Objectif de gestion de projet : gérer les coûts et le budget

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icon: Manage costs

Si votre projet contient des informations de coût à des fins de budgétisation ou de suivi des performances du projet, ces informations ne sont pas très bonnes, sauf si vous pouvez les afficher et les analyser. Sans une compréhension approfondie de l'endroit où vos coûts vont se trouver dans un projet, le projet peut rapidement échouer et devenir non rentable.

Cet article fait partie d’une série d’objectifs de gestion de projet décrits dans la Feuille de route de gestion de projet.

EXEMPLES DE LA GESTION DE PROJET. . .

Exemple: le responsable de projet accidentel   : vous êtes une personne occupée avec une trop grande tâche, et soudain votre patron vous envoie un planning de projet et vous indique d'effectuer le suivi des coûts du projet. La création de projets est une chose que vous connaissez bien, mais l'ajout de coûts dans Microsoft Project s'avère suffisamment difficile sans le cauchemar supplémentaire de les suivre.

Toutefois, le suivi des coûts dans Microsoft Project n'est pas plus difficile que le suivi du travail dans un projet. En outre, votre patron n'attend probablement pas une analyse de valeur acquise compliquée ou un traitement de portefeuille majeur. Voici quelques notions de base que vous devez connaître en premier.

  • Connaître les coûts    Tout d'abord, identifiez les coûts et leur nature. Dans n'importe quel projet, les coûts les plus importants sont le coût du travail des personnes sur les projets, ainsi que les frais de consultant et les coûts du fournisseur, des personnes et organisations avec lesquelles vous êtes concerné.
    Il existe également des coûts associés aux matériaux, tels que le ciment, les tableaux, le squelette, l'équipement lourd et les ordinateurs. Et si vous envisagez d'effectuer des opérations de voyage au nom du projet, vous devez prendre en compte le coût de l'avion, la location de voiture et les logements sous forme de coûts qui doivent également être ajoutés au projet.

  • Entrer les coûts     Alors que vous connaissez tous les coûts. Où l'entrer dans Microsoft Project? Les liens vers la fin de cet article vous seront utiles. En règle générale, la plupart des informations de coût sont entrées dans le tableau des ressources. C'est là que vous avez indiqué s'il s'agit d'un coût pour les travailleurs horaires, les travailleurs salariés, les coûts contractuels pour les consultants, les coûts fixes ou ponctuels pour les matériaux du projet, et ainsi de suite.

  • Afficher les informations de coût une fois que vous avez entré les coûts pour les ressources, les tâches ou les deux, vous pouvez les examiner pour voir s'ils doivent être ajustés en fonction de vos objectifs en matière de coûts. À un moment donné, les parties prenantes auront besoin de ces informations.

  • Rapporter les informations de coût    Une façon rapide de créer un affichage impressionnant d'informations de coût consiste à exporter les informations de coût dans Excel, puis à créer des graphiques sparkline. Voici un exemple d'informations de coût copiées à partir de la table des coûts dans Project et collées dans Excel 2010 avec un graphique sparkline créé pour afficher les dépenses relatives des types.
    Effectuez le suivi des coûts de façon simple

Voici trois étapes pour vous aider à développer vos compétences en matière de coûts.

  1. Démarrage simple    Vous n'avez pas besoin d'entrer tous les coûts pour connaître la gestion des coûts de base dans Project. Commencez par des coûts de base, tels que le salaire d'une personne, à l'aide du tableau des ressources. Ensuite, affectez cette ressource à quelques tâches pour en savoir plus sur la relation de travail avec la durée et le coût. Ensuite, dans la boîte de dialogue informations sur le projet (cliquez sur l'onglet projets, cliquez sur informations sur le projet ), puis sur avancé. Examinez les valeurs totales de la durée, du travail et des coûts de votre projet. Passez du tableau des ressources à la boîte de dialogue informations sur le projet, puis apportez des modifications de salaire dans le tableau des ressources et observez la modification totaux dans la boîte de dialogue informations sur le projet.
    Boîte de dialogue Informations sur le projet

  2. Développez vos compétences    Au fur et à mesure que vous vous familiariserez avec les coûts, commencez à ajouter des coûts, des logements pour les hôtels, des coûts fixes pour les réservations et éventuellement des coûts fournisseur, tels que la restauration, les affichages de chevalet, etc. Vous n'avez même pas besoin de créer un planning de référence pour ceux-ci (sauf si vous souhaitez utiliser les fonctionnalités de budgétisation plus robustes de Project).

  3. Découvrir les experts    Consultez la section suivante pour découvrir comment les experts traitent des coûts (Conseil: cela n'est pas encore au-delà de votre portée)

Exemple 2: vous êtes un gestionnaire de projet expérimenté   : vous êtes un gestionnaire de projet depuis longtemps, et vous avez utilisé un logiciel de gestion de projets compliqué par le passé. Vous devez même connaître la différence entre le BAA et le centre d'administration Exchange, qui peut calculer la valeur actuelle nette d'un projet comme l'activité de l'entreprise en personne.

Vous voulez maintenant déterminer la façon de procéder de la même façon dans Project 2010. Vous constaterez que Project propose des fonctionnalités puissantes pour contrôler votre budget en gérant les modifications de vos plannings de référence et coûts.

N'oubliez pas, toutefois, que votre organisation est plus complexe et compliquée, plus vous devez vous inquiéter en ce qui concerne la saisie, l'analyse et le contrôle des coûts.

  • RéViser des données historiques    L'examen des historiques de coûts de projets similaires vous permet d'évaluer plus efficacement les coûts d'un projet actuel. Si votre organisation dispose de PMO (gestion de projet), consultez-en les informations relatives à vos besoins en matière de coût et de budget. L'un des aspects d'une organisation présentant des pratiques de gestion de projet évoluées est un historique en constante évolution des anciens projets, qui permet de ne pas répéter les erreurs et de poursuivre les réussites.

  • Entrer les coûts     La plupart des informations sont entrées dans le tableau des ressources. C'est là que vous avez indiqué si un coût correspond aux employés de toutes les heures et aux coûts fixes ou ponctuels des matériaux du projet. N'oubliez pas les autres coûts liés à la gestion de projet: coût des contrats, coûts ou réserves de contingence pour les tâches présentant un risque élevé, les coûts pour les assurances ou les obligations.
    Le suivi et la gestion des coûts, notamment si vous effectuez une analyse de valeur acquise, implique que vous entriez les informations de coût pour les ressources affectées aux tâches. Elle nécessite également la définition des plannings de référence.

    Avertissement : Votre organisation peut appliquer des politiques strictes en ce qui concerne les coûts engagés par les obligations contractuelles. Veillez à bien comprendre les stratégies d'entreprise en ce qui concerne les contrats conclus avec, disons un fournisseur et le type de contrat auquel vous pouvez accéder. .

  • Créer un planning de référence    Sauf si vous créez un planning de référence après avoir entré les coûts, vous ne serez pas en mesure de les analyser ou de les contrôler. Un planning de référence correspond au plan approuvé par toutes les parties prenantes. Dans Project, cette option est définie sous l'onglet projet. Gardez à l'esprit que lorsque vous créez un planning de référence avec Project, vous pouvez également le faire pour les coûts, mais aussi pour les durées des tâches et pour les estimations de travail.

  • Toujours vérifier vos coûts    Après avoir entré les coûts des ressources, des tâches, ou les deux, vous pouvez les examiner pour voir s'ils doivent être ajustés en fonction de vos objectifs en matière de coûts. À un moment donné, les parties prenantes auront besoin de ces informations

  • Utiliser un expert pour passer en évaluation vos besoins en matière de coûts     Utilisez un membre de l'équipe expérimenté et compétent pour passer en évaluation des coûts estimés des tâches et des ressources. Les grandes entreprises utilisent une PMO (gestion de projet) ou enverront un estimateur professionnel.

  • Comprendre la valeur acquise   . La valeur acquise est une norme industrielle pour l'analyse des écarts de coûts dans toute la durée de votre projet. Vous ne voulez pas découvrir vers la fin de votre projet que vous êtes trop budget et en retard.

  • Exporter des informations de coût vers d'autres programmes    Il se peut que vous souhaitiez exporter des informations de coût vers un autre programme pour approfondir l'analyse. Vous pouvez utiliser rapidement les graphiques sparkline dans Excel 2010. Cet exemple affiche des graphiques sparkline pour les informations de valeur acquise copiées à partir de Project dans Excel.

    EVM dans Excel à l’aide de graphiques sparkline vous pouvez également utiliser des rapports visuels dans Project pour créer un graphique croisé dynamique plus sophistiqué de valeur acquise (communément connu sous le nom de courbe S).


    Tableau de valeur acquise dans Excel

  • Vous pouvez même prendre davantage de données de projet et créer une analyse avancée à l'aide de l'analyse de variance ou Monte-Carlo. The Skies limite l'analyse des informations du projet.

Contenu de cet article

Étape 1: entrer et afficher les coûts dans votre projet

Étape 2: gérer les coûts

Étape 1: entrer et afficher les coûts dans votre projet

Entrer des coûts pour des ressources

Tout d'abord, vous devez entrer les coûts pour l'ensemble des personnes, des équipements et d'autres ressources de votre projet.

Afficher les coûts

Après avoir entré les coûts des ressources, des tâches, ou les deux, vous pouvez les examiner pour voir s'ils doivent être ajustés en fonction de vos objectifs en matière de coûts.

Définir la méthode d'allocation des coûts

En indiquant à quel moment les coûts réels sont facturés pour votre projet (au début, à la fin ou dans l'ensemble du projet) peuvent vous aider à établir un plan de trésorerie

Imprimer un affichage ou un rapport

À un moment donné, vous souhaiterez créer des rapports sur les coûts du projet pour les autres membres de votre organisation.

Créer un rapport visuel

Vous pouvez exporter des informations de coût de projet vers Visio ou Excel pour créer des rapports ou approfondir l'analyse.

Créer ou mettre à jour une planification initiale ou temporaire

Une fois vos estimations de coûts alignées sur votre objectif en matière de coûts, vous pouvez les définir comme plan de référence. De cette manière, vous pouvez comparer coût réel avec votre plan d'origine au fur et à mesure de l'avancement du projet.

Comparer deux versions d'un projet

Vous comparez les coûts d'un projet à celui d'un projet antérieur à l'aide de la fonctionnalité comparer les versions dans Project.

Suivre l'évolution des prévisions

L'analyse de l'exécution des tâches dans votre planning vous indique où vont les coûts.

Déterminer la façon dont la date de fin du projet (chemin critique)

Texte

La tâche sur le chemin critique peut avoir l'impact le plus important sur les coûts du projet en général. Découvrez comment les repérer.

Masquer une colonne dans un affichage

Texte

Le fait de masquer des colonnes est un moyen efficace d'empêcher les autres utilisateurs de voir temporairement les informations. Ne vous inquiétez pas: lorsque vous masquez des colonnes, les données de coût ne vont pas être supprimées.

Étape 2: gérer les coûts

RéViser les coûts du projet

Après avoir entré les coûts des ressources, des tâches, ou les deux, vous pouvez les examiner pour voir s'ils doivent être ajustés en fonction de vos objectifs en matière de coûts.

Définir la méthode d'allocation des coûts

En indiquant à quel moment les coûts réels sont facturés pour votre projet (au début, à la fin ou dans l'ensemble du projet) peuvent vous aider à établir un plan de trésorerie

Créer ou mettre à jour une planification initiale ou temporaire

Une fois vos estimations de coûts alignées sur votre objectif en matière de coûts, vous pouvez les définir comme plan de référence. De cette manière, vous pouvez comparer coût réel avec votre plan d'origine au fur et à mesure de l'avancement du projet.

Suivre l'évolution des prévisions

L'analyse de l'exécution des tâches dans votre planning vous indique où vont les coûts.

Analyser la performance du projet avec l'analyse d'audit des coûts

Une analyse de valeur acquise indique quelle proportion du budget devrait avoir été dépensée, compte tenu de la quantité de travail effectué à ce jour et du coût de référence de la tâche, de l'affectation ou des ressources.

Découvrir les principaux paramètres de l'analyse de la valeur acquise (blog)

Découvrez comment exporter votre planning dans un format conforme à la norme un/CEFACT (Centre des Nations Unies pour les entreprises Faciltation et électronique).

Déterminer la façon dont la date de fin du projet (chemin critique)

Texte

La tâche sur le chemin critique peut avoir l'impact le plus important sur les coûts du projet en général. Découvrez comment les repérer.

Masquer une colonne dans un affichage

Texte

Il est possible que vous ne souhaitiez pas que tous les membres de votre organisation puissent afficher les informations de coût, Especial les coûts des salaires, les coûts des contrats de fournisseur extérieurs ou les budgets d'entreprise. Le fait de masquer des colonnes est un moyen efficace d'empêcher les autres utilisateurs de voir temporairement les informations. Ne vous inquiétez pas: lorsque vous masquez des colonnes, les données de coût ne vont pas être supprimées. Les données peuvent uniquement être supprimées de Project si vous mettez manuellement en surbrillance des lignes ou des cellules de données, pas des colonnes entières de données.

Créer un rapport visuel des données de projet dans Excel

Vous pouvez exporter des données de projet vers Excel. Par exemple, si vous analysez une analyse de valeur acquise, vous pouvez exporter ces informations pour afficher une courbe standard S de valeur acquise pour une analyse plus poussée.

Utiliser des graphiques sparkline dans Excel 2010 pour contrôler les coûts

Texte

Il est possible que vous ne souhaitiez pas que tous les membres de votre organisation puissent afficher les informations de coût, Especial les coûts des salaires, les coûts des contrats de fournisseur extérieurs ou les budgets d'entreprise. Le fait de masquer des colonnes est un moyen efficace d'empêcher les autres utilisateurs de voir temporairement les informations. Ne vous inquiétez pas: lorsque vous masquez des colonnes, les données de coût ne vont pas être supprimées. Les données peuvent uniquement être supprimées de Project si vous mettez manuellement en surbrillance des lignes ou des cellules de données, pas des colonnes entières de données.

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