Introduction à l'envoi de données de formulaire

Contenu de cet article

• Vue d’ensemble

• Envoi de données de formulaire à une base de données Access SQL Server données

• Envoi de données de formulaire à un service web

• Envoi de données de formulaire à un serveur exécutant Microsoft Windows SharePoint Services

• Envoi de données de formulaire dans un message électronique

• Envoi de données de formulaire à une application sur un serveur web

• Envoi de données de formulaire à l’aide d’un fichier de connexion de données

• Envoi des données du formulaire à l’aide d’un code

Vue d’ensemble

Lorsque vous utilisez Microsoft Office formulaires InfoPath pour collecter des données dans le cadre d’un processus métier plus large, ces données ne restent généralement pas dans les formulaires que les utilisateurs remplissent. Au lieu de cela, les données du formulaire passeront à l’étape suivante du processus d’entreprise, généralement vers une source de données externe telle qu’une base de données, un service web ou une application sur un serveur web. Par exemple, un employé peut utiliser InfoPath pour remplir un formulaire de note de frais, puis envoyer ce formulaire à un service web où le formulaire peut être traitée.

Contrairement à l’enregistrement d’un formulaire, où les utilisateurs choisissent un emplacement où stocker leur formulaire pendant qu’ils le remplissent, l’envoi d’un formulaire envoie les données du formulaire à un emplacement spécifique défini quand le modèle de formulaire associé au formulaire a été conçu. Lorsque vous créez un modèle de formulaire et activez l’envoi du formulaire, vous pouvez choisir que les données que les utilisateurs entrent dans votre formulaire sont soumises aux emplacements suivants :

• Base Microsoft Office données Access ou Microsoft SQL Server données

• Un service web

• Serveur en cours d’exécution Microsoft Windows SharePoint Services

• Dans un message électronique

• Application sur un serveur web

• Application personnalisée qui héberge InfoPath

Le fait de spécifier l’endroit où vous voulez que les données de vos formulaires soient envoyées peut accroître la précision et l’efficacité de vos processus d’entreprise, car cela vous permet de contrôler plus mieux ces processus. Avant que les utilisateurs ne peuvent envoyer leurs données de formulaire, InfoPath garantit que les données des formulaires sont valides et leur permet de corriger les données non valides. Cette fonctionnalité permet de s’assurer que seules les données valides sont envoyées à la source de données externe.

Outre la conception de votre modèle de formulaire pour permettre aux utilisateurs d’envoyer leurs données à un emplacement unique, vous pouvez concevoir votre modèle de formulaire afin que les utilisateurs peuvent envoyer leurs données de formulaire à plusieurs emplacements à la fois. Par exemple, vous pouvez créer un modèle de formulaire de note de frais de telle sorte que, lorsque les utilisateurs envoient leurs formulaires complétés, les données des formulaires sont envoyées à une base de données et qu’une copie de chaque formulaire rempli soit également envoyée dans un courrier électronique à leur responsable.

Chaque fois que vous créez un modèle de formulaire qui peut être envoyé à une source de données externe, InfoPath allume par défaut la commande Envoyer dans le menu Fichier, ainsi que le bouton Envoyer dans la barre d’outils Standard. Selon vos besoins, vous pouvez choisir de modifier le nom de la commande Envoyer. De plus, vous pouvez également insérer un bouton directement sur le modèle de formulaire sur qui les utilisateurs peuvent cliquer pour envoyer leurs données de formulaire une fois qu’ils ont terminé de remplir le formulaire.

Vous pouvez également configurer votre modèle de formulaire de sorte qu’un des formulaires suivants se produise une fois le formulaire envoyé :

• Le formulaire existant se ferme.

• Le formulaire existant se ferme et un nouveau formulaire vierge s’ouvre.

• Le formulaire existant reste ouvert.

De plus, vous pouvez écrire un message qui s’affiche une fois que les utilisateurs ont envoyé leur formulaire, qui indique si le formulaire a été envoyé correctement.

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Envoi de données de formulaire à une base de données Access SQL Server données

Les formulaires InfoPath sont fréquemment soumis aux bases de données, qu’il s’agit de mettre à jour une seule table avec un enregistrement client ou pour des scénarios plus complexes, tels que la modification de plusieurs tables liées dans un modèle de formulaire de note de frais. Vous pouvez créer votre modèle de formulaire dans InfoPath de façon à ce qu’il puisse être envoyé directement à une base de données Access ou SQL Server sans utiliser de script ou de code personnalisé. Vous pouvez également envoyer des données de formulaire à d’autres types de bases de données à l’aide d’un code personnalisé ou en envoyant le formulaire à un service web connecté à cette base de données.

Pour soumettre un formulaire à une base de données Access ou SQL Server données, vous devez créer un modèle de formulaire basé sur cette base de données. Cela garantit que le modèle de formulaire source de données la structure de la base de données. Si vous ajoutez une connexion de base de données à un modèle de formulaire existant, les utilisateurs ne pourront pas soumettre leurs formulaires terminés à la base de données, car la source de données du formulaire ne correspond pas à la structure de la base de données. Si le modèle de formulaire ne correspond pas à la structure de la base de données, InfoPath ne peut pas mettre à jour les champs corrects dans la base de données lorsque les données sont envoyées.

Lorsque vous créez un modèle de formulaire InfoPath basé sur une base de données, notez les problèmes suivants :

• Lorsque vous connectez le modèle de formulaire à plusieurs tables dans la base de données, les tables doivent être connectées par des champs clés.

• Les types de données longs, tels que les images, les objets OLE, les pièces jointes et les types de données Mémo ou SQL Access, doivent être exclus de la connexion de données. InfoPath ne prend pas en charge les connexions de données à ces types de données longs. Pour exclure des champs spécifiques de la base de données, utilisez l’Assistant Connexion de données pour configurer la connexion de données.

Vous pouvez déterminer si l’un de ces problèmes s’applique en lisant les informations de la zone Résumé de la dernière page de l’Assistant Connexion de données. Le récapitulatif indique si la soumission de formulaire est activée et si elle est désactivée, la synthèse explique pourquoi.

Après avoir installé la connexion de données entre le modèle de formulaire et la base de données, vous pouvez personnaliser les autres options d’soumission de votre choix. Par exemple, vous pouvez modifier le texte qui apparaît sur le bouton Envoyer dans votre modèle de formulaire. Vous pouvez également modifier les messages qui sont affichés aux utilisateurs pour indiquer si le formulaire a été envoyé correctement, et vous pouvez spécifier si le formulaire doit rester ouvert après la soumission.

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Envoi de données de formulaire à un service web

Que vous utilisons un service web pour établir un flux de travail pour un processus d’entreprise ou au niveau intermédiaire de votre base de données, InfoPath facilite la création de modèles de formulaires qui interagissent avec un service web. InfoPath dispose d’un Assistant Connexion de données qui vous guide tout au long du processus de connexion des modèles de formulaires à un service web.

Il existe deux méthodes courantes de conception d’un modèle de formulaire qui envoie des formulaires à un service web :

• Connexion d’un modèle de formulaire existant à un service Web

• Conception d’un nouveau modèle de formulaire basé sur un service web

Avec ces deux méthodes, InfoPath crée une source de données basée sur le schéma du service web. Cela permet aux formulaires basés sur un modèle de formulaire d’envoyer des données au service web.

Détails techniques

Lorsque les utilisateurs envoient un formulaire à un service web, le formulaire est envoyé en tant que données XML (Extensible Markup Language) dans une enveloppe SOAP. L’enveloppe SOAP fonctionne comme paramètre d’entrée pour l’opération de service web spécifiée. Vous pouvez comparer cela à l’envoi d’un formulaire à l’aide de HTTP, ce qui a pour effet d’obtenir un document XML dans une demande POST HTTP.

Avant de connecter un modèle de formulaire InfoPath à un service web, prenons les considérations suivantes :

• InfoPath ne peut pas se connecter à un service web qui appel de procédure distante (RPC) style codé. Seul le codage littéral de document est pris en charge.

• Lorsque vous configurez un modèle de formulaire de sorte que ses formulaires peuvent envoyer des données à un service web, vous pouvez spécifier que seules les données de certains champs ou groupes peuvent être envoyées, ou que vous pouvez envoyer toutes les données dans le formulaire.

Une fois la connexion de données au service web définie, vous pouvez ajouter un bouton Envoyer au modèle de formulaire et personnaliser les autres options d’soumission de votre choix.

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Envoi de données de formulaire à un serveur exécutant Microsoft Windows SharePoint Services

Vous pouvez créer un modèle de formulaire qui envoie des données à un serveur qui exécute Microsoft Windows SharePoint Services. Ce faisant, vous pouvez stocker et organiser tous les formulaires de vos utilisateurs dans une bibliothèque de documents. En outre, vos utilisateurs peuvent remplir des formulaires basés sur le modèle de formulaire directement à partir de la bibliothèque de documents. Ils peuvent également exporter des données de formulaire vers Microsoft Office Excel ou fusionner les données de plusieurs formulaires dans un formulaire unique. De plus, lorsque vous activez l’envoi de formulaire directement dans une bibliothèque de documents, vous pouvez prédefine les noms de fichiers des formulaires, soit avec des valeurs statiques, avec des valeurs basées sur les données du formulaire, soit en utilisant une formule.

Après avoir configuré le modèle de formulaire de manière à autoriser la soumission de formulaire dans une bibliothèque de documents SharePoint, vous pouvez ajouter un bouton Envoyer au formulaire et personnaliser d’autres options d’envoi, telles que le texte sur le bouton Envoyer, les messages affichés à l’utilisateur pour indiquer si le formulaire a été envoyé correctement et si le formulaire doit rester ouvert après la soumission.

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Envoi de données de formulaire dans un message électronique

L’utilisation d’un programme de courrier est l’une des méthodes les plus simples et les plus courantes de configuration d’un flux de travail pour un processus métier. Vous pouvez créer un modèle de formulaire InfoPath qui permet aux utilisateurs de cliquer sur un bouton Envoyer dans la barre d’outils Standard ou dans le menu Fichier pour envoyer leur formulaire complété en tant que pièce jointe ou dans le corps d’un courrier électronique. Les adresses de courrier, l’objet et le nom de fichier de pièce jointe peuvent tous être prédéfinés lors de la conception de votre modèle de formulaire: soit avec des valeurs statiques, avec des valeurs basées sur les entrées du formulaire, soit à l’aide d’une formule. Par exemple, vous pouvez créer votre modèle de formulaire pour que les formulaires complétés soient automatiquement envoyés dans un courrier électronique avec une ligne d’objet prédéfini à une adresse de courrier basée sur une entrée du formulaire. De plus, sur la base des données que les utilisateurs entrent dans le formulaire, vous pouvez définir des noms de fichiers dynamiques pour le formulaire.

Pour que les utilisateurs envoient leurs formulaires sous forme de courriers électroniques, ils doivent avoir installé Microsoft Office Outlook 2003 ou Microsoft Office Outlook 2007 sur leur ordinateur. Les utilisateurs qui remplissent des formulaires dans un navigateur web n’Outlook pas besoin d’envoyer leurs formulaires sous forme de courrier électronique.

Après avoir configuré le modèle de formulaire pour autoriser la soumission du formulaire dans un courrier électronique, vous pouvez ajouter un bouton Envoyer à la barre d’outils Standard et une commande Envoyer au menu Fichier du modèle de formulaire et personnaliser d’autres options d’envoi, telles que le texte qui s’affiche sur le bouton Envoyer, les messages affichés à l’utilisateur pour indiquer si le formulaire a été envoyé, et si vous souhaitez que le formulaire reste ouvert après la soumission.

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Envoi de données de formulaire à une application sur un serveur web

Si vous avez une page de Active Server Pages (ASP) ou tout autre code sur un serveur web qui peut traiter des données XML, vous pouvez concevoir votre modèle de formulaire afin que les utilisateurs peuvent envoyer des formulaires complétés à ce serveur web à l’aide de la méthode POST HTTP. Lorsque vous configurez votre modèle de formulaire pour permettre aux utilisateurs d’envoyer leurs formulaires de cette façon, InfoPath crée un message qui inclut les données du formulaire, puis envoie ce message au serveur web. Lors de la création d’un modèle de formulaire pour envoyer des données à un serveur web, vous pouvez ajouter un bouton Envoyer à votre modèle de formulaire, spécifier le texte qui apparaît sur le bouton Envoyer, personnaliser les messages qui sont affichés aux utilisateurs pour indiquer si le formulaire a été envoyé correctement et spécifier si le formulaire doit rester ouvert après la soumission.

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Envoi de données de formulaire à l’aide d’un fichier de connexion de données

Dans Microsoft Office InfoPath 2007 vous pouvez également créer un fichier XML appelé fichier de connexion de données qui comprend tous les paramètres nécessaires à une connexion de données. Vous pouvez stocker ce fichier dans une bibliothèque de connexions de données dans un site Microsoft Office SharePoint Server 2007, puis concevoir plusieurs modèles de formulaires qui utilisent le même fichier XML pour configurer une connexion de données. L’utilisation d’un fichier de connexion de données signifie que si quelque chose avec la connexion de données change (par exemple, si l’emplacement de la source de données externe change), vous pouvez mettre à jour le fichier de connexion de données une seule fois, plutôt que de mettre à jour la connexion de données dans chaque modèle de formulaire individuel. Tous les modèles de formulaires qui utilisent le fichier de connexion de données sont automatiquement mis à jour avec les nouveaux paramètres.

Un fichier de connexion de données peut contenir des paramètres qui déterminent comment les utilisateurs peuvent envoyer leurs données de formulaire. Vous pouvez créer un modèle de formulaire pour utiliser les paramètres de ce fichier de connexion de données. Après avoir configuré le modèle de formulaire pour autoriser la soumission du formulaire, vous pouvez ajouter une commande Envoyer au menu Fichier et un bouton Envoyer à la barre d’outils Standard du formulaire basé sur le modèle de formulaire, puis personnaliser les autres options d’envoi, telles que le texte qui apparaît sur le bouton et la commande Envoyer, messages affichés à l’utilisateur pour indiquer si le formulaire a été envoyé correctement et si vous souhaitez le conserver ouvert après la soumission.

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Envoi des données du formulaire à l’aide d’un code

Pour créer des fonctionnalités avancées dans votre modèle de formulaire afin d’envoyer des données de formulaire, vous pouvez écrire du code géré à l’aide de Microsoft Visual Basic .NET, Microsoft Visual C# .NET ou d’un script. Par exemple, vous pouvez ajouter des fonctionnalités à votre modèle de formulaire qui permet l’envoi de formulaire à plusieurs emplacements à la fois ou à une source de données externe qui n’est normalement pas prise en charge par InfoPath.

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