Introduction à Excel Services et Excel Web Access

Contenu de cet article

• Description d'Excel Services

• Nouveautés de Microsoft Office Excel Web Access ?

• Mode de fonctionnement entre Excel Services et Office Excel 2007

• Interaction avec un classeur Excel dans Excel Services

• Scénarios dans Excel Services

• Création d'« Une version de la vérité »

• Connexion sécurisée aux données

• Excel Services et Gestion des droits relatifs à l'information

• Utilisation d'Excel Services avec d'autres fonctionnalités d'aide à la décision

Description d'Excel Services

Excel Services comporte trois composants de base qui interagissent les uns avec les autres et qui tous ensemble forment la structure globale d'Excel Services.

1. Excel Calculation Services (ECS) est le « moteur » d'Excel Services qui charge le classeur, effectue les calculs en conformité avec Microsoft Office Excel 2007, actualise les données externes et gère les sessions.

2. Excel Web Access (EWA) est un composant WebPart qui affiche et active l'interaction avec le classeur Microsoft Office Excel dans un navigateur, à l'aide du langage DHTML (Dynamic Hierarchical Tag Markup Language) et JavaScript, sans pour autant devoir télécharger les contrôles ActiveX sur votre ordinateur client. Il peut aussi établir une connexion à d'autres composants WebPart sur le tableau de bord et dans d'autres pages de composants WebPart.

3. Excel Web Services (EWS) est un service Web hébergé par Microsoft Office SharePoint Services, qui met à la disposition d'un développeur plusieurs modes d'utilisation d'une interface de programmation d'applications, en vue de créer des applications personnalisées basées sur le classeur Excel.

Dans la mesure où Excel Services est un composant de Microsoft Office SharePoint Server 2007, vous pouvez également bénéficier des diverses fonctionnalités technologiques SharePoint, telles que le contrôle, la sécurité et la gestion de l'accès aux feuilles de calcul, des performances basées sur un serveur et du réajustement avec l'arrivée de nouveaux utilisateurs.

Haut de la page

Quelles sont les Microsoft Office Excel Web Access ?

Excel Web Access est un composant WebPart, qui affiche des données et des graphiques d'un classeur Excel, qui ressemble à Microsoft Office Excel, notamment avec les onglets de feuille, les boutons du mode Plan et les flèches déroulantes, et qui permet de personnaliser le composant WebPart de diverses façons.

1. La section supérieure contient le titre et une barre d'outils avec plusieurs menus, commandes et une liste déroulante.

2. La fenêtre principale affiche une ou plusieurs feuilles de calcul en mode Feuille de calcul, un élément nommé, tel qu'un graphique ou un tableau Excel en mode Élément nommé, et éventuellement une zone en mode Plan.

3. Le volet Office Paramètres comporte des étiquettes de paramètres, des zones de texte pour une saisie de données, et des info-bulles facultatives qui fournissent un complément d'informations sur chaque paramètre.

4. La section inférieure affiche des messages de données d'actualisation.

Haut de la page

Mode de fonctionnement entre Excel Services et Office Excel 2007

Commencez par créer un classeur Excel en utilisant Office Excel 2007, puis enregistrez-le dans Excel Services. Fondamentalement, Office Excel 2007 est l'outil de création et Excel Services est l'outil de création de rapports.

1. Un auteur de classeur, il s'agit souvent d'une analyste d'entreprise, utilise Office Excel 2007 pour créer le classeur Excel, pour spécifier éventuellement les éléments nommés à afficher, et pour définir éventuellement des paramètres.

2. L'auteur de classeur enregistre le classeur dans une bibliothèque de documents (ou sur un réseau ou dossier Web) dans Excel Services, où sa gestion et sécurité incombent à un administrateur SharePoint.

3. L'auteur de classeur et d'autres utilisateurs peuvent créer des rapports, des pages de composants WebPart, et des tableaux de bord d'aide à la décision utilisant ce classeur.

4. La plupart des utilisateurs professionnels peuvent accéder au classeur en l'affichant dans un navigateur, voire même actualiser les données si le classeur est connecté à une source de données externe.

5. Dotés des autorisations appropriées, ces utilisateurs peuvent copier l'état actuel du classeur et toutes les interactions effectuées durant la session actuelle, telles que le tri et le filtrage, vers un ordinateur client. Cette opération est destinée à une analyse ultérieure, soit en tant que classeur Excel soit en tant qu'instantané.

Haut de la page

Interaction avec un classeur Excel dans Excel Services

Bien que la modification de cellules soit impossible dans le classeur Excel d'Excel Services, vous pouvez utiliser les données de plusieurs façons. Les fonctionnalités interactives suivantes vous permettent d'afficher les informations requises pour répondre à des questions spécifiques et spontanées sur ces données :

• Affichez les derniers résultats de formule en recalculant les données du classeur.

• Actualiser les données fugitives d'une source externe (ex. base de données ou cube OLAP (Online Analytical Processing).

• Parcourir différentes feuilles de calcul complètes ou partielles ou des éléments nommés sélectionnés du classeur (ex. graphiques ou tableau Excel).

• Triez et filtrez les données.

• Développez ou réduisez les niveaux de données et utilisez un filtre de rapport dans un rapport de tableau croisé dynamique.

• Modifiez temporairement les valeurs de cellules en entrant des paramètres, afin de mettre à jour les résultats d'une formule ou d'effectuer une simple analyse de scénarios.

• Obtenez des résultats ou des affichages différents en sélectionnant des données dans un autre composant WebPart connecté, tel qu'un composant WebPart Filtre ou un composant WebPart Affichage de liste, sur un tableau de bord ou une autre page de composants WebPart.

Haut de la page

Scénarios dans Excel Services

D'innombrables modes d'utilisation d'Excel Services sont à votre disposition, mais la liste suivante est des plus représentatives, dans la mesure où elle illustre des scénarios et des exemples vous familiarisant avec Excel Services.

Tableaux de bord d'aide à la décision    Un comité exécutif peut accéder à plusieurs tableaux de bord d'entreprise, qui illustrent les résultats financiers mis à jour pour cette société. Une évaluation continue des performances d'entreprise exige l'accès à un tableau de bord principal, qui récapitule des indicateurs de performance clés, tels que les objectifs de vente, les recettes cibles, les marges de profit de chaque mois. Les tableaux de bord supplémentaires résument les actualités sur les marchés pour faciliter l'analyse des risques financiers concernant les projets actuels et nouveaux, et pour afficher des graphiques comportant des données financières essentielles afin d'évaluer les divers portefeuilles d'investissement.

Système d'informations sur les analyses Marketing    Le service Marketing d'une société, qui vend des vêtements et des équipements sportifs, gère une page de portail d'informations reprenant les données démographiques clés, telles que le sexe, l'âge, la région, le niveau de revenus, et les loisirs préférés. La plupart des employés du service Marketing peuvent ouvrir les classeurs Excel sur leur ordinateur, effectuer des analyses de scénarios sur toutes les données, ou imprimer des rapports mis en forme. À long terme, les utilisateurs peuvent facilement ajouter des rapports à partager.

Statistiques sur les joueurs sportifs professionnels    Une grande organisation sportive de ligue partage des statistiques sur des données anciennes et récentes à propos des performances et salaires de tous les joueurs. Ces données servent à conclure des contrats et à négocier des salaires. Les nouveaux rapports et analyses sont créés, révisés et partagés par leurs propriétaires, en particulier avant le début de saison.

Outil de prise de décision pour les magasins    Un magasin récapitule les données de vente essentielles chaque semaine, et les partage avec des fournisseurs, des analystes financiers, et des directeurs régionaux. Les rapports comprennent les éléments actuels en stock, les 20 meilleurs produits à la vente par catégories, d'importantes données saisonnières, et les résultats transactionnels par magasin.

Système de rapports de gestion des comptes    Un groupe de vente accède à un ensemble de rapports de briefing quotidiens qui reprennent des données clés, telles que les meilleurs vendeurs, l'évolution des ventes par rapport aux cibles mensuelles, les programmes de vente réussis, et les canaux de distribution aux performances médiocres. Des rapports supplémentaires récapitulent les ventes par variables clés, telles que la région, la gamme de produits, les appels de vente hebdomadaires, et le nombre d'appels fermés. Lorsque des vendeurs affichent ces rapports, ils peuvent automatiquement voir leurs chiffres de vente car le système les identifie grâce à leur nom d'utilisateur.

Récapitulatif quotidien des projets techniques    Un groupe technique développe une page de composants WebPart, qui récapitule les données de planning sur des projets clés, telles que le nombre de bogues, le statut des spécifications, les diagrammes d'avancement, les tendances et les priorités en termes de fonctionnalités, et les liens aux ressources clés et aux contacts. Les données sont définies à partir de plusieurs sources de données externes, telles que les bases de données de projet et les listes de spécifications.

Modèle de calcul pour une analyse financière propriétaire    Une grande institution financière a mené des recherches et conçu un modèle de prix faisant l'objet d'une propriété intellectuelle privée. Les résultats de cette formule doivent être partagés avec certains directeurs d'investissement. Ceci dit, la formule utilisée pour calculer le modèle de prix doit être sécurisée et ne peut en aucun cas être divulguée au public. Ce modèle de prix est extrêmement complexe et nécessite beaucoup de temps pour effectuer les calculs. Chaque soir, le rapport du modèle de prix est calculé et créé sur un serveur ultra rapide, enregistré à un emplacement fiable, et affiché sur une page de composants WebPart, dont l'accès n'est autorisé qu'à certaines personnes.

Haut de la page

Création d'« Une version de la vérité »

Dans la plupart des entreprises, des classeurs au contenu essentiel sont exigés à des moments donnés, la plupart du temps à intervalles réguliers. Par exemple, vous pouvez créer un classeur sécurisé à une date et heure convenues de chaque trimestre fiscal, pour comparer en toute confiance les ventes, les stocks, les recettes et les profits enregistrés à chaque trimestre fiscal. Vous ne souhaitez pas vous soucier du fait que des informations du classeur ont été modifiées par un autre utilisateur, et que des différences inattendues se révèlent dans les calculs et les résultats, rendant ainsi votre décision plus difficile. On parle parfois d'« Une version de la vérité ». En d'autres termes, lorsque vous comparez le même rapport de classeur avec d'autres utilisateurs, vous pouvez vous fier à un seul moment spécifique (date et heure de création du classeur) pour vérifier un affichage cohérent des données.

1. Un classeur maître contient des données financières cumulées régulièrement mises à jour.

2. Un classeur est publié à la fin de chaque trimestre fiscal.

3. Le processus nommé « Une version de la vérité » simplifie la prise de décision et les comparaisons entre les trimestres fiscaux.

Haut de la page

Connexion sécurisée aux données

Toutes les données sont stockées dans un classeur, pour certains classeurs Excel enregistrés dans Excel Services. Une mise à jour de données dans Excel Services exige que le classeur Excel soit enregistré une nouvelle fois. Pour d'autres classeurs, vous devez compter au moins une connexion aux sources de données externes, telles qu'une base de données ou un cube OLAP. Ces connexions contiennent des informations sur la recherche, l'ouverture de session, la requête et l'accès à la source de données externe. Bien que ces informations de connexion puissent être stockées dans le classeur, elles le sont souvent dans un fichier Connexion de données Office (.odc), en particulier lorsque les données sont partagées par plusieurs utilisateurs et que ces informations exigent une mise à jour. L'auteur du classeur ou un administrateur peut créer ces informations de connexion avec Excel 2007 pour établir la connexion, puis pour exporter ces informations vers un fichier .odc.

Une bibliothèque de connexions de données (DCL) est une bibliothèque de documents SharePoint spéciale que vous pouvez configurer comme bibliothèque approuvée, simplifiant ainsi le stockage, la sécurité, le partage et la gestion de fichiers .odc. Par exemple, un administrateur doit déplacer une base de données d'un serveur test à un serveur de production, ou mettre à jour une requête qui accède aux données. L'utilisation d'un fichier .odc enregistré dans une bibliothèque de connexions de données simplifie l'administration de ces informations de connexion et rend l'accès de l'utilisateur aux données bien plus pratique car tous les classeurs utilisent le même fichier de connexion. En outre, ce fichier de connexion reçoit des modifications mises à jour lors d'une actualisation, que ce soit sur l'ordinateur client ou serveur. Vous pouvez même configurer Office SharePoint Server et l'ordinateur client d'un utilisateur pour détecter automatiquement les modifications apportées au fichier de connexion et pour utiliser sa dernière version.

Pour plus d'informations, voir l'aide de Microsoft Office Excel 2007 et l'aide d'Office SharePoint Server Central Administration.

Haut de la page

Excel Services et Gestion des droits relatifs à l'information (IRM, Information Rights Management)

La Gestion des droits relatifs à l'information (IRM, Information Rights Management) permet de garantir une protection de la confidentialité relative à un document Microsoft Office et de limiter l'accès d'informations confidentielles à certaines personnes autorisées uniquement. Par exemple, vous souhaitez communiquer des résultats financiers trimestriels uniquement à certains membres d'un comité exécutif, et ce un mois avant leur publication officielle au rapport financier ; ils ont ainsi suffisamment de temps pour se préparer aux questions publiques et pour prendre des décisions commerciales pertinentes.

Windows SharePoint Services version 3.0 ou ultérieure prend en charge la gestion des droits relatifs à l'information sur une bibliothèque de documents et tous ses documents associés (que la gestion des droits relatifs à l'information soit activée sur ces documents ou pas). Après le téléchargement du document sur une bibliothèque prenant en charge la gestion des droits relatifs à l'information, ce document prend également en charge la gestion des droits relatifs à l'information.

Excel Services ne prend pas en charge le chargement des classeurs Excel, pour lesquels la gestion des droits relatifs à l'information a été activée. En outre, il ne charge pas de classeur Excel si la gestion des droits relatifs à l'information y est activée ou s'il provient d'une bibliothèque de documents qui en est dotée. Ceci dit, si vous souhaitez bénéficier de la gestion des droits relatifs à l'information, vous pouvez charger un classeur Excel qui en est dépourvu dans Excel Services, ouvrir le classeur en tant qu'instantané, puis enregistrer l'instantané dans une bibliothèque de documents avec la fonctionnalité d'IRM activée.

Pour plus d'informations, voir l'aide de Microsoft Office Excel 2007 et l'aide d'Office SharePoint Server Central Administration.

Haut de la page

Utilisation d'Excel Services avec d'autres fonctionnalités d'aide à la décision

Excel Services s'intègre dans une série de fonctionnalités d'Office SharePoint Server, appelée Aide à la décision, mise à la disposition d'un utilisateur, d'une équipe ou de toute une société. La conception de ces fonctionnalités suppose un fonctionnement commun et une prise en charge de développement rapide et solide d'outils de décision personnalisés, accessibles à plusieurs sources de données, sans utilisation de code.