Modifier un modèle de formulaire publié

Contenu de cet article

• Vue d’ensemble

• Obtenir une copie de travail de votre modèle de formulaire

• Republiez le modèle de formulaire modifié dans une bibliothèque de documents

• Republiez le modèle de formulaire mis à jour dans un dossier réseau partagé

Présentation

Avant de modifier un modèle de formulaire publié, vous pouvez l’effet que vos modifications peuvent avoir sur les formulaires existants qui sont basés sur le modèle de formulaire. Par exemple, si vous changez le source de données dans votre modèle de formulaire, vos modifications peuvent supprimer définitivement les données dans les formulaires existants basés sur ce modèle de formulaire.

Les modifications suivantes à un modèle de formulaire peuvent entraîner une perte de données :

• La modification d’un champ ou un groupe de répétition non extensible

• Modification du type de données d’une champ RTF

• Renommer, déplacer ou supprimer un champ ou un groupe à partir de la source de données

  Remarque : Lorsque vous supprimez un contrôle d’un modèle de formulaire, le champ ou un groupe qui est lié à ce contrôle et les données de ce champ ou groupe restent dans la source de données. Toutefois, les données dans le champ ou groupe ne sera pas visibles dans l’écran, car vous avez supprimé le contrôle qui était lié au champ ou au groupe. Si vous supprimez un contrôle à partir du modèle de formulaire et que vous voulez que les utilisateurs pour afficher les données dans le champ ou un groupe qui a été lié au contrôle que vous avez supprimé, ajoutez un autre contrôle au modèle de formulaire, puis liez le nouveau contrôle au champ existant ou au groupe.

Pour modifier un modèle de formulaire a été publié, tout d’abord modifier la copie de travail du modèle de formulaire. La copie de travail est la version stockée sur votre ordinateur ou dans un programme de contrôle de version, tels que Microsoft Visual SourceSafe. Après avoir modifié la copie de travail, vous pouvez le publier sur un emplacement de publication. Si vous n’avez pas une copie de travail du modèle de formulaire et que vous avez publié le modèle de formulaire dans une bibliothèque de documents sur un serveur exécutant Microsoft Windows SharePoint Services ou vers un dossier réseau partagé, vous pouvez enregistrer une copie du modèle de formulaire à partir de la locatio publier n sur votre ordinateur. Cette version enregistrée devient votre copie de travail. Vous pouvez modifier la copie de travail et republier vers l’original emplacement de publication. Lorsque vous publiez le modèle de formulaire mis à jour vers l’original emplacement de publication, le modèle de formulaire initialement publié est remplacé par la version modifiée.

Publication d’un modèle de formulaire n’est pas différente de celle dans l’enregistrement d’un modèle de formulaire. Lorsque vous publiez un modèle de formulaire, l’Assistant Publication ajoute l’emplacement de publication et des instructions pour le modèle de formulaire de traitement afin que les utilisateurs peuvent ouvrir les formulaires basés sur ce modèle de formulaire. Lorsque vous enregistrez un modèle de formulaire, vous enregistrez une copie du modèle de formulaire, comme vous le feriez lorsque vous enregistrez un fichier sur votre ordinateur. Vous devez toujours utiliser l’Assistant publication lorsque vous voulez rendre votre modèle de formulaire pour vos utilisateurs à remplir.

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Obtenir une copie de travail de votre modèle de formulaire

Si vous souhaitez modifier un modèle de formulaire qui a été publié dans une bibliothèque de documents ou vers un emplacement réseau partagé et que vous n’avez pas une copie de travail de votre modèle de formulaire, vous pouvez enregistrer une copie de travail du modèle de formulaire à partir de l’emplacement de publication sur votre ordinateur.

Republiez le modèle de formulaire modifié dans une bibliothèque de documents

Si vous travaillez avec un modèle de formulaire a été publié dans une bibliothèque de documents, après avoir apporté les modifications nécessaires à la copie de travail de votre modèle de formulaire, vous pouvez le republier sur la bibliothèque de documents.

1. Dans le menu fichier, cliquez sur Publier.

2. Dans l’Assistant Publication, cliquez sur vers un serveur SharePoint avec ou sans InfoPath Forms Services, puis cliquez sur suivant.

3. Dans la page suivante de l’Assistant, tapez l’emplacement du site SharePoint où vous avez initialement publié le modèle de formulaire, puis cliquez sur suivant.

4. Dans la page suivante de l’Assistant, cliquez sur Bibliothèque de documents, puis cliquez sur suivant.

5. Dans la page suivante de l’Assistant, cliquez sur mettre à jour le modèle de formulaire dans une bibliothèque de documents existante, cliquez sur la bibliothèque de documents dans laquelle vous avez initialement publié le modèle de formulaire, puis sur suivant.

6. Choisissez les champs dans le modèle de formulaire que vous voulez voir apparaître sous forme de colonnes dans l’affichage par défaut de la bibliothèque de documents.

   Comment ?

   1. Cliquez sur Ajouter.

   2. Sélectionnez le champ que vous voulez ajouter en tant qu’une colonne dans la bibliothèque de documents, puis effectuez l’une des opérations suivantes :

      • Tapez un nom pour la colonne dans la zone nom de colonne.

      • Sélectionnez la colonne de site dans la liste groupe de colonnes de Site, sélectionnez un nom dans la liste nom de colonne, puis cliquez sur OK.

        Remarque : Si vous avez sélectionné un champ extensible pour afficher des données dans la bibliothèque de documents, vous pouvez définir comment vous voulez afficher le champ dans la bibliothèque de documents en cliquant sur une valeur dans la liste de fonctions. Vous pouvez choisir si vous voulez afficher la première valeur dans le champ, la dernière valeur dans le champ, ou un compteur de toutes les occurrences du champ, ou si vous souhaitez fusionner toutes les valeurs.

   3. Cliquez sur OK.

   Vous trouverez des liens vers des informations supplémentaires sur l’affichage des données dans les colonnes dans une bibliothèque de documents dans la section Voir aussi.

7. Dans la page suivante de l’Assistant, cliquez sur Publier.

   Si le modèle de formulaire a été publié, vous recevrez une confirmation sur la dernière page de l’Assistant.

8. Effectuez l’une des actions suivantes :

   1. Pour ouvrir la bibliothèque de documents et tester le processus de remplissage d’un formulaire basé sur ce modèle de formulaire, activez la case à cocher Ouvrir cette bibliothèque de documents, puis cliquez sur Fermer. La bibliothèque de documents s’ouvre dans un navigateur Web. Lorsque vous cliquez sur Nouveau dans la barre d’outils de liste, un formulaire basé sur ce modèle de formulaire s’ouvre dans InfoPath.

      Conseil : Si vous voulez informer vos utilisateurs que le modèle de formulaire est disponible pour remplir, envoyez-leur un message électronique contenant un lien à la bibliothèque de documents où vous avez publié le modèle de formulaire.

   2. Pour envoyer un message électronique avec le formulaire et le modèle de formulaire à vos utilisateurs, activez la case à cocher Envoyer le formulaire destinataires de courrier électronique, puis cliquez sur Fermer.

      Un message électronique avec le formulaire dans le corps du message s’ouvre vous permettant de remplir et envoyer à vos utilisateurs. Si vos utilisateurs ont Microsoft Office Outlook 2007, ils pourront compléter le formulaire lorsqu’ils ouvrent le message électronique. Les utilisateurs avec des versions antérieures d’Outlook ou d’autres applications de messagerie recevront un message électronique avec le formulaire et le modèle de formulaire associé. Les utilisateurs peuvent ouvrir le modèle de formulaire pour installer le modèle de formulaire sur leur ordinateur. Les utilisateurs peuvent ouvrir la pièce jointe de formulaire et remplissez le formulaire dans InfoPath.

      Conseil : Dans la zone de présentation dans le message électronique, tapez un rappel à vos utilisateurs pour ouvrir uniquement les pièces jointes aux messages électroniques d’un expéditeur approuvé.

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Republiez le modèle de formulaire mis à jour dans un dossier réseau partagé

Si vous travaillez avec un modèle de formulaire initialement publié sur un dossier réseau partagé, après avoir apporté les modifications nécessaires à la copie de travail de votre modèle de formulaire, vous pouvez le republier sur le dossier réseau partagé.

1. Dans le menu fichier, cliquez sur Publier.

2. Dans l’Assistant Publication, cliquez sur vers un emplacement réseau, puis cliquez sur suivant.

3. Dans la page suivante de l’Assistant, cliquez sur Parcourir.

4. Accédez au dossier réseau partagé dans lequel vous avez publié le modèle de formulaire d’origine, cliquez sur le nom du modèle de formulaire, puis cliquez sur OK.

5. Dans la page suivante de l’Assistant, vérifiez que le nom du modèle chemin d’accès et le formulaire dans la zone nom de modèle de formulaire sont correct, puis cliquez sur suivant.

6. Dans la page suivante de l’Assistant, si vous avez un autre chemin vers ce dossier réseau partagé, par exemple un public URL Uniform Resource Locator (), tapez le chemin d’accès dans la zone.

7. Cliquez sur Suivant.

8. Dans la page suivante de l’Assistant, cliquez sur Publier.

   Si le modèle de formulaire a été publié, vous recevrez une confirmation sur la dernière page de l’Assistant.

9. Effectuez l’une des actions suivantes :

   • Pour ouvrir la bibliothèque de documents et tester le processus de remplissage d’un formulaire basé sur ce modèle de formulaire, activez la case à cocher Ouvrir cette bibliothèque de documents, puis cliquez sur Fermer. La bibliothèque de documents s’ouvre dans un navigateur Web. Lorsque vous cliquez sur Nouveau dans le menu paramètres, un formulaire basé sur ce modèle de formulaire s’ouvre dans InfoPath.

     Conseil : Si vous voulez informer vos utilisateurs que le modèle de formulaire est disponible pour remplir, envoyez-leur un message électronique contenant un lien à la bibliothèque de documents où vous avez publié le modèle de formulaire.

   • Pour envoyer un message électronique avec le formulaire et le modèle de formulaire à vos utilisateurs, activez la case à cocher Envoyer le formulaire destinataires de courrier électronique, puis cliquez sur Fermer.

     Un message électronique avec le formulaire dans le corps du message s’ouvre vous permettant de remplir et envoyer à vos utilisateurs. Si vos utilisateurs ont Microsoft Office Outlook 2007, ils pourront compléter le formulaire lorsqu’ils ouvrent le message électronique. Les utilisateurs avec des versions antérieures d’Outlook ou d’autres applications de messagerie recevront un message électronique avec le formulaire et le modèle de formulaire associé. Les utilisateurs peuvent ouvrir le modèle de formulaire pour installer le modèle de formulaire sur leur ordinateur. Les utilisateurs peuvent ouvrir la pièce jointe de formulaire et remplissez le formulaire dans InfoPath.

     Conseil : Dans la zone de présentation dans le message électronique, tapez un rappel à vos utilisateurs pour ouvrir uniquement les pièces jointes aux messages électroniques d’un expéditeur approuvé.

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