Meilleures pratiques pour l’envoi et la création de rapports sur le travail réel

Remarque : Nous faisons de notre mieux pour vous fournir le contenu d’aide le plus récent aussi rapidement que possible dans votre langue. Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez-vous nous indiquer en bas de page si ces informations vous ont aidé ? Voici l’article en anglais à des fins de référence aisée.

Les organisations choisissent de suivre le mode de fonctionnement des ressources de diverses manières. Microsoft Project Server 2010 prend en charge la souplesse pour les besoins de suivi divers des organisations. Certaines organisations requièrent que le travail soumis par les ressources soit enregistré sur une base quotidienne, en particulier si le travail réel est utilisé pour la facturation, la paie ou d'autres fins financières. Project Server 2010 peut être utilisé pour capturer le fonctionnement réel soumis par les utilisateurs. Certaines organisations choisissent de transférer le projet réel vers d'autres systèmes ERP et de création de rapports. Par exemple, une organisation peut choisir d'utiliser Project Server 2010 pour capturer le travail réel, mais transférer le travail réel dans un outil comptable pour diriger la facturation vers des clients internes et externes.

Dans la mesure où Project Server vous permet de gérer les projets, le processus réel peut être capturé de plusieurs manières et il s'affiche comme il est le plus utile pour l'utilisateur qui accède à celui-ci. Par exemple, dans la feuille de temps, le focus est placé sur des données entrées par l'utilisateur sur une base quotidienne (ou par période), tandis que le focus est sur la valeur agrégé ou scalaire pour le travail achevé et restant sur une tâche pour faciliter la planification.

Cet article présente les meilleures pratiques en matière de soumission et de création de rapports sur le fonctionnement réel dans Project Server 2010.

Dans cet article

1. utiliser le mode d'entrée unique

2. protéger les mises à jour des utilisateurs

3. utiliser le projet réel soumis à partir des feuilles de temps, au lieu de plans de projet, pour la création de rapports chronologiques

4. utiliser des catégories de temps hors projet pour suivre le fonctionnement hors projet

5. clôturer les tâches aux mises à jour, au lieu d'utiliser les champs de type publication et réservation

Résumé

Accusés de réception

1. utiliser le mode d'entrée unique

La meilleure pratique pour vous assurer que le véritable tâche est correctement remplie dans Project Server 2010 consiste à utiliser le mode d'entrée unique et à ce qu'il n'y ait que des ressources entre le bon emploi dans l'affichage feuille de temps .

Pour activer le mode d'entrée unique:

  1. Dans la barre de lancement rapide, dans la section paramètres , cliquez sur paramètres du serveur.

  2. Dans la page paramètres du serveur , dans la section gestion du temps et des tâches , cliquez sur paramètres et valeurs par défaut de la feuille de temps.

  3. Dans la section mode d'entrée unique , activez la case à cocher mode d'entrée unique .

Si votre organisation utilise le mode d'entrée unique, il est possible que vous deviez masquer l'affichage tâches de manière à ce qu'il soit possible d'entrer du temps réel uniquement à l'aide de l'affichage feuille de temps . Lorsque les deux vues sont disponibles, les utilisateurs peuvent entrer du contenu réel dans chaque vue, et les données sont conservées dans les deux vues. Par exemple, si votre organisation récupère les données de feuilles de temps pour piloter la facturation ou la paie, il est préférable de n'autoriser que les utilisateurs à entrer le véritable emploi dans l'affichage feuille de temps . Ainsi, le fait de réduire le risque de réécriture de manière incorrecte d'un utilisateur peut également entrer du contenu réel dans l'affichage tâches .

Il existe une exception à cette meilleure pratique: s'il existe des ressources matérielles. Les propriétaires d'affectation pour les ressources matérielles doivent entrer le temps nécessaire pour les ressources matérielles à l'aide de l'affichage tâches . Si votre organisation a des propriétaires de devoirs qui enregistrent du temps pour les ressources matérielles, l'affichage tâches doit rester visible, et les utilisateurs doivent être invités à entrer uniquement le travail réel de leurs affectations dans l'affichage feuille de temps .

Pour masquer l'affichage tâches:

  1. Dans la barre de lancement rapide, dans la section paramètres , cliquez sur paramètres du serveur.

  2. Dans la page paramètres du serveur , dans la section aspect , cliquez sur barre de lancement rapide.

  3. Sous définir les détailsd'un élément de menu, cliquez sur l'affichage tâches , dans la colonne nom .

  4. Dans le menu de lancement rapide , cliquez sur non , puis cliquez sur OK.

Quelques remarques importantes sont à prendre en considération lorsque le mode d'entrée unique est activé au sein de votre organisation. Imaginons que l'une des feuilles de temps d'un utilisateur contienne une ligne pour une affectation particulière et qu'elle soit supprimée. La prochaine fois que l'utilisateur ouvre cette feuille de temps, la ligne associée à l'affectation supprimée risque d'être supprimée, en fonction des conditions suivantes:

  • Si la ligne ne contient aucune entrée utilisateur, celle-ci est supprimée.

  • Si les mises à jour de l'utilisateur ne sont pas protégées et si la ligne contient le fichier réel approuvé, celle-ci est supprimée.

  • Si les mises à jour utilisateur sont protégées et que la ligne contient le fonctionnement réel approuvé, la ligne reste dans la feuille de temps. Toutefois, si la feuille de temps approuvée est rappelée, la ligne est supprimée.

  • Si la ligne contient du temps réel entré dans la feuille de temps, mais qui est toujours en attente d'approbation, la ligne est supprimée, même lorsque les mises à jour utilisateur sont protégées.

Les responsables de projet doivent veiller à ce que la suppression ou la modification des devoirs vérifie que l'ensemble du projet réel soumis est examiné avant la modification ou la suppression. Cela permet de s'assurer que les données entrées par l'utilisateur valides ne sont pas perdues. Les devoirs peuvent être modifiés explicitement ou implicitement dans l'un des scénarios répertoriés ci-dessous:

  • Le responsable de projet supprime explicitement un devoir pour lequel il existe des mises à jour de travail réel en attente.

  • Le plan de projet contenant l'affectation est restauré à partir de son archive.

  • Le plan de projet contenant l'affectation est supprimé.

  • Le plan de projet contenant l'affectation est écrasé, à l'aide de la fonctionnalité enregistrer sous dans Microsoft Project 2010.

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2. protéger les mises à jour des utilisateurs

Certaines organisations peuvent choisir d'empêcher un responsable de projet de mettre à jour le travail réel d'un membre de l'équipe au sein du projet.

Remarque :  Les responsables de projet ne sont pas en mesure de mettre à jour le réel réel d'une ressource enregistré dans une feuille de temps.

Si votre organisation souhaite conserver les valeurs entrées dans les ressources pour le fonctionnement réel dans les feuilles de temps et vérifier que la valeur est reflétée dans le plan de projet, il est recommandé d'activer la fonctionnalité dans Project Server 2010 qui protège les mises à jour des utilisateurs.

Pour protéger les mises à jour des utilisateurs:

  1. Dans la barre de lancement rapide, dans la section paramètres , cliquez sur paramètres du serveur.

  2. Dans la page paramètres du serveur , dans la section gestion du temps et des tâches , cliquez sur paramètres de tâche et affichage.

  3. Dans la section protéger les mises à jour des utilisateurs , activez la case à cocher autoriser uniquement les mises à jour de tâches à l'aide de tâches et feuilles de temps .

Lorsque vous protégez les mises à jour d'un utilisateur, les feuilles de temps maintiennent toujours exactement ce que l'utilisateur a entré pour le projet chronologique, et les valeurs scalaires entre les feuilles de temps et le plan de projet sont toujours cohérentes. Toutefois, la distribution chronologique de la valeur scalaire peut être légèrement différente dans le plan du projet, car elle est orientée vers la planification du fonctionnement future et non la maintenance des valeurs historiques du temps réel. Le moteur de planification est susceptible de régler le planning de votre plan pour garantir une cohérence du plan.

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3. utiliser le projet réel soumis à partir des feuilles de temps, au lieu de plans de projet, pour la création de rapports chronologiques

Le véritable tâche peut être capturé à l'aide du client Project 2010 (plan de projet) ou des feuilles de temps. Toutefois, de nombreux utilisateurs capturent uniquement le véritable réel de leurs ressources à l'aide de feuilles de temps, en particulier s'ils protègent également les mises à jour réelles comme décrit précédemment. Lorsque vous utilisez des feuilles de temps pour suivre la soumission de chiffres réels sur une base quotidienne ou hebdomadaire, il est recommandé de signaler directement par rapport au travail réel capturé dans les feuilles de temps lors de la synchronisation avec les systèmes ERP et de création de rapports externes. Les données de la feuille de temps sont spécifiquement affichées pour garantir la précision de l'historique et de la période exactement à mesure que l'utilisateur l'a entrée, même lorsque les conditions du plan de projet ont changé.

Bien que de nombreux calculs soient effectués dans un plan de projet, comme le coût basé sur les taux de coûts, ils peuvent être répliqués facilement avec les données de feuille de temps. En revanche, le plan de projet, en revanche, génère le rendu des données de travail réelles (et des autres données de planification) en insistant sur la planification du travail future (analyses et calculs de la valeur acquise). Par conséquent, il peut arriver que la valeur entrée par l'utilisateur dans la feuille de temps ne correspond pas exactement à la même valeur du plan de projet pour un jour spécifique. En revanche, la valeur de l'agrégat global, ou Scalar, est cohérente entre le plan de projet et la feuille de temps lorsque les données réelles protégées sont activées.

Si vous signalez le véritable emploi à partir d'une feuille de temps, il est important que les ressources soient invitées à ne pas réattribuer ou à affecter des tâches. Toutes les affectations doivent traverser le responsable de projet ou le responsable des ressources. Cela permet de garantir une gestion appropriée des données de travaux réel.

Le centre d'aide à la décision dans Microsoft Project Web App fournit des modèles de rapports tirant parti de la base de données de création de rapports (T-SQL) et d'Analysis Services (OLAP). Ces modèles pourront vous aider à créer des rapports dans le magasin de données de la feuille de temps.

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4. utiliser des catégories de temps hors projet pour suivre le fonctionnement hors projet

Certaines organisations nécessitent le suivi des activités d'administration ou du fonctionnement hors projet. Voici quelques exemples d'activités administratives: heures de maladie, de vacances et tâches répétitives, telles que le service clientèle, la maintenance du système ou les réunions. Nous vous recommandons d'effectuer le suivi de ces activités à l'aide des catégories de temps hors projet. Ces catégories nécessitent une maintenance minimale, et le temps capturé dans ces catégories peut être utilisé pour générer des rapports d'analyse des données à partir du cube OLAP correspondant.

Si les catégories de temps hors projet ne répondent pas aux besoins de votre organisation et que vous décidez d'utiliser des projets pour suivre les activités d'administration, le propriétaire du projet doit suivre ces recommandations pour les projets plus efficaces:

  • Limitez le nombre de ressources affectées au plan de projet à moins de ressources 100.

  • Limitez la durée des plans de projet pour suivre les activités d'administration sur une base trimestrielle ou semestrielle.

  • Faire en sorte que les tâches du plan de projet soient automatiquement planifiées avec un type de tâche à capacité fixe.

  • Gardez le planning du plan de projet en ligne avec les périodes de rapport de temps.

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5. clôturer les tâches aux mises à jour, au lieu d'utiliser les champs de type publication et réservation

Les responsables de projet pourront trouver les champs de type publication et réservation utiles pour contrôler la visibilité des tâches et des ressources. Le champ publier peut être utilisé pour contrôler les tâches qui sont visibles dans Project Web App et le champ type de réservation qui peut être utilisé pour contrôler les ressources visibles lors du processus de planification des ressources. Toutefois, n'ayez pas à l'esprit que ces champs font partie du processus de planification initiale. Ils ne permettent pas de limiter le temps que les utilisateurs continuent à suivre le temps d'une tâche spécifique. Si les champs de typePublisher et de réservation sont utilisés de manière incorrecte, ils peuvent entraîner la suppression d'entrées de tâches à partir de la feuille de temps ou de l'état des tâches d'un utilisateur. C'est tout particulièrement essentiel, car la suppression des entrées de tâches peut entraîner la perte de l'heure d'envoi.

Si vous voulez fermer une tâche particulière de sorte qu'aucune heure supplémentaire ne puisse être soumise, vous pouvez utiliser l'option Fermer la tâche à mettre à jour dans Project Server 2010.

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Résumé

Si votre organisation utilise le fonctionnement réel capturé dans Project Server 2010 avec d'autres systèmes ERP ou de création de rapports, il est préférable de suivre les instructions décrites dans cet article:

  • Utiliser le mode d'entrée unique

  • Protéger les mises à jour des utilisateurs

  • Utiliser le projet réel soumis à partir des feuilles de temps, au lieu de plans de projet, pour la création de rapports chronologiques

  • Utiliser des catégories de temps hors projet pour suivre le fonctionnement hors projet

  • Fermez les tâches à mettre à jour, au lieu d'utiliser les champs type de publication et de réservation .

En suivant ces meilleures pratiques, vous travaillez de manière à conserver la précision des données de travail réelles entrées dans des feuilles de temps par les ressources de votre organisation.

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Accusés de réception

L'équipe de publication de contenu de Project Server remercie les contributeurs suivants à cet article:

  • Raymond brûlures, chef de programme II, Project/Project Server

  • AIK Chen, assistance technique pour le support technique, Project/Project Server

  • Christophe Fiessinger, responsable de produit technique senior, Project/Project Server

  • Heather O'Cull, responsable du chef de programme principal de Project/Project Server

  • Keshav Puttaswamy, responsable de programme de groupe principal, Project/Project Server

  • Re mat, chef de programme, Project/Project Server

  • Saurabh Sanghvi, responsable de programme, Project/Project Server

  • Eli Sheldon, responsable de programme, Project/Project Server

  • Michel Smith, technicien d'assistance au support technique, Project/Project Server

  • Eric Zenz, responsable du chef de programme principal de Project/Project Server

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