Meilleures pratiques pour l’envoi et la création de rapports sur le travail réel

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Organisations choisir suivre le travail est effectué par des ressources de différentes manières. Microsoft Project Server 2010 prend en charge la flexibilité pour les différents besoins de suivi des organisations. Certaines organisations nécessitent le travail soumis par des ressources doit être enregistré sur une base quotidienne, notamment si le travail réel est utilisé pour la facturation, paie ou à d’autres fins financières. Project Server 2010 peut être utilisé pour capturer le travail réel soumis par des utilisateurs. Certaines organisations sélectionnez transférer travail réel vers d’autres ressources d’entreprise Planification (planification) et les systèmes de création de rapports. Par exemple, une organisation peut choisir d’utiliser Project Server 2010 pour capturer le travail réel, mais puis transférer le travail réel à un outil de gestion des comptes pour lecteur facturation aux clients internes et externes.

Étant donné que Project Server vous permet de gérer des projets, réels travail peut être capturé de différentes manières, et elle apparaît dans la façon dont les rend plus utiles pour l’utilisateur qui y accède. Par exemple, dans la feuille de temps le focus est sur les données entrées par l’utilisateur sur une base par jour (ou par période), alors que dans le client Microsoft Project le focus se trouve sur la valeur d’agrégation ou scalaire, pour le travail effectuées et restantes d’une tâche pour vous aider à la planification.

Cet article décrit l’ensemble des meilleures pratiques pour l’envoi et la création de rapports sur le travail réel Project Server 2010.

Contenu de cet article

1. Utilisez le mode d’entrée unique

2. protéger les mises à jour

3. Cliquez soumet un travail réel à partir de feuilles de temps, au lieu de plans de projet, création de rapports chronologiques

4. Utilisation des catégories d’activités hors projet pour suivre le travail hors projet

5. fermer les tâches à mises à jour, au lieu d’utiliser les champs publier et Type de réservation

Résumé

Accusés de réception

1. Utilisez le mode d’entrée unique

Pour vous assurer que le travail réel est rempli correctement dans l’ensemble de Project Server 2010, la meilleure solution consiste à utiliser le mode d’entrée unique et disposent de ressources uniquement entrer le travail réel à l’affichage feuille de temps.

Pour activer le mode d’entrée unique :

  1. Dans le menu de lancement rapide, dans la section paramètres, cliquez sur Paramètres du serveur.

  2. Dans la page Paramètres du serveur, dans la section heure et gestion des tâches, cliquez sur paramètres de feuille de temps et les valeurs par défaut.

  3. Dans la section Mode d’entrée unique, activez la case à cocher Mode d’entrée unique.

Si votre organisation utilise le mode d’entrée unique, il peut être dans votre intérêt pour masquer complètement l’affichage tâches afin que les ressources peuvent entrer uniquement le travail réel à l’aide de l’affichage feuille de temps. Lorsque les deux affichages sont disponibles, les utilisateurs peuvent entrer le travail réel dans l’affichage et les données sont conservées dans les deux affichages. Si votre organisation extrait les données de feuilles de temps en facturation lecteur ou paie, par exemple, la meilleure solution consiste à autoriser uniquement les utilisateurs à entrer le travail réel dans l’affichage feuille de temps. Cela permet de réduire la possibilité pour le travail réel à être remplacés incorrectement si un utilisateur peut également entrer le travail réel dans l’affichage tâches.

Une exception à cette pratique recommandée est s’il existe des ressources consommables. Propriétaires d’affectation pour les ressources matérielles doivent entrer pour ces ressources consommables à l’aide de l’affichage tâches. Si votre organisation possède propriétaires d’affectation à ce moment enregistrement pour les ressources matérielles, l’affichage tâches doit rester visible et vous devez indiquer les utilisateurs à entrer uniquement le travail réel de leurs affectations dans l’affichage feuille de temps.

Pour masquer l’affichage des tâches :

  1. Dans le menu de lancement rapide, dans la section paramètres, cliquez sur Paramètres du serveur.

  2. Dans la page Paramètres du serveur, dans la section aspect, cliquez sur Barre de lancement rapide.

  3. Sous Définir les détails élément de Menu, cliquez sur l’affichage des tâches, dans la colonne nom.

  4. Cliquez sur non dans la liste Afficher le lien dans la barre de lancement rapide, puis cliquez sur OK.

Il existe quelques notes importantes à prendre en considération lorsque le mode d’entrée unique est activé dans votre organisation. Nous allons par feuille de temps d’un utilisateur contient une ligne pour une affectation particulière, et cette affectation est supprimée. La prochaine fois que l’utilisateur s’ouvre cette feuille de temps, la ligne associée au devoir supprimé peut être supprimée, selon les conditions suivantes :

  • Si la ligne ne contient aucune entrée de l’utilisateur, celui-ci est supprimé.

  • Si les mises à jour ne sont pas protégés et la ligne contient le travail réel approuvé, celui-ci est supprimé.

  • Si les mises à jour sont protégés et que la ligne contient le travail réel approuvé, la ligne reste dans la feuille de temps. Toutefois, si la feuille de temps approuvée est rappelé, la ligne est supprimée.

  • Si la ligne contient le travail réel qui ont été entrée dans la feuille de temps, mais qui est toujours en attente d’approbation, la ligne est supprimée, même lorsque les mises à jour sont protégés.

Responsables de projet soyez prudent lors de la suppression ou modification des affectations, pour vous assurer que toutes les soumises travail réel est examinée avant la modification ou la suppression. Cela permet de vous assurer que les données entrées par l’utilisateur valides ne sont pas perdues. Affectations peuvent être modifiées explicitement ou implicitement dans chacun des scénarios ci-dessous :

  • Responsable de projet supprime de manière explicite une affectation pour lesquelles il existe des mises à jour en attente travail réel.

  • Le plan de projet contenant le devoir est restauré à partir de l’archive.

  • Le plan de projet contenant le devoir est supprimé.

  • Le plan de projet contenant le devoir est remplacé, à l’aide de la fonctionnalité Enregistrer sous dans Microsoft Project 2010.

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2. protéger les mises à jour

Certaines organisations peuvent choisir empêcher un gestionnaire de projet de mettre à jour le travail réel d’un membre d’équipe à l’intérieur du projet.

Remarque : Responsables de projet ne parvenez pas à jour le travail réel d’une ressource enregistré dans une feuille de temps.

Si votre organisation souhaite conserver valeurs entrées ressource pour le travail réel dans les feuilles de temps et de vous assurer que la valeur est reflétée dans le plan de projet, puis la meilleure solution consiste à activer la fonctionnalité d' Project Server 2010 qui protège les mises à jour.

Pour protéger les mises à jour :

  1. Dans le menu de lancement rapide, dans la section paramètres, cliquez sur Paramètres du serveur.

  2. Dans la page Paramètres du serveur, dans la section heure et gestion des tâches, cliquez sur paramètres de la tâche et l’affichage.

  3. Dans la section Protéger les mises à jour de l’utilisateur, activez la case à cocher Autoriser uniquement les mises à jour de tâches par le biais des tâches et feuilles de temps.

Lorsque vous protégez les mises à jour, les feuilles de temps toujours conserver exactement ce que l’utilisateur a entré pour le travail chronologique, et les valeurs scalaires entre feuilles de temps et le plan de projet sont toujours cohérentes. Toutefois, la distribution chronologiques de la valeur scalaire peut être légèrement différente dans le plan de projet, comme il est adapté à la planification des travaux ultérieurs et maintenance pas de valeurs historiques travail réel. Le moteur de planification peut-être ajuster certains travail chronologique réel pour garantir la cohérence de l’offre.

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3. Cliquez soumet un travail réel à partir de feuilles de temps, au lieu de plans de projet, création de rapports chronologiques

Travail réel peut être capturé en utilisant le client Project 2010 (plan de projet) ou les feuilles de temps. Toutefois, de nombreux utilisateurs capture uniquement travail réel directement à partir de leurs ressources à l’aide de feuilles de temps, surtout si elles sont également protection réels mises à jour comme décrit précédemment. Lorsque vous utilisez des feuilles de temps pour effectuer le suivi de l’envoi de valeurs réelles sur une base quotidienne ou hebdomadaire, la meilleure solution consiste à rapport directement à partir du travail réel capturé dans les feuilles de temps lors de la synchronisation avec planification externes et les systèmes de création de rapports. Les données de feuille de temps sont rendues spécifiquement pour garantir la précision sur une base historique et par période exactement comme l’utilisateur, même lorsque les conditions dans le plan de projet ont changé.

Tandis que les nombreux calculs sont apportées dans un plan de projet, tels que coût basé sur des taux de coûts, ils peuvent être répliquées facilement avec les données de feuille de temps. Le plan de projet, rend quant à eux, les données de travail réel (et autres données de calendrier) avec une emphase sur travaux ultérieurs planification (analytique et calculs de valeur acquise). Par conséquent, il peut arriver où la valeur entrée par l’utilisateur dans la feuille de temps ne correspond pas exactement la même valeur dans le plan de projet pour un jour spécifique. Toutefois l’agrégat global ou scalaire, la valeur de l’affectation sera cohérente entre le plan de projet et de la feuille de temps lorsque les valeurs réelles protégées sont activée.

Si vous signalez du travail réel effectué soumis à partir de feuilles de temps, il est important que ressources invité pas à réaffecter ou automatique seront affectées. Toutes les affectations doit être placé le responsable de projet ou le Gestionnaire de ressources. Cela permet de garantir une manipulation des données de travail réel.

Le Business Intelligence Center dans Microsoft Project Web App fournit des modèles de rapports tirer parti de la création de rapports de base de données (T-SQL) et Analysis Services (OLAP). Ces modèles peuvent vous aider à créer des rapports sur le magasin de données de la feuille de temps.

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4. Utilisation des catégories d’activités hors projet pour suivre le travail hors projet

Certaines organisations nécessitent le suivi des activités hors projet ou travail hors projet. Exemples d’activités hors projet sont congés maladie, vacances et activités répétitives professionnelles comme support client, la maintenance du système ou réunions. Nous vous recommandons que ces activités être suivis à l’aide de catégories d’activités hors projet. Ces catégories nécessitent une maintenance minimale et heure auxquelles est capturé dans ces catégories peut servir à générer des rapports d’analyse des données à partir du cube OLAP correspondant.

Pour plus d’informations sur la façon de configurer des catégories d’activités hors projet, voir les Activités hors projet.

Si les catégories de temps hors projet ne répondent pas aux besoins de votre organisation et que vous décidez d’utiliser des projets pour effectuer le suivi des activités hors projet, le propriétaire du projet doit suivez ces instructions pour les projets plus efficaces :

  • Limiter le nombre de ressources affectées à la planification de projet pour moins de 100 ressources.

  • Limiter la durée des plans de projet pour effectuer le suivi des activités hors projet sur une base trimestrielle ou semestriel.

  • Laisser les tâches dans le plan de projet planifié automatiquement, avec un type de tâche capacité fixe.

  • Conserver la planification du plan de projet en conformité avec les périodes de rapports.

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5. fermer les tâches à mises à jour, au lieu d’utiliser les champs publier et Type de réservation

Responsables de projet possible les champs Publier et Type de réservation utiles pour contrôler tâche et ressource visibilité. Le champ Publier peut être utilisé pour contrôler les tâches qui sont visibles dans Project Web App, et le champ Type de réservation peut être utilisé pour contrôler les ressources sont visibles au cours du processus de planification des ressources. Toutefois, n’oubliez pas que ces champs font partie du processus de planification au plus tôt. Ils ne sont pas conçus pour limiter la capacité des utilisateurs de continuer à effectuer le suivi du temps sur une tâche spécifique. Si les champs Publier et Type de réservation sont utilisés incorrectement, ils peuvent entraîner la suppression des entrées de tâche à partir de la feuille de temps d’un utilisateur ou état des tâches. C’est particulièrement important, car la suppression des entrées de la tâche peut signifie la perte de temps envoyée.

Pour plus d’informations sur les champs Publier et Type de réservation, consultez les articles d’aide suivantes :

Si vous voulez fermer une tâche spécifique afin qu’aucun temps supplémentaire ne puissent être soumis, vous pouvez utiliser l’option Fermer la tâche à mettre à jour dans Project Server 2010.

Pour plus d’informations sur la fermeture d’une tâche à mises à jour, voir Fermer les tâches à mettre à jour.

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Synthèse

Si votre organisation utilise le travail réel capturé dans Project Server 2010 avec d’autres systèmes report ou planification, il est dans votre intérêt pour suivre les instructions décrites dans cet article :

  • Utiliser le mode d’entrée unique

  • Protéger les mises à jour

  • Utiliser soumis travail réel à partir de feuilles de temps, au lieu de plans de projet, création de rapports chronologiques

  • Utiliser des catégories d’activités hors projet pour suivre le travail hors projet

  • Fermer les tâches à mises à jour, au lieu d’utiliser les champs Publier et Type de réservation

En suivant les meilleures pratiques suivantes, que vous utilisez pour conserver la précision des données travail réel qui sont entrées dans les feuilles de temps par des ressources de votre organisation.

Pour conserver les données de travail réel d’un projet qui a été achevé ou n’est plus active, suivez les recommandations fournies dans Archive un projet terminé.

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Accusés de réception

L’équipe de Project Server contenu publication Merci les collaborateurs suivantes de cet article :

  • Raymond gravure, chef II, projet/Project Server

  • Technicien de AIK Chen, Senior Support, projet/Project Server

  • Christophe Fiessinger, responsable de produit technique, projet/Project Server

  • Heather O'Cull, Senior programme responsable, projet/Project Server

  • Keshav Puttaswamy, responsable de programme de groupe Principal, projet/Project Server

  • Matt RE, chef de projet, Project/Project Server

  • Saurabh Sanghvi, chef de projet, Project/Project Server

  • Eli Sheldon, chef de projet, Project/Project Server

  • Technicien de Bernard Smith, Senior Support, projet/Project Server

  • Eric Zenz, responsable de programme senior, projet/Project Server

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