Objectif de gestion de projet: gérer les risques

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Tous les projets comportent des risques. La clé de gestion d'un projet n'est pas d'éviter les risques, mais de les comprendre.

Un risque est l'éventualité d'un événement ou d'une condition qui aurait un impact négatif sur un projet. La gestion des risques est le processus consistant à identifier, atténuer et contrôler les risques connus afin d'accroître la probabilité de répondre aux objectifs de votre projet.

Cet article fait partie d’une série d’objectifs de gestion de projet décrits dans la Feuille de route de gestion de projet.

Contenu de cet article

Étape 1: identifier les risques dans votre projet

Étape 2: gérer les risques

Exemples de la gestion de projet . . .

Exemple 1: le responsable de projet accidentel   : vous avez terminé de concevoir le planning du projet pour une campagne marketing, et une fois que votre équipe l'examine, il dépoint toutes les barres rouges du diagramme de Gantt. Il s'agit d'un point d'accès critique qui permet de trois dans le projet. Expliquez que le chemin critique contient les tâches qui, si elles ont été modifiées en durée, dépasseront la date de fin de la planification. Un autre membre de l'équipe indique toutefois que la date de fin ne peut pas glisser, car il s'agit de la date de lancement du nouveau site Web Internet utilisé dans le nouveau programme de support client.

Avec ces avertissements à l'esprit, vous revenez à votre planning et observez plus en détail les tâches qui le comportent le long du chemin critique. Vous voyez un certain nombre d'entre eux car seul une personne travaille dessus en même temps, et vous réalisez que non seulement cette personne est une nouvelle embauche, mais elle est également affectée à ces tâches à la fin de l'échéancier lorsque la formation b udget sera épuisé. Il y a trop de risque sur ces tâches, vous décidez de le faire. Vous pouvez commencer à utiliser la nouvelle fonctionnalité planificateur d'équipe dans Project 2010 pour réaffecter deux utilisateurs expérimentés aux tâches les plus récentes qui sont importantes, et vous réduisez la durée des tâches, car vous savez combien il est possible de faire une tâche plus rapidement. Comme dans le cas d'un Magic, le nombre de barres du Gantt est désormais rouge et vous vous sentirez plus sûr dans le résultat de votre planning.

La principale chose à retenir en ce qui concerne les risques est que tous les projets les contiennent. Les risques ne se produisent pas dans les projets volumineux. L'erreur débutant par les responsables de projet dans de petits projets ne permet pas d'identifier les événements risqués dans leur planning régulier. Voici une liste des activités et événements classiques susceptibles de provoquer un risque dans un projet.

Activité

Problème

Tâches critiques

Vérifiez attentivement les tâches qui se trouvent sur le chemin critique. Ils ont un impact maximal sur la date de fin du projet.

Chemins critiques multiples

Si vous avez plusieurs chemins critiques, soyez encore plus attentif. Plusieurs chemins critiques augmentent le nombre d'inconnus de votre projet. Les tâches qui ne se trouvent pas sur le chemin critique peuvent soudain apparaître sur le chemin critique, ou créer un chemin critique supplémentaire avec une légère modification de la durée.

Tâches des fournisseurs

Les tâches contractées par un fournisseur présentent plus de risques que les tâches effectuées par les ressources internes. Lorsque vous travaillez avec un fournisseur, vous devrez peut-être demander une progression plus fréquente ou plus précise que si vous le feriez avec les membres de votre équipe. Les tâches fournisseur qui se produisent à la fin d'un projet ont plus de risques que les tâches fournisseur à d'autres moments du projet. N'oubliez pas qu'un fournisseur inclut des personnes contractuelles extérieures à l'extérieur de votre entreprise ainsi que des employés d'autres zones de votre entreprise. Les deux constituent des dépendances externes, et les deux doivent être traités de la même manière en termes de rapport d'État et de minutage des prévisions.

Membres de l’équipe sans expérience

Veillez à planifier le temps de rampe avec les personnes qui sont nouvelles dans le travail. Les travailleurs inexpérimentés affectés au travail à la fin du projet mettent en péril la date de fin du projet en raison du temps de mise en route plus qu'à d'autres reprises dans le cycle de vie du projet.

Projets dont la durée est supérieure à un an

La plupart des projets sont inférieurs à un an. Les projets dont la durée est supérieure à un an présentent plus de risques et fournissent ainsi plus de risques résultant de la disponibilité des ressources (en particulier pour les travailleurs expérimentés), des changements technologiques, des forces du marché tirées des indicateurs de prévision du capital, etc.

Tâches simultanées en trop grand nombre

Recherchez un nombre excessif de tâches planifiées simultanément. Même si ces tâches sont effectuées par plusieurs personnes, trop nombreuses se produisent en même temps, tandis que d'autres ne sont pas menacées. Cela est particulièrement vrai si des tâches simultanées se produisent vers la fin du projet.

Conception d'une planification vers l'arrière

Le début des chefs de projet ne permet pas de créer des interdépendances de tâches via la liaison avant d'appliquer un plan à des tâches. En résumé, Voici les étapes à suivre pour concevoir un projet: répertorier les tâches, regrouper les tâches associées sous leurs tâches récapitulatives, déterminer les durées des tâches de niveau inférieur, lier les tâches. Rappel: il n'est pas nécessaire de lier toutes les tâches.

Utilisation des expériences passées

Une entreprise devient mature en enregistrant ses succès et ses problèmes liés aux projets passés. La documentation de la façon dont les risques ont été gérés dans un projet fait souvent partie de la phase de clôture d'un projet. Certaines organisations ont des services (Office de gestion de projet) responsables de la capture de l'historique des succès et des échecs d'un projet. De cette manière, une société commence à développer ses réussites tout en réduisant ses échecs.

Voici trois étapes pour commencer à utiliser la gestion des risques de manière significative pour aider votre projet à réussir.

  1. Expliquez à votre équipe comment les risques sont définis dans la gestion de projet. Les utilisateurs répondent à des représentations mathématiques ou des représentations graphiques de concepts difficiles. Expliquez que le risque est défini par l'
    équation suivante:Risk = Probabiliy x Impact
    Cela signifie que la pertinence d'un risque peut être déterminée en examinant ses likelinesss et ses conséquences sur le résultat de votre projet. C'est l'industrie qui définit le risque. Plus spectaculairement, si la probabilité de nuire par l'éclairage d'une concordance est identique sur deux pièces d'un immeuble, il n'y a de risque que si l'une des salles contient des boîtes de Fireworks.

  2. Passez en évaluation de votre planning en matière de risque. Accordez une attention particulière aux tâches sur le chemin critique et les tâches avec plus de ressources allouées. Consultez la section suivante pour découvrir comment les experts traitent des coûts (Conseil: cela n'est pas au-delà de votre portée).

  3. Documenter le risque. Le fait de placer cette définition mathématique sur un forum d'équipe, tandis que le débat sur le risque permet à l'équipe de hiérarchiser les risques et de ne pas faire suivre le suivi de longues discussions sur les risques d'impact qui sont fortement susceptibles de se produire. Voici un exemple de quadrant d'impact utilisant Excel pour afficher sous quelle forme l'impact est lié à la probabilité de risque.
    Image de la grille de risque dans Excel
    Découvrez comment créer un graphique en nuages de points avec les étiquettes de votre entreprise dans Excel 2010.

Exemple 2: le gestionnaire de projet expérimenté   : vous avez terminé de planifier votre projet de maintenance routière et il est actuellement examiné par les parties prenantes municipales. Votre commanditaire (une des parties prenantes essentielles) vous demande le degré de certitude que vous êtes dans la date de fin du projet, étant donné que certaines des tâches critiques que vous avez apportées (par exemple, l'éclairage de la rue et les améliorations de la garde-rail) se produisent vers la fin du projet.

Vous n'avez pas pensé au calendrier des tâches de contrat externe. Vous examinez le planificateur d'équipe dans Project pour découvrir les autres tâches qui se produisent à la fin du projet et qui affichent d'autres tâches qui ne sont pas dues jusqu'juste avant la date d'achèvement. Vous renégociez le contrat avec un fournisseur pour modifier la planification de ces tâches en retard et vous vous sentirez désormais plus convaincu dans le résultat de votre projet.

Voici quelques points à garder à l'esprit lorsque vous explorez des risques.

Conseil : Un petit concept connu en matière de gestion des risques est l'opportunité. Tous les risques ne sont pas mauvais. Si, après avoir exploré les risques de votre projet, vous réalisez qu'un sous-système logiciel développé dans le cadre d'un processus de fabrication plus volumineux est lui-même commercialisable, vous pouvez décider de réassigner que vous êtes d'accord pour développer un nouveau package logiciel pour la marché grand public. L'adoption d'ingénieurs inexpérimentés d'un projet crée un risque supplémentaire dans votre projet, mais dans ce cas, il peut être justifié par les opportunités obtenues. N'oubliez pas, toutefois, de consulter votre bureau PMO, les responsables fonctionnels ou d'autres parties prenantes avant de réaffecter des personnes au milieu d'un projet, simplement parce que vous pensez qu'elles sont bonnes pour l'entreprise.

  • RéViser des données historiques    L'examen des historiques de coûts de projets similaires vous permet d'évaluer plus efficacement les coûts d'un projet actuel. Si votre organisation dispose de PMO (gestion de projet), consultez-en les informations relatives à vos besoins en matière de coût et de budget. L'un des aspects d'une organisation présentant des pratiques de gestion de projet évoluées est un historique en constante évolution des anciens projets, qui permet de ne pas répéter les erreurs et de poursuivre les réussites.

  • Utiliser un expert pour passer en évaluation vos besoins en matière de coûts     Utilisez un membre de l'équipe expérimenté et compétent pour passer en évaluation des coûts estimés des tâches et des ressources. Les grandes entreprises utilisent une PMO (gestion de projet), ou elles s'enverront avec un estimateur professionnel.

  • RéViser les écarts de coûts au moyen de la valeur acquise    La valeur acquise est une norme industrielle pour l'analyse des variations de travail et de coûts toute la durée de votre projet. Vous ne voulez pas découvrir vers la fin de votre projet que vous êtes au-delà du budget et de la planification.

  • Exporter des informations de coût vers d'autres programmes    Il se peut que vous souhaitiez exporter des informations de coût vers un autre programme afin d'effectuer d'autres analyses de risque. Vous pouvez utiliser rapidement les graphiques sparkline dans Excel 2010. L'exemple suivant affiche des graphiques sparkline pour les informations de valeur acquise copiées à partir de Project dans Excel. Notez que dans cet exemple, il peut y avoir un risque associé à l'IPC du projet (indice
    des performances de coût) EVM dans Excel à l’aide de graphiques sparkline
    Découvrez comment créer des graphiques sparkline impressionnants à l'aide d'Excel 2010.

  • Vous pouvez également utiliser des rapports visuels dans Project 2010 pour créer un graphique croisé dynamique plus sophistiqué de valeur acquise (communément connu sous le nom de «S-Curve» par des responsables de projet expérimentés).

  • N'hésitEz pas à utiliser les outils d'analyse avancés    Vous pouvez prendre davantage de données de projet et créer une analyse avancée à l'aide de l'analyse de variance (analyse de variante) ou de simulations de Monte-carlo dans Excel 2010. Le ciel limite l'analyse des informations du projet.

Gardez à l'esprit trois méthodes que les professionnels de la gestion des risques utilisent pour gérer les risques d'un projet.

Éviter le risque   

Si le risque entraîne des conséquences graves pour votre projet, il n'est pas recommandé d'en éviter. Par exemple, une société peut décider que l'utilisation simultanée des mêmes processus de fabrication pour deux nouveaux livrables crée un risque au moment du déroulement du projet et qu'elle peut être évitée à l'aide du processus de fabrication de manière séquentielle pour les livrables.

Limiter le risque   

La réduction de la probabilité d'un risque grave est une stratégie utile si vous êtes familiarisé avec vos options. Par exemple, vous pouvez décider de déployer un processus de fabrication simplifié et bien compréhensible si l'installation d'un processus plus novateur et onéreux prend trop de temps.

Transférer le risque   

Une façon courante de contrôler le risque consiste à le transférer à un fournisseur externe. Par exemple, si la documentation d'un sous-système informatique est trop grande pour permettre aux ressources internes de s'exécuter, des parties de ce sous-système peuvent être contractées par un fournisseur externe pour le développement. Les compagnies d'assurances sont également utilisées comme moyen de transfert de risque, notamment les risques monétaires transférés par le biais de garanties et d'obligations de paiement.

  • Avertissement : Avant de décider de transférer un risque à un fournisseur ou à une société de liaison, contactez votre PMO (gestion de projet) ou le département juridique pour connaître le type de contrat qui minimise le risque encouru par votre entreprise, en gardant à l'esprit que vous ne voulez pas transférer un grand risque à un fournisseur externe: la date de fin du projet devient menacée.

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Étape 1: identifier les risques dans votre projet

Suivre l'évolution des prévisions

L'analyse de l'exécution des tâches dans votre planning vous indique où vont les coûts.

Définir ce qui détermine la date de fin du projet (chemin critique)

La tâche sur le chemin critique peut avoir l'impact le plus important sur les coûts du projet en général. Découvrez comment les repérer. Un projet peut également avoir plusieurs chemins critiques, ce qui augmente le risque que la date de fin de votre projet soit Poussée de manière inattendue.

RéViser les coûts du projet

Après avoir entré les coûts des ressources, des tâches, ou les deux, vous pouvez les examiner pour repérer les tendances négatives afin de présenter un risque de dépasser le budget de votre projet.

Identifier les risques à l'aide d'un rapport visuel

Vous pouvez exporter des informations de coût de projet vers Visio ou Excel pour une analyse plus approfondie, par exemple, si les numéros de valeur acquise de votre projet indiquent un risque que certaines de vos tâches ne se réalisent pas à l'heure.

Créer ou mettre à jour une planification initiale ou temporaire

Si vous voulez suivre l'avancement de votre planning dans le cadre de la découverte de tâches présentant un risque, vous devez vous familiariser avec la définition des plannings de référence pour votre projet.

Masquer une colonne dans un affichage

Le masquage des colonnes est un moyen efficace d'empêcher les autres utilisateurs de les voir. Ne vous inquiétez pas: lorsque vous masquez des colonnes, les données ne seront pas supprimées.

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Étape 2: gérer les risques

Afficher les coûts des projets

Après avoir entré les coûts des ressources, des tâches, ou les deux, vous pouvez les examiner pour voir s'ils doivent être ajustés en fonction de vos objectifs en matière de coûts.

Définir la méthode d'allocation des coûts

En indiquant à quel moment les coûts réels sont facturés pour votre projet (au début, à la fin ou dans l'ensemble du projet) peuvent vous aider à établir un plan de trésorerie

Créer ou mettre à jour une planification initiale ou temporaire

Une fois vos estimations de coûts alignées sur votre objectif en matière de coûts, vous pouvez les définir comme plan de référence. De cette manière, vous pouvez comparer coût réel avec votre plan d'origine au fur et à mesure de l'avancement du projet.

Suivre l'évolution des prévisions

L'analyse de l'exécution des tâches dans votre planning vous indique si vous êtes en train de passer du budget ou de retard.

Analyser la performance du projet avec l'analyse d'audit des coûts

Une analyse de valeur acquise indique quelle proportion du budget devrait avoir été dépensée, compte tenu de la quantité de travail effectué à ce jour et du coût de référence de la tâche, de l'affectation ou des ressources.

Découvrir les principaux paramètres de l'analyse de la valeur acquise (blog)

Découvrez quelques astuces plus avancées pour l'utilisation de la valeur acquise, qui est compatible CEFCT.

Définir ce qui détermine la date de fin du projet (chemin critique)

La tâche sur le chemin critique peut avoir l'impact le plus important sur les coûts du projet en général. Découvrez comment les repérer.

Masquer une colonne dans un affichage

Le masquage des colonnes est un moyen efficace d'empêcher les autres utilisateurs de les voir. Ne vous inquiétez pas: lorsque vous masquez des colonnes, les données ne seront pas supprimées.

Créer un rapport visuel des données de projet dans Excel

Vous pouvez exporter des données de projet vers Excel. Par exemple, si vous analysez une analyse de valeur acquise, vous pouvez exporter ces informations pour afficher une courbe standard S de valeur acquise pour une analyse plus poussée.

Utiliser des graphiques sparkline pour gérer les risques

Utiliser des graphiques sparkline dans Excel 2010 pour la fonctionnalité statistiques de Dynamics dans votre projet.

Outils de modélisation avancés:

Variance | Monte Carlo

Effectuez une analyse des risques avancée des données de projet à l'aide de l'analyse de variance (analyse des variantes) ou des simulations de Monte Carlo dans Excel 2010.

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