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Manières de travailler avec SharePoint

SharePoint permet aux organisations de rechercher des solutions aux problèmes courants liés aux applications et composants WebPart prêts à l’emploi. Votre scénario professionnel unique détermine le type de site et de composants WebPart qui seront utilisés. Il existe plusieurs ressources pour inspirer votre prochain site SharePoint, à l’instar des procédures pas à pasde SharePoint et de l' interface guidée. 

Cet article vous explique comment les différents types de rôles et de départements au sein d’une organisation peuvent collaborer pour répondre aux besoins de leurs utilisateurs et objectifs métiers.

Exemples de création de site :

  • Découvrez comment un gestionnaire de ressources crée un site pour les nouvelles recrues afin d’améliorer la rétention des employés

  • En savoir plus sur la création d’un groupe de communauté d’entreprise pour permettre aux autres personnes

  • Découvrez comment un responsable de produit crée un site d’équipe spécifique au projet pour faciliter le lancement d’un nouveau produit

  • Découvrez comment une équipe marketing de produit crée un site pour qu’une nouvelle unité commerciale augmente la sensibilisation

Créer un site d’administration pour les nouvelles recrues

Tom est un gestionnaire de ressources humaines de département qui peut vous permettre d’améliorer l’interface en voie de nouvelles recrues. Pour l’instant, son organisation partage une feuille de calcul Excel avec des liens vers des ressources courantes, et les responsables de recrutement sont responsables de la nouvelle embauche. Les nouvelles recrues et les responsables d’embauche ont exprimé leurs insatisfactions du processus actuel. 

Nouvelles buts du site :

  • Aidez les nouveaux employés à bord du service

  • Améliorez les performances et le temps des nouveaux employés

  • Amélioration de la rétention des employés

  • Renforcer l’engagement et la satisfaction des employés

Étapes de création d’un site :

Planifier le site-1 jour

Tom s’engage auprès des responsables du recrutement pour veiller à ce que la nouvelle qualité d’embauche soit adaptée aux objectifs de l’organisation et aux services auxquels les nouvelles recrues seront jointes.

Nous vous recommandons de créer le site, et les responsables de la mise en place pourront contribuer à la gestion et à la gestion de contenu du site. Un responsable d’embauche identifie une nouvelle embauche récente pour s’engager auprès du nouveau site. D’autres responsables de recrutement et de ses membres ont des plans pour collaborer régulièrement sur le nouveau site d’embauche. 

Tom commence par recueillir tout le contenu que les nouveaux employés doivent connaître concernant l’entreprise, la culture, les systèmes de service, les processus, les politiques et les avantages.

Créer le site-2 jours

Tom décide d’utiliser un site de communication SharePoint pour gérer de façon centralisée des documents, des documents de formation et des points de vue sociaux facilement accessibles et accessibles dans un emplacement unique. 

  • À l’aide du composant WebPart bibliothèque de documents, Tom crée des fichiers et des dossiers organisés par région, rôle et type d’avantage.

  • À l’aide du composant WebPart Liste, Thomas crée une liste de vérification d’embauche pour les responsables de recrutement et le nouvel employé.

  • Le site inclut un composant WebPart conversations Yammer qui permet aux employés du service de partager des expériences, d’augmenter leur réseau, de poser des questions et de transmettre des commentaires sur le processus de création d’un employé.

  • Les vidéos de bienvenue de nouvelles recrues ont été créées par l’équipe de direction et publiées à l’aide du composant WebPart Microsoft Stream .

Gérer le site en continu

  • Tom envisage un événement de lancement qui fête le nouveau site et planifie des sessions de formation pour les parties prenantes et les champions au cours des prochains mois. 

  • Pour obtenir des commentaires et mesurer l’impact du processus de création d’un nouvel employé, Thomas crée une enquête à l’aide du composant WebPart Microsoft Forms

  • Mensuellement, Thomas révise et partage l' utilisation et les analyses du site grâce aux responsables de l’équipe et au leadership

Conduit

  • Amélioration de la rétention des employés au sein d’un service de 75% vers 90% en une année

  • Amélioration de l’engagement des employés de 10% en une année

  • Amélioration de la satisfaction et de la confiance de votre directeur d’embauche dans le processus de création de nouveaux embauches

  • Réduction du temps et des ressources consacrées au recrutement, à l’embauche et à la formation de nouvelles recrues

Créer un groupe de communauté d’entreprise

Maria travaille au sein d’une organisation qui recrute activement plus de salariés qu’auparavant. Depuis l’année dernière, elle entend plus en plus sur la façon dont les femmes sur son lieu de travail cherchent une plus grande idée de la communauté. Maria découvre qu’il n’y a pas besoin de créer une communauté-femmes pour les mentors, le coaching de carrière, l’accès au leadership et les nouvelles concernant les femmes sur le lieu de travail. 

Nouvelles buts du site : 

  • Unir les femmes sur l’ensemble des régions et services de l’Organisation

  • Créer un lieu de réunion sécurisé pour la connexion, le partage et la création

  • Engagez des femmes qui cherchent à créer leur réseau, leur communauté et votre navire au bureau.

  • Donnez des champions pour permettre à des femmes de trouver le succès d’une entreprise.

Étapes de création d’un site :

Planifier le site-3 jours

Maria trouve les personnes qui ont déjà connu des passions concernant la création et la gestion du nouveau site communautaire. Ensemble, ils définissent les buts du site et expliquent comment classer les besoins de leur communauté. Ils se rencontrent ensuite avec d’autres communautés au sein de leur organisation afin d’en savoir plus sur la façon d’amplifier et de recruter leurs causes.

Après avoir défini les objectifs, Maria et son équipe commencent à compiler des images, des fichiers, des articles d’actualité, des vidéos et d’autres contenus pour le site. En travaillant ensemble, le contenu est groupé et organisé en pages qui constituent la structure du site. Ensuite, Maria identifie les propriétaires qui seront responsables de la création et de la gestion du contenu sur chacune des pages du site.

Créer le site-1 jour

Maria crée un site de communication SharePoint et permet aux propriétaires de pages de modifier, ajouter et supprimer du contenu. Lors de la création des pages du site, l’équipe de Maria se concentre sur l’utilisation des composants WebPart qui nécessiteront peu de maintenance au fil du temps.

  • À l’aide du composant WebPart informationsSharePoint, Maria et son équipe écrivent et organisent des actualités centrées sur une communauté

  • Les événements mensuels sont organisés et annoncés à l’aide du composant WebPart événements

  • Une page présente le composant WebPart personnes qui connecte facilement la communauté avec d’autres alliés au sein de l’organisation.

  • À l’aide du composant WebPart Yammer, les membres de cette communauté peuvent lancer des conversations avec des leaders et communiquer avec d’autres personnes avec des ressources.

  • Le composant WebPart incorporé est utilisé dans l’ensemble du site pour incorporer des vidéos (à partir de YouTube, par exemple) et mettre en évidence des discussions et du contenu provenant de leaders de la communauté

Gérer le site en continu

  • Maria surveille et partage régulièrement des informations sur l' utilisation et l’analyse du site

  • Les réunions mensuelles de la stratégie de contenu sont prévues pour organiser le calendrier éditorial, planifier des événements de la communauté et recruter de nouveaux contributeurs de contenu.

  • Semestrielle, Maria et son équipe réévaluent les pages et la navigation du site pour apporter des modifications au fur et à mesure de l’évolution de la communauté

Conduit

  • Davantage de satisfaction et de satisfaction entre les femmes au sein de l’entreprise

  • Amélioration de la rétention des employés pour les membres de la Communauté par rapport aux non-membres

  • Davantage de réseaux et de collaboration entre les équipes qui participent aux événements de la communauté et aux discussions Yammer

Créer un site d’équipe spécifique au projet

Megan est responsable de projet chargé d’une équipe qui travaille pour publier un nouveau produit au cours des 6 prochains mois. Elle sait qu’elle a besoin d’un emplacement pour stocker des documents d’équipe, collaborer sur du contenu, partager des mises à jour sur des informations de projet et communiquer avec l’équipe. Pour l’instant, l’équipe de Megan utilise la messagerie comme formulaire principal de communication et certains documents de projet sont stockés à un emplacement partagé, mais ils ne peuvent pas être consultés en toute sécurité en dehors du bureau ou d’un appareil mobile.

Nouvelles buts du site :

  • Créer un emplacement unifié pour les informations de projet, la collaboration d’équipe et la communication de projet

  • Offrir des modes de communication plus efficaces grâce aux discussions en temps réel et aux conférences vidéo

  • Unifiez les ressources d’équipe comme un calendrier d’équipe, une adresse de messagerie, un outil OneNoteet une gestion des tâches

  • Stocker en toute sécurité des fichiers et dossiers dans un emplacement accessible à distance sur n’importe quel appareil

Étapes de création d’un site :

Planifier le site-2 jours

Megan commence par brainstorming Ideas avec un autre responsable de projet ayant créé un site similaire dans le passé. Elle apprend la meilleure façon de commencer son site de projet consiste à demander à son équipe des commentaires sur la manière dont elle préfère communiquer, collaborer et les types de fonctionnalités qui seront les plus utiles pour le nouveau site de projet. Megan identifie les priorités principales de ses équipes et commence à collecter des documents, des images et d’autres contenus.

Megan détermine qu’un site d’équipe SharePoint correspond mieux aux besoins de son équipe et de son projet. Toutefois, un site d’équipe SharePoint n’autorise pas la discussion en temps réel, sauf si vous intégrez Microsoft teams. Megan fonctionne avec l’administrateur des clients SharePoint pour garantir la disponibilité de Microsoft Teams. Elle sait que son organisation dispose déjà de l’autorisation d’utiliser Microsoft Teams, et qu’elle a besoin d’une telle application pour s’assurer que son site d’équipe est connecté à un groupe Office 365.  

À présent, Megan est prêt à commencer à créer son site d’équipe connecté à Office 365.

Créer le site-1 jour

Megan crée un site d’équipe SharePoint et connecte le site à un groupe Office 365. En vous connectant au groupe, elle lui donne automatiquement accès à des ressources partagées, telles qu’un calendrier de groupe, OneNote, planificateur et une adresse de messagerie.

Gérer le site en continu

  • Megan examine le site d’équipe mi-mensuellement pour vérifier que les échéances et informations de projet sont à jour

  • Lorsque le projet est lancé, Megan prévoit de réviser des parties du contenu du site et des composants WebPart pour s’adapter au nouveau rythme d’entreprise de prise en charge du produit

Conduit

  • Amélioration de la productivité de l’équipe en rationalisant la communication et la collaboration au même endroit

  • Le volume des réunions et du courrier électronique a baissé avant le lancement du site d’équipe

  • Possibilité pour les membres de l’équipe à distance de travailler plus efficacement

Créer un site pour un nouveau projet

Michel est directeur marketing qui prépare le lancement d’un nouveau projet. Il travaille déjà avec plusieurs parties prenantes, telles que l’ingénierie produits et le service clientèle. Ils conviennent qu’un espace partagé pour préparer le reste de l’Organisation pour le lancement de Project est la solution appropriée.

Nouvelles buts du site :

  • Établissez une source d’information de manière à ce que les employés comprennent bien les détails du projet et puissent adopter la valeur du projet et sa mission.

  • Permettre aux employés de faire la parole du projet et de parler de confiance du projet en interne et en externe

  • Doter les employés de ressources visuelles approuvées du marketing qui peuvent être partagées en externe

  • Donner accès à des ressources de projet, des formations, des événements et des questions de projet de réponse

Étapes de création d’un site :

Planifier le site-2 jours

Michel sait qu’il a besoin d’être intéressé par l’ensemble de l’Organisation pour soutenir ce nouveau projet. Il répond à des experts en matière d’objets, tels que l’équipe d’ingénierie, l’équipe de produit et l’équipe de support technique, afin de valider le contenu qui doit figurer sur le site. Ensuite, il travaille pour rassembler les éléments de site, tels que les images, logos, documents marketing et guides de formation approuvés.

Michel décide de créer un site de communication SharePoint lui permettant de joindre des douzaines ou des centaines de personnes à la fois. 

Créer le site-3 jours

Michel crée un site de communication SharePoint à l’aide de composants WebPart qui s’engagent et informent le public. Il s’attache à concevoir le site de telle sorte qu’il soit visuellement agréable, interactif et facile à utiliser. Michel sait que son public sera susceptible d’accéder au site de projet sur un appareil mobile, de sorte que HES bâtiment son site en optimisant la conception du téléphone. 

Gérer le site en continu

  • Michel affiche régulièrement l’utilisation du site pour comprendre les personnes qui consultent la page et ce qui est populaire

  • À l’aide du composant WebPart formulaires, une enquête est intégrée à la page du site pour recueillir des commentaires sur l’efficacité de la formation du projet.

  • À mesure que le projet évolue au fil du temps, Michel continue d’utiliser le site pour informer les employés des mises à jour et jalons du projet.

Conduit

  • Accélération de l’adoption de Project par rapport aux annonces de lancement de projet précédentes 

  • Amélioration de l’efficacité et de la capacité de l’équipe de support technique de l’évolution des ressources sur le cycle de vie du projet

  • Réduction de la quantité de réunions et de messages électroniques après le lancement du site tout en augmentant la productivité

Plus d’informations sur la création de sites :

documentation SharePoint

Procédures guidée : création de sites

la bibliothèque de productivité Microsoft 365

formation moderne 

Communauté Microsoft Tech-adoption

Planifier votre site SharePoint

Vidéo : créer un site d’équipe ou de communication

Remarque :  Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez vous nous dire si les informations vous ont été utiles ? Voici l’article en anglais pour référence.

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