Objectif : Estimer les besoins en ressources

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À présent, vous avez identifié le projet Project étendue, y compris la configuration de la liste des tâches et l'estimation des durées des tâches. Vous pouvez utiliser ces informations pour effectuer des estimations préliminaires, identifier les besoins et démarrer vos processus de recrutement et de recrutement du personnel pour acquérir le ressources dont vous avez besoin.

Conseil : Cet article fait partie d'une série d'articles dans la carte du projet , qui décrivent un large éventail d'activités de gestion de projet. Nous appelons ces activités «objectifs», car elles sont organisées autour du cycle de vie de la gestion de projet: créer un plan, suivre et gérer un projet, et fermer un projet.

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Touches de calculatrice et illustrations de ressources humaines

Numéro 1 Identifier et estimer les besoins en ressources     Une fois que vous avez établi le étendue et les objectifs et configuré la liste tâche dans votre plan de projet, vous êtes prêt à planifier vos ressources. 

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Le processus suivant peut vous aider à identifier les types et les quantités de ressources dont vous avez besoin pour implémenter le projet:

  • Vérifier l'étendue du projet et la liste des tâches     Identifiez les exigences du projet en matière de personnes, d'équipements, de ressources matérielles et de ressource de type Coût en consultant l'étendue du projet et la liste des tâches.

  • Obtenir des informations historiques sur les ressources et la durée     Collectez les informations des fichiers de projet antérieurs, des bases de données et des personnes ayant travaillé sur des projets similaires. Recherchez des informations sur les types et les nombres de ressources utilisés, ainsi que sur la durée réelle des tâches.

  • Envisager la façon dont les numéros de ressource affectent les durées     Le nombre de ressources affectées à une tâche influe souvent sur la durée de la tâche. Dans la plupart des cas, en particulier pour les tâches de production, deux ressources peuvent accomplir une tâche dans la moitié du temps nécessaire à une seule ressource pour effectuer cette tâche. L'ajout de ressources supplémentaires aux tâches est appelé «blocage» du projet et, dans la mesure du possible, peut être une façon risquée d'effectuer un projet, en raison des coûts supplémentaires et des inefficacités qui peuvent se produire.

    Dans d'autres cas, comme avec les tâches de conception, l'ajout de ressources ne garantit pas que la durée diminue.

  • Déterminer la façon dont la capacité et la qualité des ressources affectent les durées     Les fonctionnalités et l'expérience des ressources affectées à une tâche peuvent influencer sensiblement la durée de la tâche. Par exemple, un membre d'équipe ayant une expérience de cinq ans peut généralement être censé effectuer une tâche plus tard qu'un membre d'une équipe ayant une expérience de deux ans.

  • Réviser et optimiser les durées estimées     Utilisez les informations collectées sur ce projet et les projets similaires pour optimiser la durée estimée des tâches du projet. La précision de l'estimation des besoins en ressources dépend de la précision des estimations de durée des tâches.

  • Identifier les types de ressources et les quantités nécessaires     Une fois que vous avez collecté toutes les informations dont vous avez besoin, identifiez les types de ressources (personnes, équipement et matériaux) et les quantités nécessaires pour chaque ressource. Identifiez également les spécificités et les hypothèses que vous utilisez sur la fonction de chaque ressource: la fonction compétences, l'expérience, la capacité, qualité ou grade.

  • Utiliser un expert pour passer en commentaire les exigences en matière de ressources     Utilisez un membre de l'équipe expérimenté et compétent pour passer en évaluation des estimations relatives à la durée de la tâche et aux exigences en matière de ressources.

  • Utiliser un outil de gestion de portefeuille     Si vous utilisez Microsoft Office Project Portfolio Server 2007, vous pouvez suivre les projets et aligner les besoins en matière de ressources via l'initiation et le processus d'approbation avant de les implémenter. À mesure que vous commencez de nouveaux projets et attribuez des ressources, vous pouvez les évaluer par rapport aux objectifs de l'organisation.

Numéro 2 Modifier une durée     Utilisez les informations collectées sur ce projet et les projets similaires pour optimiser les estimations de la tâche durée. La précision de vos estimations de durée affecte directement la précision de l'estimation des besoins en ressources. 

Numéro 3 Développer des ressources proposées     À ce stade, vous êtes prêt à répertorier les types de ressource et les quantités. Pour les ressources humaines, vous connaissez les titres des tâches, les compétences et le niveau d'expérience. Vous connaissez le type, la marques, le coût et la capacité des ressources d'équipement nécessaires. Vous connaissez les quantités de matériaux consommables nécessaires. Vous pouvez entrer et compiler ces informations de ressource dans Microsoft Office Project 2007 et les soumettre dans le cadre de votre proposition de ressources. 

Cliquez sur toutes les options suivantes qui s'appliquent:

  • Ébauchez une liste de ressources proposée si vous souhaitez enregistrer les informations sur les ressources préliminaires. Au fur et à mesure que les ressources sont approuvées et obtenues, vous pouvez remplacer les noms emplacement réservé pour les ressources dans la liste de ressources proposée par les noms réels des ressources. Vous pouvez même effectuer des affectations de tâches préliminaires et planifier des ressources.

  • Ajoutez des ressources génériques à votre projet si vous utilisez Microsoft Office Project Server 2007 et que vous voulez ajouter des ressources d'espace réservé à l'équipe. Vous pouvez spécifier les compétences nécessaires pour une affectation de tâche, au lieu de spécifier la personne réelle requise sur le devoir.

  • Ajoutez des ressources hors entreprise à votre projet si les ressources que vous souhaitez ne sont pas ressources d’entreprise. Vous pouvez remplacer ces ressources par des ressources d'entreprise ultérieurement si nécessaire.

  • Ajoutez des ressources à la liste des ressources de l'entreprise si vous utilisez Microsoft Office Project Web Access et que vous voulez ajouter des ressources qui font partie des ressources d'entreprise de votre organisation. Ces ressources peuvent ensuite être planifiées plus efficacement dans les projets de votre organisation.

Numéro 4 Obtenir l'approbation de vos estimations de ressources     SouMettez votre proposition de ressource à participants pour obtenir l'approbation des estimations de ressources. 

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Une fois que vous avez identifié les types et les quantités de personnes, d'équipements, de ressources matérielles et de ressource de type Coût dont vous avez besoin pour implémenter votre projet, vous devrez peut-être obtenir une approbation pour le recrutement et les approvisionnements de participants au sein de votre organisation ou à partir de clients extérieurs. Si vous enchérissez sur ce projet, le processus suivant peut vous aider à déterminer la configuration requise, les hypothèses et le budget de votre offre:

  • Développer l'instruction des exigences en matière de ressources      Cette instruction spécifie les types, qualités et quantités des ressources, ainsi que les hypothèses relatives au ressources. L'instruction des exigences en matière de ressources peut être une impression de l' vue de tableau des ressources, ainsi que des notes de ressource, le cas échéant.

  • Développer la stratégie de recrutement      En prenant en considération les stratégies et les procédures de votre organisation en matière de personnel, vous développez votre stratégie d'utilisation des membres de l'équipe existants, d'emprunt de ressources d'autres services et de recrutement de nouveaux membres de l'équipe. Incluez vos critères d'entretien et de sélection.

  • Développer la stratégie d'approvisionnement      En prenant en considération les stratégies et les procédures de votre organisation en matière d'approvisionnement, décrivez votre stratégie de formation de biens extérieurs ou de services, de solliciter des enchères et de sélectionner les meilleurs sous-traitants, équipement et matériaux pour le projet.

  • Utiliser un expert pour passer en commentaire la proposition de ressource      Utilisez un membre d'équipe expérimenté et expérimenté ou un collègue pour passer en commentaire votre proposition de ressource, ainsi que toute autre information requise par le processus de recrutement, d'approvisionnement ou de proposition.

  • Soumettre la proposition de ressource pour approbation      Être disponible pour fournir des informations complémentaires aux parties prenantes ou aux clients qui évaluent la proposition.

  • Utiliser un outil de gestion de portefeuille     Si vous utilisez Microsoft Office Project Portfolio Server 2007, vous pouvez suivre les projets et aligner les besoins en matière de ressources via l'initiation et le processus d'approbation avant de les implémenter. À mesure que vous commencez de nouveaux projets et attribuez des ressources, vous pouvez les évaluer par rapport aux objectifs de l'organisation.

Numéro 5 Mettre à jour les estimations de ressources sur la base de l'approbation     Après avoir obtenu l'approbation de l'utilisation des ressources et reçu de nouvelles informations les concernant, vous pouvez mettre à jour vos estimations de ressources. 

Cliquez sur toutes les options suivantes qui s'appliquent:

  • Mettez à jour la liste des ressources de brouillon si vous utilisez l'affichage tableau des ressources dans Project 2007 pour enregistrer les informations sur les ressources préliminaires. À mesure que les ressources sont approuvées et obtenues, vous pouvez remplacer les noms emplacement réservé pour les ressources par les noms réels des ressources. Vous pouvez même effectuer des affectations de tâches préliminaires et planifier des ressources.

  • Ajoutez des ressources génériques à votre projet si vous utilisez Project Server 2007 et que vous voulez ajouter des ressources d'espace réservé en spécifiant les compétences nécessaires pour une affectation de tâche, plutôt que la personne réelle requise.

  • Ajoutez des ressources hors entreprise à votre projet si les ressources que vous souhaitez ne sont pas ressources d’entreprise. Si nécessaire, vous pouvez remplacer ces ressources ultérieurement par des ressources d'entreprise.

  • Ajoutez des ressources à la liste des ressources de l'entreprise si vous utilisez Microsoft Office Project Web Access et que vous voulez ajouter des ressources qui font partie des ressources d'entreprise de votre organisation.

  • Remplacez une affectation de ressource si vous devez remplacer une ressource de votre liste des ressources, pour refléter les modifications apportées pendant le processus d'approbation.

  • Supprimer une affectation de ressource Si vous devez supprimer une ressource de votre liste des ressources, pour refléter les modifications apportées au cours du processus d'approbation.

Numéro 6 Ajouter des informations de support sur une ressource ou un projet     Ajoutez des informations supplémentaires sous la forme de notes, de documents et de liens vers des pages Web. 

Cliquez sur toutes les options suivantes qui s'appliquent:

  • Ajoutez une note à une tâche, une ressource ou un projet pour inclure une petite quantité d'informations directement dans votre projet. Vous pouvez également ajouter un fichier à une note de projet à partir d'un autre programme.

  • Affichez et chargez des documents si vous voulez lier des documents de support à l'aide de Project Server 2007.

  • Créez un rapport visuel si vous voulez utiliser Microsoft Office Visio 2007 ou Microsoft Office Excel 2007 pour créer des rapports que vous pouvez analyser et signaler l'utilisation des ressources, à n'importe quelle phase de la planification de votre projet.

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