Liste de contrôle de l’organisateur d’événements en direct dans Microsoft Teams

Si votre événement nécessite que vous ayez vos propres caméras (non-webcam), vérifiez que vous disposez de l’équipement approprié :

• Caméras

• Microphones

• Convertisseur pour ingérer de la vidéo dans votre ordinateur (par exemple, Magewell)

• Trépied

• Cordons pour les connexions

Informations de base

• Titre

• Date

• Emplacement

• Description

Invitez tous ceux qui seront en production ou en présentation (y compris les modérateurs Q&R) dans le cadre du groupe d’événements. Attendez d’inviter des participants jusqu’à ce que vous ayez créé votre événement et que vous ayez un lien de participant.

Si quelqu’un partage un PowerPoint, invitez-le en tant que producteur ou présentateur.

Définissez soigneusement l’accès à votre événement en direct. C’est très important si vous envisagez de partager des informations sensibles.

Sélectionnez Q&R si vous souhaitez en avoir un.

• Si vous sélectionnez Q&R, assurez-vous que quelqu’un prévoit de le modérer (et que vous en faites un producteur ou un présentateur).

Assurez-vous que votre lien de support pointe vers les informations de support appropriées pour vos participants.

Sélectionnez Enregistrement disponible pour les participants si vous souhaitez que vos participants puissent watch un enregistrement de l’événement à la demande.

Sélectionnez Enregistrement disponible pour les producteurs et les présentateurs si vous souhaitez obtenir un fichier MP4 de l’enregistrement après l’événement.

Envoyez le lien de l’événement à tous vos participants comme vous le souhaitez : partagez-le dans un canal Teams, envoyez un e-mail, partagez-le sur un site web ou ajoutez-le à un groupe de collaboration.

Assurez-vous que tout votre équipement fonctionne et que les connexions sont solides.

Connectez votre Magewell (ou un autre convertisseur) à votre port USB et testez la vidéo et l’audio. Assurez-vous que votre vidéo et votre audio sont correctement définis dans les paramètres de votre appareil.

Vérifiez que vous disposez d’un bon éclairage. Nous vous recommandons de choisir une chambre avec lumière naturelle.

NE CLIQUEZ PAS sur Démarrer pendant le test. Vous ne pouvez pas arrêter et redémarrer l’événement ultérieurement. Vous devrez en planifier un nouveau à envoyer aux participants. (Si vous souhaitez tester cela, nous vous recommandons d’avoir un événement de répétition en direct quelques jours auparavant avec un petit groupe de personnes.) 

Vérifiez le lien du participant partout où vous l’avez envoyé à votre public.

• Votre lien doit pointer vers l’événement réel. Si vous le suivez, vous devriez voir un écran bleu indiquant « L’événement en direct n’a pas démarré ».

Assurez-vous que vous et tous les présentateurs avez le contenu de l’événement prêt à être partagé.