Bonnes pratiques pour les organisations lors de l’utilisation du Calendrier Outlook

Le calendrier Outlook est totalement intégré au courrier électronique, contacts et autres fonctionnalités. Cette intégration en fait l’un des composants les plus populaires d’Outlook. Dans cet article, nous allons vous guider dans l’utilisation des différentes fonctions des calendriers. Nous aborderons également les améliorations destinées à rendre l’expérience utilisateur encore plus cohérente.

Remarque : De nombreuses améliorations de calendrier ont été ajoutées dans les Service Packs Outlook 2007 ultérieurs. Bien qu’Outlook 2007, 2010 et 2013 aient atteint la fin de leur cycle de vie de support, la plupart de ces premières améliorations sont toujours disponibles dans Outlook 2016 et les versions ultérieures.

Utilisation dans un scénario de responsable/délégué

Si votre organisation l’autorise, configurez Outlook de façon à ce qu’il se connecte à votre boîte aux lettres Exchange en mode Exchange mis en cache. Vous bénéficierez alors des meilleures performances.

Les versions plus récentes de Microsoft Outlook, Microsoft Entourage, Outlook pour iOS, Outlook pour Android et Microsoft Outlook pour Mac incluent de nombreuses améliorations à la fonctionnalité de délégué. Pour plus d’informations sur ces versions, voir :

Fonctionnalité de délégué Outlook dans les versions mixtes de Microsoft Outlook et Entourage

Pour les nouveaux scénarios de partage de modèles (REST), il est recommandé d’utiliser les niveaux d’autorisations simplifiés (peut modifier, afficher les titres et les emplacements, etc.) plutôt que de personnaliser les autorisations pour les délégués. Les niveaux d’autorisation personnalisés ne sont pas pris en charge dans le nouveau partage de modèle et peuvent entraîner des résultats inattendus.

Limiter le nombre de délégués

Outlook ne limite pas le nombre de délégués que vous pouvez ajouter. Toutefois, nous vous recommandons de n’accorder l’autorisation Éditeur qu’à un seul délégué. Cela vous permet de savoir quand et comment une réunion a été traitée. Un délégué pouvant avoir plusieurs appareils pour accéder à vos données, si vous accordez à plusieurs délégués l’autorisation Éditeur, il sera très difficile de déterminer pourquoi certaines réunions sont manquantes ou obsolètes.

Même si vous n’accordez des autorisations d’éditeur qu’à un seul délégué, évitez d’ajouter un grand nombre de délégués avec des autorisations Réviseur ou Contributeur. Cela est dû au fait que l’ajout d’un grand nombre de délégués peut épuiser d’autres ressources. Par exemple, la limite de taille des données de règle peut être atteinte. Lorsque vous ajoutez un délégué, différentes modifications ont lieu :

Outlook applique des autorisations aux dossiers concernés.
L’attribut PublicDelegates Active Directory est mis à jour de façon à ajouter l’autorisation « Envoi par procuration à » au délégué.
Outlook ajoute le délégué à une règle de transfert sur la boîte aux lettres du responsable. Cela permet de transférer les demandes de réunion au délégué.
Outlook enregistre des informations supplémentaires relatives au délégué dans la boîte aux lettres du responsable.

Chacun de ces domaines de fonctionnalité peut avoir des limites différentes. Les performances et la stabilité peuvent être affectées si vous vous approchez de ces limites.

Remarques :

Lors du développement et des tests du produit, Microsoft a utilisé un maximum de quatre (4) délégués. De plus, les délégués utilisaient uniquement Outlook. Aucun appareil mobile n’a été utilisé lors des tests.
Si le délégué disposant de l’autorisation Éditeur doit être remplacé momentanément ou indéfiniment, remplacez l’autorisation Éditeur par Relecteur ou aucun. Ensuite, accordez l’autorisation Éditeur au nouveau délégué ou au délégué suppléant.

Utilisation de réunions périodiques

Définir les dates de fin et limiter le nombre d’occurrences

Outlook facilite la planification d’une réunion qui a plusieurs occurrences régulières. Nous vous recommandons de toujours définir une date de fin et de limiter la série périodique à un nombre spécifique d’occurrences. Il est très probable que les réunions périodiques nécessitent des modifications à un moment donné. Par exemple, les participants seront ajoutés ou supprimés d’une seule occurrence, ou le lieu ou l’heure de la réunion changera en raison de dates de vacances ou de circonstances imprévues. Outlook enregistre chacune de ces modifications uniques en tant qu’exception de réunion. Les réunions avec un très grand nombre d’exceptions aboutissent à une série de réunions difficile à gérer. En outre, il peut introduire un comportement inattendu. Vous pouvez toujours créer une série de réunions lorsque la série actuelle se termine. Lorsque vous réfléchissez au nombre d’occurrences, tenez compte de la fréquence. Au cours d’une année, une réunion deux fois par semaine aura environ 90 occurrences de plus qu’une réunion mensuelle au cours de cette même période.

Mettre fin à une réunion périodique avant la date de fin d’origine

Bien qu’il soit possible d’annuler une réunion périodique, une meilleure solution consiste à modifier la date de fin de la série. Cela permet aux participants (et à vous-même) de conserver un enregistrement des réunions qui se sont tenues dans le passé. Si vous annulez complètement la réunion périodique, cet historique est perdu. La meilleure solution consiste à définir une nouvelle date de fin et à envoyer la mise à jour à tous les participants. La série de réunions sera alors interrompue de manière anticipée et un enregistrement des réunions précédentes sera conservé.

Remarques :

Si vous mettez fin à la série de réunions de manière anticipée, les exceptions associées à la réunion périodique sont perdues. Pour en savoir plus sur les exceptions, voir la section « Définir les dates de fin et limiter le nombre d’occurrences ».
Cette bonne pratique s’applique également lorsque vous devez modifier l’objet d’une série de réunions existante. Terminez la série de réunions plus tôt et créez une réunion périodique à l’aide d’un autre objet.

Pour plus d’informations sur l’annulation de toutes les réunions ultérieures d’une série, voir : Annuler toutes les réunions futures d’une série

Changer d’organisateur

Outlook n’offre aucun moyen de changer l’organisateur d’une réunion. Pour changer l’organisateur d’une réunion périodique, vous devez mettre fin à celle-ci. Pour cela, définissez une date de fin anticipée et envoyez la mise à jour à tous les participants. Une fois cette opération effectuée, le nouvel organisateur doit créer une réunion périodique.

Pour plus d’informations sur la définition d’une date de fin antérieure, voir Annuler une réunion.

Éviter d’utiliser une réunion périodique pour partager des pièces jointes

Les pièces jointes augmentent la complexité des exceptions aux réunions périodiques. Chaque exception contient sa propre copie des pièces jointes. À mesure que des exceptions sont ajoutées aux réunions périodiques, de nouvelles copies des pièces jointes sont créées. Si vous apportez des modifications à un ensemble de pièces jointes, ces modifications ne sont pas propagées aux autres exceptions. Si vous exigez que tous les participants disposent de la copie la plus récente des modifications pour une réunion donnée, il est recommandé, dans la mesure du possible, d’enregistrer les pièces jointes dans SharePoint ou dans OneDrive et de les partager avec un lien.

Remarque : Les actions d’ajout et de suppression de pièces jointes à des réunions autonomes et non périodiques sont entièrement prises en charge.

Traiter toutes les demandes de réunion et les annulations

Bien qu’il soit possible de supprimer une demande de réunion directement à partir de votre boîte de réception, vous devez la traiter correctement en l’acceptant ou en la refusant. Veillez à toujours utiliser la commande Supprimer du calendrier pour traiter les annulations de réunion à partir de votre boîte aux lettres. Évitez de traiter les réunions directement à partir du module Calendrier.

Éviter de copier des réunions

Par conception, Outlook supprime tous les liens entre une réunion copiée et la réunion d’origine. Cela permet d’éviter les incohérences. Les versions plus récentes d’Outlook ajoutent la chaîne de texte « Copy : » à l’objet. Cela facilite l’identification des copies de réunion.

À compter de la version 2311 d’Outlook, la copie de réunions n’est plus prise en charge. Il s’agit d’une modification intentionnelle pour empêcher la copie de réunions. Les actions liées aux réunions copiées produisent des résultats inattendus. Nous vous recommandons donc d’éviter la copie des réunions. Il s’agit d’une bonne pratique documentée de longue date. Pour limiter les résultats inattendus, l’équipe Outlook a implémenté le blocage de la copie des réunions.

Pour plus d’informations sur la mise à jour récente pour bloquer la copie de réunions, consultez :

Outlook bloque la copie des réunions avec « La copie de réunions n’est pas prise en charge ».

Transfert de demandes de réunion

Si vous utilisez Outlook 2010 ou une version plus récente et que vous participez à une réunion, vous pouvez transférer une réunion à une autre personne qui utilise Outlook 2010 ou une version ultérieure, grâce à la fonctionnalité Notification de transfert de réunion. Lorsque vous utilisez Outlook 2010 ou une version ultérieure pour transférer une réunion à une personne qui n’était pas initialement invitée à la réunion, Outlook envoie une notification de transfert de réunion à l’organisateur. Lorsque celui-ci la reçoit, le nouveau participant est ajouté à sa réunion. Si les participants déjà présents doivent être informés de l’ajout d’un participant à la réunion, l’organisateur doit ouvrir la réunion et envoyer une mise à jour de réunion à tous les participants.

Remarque : Si vous souhaitez informer quelqu’un d’une réunion, mais pas l’inviter, faites simplement glisser la demande de réunion de votre calendrier vers l’icône Courrier dans le coin inférieur gauche d’Outlook. Cela ouvre un e-mail contenant des informations sur la réunion que vous pouvez envoyer. Notez que cet e-mail n’ajoute pas le ou les destinataires à la réunion et qu’il contient uniquement des informations de réunion telles que la date, l’heure, l’objet et l’ordre du jour.

Pour les utilisateurs de Microsoft Exchange

Microsoft Exchange Server 2007 offre également les notifications de transfert de réunion dans le cadre de la fonctionnalité Intendant Calendrier. Si vous utilisez Outlook pour vous connecter à une boîte aux lettres sur une organisation Exchange Server, le comportement de la notification de transfert de réunion peut être influencé par les paramètres Exchange, en cas de configuration par l’administrateur Exchange. Par exemple, celui-ci peut empêcher l’envoi d’une notification de transfert de réunion vers des domaines distants.

En règle générale, il est recommandé à un participant de ne pas transférer de réunion s’il n’appartient pas à la même organisation Exchange que l’organisateur, à moins que toutes les conditions suivantes soient remplies :

le participant utilise Microsoft Outlook 2010 ou version ultérieure ;
l’Administrateur Exchange du participant autorise l’envoi des notifications de transfert de réunion aux domaines distants ;
l’organisateur utilise un client Microsoft Outlook.

Dans le cas d’un participant qui utilise un système de messagerie autre qu’Exchange, nous vous recommandons de ne pas transférer de réunion à moins que toutes les conditions suivantes soient remplies :

le participant utilise Microsoft Outlook 2010 ou version ultérieure ;
l’organisateur utilise un client Microsoft Outlook.

Si, pour une raison quelconque, l’organisateur ne reçoit pas la notification de transfert de réunion, les participants à la réunion ne sont pas ajoutés à la réunion de l’organisateur. Si ce dernier modifie par la suite la réunion et envoie une mise à jour, celle-ci est envoyée uniquement aux invités d’origine. Les participants ayant reçu précédemment la copie transférée de la réunion ne recevront pas la mise à jour.

Si les limitations ci-dessus vous empêchent de transférer des invitations à des réunions de manière répétée, il est plus simple de demander à l’organisateur d’ajouter les participants souhaités. Il est important de demander à l’organisateur d’ajouter les participants souhaités si vous êtes certain que leur environnement et le vôtre remplissent les conditions ci-dessus.

Remarque : Les délégués Outlook ne reçoivent pas de notifications de transfert de réunion.

Recommandations supplémentaires destinées aux utilisateurs de Microsoft Exchange

Tenir à jour les appareils connectés à votre calendrier

Assurez-vous que tout appareil qui se connecte à votre calendrier dispose de toutes les dernières mises à jour. Certains appareils utilisent Exchange ActiveSync pour synchroniser le calendrier et d’autres dossiers. Ces appareils incluent Outlook pour iOS, Outlook pour Android, Apple iOS et les appareils Android. Les appareils BlackBerry RIM (Research In Motion) et d’autres appareils peuvent également être synchronisés avec le calendrier.

Pour plus d’informations sur certains des problèmes connus, consultez : Problèmes actuels avec Microsoft Exchange ActiveSync et les appareils tiers.

Remarque : Dans certains cas, plusieurs appareils et clients Outlook peuvent modifier des éléments simultanément, ce qui peut générer des conflits. Pour limiter les risques, évitez de traiter le même élément sur plusieurs clients ou appareils dans un délai relativement court.

Tenir à jour les compléments intégrés à Outlook

La plupart des compléments Outlook, voire tous, accèdent à des données Outlook. Un complément est susceptible de modifier un élément Outlook au moment où vous le modifiez, que ce soit dans Outlook ou sur un autre appareil. Cela peut engendrer des conflits. Pour réduire les risques, veillez à installer les dernières mises à jour des compléments ou programmes intégrés à Outlook. Désinstallez ou désactivez les programmes ou compléments que vous n’utilisez pas ou qui n’ont pas besoin d’être intégrés à Outlook.

Voir aussi

Assistant Support et récupération de Microsoft

Informations sur l’outil de vérification de calendrier pour Outlook (CalCheck)