Objectif utilisateur: optimiser le plan de projet pour respecter la date de fin

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Avancer la date de fin du projet

Vous avez apporté des modifications à votre planning de projet et sa date de fin est maintenant trop éloignée.

Pour changer la date de fin du projet, ajustez les tâches qui ont le plus fort impact sur la date de fin. Ces tâches s’étendent sur l’itinéraire critique du projet.

Pour accéder à plus d’articles dans cette série de guides sur la gestion de projet, voir Feuille de route de projet.

Tout d’abord, quelques conseils de gestion de projet.

Lorsque vous apportez des modifications à votre planning, vous devez prendre en compte trois facteurs : le coût du projet, l’étendue des livrables et le temps. Ces facteurs sont souvent affichés sous la forme d’un triangle. Il est impossible de modifier l’un des points du triangle sans affecter les deux autres.

Triangle des contraintes de projet

Voici quelques exemples de ce que cela signifie pour la date de fin de votre projet.

  • Lorsque vous avancez la date de fin prévue, vous risquez d’entraîner une augmentation des coûts et une diminution de l’étendue du projet.

  • Si vous prévoyez de ne jamais modifier les coûts du projet, vous risquez de prolonger le planning et de réduire l’étendue.

  • Si vous augmentez l’étendue ou le nombre de livrables, votre projet risque de durer plus longtemps et de coûter plus cher (travailleurs ou ressources supplémentaires).

Si vous débutez dans la gestion de projet    Même si vous pensez avoir planifié parfaitement votre projet, il est probable que des problèmes surviendront à un moment ou à un autre. Mieux vaut tenter de les identifier et de les résoudre maintenant plutôt que lorsqu’il sera trop tard.

Voici quelques consignes qui vous aideront à surveiller le bon déroulement de votre projet et à éliminer les éventuels problèmes.

  • Examinez tout d’abord les tâches les plus importantes    Certaines tâches sont plus importantes que d’autres lorsque vous devez résoudre des problèmes au niveau de votre projet. Les tâches qui ont le plus fort impact sur le planning sont les tâches critiques, celles auxquelles vous devez prêter une attention toute particulière.

  • Choisissez le bon affichage pour votre projet    Project propose de nombreux affichages et rapports pour vous aider à identifier les problèmes. Pour les projets simples, gardez un œil sur la date de fin du projet à l’aide du diagramme de Gantt. Pour les projets plus complexes, consultez les tables de variance ou les rapports de valeur acquise.

  • Générez des rapports d’état hebdomadaires    Il n’est pas facile pour les participants d’envoyer des rapports d’état du travail. Les réunions d’équipe hebdomadaires représentent le meilleur moyen d’obtenir des rapports d’état. Les collecter à une fréquence supérieure à une fois par semaine pourrait se révéler contre-productif.

Si vous êtes un gestionnaire de projet expérimenté    Vous travaillez comme gestionnaire de projet depuis longtemps, mais vous devez aujourd’hui gérer un projet pour lequel le respect du budget nécessite un suivi rigoureux.

Votre commanditaire souhaite recevoir des rapports de direction chaque mois.

Voici quelques consignes qui vous aideront à surveiller le bon déroulement de votre projet, à générer des rapports et à éliminer les éventuels problèmes.

  • Créer un planning de référence pour votre projet    Une fois que vous avez créé votre planning, enregistrez une version de référence. Un planning de référence est une version d'origine de votre projet que vous pouvez utiliser pour comparer les tâches en cours avec celles-ci.

  • Choisissez le bon affichage pour votre projet    Project propose de nombreux affichages et rapports pour vous aider à identifier les problèmes. Plus un projet est complexe, plus il est primordial d’examiner les tables de variance ou les rapports de valeur acquise pour identifier les problèmes.

  • Générez des rapports d’état hebdomadaires    À mesure qu’un projet gagne en complexité, vous pouvez faire appel à des méthodes plus sophistiquées pour recueillir des rapports d’état hebdomadaires. Les membres d’équipe peuvent entrer des informations d’état dans une liste de tâches SharePoint, qui peut ensuite être synchronisée avec Microsoft Project. Si vous utilisez Project Professionnel, vous pouvez aussi utiliser Project Web App pour recueillir des rapports d’état auprès de votre équipe. Une collecte d’état à une fréquence supérieure à une fois par semaine pourrait se révéler contre-productive.

  • Comprenez l’analyse de la valeur acquise    L’analyse de la valeur acquise aide à déterminer si votre projet est sur de bons rails.

Surveiller votre projet

Suivre l’évolution des prévisions

Visualisez les mises à jour des tâches envoyées par les membres de l’équipe afin d’identifier les zones à problème. Vous pouvez rapidement effectuer le suivi de l’avancement à l’aide du diagramme de Gantt ou utiliser une analyse sophistiquée de la valeur acquise.

Cela vous aide à déterminer si le travail avance comme prévu.

Afficher les informations de prévision des tâches en vue de prendre connaissance de la planification du projet

Apprenez à planifier votre projet. Vous pouvez voir comment les modifications apportées à la planification des tâches affectent la date de fin de votre projet.

Afficher le chemin critique de votre projet

Affichez les tâches qui ont le plus fort impact sur la date de fin du projet. Examinez ces tâches en priorité afin de résoudre les problèmes liés à votre planning.

Choisir le bon affichage de votre planning de projet

Utilisez les affichages et rapports offerts par Project pour détecter la source des problèmes et vous aider à modifier le planning.

Définir et enregistrer un planning de référence

Pour recommencer le suivi, créez un nouveau planning de référence afin de vérifier l’avancement ultérieur.

Afficher un rapport des problèmes potentiels

Créez et personnalisez des rapports graphiques de l’avancement du projet. Visualisez ces rapports dans Project ou exportez-les vers d’autres applications telles que PowerPoint, Word ou Excel.

Rechercher les problèmes à l’aide de l’analyse de la valeur acquise

La valeur acquise vous permet de répondre à des questions comme le suivant: «examen de la quantité de travail déjà effectuée dans le projet, quel est le montant dépensé pour le travail?» ou «terminerez-vous à l'heure»?

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Corriger les problèmes

Changer la date de début ou la date de fin

Choisissez une date qui commence ou se termine à une date antérieure à la date du forfait actuel. S'il s'agit d'une option pour votre projet, essayez d'abord de changer la date de début.

Modifier la durée d’une tâche

Réduisez les durées des tâches pour avancer la date de fin du projet. Assurez-vous de réduire les durées des tâches critiques ayant le plus fort impact sur la date de fin du projet.

Réaffecter le travail sur une tâche

Lorsque certaines personnes travaillent simultanément sur une trop grande quantité de tâches, faites en sorte que Project distribue le travail de manière plus égale en équilibrant les affectations de ressources.

Fractionner une tâche

Vous pouvez fractionner une seule tâche s'il comporte plusieurs éléments qui peuvent être utilisés simultanément par des ressources différentes. Si vous rompez une tâche de chemin critique dans ces différents éléments avec des affectations différentes, vous pourrez peut-être respecter la date de fin.

Ajouter d’autres personnes à votre projet

Affectez d’autres personnes aux tâches qui repoussent la date de fin du projet.

Supprimer une personne de l’équipe

Supprimer des personnes affectées à des tâches est un autre moyen d’avancer la date de fin du projet. La présence d’un trop grand nombre de personnes (ou de personnes inadéquates) sur une tâche peut créer des problèmes de communication susceptibles d’accroître la durée de la tâche.

Changer les jours ouvrés pour le calendrier du projet

Vous pouvez avancer la date de fin du projet en modifiant les calendriers de travail des participants. Vous pouvez ajouter des jours ouvrés supplémentaires à leurs plannings ou leur demander de faire des heures supplémentaires.

Poser une question sur le forum Project

Posez vos questions sur Project à des experts. Vous trouverez sur le forum Project sur Answers.com des utilisateurs expérimentés et des conseillers Project prêts à répondre à vos questions.

Communiquer des informations sur le projet

Après avoir modifié le planning d’un participant, communiquez afin que ces informations ne soient pas perdues.

Comprendre les compromis lors de la gestion d’un projet

Toute modification apportée à un projet s’effectue au dépend du temps, de l’argent ou de l’étendue. Il s’agit des facteurs avec lesquels vous devez jongler à longueur de journée pour que votre plan de projet ne dévie pas des objectifs initiaux. Découvrez comment travailler avec ces contraintes.

Comment Project planifie les tâches

Dans la mesure où Project ajuste votre planning, les tâches risquent de se déplacer de manière inattendue. Comprenez ce qui est important derrière le moteur de planification puissant de Project.

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