous n’identifiez pas une partie prenante critique après le démarrage du projet, celui-ci risque de s’enliser ou de dépasser le budget suite à la proposition de nouvelles méthodes et de nouveaux objectifs.

Étape 1 : capturer les idées initiales

Capturer les idées initiales dans OneNote

Prenez des notes avec OneNote pendant que vous réfléchissez à votre projet et à ce que vous souhaitez accomplir. Vos notes peuvent contenir des messages électroniques, des liens vers des sites web, des vidéos ou des ébauches de caractéristiques.

Importer des données d’Excel dans Project

Les projets débutent parfois sous forme de simples listes Excel. Lorsque leur ampleur l’impose, importez-les dans Project, où vous pourrez organiser et planifier les tâches plus efficacement.

Utiliser Office 365 sur n’importe quel PC pour capturer des notes de projet n’importe où

Travaillez sur les ébauches de caractéristiques du projet à l’aide d’Office 365. Tant que vous travaillez sur un PC disposant d’une connexion Internet, vous pouvez travailler sur vos documents à l’aide des versions complètes de Word, Excel, PowerPoint ou OneNote, à la demande et depuis n’importe où.

Utiliser Office Online dans un navigateur web

Travaillez avec Office Online sans Office 365. Tant que vous possédez un compte Microsoft, vous pouvez utiliser les versions web de Word, Excel, PowerPoint ou OneNote pour capturer vos idées de projet initiales.

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Étape 2 : prendre contact avec les parties prenantes

Dresser des rapports sur l’avancement initial

Quelle que soit la phase actuelle de planification de projet, un rapport à la présentation correcte aide à obtenir l’accord des parties prenantes quant aux livrables du projet.

Participer à une réunion en ligne

Si les parties prenantes ne peuvent pas être présentes, organisez des réunions en ligne pour communiquer avec elles. Partagez des diapositives PowerPoint, des feuilles de calcul Excel ou des notes OneNote pour discuter des plans de projet préliminaires. Les participants peuvent rejoindre les réunions depuis leur bureau, en déplacement ou depuis leur appareil mobile.

Converser par messagerie instantanée avec un membre de l’équipe de projet

Lorsque des questions sont soulevées pendant que vous travaillez sur un planning de projet, placez le pointeur de votre souris sur le nom d’une personne et partagez avec elle une conversation instantanée à l’aide de Lync.

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Étape 3 : démarrer un projet

Copier et coller à partir de Word, Outlook ou PowerPoint dans Project

Copier une liste de tâches dans Word, Outlook ou PowerPoint et collez-le dans Project à créer rapidement un calendrier. Project permet de solidariser le contour de la structure et la mise en forme.

Créer un projet à partir d’un autre projet ou d’un modèle

Vous pouvez créer un projet basé sur un modèle prérempli avec des tâches de projets semblables au vôtre. Une grande partie de ces projets ont été créés par des experts dans le but de vous aider à vous mettre rapidement sur de bons rails.

Importer des données d’Excel dans Project

Déplacez une liste de tâches démarrée dans Excel vers Project. Celui-ci conservera la mise en forme et la structure du plan.

Importer une liste de tâches SharePoint comme ébauche de projet

Les projets prennent parfois vie sous forme de listes de tâches dans SharePoint, qu’il est possible de partager sans Microsoft Project. Une fois que la liste de tâches a dépassé une certaine taille, déplacez-la vers Project pour continuer à travailler dessus.

Objectif de gestion de projet : créer un planning de projet

Une fois que vous avez commencé votre projet dans Microsoft Project, vous pouvez y ajouter des tâches, les organiser, les relier, ajouter des personnes, et ainsi de suite.

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