Objectif de gestion de projet : communiquer des informations sur le projet

Remarque : Nous faisons de notre mieux pour vous fournir le contenu d’aide le plus récent aussi rapidement que possible dans votre langue. Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez-vous nous indiquer en bas de page si ces informations vous ont aidé ? Voici l’article en anglais à des fins de référence aisée.

Image de carte de projet

La communication est un élément déterminant dans la réussite d’un projet. Avec Project 2010, la communication d’informations sur un projet se fait en toute simplicité, que ce soit au sein d’une petite équipe travaillant sur un seul projet ou d’une grande organisation avec des besoins en communication à l’échelle internationale menant de nombreux projets.

Project s’intègre à SharePoint pour vous permettre de partager des informations sur les projets, même sans Project Server.

Cet article fait partie d’une série d’objectifs de gestion de projet décrits dans la Feuille de route de gestion de projet.

Exemples de gestion de projet. . .

Votre tâche : Vous êtes chargé de gérer un nouveau projet et de communiquer régulièrement avec les parties prenantes. En recherchant le terme « partie prenante », vous vous rendez compte qu’il signifie bien plus que seulement votre responsable. Il englobe toutes les personnes concernées par votre projet : votre responsable, les fournisseurs externes, et éventuellement le P-DG de votre organisation. Vous comprenez également que les principales parties prenantes ne sont pas les seules à devoir suivre l’évolution du projet. Votre équipe doit également être tenue informée. La communication semble soudain bien compliquée.

Commencez par le commencement. Analysez les besoins en communication des intervenants. Nombre d’entreprises dotées des meilleures intentions de communication échouent parce qu’elles ne comprennent pas qu’une communication efficace s’effectue de différentes manières. Vous pouvez utiliser Excel pour créer un graphique quadrant Influence/Intérêt pour vous aider à comprendre qui doit savoir quoi et dans quelle mesure. Comme l’illustre le graphique, vous devez être particulièrement attentif aux besoins en communication de la personne ayant le plus d’influence à la fois dans l’issue du projet et sur le déroulement du projet.

Image de la grille d’influence Excel

Fort heureusement pour vous, Microsoft Project 2010 vient justement d’être installé dans votre organisation, et vous aimeriez tester ses excellentes fonctionnalités de communication. Vous avez contacté des chefs de projet expérimentés de votre organisation pour vous aider à comprendre les bases de la gestion de projet, et on vous a vanté les fonctionnalités avancées de création de rapports et de suivi de Project pour le travail de votre équipe. Vous en avez assez d’envoyer des e-mails et de frapper aux portes pour recevoir des mises à jour de projet.

Suite à votre analyse des parties prenantes, vous estimerez peut-être qu’une certaine application Office est plus adaptée au type d’informations que vous voulez envoyer. Voici un aperçu des applications Office et des avantages et inconvénients que vous pourriez constater, en fonction des besoins de vos parties prenantes.

Application

Avantages

Inconvénients

Excel

Peut importer des données depuis Project pour une analyse avancée, par exemple, la variance et la valeur acquise. En savoir plus sur les fonctionnalités d'analyse avancée du projet.

Vous créez trop facilement des graphiques compliqués alors que vous avez seulement besoin d’informations d’ordre général.

Word

Les documents Word peuvent être utilisés pendant le cycle de vie du projet, en particulier pendant la phase d'initiation lors de la planification de la création et du partage des documents de spécifications.

Certains intervenants veulent une présentation visuelle des performances du projet en cours, qu’il serait plus approprié de créer avec Excel, Project ou Visio.

Project

Microsoft Project inclut des outils de présentation intégrés pour tout le niveau des parties prenantes, notamment une chronologie, des fonctionnalités de planification d'équipe et des fonctionnalités d'exportation de données. Découvrez d'autres façons d'afficher et de présenter des informations sur le projet.

Il est possible que Project ne soit pas installé sur l’ordinateur des intervenants et, même dans le cas contraire, la complexité des données peut être déroutante. Il serait préférable d’utiliser les fonctionnalités de rapport de Project, telles que les chronologies et les rapports visuels, pour communiquer des informations aux cadres intervenant.

SharePoint

Si vous avez commencé avec une liste de tâches SharePoint, vous pouvez l'importer dans Project. Une modification d'une liste de tâches sera reflétée dans l'autre liste de tâches. En savoir plus sur l'utilisation de SharePoint avec Project.

Nécessite l’intervention d’un service informatique ou fournisseur de services informatiques qui puisse investir les biens de l’entreprise en vue du déploiement. Toutefois, vous pouvez réduire les contraintes de gestion de SharePoint en le déployant à partir du cloud.

Project Server

Pour la communication et la création de rapports d'entreprise, en particulier au niveau du portefeuille, Project Server inclut des outils de communication et de création de rapports avancés. En savoir plus sur Project Server.

Pour les petites entreprises de seulement quelques employés, le déploiement de Project Server peut relever du défi. Pour utiliser efficacement Project Server, votre organisation doit comprendre ses processus opérationnels, sa méthodologie, ses capacités de gestion de projet et la manière de configurer et de gérer l’écart entre la situation actuelle de l’organisation et l’objectif à atteindre afin de tirer le meilleur parti de l’application.

PowerPoint

Idéal pour des présentations percutantes vers des parties prenantes de haut niveau. En savoir plus sur l'utilisation de PowerPoint pour des présentations efficaces.

Pour les fournisseurs, les analystes et les ingénieurs, une application comme Excel peut être plus appropriée pour créer des graphiques détaillés.

Visio

Idéal pour les phases initiales d'un projet dans le cas où les processus métier et de fabrication sont utiles. Créer un organigramme hiérarchique Visio

Susceptible de présenter trop d’informations de processus si la présentation s’adresse aux cadres.

Lync Server

Permet une expérience d'équipe connectée qui transforme chaque communication en une interaction qui est collaborative, attrayante et accessible où que vous soyez.

Nécessite l’intervention d’un service informatique ou fournisseur de services informatiques qui puisse investir les biens de l’entreprise en vue du déploiement.

programmes Office Online (Cloud)

Moyen attrayant et simple d'afficher des informations de projet sur la page Web de votre entreprise à l'aide d'un code de feuille de calcul incorporé de Excel Online. Consultez un exemple à partir du blog Excel.

La sécurité peut être problématique pour certaines entreprises. Assurez-vous que les feuilles de calcul incorporées apparaissent sur un site web sécurisé, ou sont affichées depuis un dossier OneDrive privé (non public).

Médias sociaux

Twitter, Facebook et d’autres médias sociaux peuvent aider à gérer des projets et des équipes, en particulier en phase de démarrage d’un projet. En savoir plus sur l’utilisation des médias sociaux dans la gestion de projet

Les membres d’équipe peuvent se montrer réticents à partager des informations moins sécurisées que les serveurs SharePoint.

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Communiquer des informations sur le projet

Examiner les problèmes de votre échéancier qui doivent être communiqués

Il est essentiel d’identifier les problèmes dans l’échéancier pour assurer une bonne communication des informations aux membres d’équipes et aux intervenants.

Communiquer des informations sur la valeur ajoutée

La capture d’informations sur la valeur ajoutée est une étape avancée, mais extrêmement importante, vers l’identification des bonnes et des mauvaises performances d’un projet. Les faits généraux ainsi recueillis constituent ce que vos parties prenantes veulent voir.

Synchroniser des tâches de projet avec une liste de tâches SharePoint

Si vous avez déjà créé un projet, vous pouvez en synchroniser la liste de tâches avec une liste de tâches SharePoint. Toute modification apportée dans une liste de tâches sera répercutée dans l’autre.

Exporter une liste SharePoint dans une liste de tâches Project

Si vous avez créé une liste de tâches SharePoint, vous pouvez l’importer dans Project. Toute modification apportée dans une liste de tâches sera répercutée dans l’autre.

Créer et gérer une liste de tâches de projet SharePoint

Si une liste de tâches est déjà configurée dans SharePoint, vous pouvez ajouter des tâches, les affecter à des personnes et gérer le travail sans Project Server.

Afficher des informations de projet sans Project 2010

Si vous recherchez d’autres manières d’afficher des informations de projet sans Project et sans SharePoint, vous pouvez exporter les informations de Project à l’aide de divers formats et outils.

Découvrir Project Web App

Découvrez comment Project Server et Project Web App peuvent aider votre organisation. Les vidéos suivantes vous guident à travers les concepts de base.

Utiliser Outlook 2010 pour communiquer avec votre équipe

Découvrez les meilleures pratiques d’utilisation d’Outlook pour optimiser l’efficacité des messages électroniques que vous envoyez à votre équipe. Trouvez des solutions plutôt que de créer des problèmes !

Incorporer un classeur Excel dans une page web

Affichez une feuille de calcul incorporée sur un site intranet pour permettre aux intervenants de consulter les informations de projet mises à jour récemment. Le classeur est stocké dans un emplacement public, tel que Windows Live OneDrive

Créer des diagrammes Visio

Visio 2010 vous aide à créer des graphiques percutants pour communiquer des informations de projet d’ordre général aux parties prenantes.

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