Inscription en libre service à Office 365 Éducation : Forum aux questions techniques

Office 365 Éducation offre aux étudiants, enseignants et membres du personnel la possibilité de s’inscrire eux-mêmes à l’aide de leur adresse de courrier scolaire. Une fois inscrits, ils peuvent immédiatement utiliser Office 365. Consultez le forum aux questions ci-dessous pour en savoir plus sur les avantages d’Office 365 pour l’éducation pour les étudiants, enseignants et membres du personnel.

Contenu de cet article

En quoi l’inscription des étudiants, des enseignants et des membres du personnel à Office 365 est-elle simplifiée ?

Les étudiants, enseignants et membres du personnel disposant d’une adresse de courrier scolaire valide peuvent s’inscrire et utiliser les services Office 365, y compris, dans certains cas, Office 365 ProPlus et OneDrive Entreprise. Microsoft activera la possibilité pour les étudiants, enseignants et membres du personnel de s’inscrire à Office 365 simplement à l’aide de leur adresse de courrier scolaire.

Office 365 A1 comprend un espace de stockage OneDrive Entreprise d’1 To par utilisateur, pour le travail scolaire, Office Online, SharePoint Online et Yammer.

Certains établissements d’enseignement sont éligibles à l’offre Office 365 A1 Plus, qui inclut Office 365 ProPlus et permet aux étudiants, enseignants et membres du personnel d’installer la dernière version d’Office sur un maximum de 5 ordinateurs PC ou Mac* et sur des appareils mobiles, notamment les tablettes Windows et iPad.

*Access et Publisher sont disponibles sur PC uniquement. OneNote pour Mac est disponible sous forme de téléchargement distinct à partir du Mac App Store.

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Quelles sont les conditions d’éligibilité pour que les étudiants, les enseignants et le personnel puissent bénéficier d’Office 365 A1 Plus ?

Les établissement d’enseignement peuvent bénéficier d’Office 365 A1 Plus lorsqu’ils fournissent Office sous licence à l’échelle de l’établissement pour les enseignants et le personnel par le biais des formules Enrollment for Education Solutions, Open Value Subscription Education, Fournisseur de solutions Microsoft Cloud, ou via un contrat École. Une fois l’éligibilité établie, les étudiants, enseignants et membres du personnel actifs à temps complet ou partiel peuvent bénéficier de l’offre directement auprès de Microsoft sur Office 365 Éducation s’ils remplissent les trois conditions suivantes :

  • Ils disposent d’une adresse propre à l’établissement scolaire fournie par celui-ci (par exemple, coralie@contoso.edu) qui peut recevoir des courriers électroniques externes.

  • Ils ont l’âge légal requis pour s’inscrire eux-mêmes à une offre en ligne (13 ans).

  • Ils disposent d’un accès à Internet.

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Qu’est-ce que cela signifie pour mon établissement ?

Si votre établissement autorise les étudiants, enseignants et membres du personnel à s’inscrire directement auprès de Microsoft, trois scénarios peuvent s’appliquer aux étudiants, enseignants et membres du personnel éligibles de votre établissement :

  • Scénario 1 : votre établissement possède déjà un environnement Office 365 avec des comptes d’étudiants.    Dans ce scénario, si un étudiant, enseignant ou membre du personnel possède déjà un compte professionnel ou scolaire dans le client (par exemple, contoso.edu), mais ne dispose pas encore d’Office 365 A1 Plus, Microsoft va simplement activer l’offre pour ce compte, et l’utilisateur sera automatiquement informé de l’ajout de services, notamment la possibilité de télécharger Office 365 ProPlus. Si l’étudiant, l’enseignant ou le membre du personnel possède déjà un compte Office 365 A1 Plus ou toute autre licence Office 365 ProPlus attribuée par votre établissement, il est invité à se connecter avec ses informations d’identification existantes. Une notification contenant l’invite Installez maintenant lui est envoyée.

  • Scénario 2 : votre établissement possède un environnement Office 365 sans comptes d’étudiants.    Dans ce scénario, l’étudiant, enseignant ou membre du personnel n’a pas encore accès aux services Office 365. Dans ce cas, il peut s’inscrire à Office 365 Éducation afin de se voir automatiquement attribuer un compte. Il peut ainsi accéder aux services inclus dans Office 365 A1. Par exemple, une étudiante nommée Coralie s’inscrit à l’aide de son adresse de courrier scolaire (telle que Coralie@contoso.edu). Microsoft va donc automatiquement l’ajouter comme utilisateur dans l’environnement Office 365 contoso.onmicrosoft.com et activer Office 365 A1 pour ce compte. Si Coralie fréquente un établissement éligible à l’offre pour les étudiants, une licence Office 365 A1 Plus, qui lui permettra d’installer Office 365 ProPlus, lui est attribuée.

  • Scénario 3 : Votre école n’a pas d’environnement Office 365 connecté à votre domaine de messagerie.    Si Coralie se connecte à Office 365 A1 et que son établissement n’est pas encore inscrit aux services Office 365, Microsoft crée un environnement Office 365 avec ce domaine de messagerie, ajoute Coralie comme utilisateur et fournit automatiquement l’accès aux services à son compte. Tous les autres utilisateurs dotés du même domaine de messagerie seront ajoutés à cet environnement, et bénéficieront des services appropriés. À tout moment dans ce scénario, le service informatique ou l’administrateur de domaine de l’établissement peut se connecter à Office 365 A1 et commencer à gérer les utilisateurs existants ainsi que les services.

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Quel est l’impact sur la sécurité et la conformité ?

Avec OneDrive Entreprise, comme avec tous les services Office 365, les administrateurs informatiques gardent le contrôle. Le Centre d’administration Office 365 offre aux administrateurs un emplacement unique pour superviser l’ensemble des aspects d’OneDrive Entreprise, notamment la gestion des collections de sites et profils utilisateur, la configuration de la recherche et de la découverte, la gestion des autorisations et la création de rapports, etc. En plus de la possibilité de contrôler de manière centralisée, les administrateurs peuvent également gérer de nombreux aspects des utilisateurs et du contenu, notamment l’accès, l’allocation de stockage et les limitations du partage de contenu.

Les options de gestion de la conformité comprennent notamment les audits sélectifs, la découvert électronique (e-Discovery), et des synthèses d’utilisation permettant de gérer la conformité et d’examiner les éventuels points problématiques. Pour en savoir plus sur la gestion de la sécurité et de la conformité avec OneDrive Entreprise, consultez OneDrive Entreprise.

Quelle procédure mon établissement doit-il effectuer pour mettre l’offre à la disposition des étudiants, enseignants et membres du personnel ?

Dans la plupart des pays, aucune démarche administrative n’est requise pour inscrire votre établissement. (Dans certains pays, vous devrez choisir de participer en suivant la procédure décrite dans Procédure d’inscription requise pour certains pays.) Vous pouvez utiliser le contenu figurant dans le kit de ressources marketing pour Office 365 dans l’éducation pour informer les étudiants, enseignants et membres du personnel de la disponibilité d’Office 365 A1 ou d’Office 365 A1 Plus. Le kit de ressources contient des modèles, notamment de courriers électroniques, posters et bannières web, permettant d’informer les étudiants, enseignants et membres du personnel. Si vous avez des questions précises sur la procédure à suivre pour votre établissement, contactez votre représentant Microsoft.

Important :  Si votre établissement possède plusieurs domaines de courrier, vous souhaiterez peut-être que toutes les extensions d’adresse de courrier se trouvent dans le même client. Pour cela, avant toute inscription des étudiants, enseignants et membres du personnel à Office 365 A1, créez votre client Office 365 principal et ajoutez tous vos domaines d’adresse de courrier à ce client. Il est important de commencer par là, car il n’existe aucun moyen automatisé de déplacer les utilisateurs d’un client à l’autre une fois créés.

Procédure d’inscription requise pour certains pays

Les clients dans certains pays doivent s’inscrire pour permettre aux nouveaux utilisateurs de rejoindre les clients Office 365 existants. Dans ces pays, procédez comme suit pour mettre Office 365 A1 ou Office 365 A1 Plus à la disposition des étudiants et membres du personnel.

Remarque : Cette procédure requiert l’utilisation de Windows PowerShell. Pour prendre en main Windows PowerShell, voir Prise en main de Windows PowerShell.

  1. Installez l’Assistant de connexion Microsoft Online Services pour les professionnels des technologies de l’information (bêta). (Téléchargez-le ici.)

  2. Vous devez installer la dernière version 64 bits du module Azure Active Directory pour Windows PowerShell le cas échéant.

    • Après avoir cliqué sur le lien, sélectionnez Exécuter pour exécuter le package d’installation.

  3. Ouvrez Windows PowerShell, puis entrez les commandes suivantes :

    • Import-Module MsOnline

    • Connect-MsolService

  4. Dans la boîte de dialogue, tapez vos nom d’utilisateur et mot de passe Office 365.

  5. Tapez les commandes Windows PowerShell suivantes pour permettre aux nouveaux utilisateurs de rejoindre automatiquement votre client Office 365 :

    Set-MsolCompanySettings -AllowEmailVerifiedUsers $true

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Quelles sont les conséquences pour les enseignants et le personnel qui utilisent déjà Office 365 ?

Les personnes qui utilisent déjà des offres Office 365 pour les enseignants ne subiront aucun changement. Toutefois, étant donné que les nouveaux utilisateurs peuvent s’abonner au service à tout moment, vous devez penser à vérifier vos paramètres d’autorisation de site SharePoint (le cas échéant).

Important : Si les étudiants, enseignants et membres du personnel ne connaissent pas l’environnement Office 365, le corps enseignant et administratif doit s’assurer que leurs sites sont dotés des autorisations de groupe adéquates pour l’accès en lecture et/ou écriture. Pour plus d’informations sur la définition d’autorisations, voir Partager des documents ou des dossiers dans Office 365 et Autorisations dans Office 365.

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Quelles seront les conséquences sur ma méthode actuelle de gestion des identités pour les utilisateurs de mon établissement ?

Si votre établissement possède déjà un environnement Office 365 avec des comptes étudiant, la gestion des identités est inchangée.

Si votre établissement possède déjà un environnement Office 365 sans comptes d’étudiants, Microsoft crée un utilisateur dans le client et attribue des licences en fonction de l’adresse de messagerie scolaire de l’étudiant. Cela signifie que le nombre d’utilisateurs que vous gérez à un moment donné augmente à mesure que les étudiants, enseignants et membres du personnel s’inscrivent au service.

Si vous gérez votre répertoire localement et utilisez services AD FS (Active Directory Federation Services), Microsoft n’ajoute pas les utilisateurs à votre client. Tout étudiant, enseignant ou membre du personnel qui tente de rejoindre votre client reçoit un message lui indiquant de contacter l’administrateur de l’établissement.

Si votre établissement n’a pas d’environnement Office 365 connecté à votre domaine de messagerie, votre méthode de gestion des identités reste inchangée. Les étudiants, enseignants et membres du personnel sont ajoutés à un nouveau répertoire d’utilisateurs situé exclusivement sur le cloud. Vous avez en outre la possibilité de choisir de prendre la main en tant qu’administrateur du client afin de les gérer.

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Quel est la procédure à suivre pour gérer un client créé par Microsoft pour mes étudiants ?

Si un client a été créé par Microsoft, vous pouvez le revendiquer et le gérer en procédant comme suit :

  1. Rejoignez le client en utilisant un domaine d’adresse de courrier correspondant au domaine du client que vous voulez gérer. Par exemple, si Microsoft a créé le client contoso.edu, vous devez rejoindre le client avec une adresse de courrier se terminant par @contoso.edu.

  2. Revendiquez le contrôle d’administrateur en vérifiant que vous êtes propriétaire du domaine : une fois dans le client, vous pouvez vous attribuer vous-même le rôle d’administrateur en vérifiant la propriété du domaine. Pour ce faire, dans Office 365, sélectionnez Paramètres Icône Paramètres , Paramètres d’Office 365, puis Devenir un administrateur. Pour plus d’informations, voir Devenir un administrateur dans Office 365.

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Si j’utilise plusieurs domaines, puis-je contrôler le client Office 365 auquel sont ajoutés les étudiants, enseignants et membres du personnel ?

Si vous ne faites rien, un client est créé pour chaque domaine et sous-domaine de courrier d’étudiant.

Si vous voulez regrouper tous les étudiants, enseignants et membres du personnel dans un seul client quelle que soit leur extension d’adresse de messagerie :

  • Créez un client cible au préalable, ou utilisez un client existant, et ajoutez tous les domaines et sous-domaines existants que vous voulez regrouper au sein de ce client. Tous les étudiants, enseignants et membres du personnel dont les adresses de messagerie se terminent par ces domaines et sous-domaines rejoindront ensuite automatiquement le client cible lors de leur inscription.

    Important : Il n’existe aucun mécanisme automatisé pris en charge pour déplacer les utilisateurs d’un client à l’autre une fois créés. Pour plus d’informations sur ce processus, voir Ajouter vos utilisateurs et votre domaine à Office 365.

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Si j’ajoute un domaine à Office 365, le flux des courriers électroniques sera-t-il affecté ? Comment faire si le domaine définit Exchange Online comme faisant autorité par défaut ?

Les sous-domaines sont ajoutés à Exchange Online comme domaines acceptés « faisant autorité » si le domaine racine dans Office 365 est configuré pour la messagerie dans Exchange Online. Veillez à définir également le domaine comme relais interne ne faisant pas autorité. Modifiez les connecteurs d’envoi comme il se doit. Pour plus d’informations, voir Gérer des domaines acceptés dans Exchange Online.

Je possède des licences Office 365 A1 et Office 365 ProPlus qui ont été commandées auparavant dans mon client. Il existe désormais un grand nombre de groupes de licences Office 365 A1 Plus. Quel groupe de licences dois-je choisir à présent ?

Les groupes de licences fonctionnent indifféremment. Pour simplifier les choses, vous pouvez utiliser un groupe de licences pour les étudiants et un autre pour les enseignants et membres du personnel.

Comment empêcher les étudiants de rejoindre mon client Office 365 existant ?

En tant qu’administrateur, vous pouvez prendre certaines mesures pour empêcher les étudiants, enseignants et membres du personnel de rejoindre votre client Office 365 existant. Si vous définissez ce paramètre, les clients qui tentent de se connecter échouent et sont invités à contacter l’administrateur de leur établissement.

Cette procédure requiert l’utilisation de Windows PowerShell. Pour prendre en main Windows PowerShell, consultez le guide de prise en main de PowerShell.

Pour effectuer les étapes suivantes, vous devez installer la dernière version 64 bits du module Azure Active Directory pour Windows PowerShell.

Après avoir cliqué sur le lien, cliquez sur Exécuter pour exécuter le package d’installation.

Désactiver la distribution automatique de licences    : Utilisez ce script Windows PowerShell pour désactiver la distribution automatique de licences pour les utilisateurs existants.

Pour désactiver la distribution automatique de licences pour les utilisateurs existants :

  • Set-MsolCompanySettings -AllowAdHocSubscriptions $false

Pour activer la distribution automatique de licences pour les utilisateurs existants :

  • Set-MsolCompanySettings -AllowAdHocSubscriptions $true

Désactiver l’association automatique au client    : utilisez cette commande Windows PowerShell pour empêcher les nouveaux utilisateurs de rejoindre un client géré :

Pour désactiver l’association automatique au client des nouveaux utilisateurs :

  • Set-MsolCompanySettings -AllowEmailVerifiedUsers $false

Pour activer l’association automatique au client des nouveaux utilisateurs :

  • Set-MsolCompanySettings -AllowEmailVerifiedUsers $true

Remarque : Si vous suivez cette procédure pour bloquer l’association des utilisateurs, le processus de configuration du programme Student Advantage actuel reste inchangé. Pour plus d’informations, consultez Office 365 Éducation.

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Comment vérifier que le blocage est activé dans le client ?

Utilisez le script Windows PowerShell suivant : Get-MsolCompanyInformation | fl allow*

Comment désactiver les fenêtres de notification de téléchargement d’Office 365 ProPlus pour mes utilisateurs ?

Si vous désactivez l’attribution automatique de licences dans le client, les fenêtres de notification seront également désactivées pour vos utilisateurs. Pour désactiver l’attribution automatique de licences, voir Désactiver l’attribution automatique de licences dans Comment empêcher les étudiants, enseignants et membres du personnel de rejoindre mon client Office 365 existant ?

Les étudiants de mon établissement peuvent-il bénéficier de cette offre si les messages externes sont bloqués ?

La vérification de l’adresse de messagerie est requise dans le cadre de l’inscription en libre-service des étudiants, enseignants et membres du personnel qui ne possèdent pas encore de compte. Tandis qu’il s’agit de la méthode la plus simple pour vérifier l’éligibilité d’un étudiant, si vous créez un client avec des comptes d’utilisateur (par exemple, si vous avez utilisé un fichier CSV, une cmdlet PowerShell, ou DirSync), vos étudiants, enseignants et membres du personnel peuvent tirer parti de la fonctionnalité d’attribution de licence automatique pour accéder aux services que nous fournissons.

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Puis-je combiner plusieurs clients Office 365 ?

Non. À compter d’aujourd’hui, vous ne pouvez pas combiner de clients.

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Les étudiants, les enseignants et le personnel de mon établissement signalent des problèmes lors du téléchargement d’Office via ce programme. Quelles ressources sont disponibles pour les guider ?

Si vos étudiants, enseignants et membres du personnel ne parviennent pas à installer Office, des instructions d’installation sont disponibles dans Installer Office sur votre PC ou Mac avec Office 365 pour les entreprises.

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Comment connaître la date à laquelle les nouveaux utilisateurs ont rejoint mon client ?

Les étudiants, enseignants et membres du personnel qui ont rejoint votre client dans le cadre de ce programme se voient attribuer une licence unique, que vous pouvez filtrer dans votre volet d’utilisateur actif dans le tableau de bord d’administration.

Pour créer cet affichage, dans le centre d’administration Office 365, accédez à Utilisateurs > Utilisateurs actifs, puis dans le menu Sélectionner un affichage, sélectionnez Nouvel affichage. Attribuez un nom au nouvel affichage, puis sous Licence attribuée, sélectionnez Office 365 A1 Plus pour les étudiants ou Office 365 A1 Plus pour les enseignants. Une fois le nouvel affichage créé, vous pouvez voir tous les étudiants, enseignants et membres du personnel de votre client inscrits à ce programme.

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Ma façon de gérer la sécurité de OneDrive et SharePoint s’en trouve-t-elle modifiée ?

Nous vous recommandons de revoir vos stratégies utilisateur et paramètres d’autorisation de site SharePoint (le cas échéant). Si les étudiants, les enseignants et le personnel ne connaissent pas votre client Office 365, le corps enseignant et administratif doit veiller à ce que leurs sites et OneDrive soient dotés des autorisations appropriées pour les étudiants. Pour plus d’informations sur la définition d’autorisations, voir Partager des documents ou des dossiers dans Office 365 et Autorisations dans Office 365.

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Je suis un client SAML/Shibboleth. Puis-je utiliser l’inscription en libre-service pour obtenir le client Office 365 ProPlus ?

Le client Office 2016 prend actuellement en charge SAML/Shibboleth. Il deviendra le client disponible par défaut en février 2016. Auparavant toutefois, vous pouvez, en tant qu’administrateur, activer le programme First Release pour votre organisation si vous souhaitez utiliser les fonctionnalités d’Office 2016.

Quels sont les éventuels autres aspects auxquels je dois être préparé ?

  • Vous pouvez éventuellement faire face à une augmentation des demandes de réinitialisation de mot de passe. Pour plus d’informations sur ce processus, voir Réinitialiser le mot de passe d’un utilisateur.

  • Pour les étudiants âgés de moins de 13 ans, vous devez tout de même configurer des licences étudiant par le biais du processus standard de gestion des licences du programme Student Advantage.

  • Vous pouvez supprimer un utilisateur de votre client via le processus standard décrit dans le centre d’administration Office 365. Cependant, si l’utilisateur en question est un étudiant, enseignant ou membre du personnel toujours actif avec une adresse de messagerie de votre établissement active, il pourra rejoindre le client, sauf si vous empêchez tous les étudiants, enseignants et membres du personnel de le faire.

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Vue d’ensemble de la gestion des licences Office 365

Une licence Office 365 A1 ou Office 365 A1 Plus est automatiquement attribuée lorsqu’un étudiant ou enseignant/membre du personnel utilise le processus d’inscription en libre-service. Un administrateur Office 365 peut également attribuer des licences à l’aide des processus d’affectation standard. La disponibilité de ces licences n’affecte pas les éventuelles préférences définies au préalable pour l’attribution des licences.

Voici les réponses aux autres questions concernant les licences.

  • Pourquoi un nombre illimité de licences pour Office 365 A1 figure-t-il dans mon client Office 365 ?

    Nous vous fournissons ces licences dans votre client Office 365 afin de faciliter la mise à disposition de cet avantage pour vos étudiants, enseignants et membres du personnel. Pour les établissements qui autorisent les étudiants, enseignants et membres du personnel à effectuer la mise en service eux-mêmes, vous pouvez diriger ces derniers vers la page de connexion. Après vérification, ils se verront attribuer automatiquement l’une de ces licences. Vous pouvez également choisir d’attribuer ces licences selon vos processus standard, via le portail d’administration d’Centre d’administration Office 365.

  • Les licences Office 365 A1 doivent-elles toujours apparaître dans mon client si j’ai désactivé l’inscription automatique ?

    Oui. La disponibilité de ces licences n’affecte pas votre capacité à gérer le processus de mise en service. Si votre établissement a choisi de bloquer la mise en service, les licences ne sont pas attribuées automatiquement.

  • Ces licences ayant été ajoutées par Microsoft, les nouveaux comptes d’étudiants et ou d’enseignants et membres du personnel apparaîtront-ils désormais dans mon client ?

    Non. Vous pouvez contrôler la capacité des étudiants, enseignants et membres du personnel à rejoindre eux-mêmes le client. Si vous préférez désactiver la libre mise en service, consultez les informations données plus haut.

  • Qui gère la vérification d’éligibilité pour ces licences ?

    • Pour les clients non gérés, Microsoft est responsable de la vérification. Chaque étudiant, enseignant ou membre du personnel reçoit un courrier électronique sur son compte d’établissement utilisé pour s’inscrire à l’offre afin de déterminer l’éligibilité continue.

    • Pour les clients gérés par le service informatique de l’établissement, il vous incombe de gérer l’accès continu aux abonnements et de vérifier que les étudiants, enseignants et membres du personnel sont éligibles à l’offre Office 365 pour les étudiants, les enseignants ou le personnel, notamment suite à un changement de classe, de statut d’étudiant à temps complet, etc.

  • Si un étudiant, enseignant ou membre du personnel de mon établissement s’inscrit avec un domaine compatible avec le courrier électronique mais pas encore associé à mon client principal, le client nouvellement créé recevra-t-il des licences ?

    Le client nouvellement créé recevra également des licences mises en service de sorte que tout nouvel étudiant, enseignant ou membre du personnel provenant de ce sous-domaine pourra accéder immédiatement à Office 365.

  • Quelles conditions d’utilisation s’appliquent aux licences Office 365 A1 Plus dans un client géré ?

    Les licences Office 365 A1 Plus sont fournies dans le cadre de l’offre pour les étudiants dont votre établissement peut bénéficier dans le cadre de votre contrat de licence. L’utilisation de ces licences est régie dans le cadre de ce contrat. Le contrat de programme accepté par les utilisateurs dans le cadre de l’inscription en libre-service s’applique aux nouveaux utilisateurs dans les nouveaux clients non gérés et aux administrateurs de clients non gérés. Une fois la propriété du domaine pour un nouveau client non géré vérifiée par l’administrateur, le client est associé à l’établissement et les conditions d’utilisation du contrat EES de l’établissement s’appliquent également à ces licences.

  • Que se passe-t-il si mon établissement ne satisfait plus aux conditions d’éligibilité pour l’offre pour les étudiants ?

    Si votre établissement ne satisfait plus aux conditions d’éligibilité requises de l’offre pour les étudiants, l’administrateur informatique de l’établissement doit se charger de révoquer l’accès des étudiants et enseignants. Ceci implique de supprimer les licences associées aux utilisateurs inclus dans ces comptes et d’informer les étudiants et enseignants de la suppression prochaine des données et de l’accès aux services associés.

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Office 365 Éducation ProPlus et la loi américaine sur la protection des renseignements personnels (FERPA)

La loi « FERPA » impose aux organisations d’enseignement aux États-Unis des conditions sur l’utilisation ou la divulgation des dossiers scolaires des étudiants, y compris des courriers électroniques et pièces jointes. Microsoft accepte les restrictions d’utilisation et de divulgation imposées par cette loi, qui limitent l’utilisation par Microsoft des dossiers des étudiants, notamment l’analyse des courriers électroniques ou documents à des fins de publicité au sein des services Office 365.

Voici les réponses aux questions fréquemment posées.

  • L’option d’inscription en libre service à Office 365 entraîne-t-elle des problèmes de conformité à la loi FERPA si un établissement a déjà créé un client Office 365 ?

    La conformité à la loi FERPA n’est pas problématique si l’établissement possède un client géré existant. La loi FERPA s’applique aux établissement d’enseignement aux États-Unis et exige qu’un processus relatif à l’accord parental soit mis en place. Un tel processus d’accord s’applique également aux nouveaux étudiants, enseignants et membres du personnels qui rejoignent un client existant.

  • L’option d’inscription en libre service à Office 365 entraîne-t-elle des problèmes de conformité à la loi FERPA si un établissement n’a pas encore créé de client Office 365 ?

    La conformité à la loi FERPA n’est pas problématique si l’établissement ne gère pas le client Office 365. Dans ce scénario, l’établissement n’a pas de contrôle d’administration et n’est pas censé avoir accès ou utiliser les informations personnelles des étudiants, enseignants et membres du personnel. Par conséquent, la loi FERPA ne s’applique pas.

    En parallèle, Microsoft s’engage à assurer la sécurité et la confidentialité des nouveaux utilisateurs d’un client Office 365 non géré, comme nous le faisons avec tous nos clients Office 365 existants.

  • Si un établissement d’enseignement n’a pas créé de client Office 365, les adresses de courrier peuvent devenir visibles dans des domaines non gérés où les documents sont partagés entre utilisateurs. Dans ce scénario, les établissement ne peuvent pas contrôler cet aspect. Le conformité d’un établissement avec la loi FERPA en est-elle affectée ?

    Dans le scénario où l’établissement ne gère pas le client Office 365, l’administrateur du client n’est pas l’établissement, mais Microsoft. Par conséquent la question de la conformité de l’établissement avec la loi FERPA ne se pose pas.

  • Dans le scénario où l’établissement prend le contrôle d’un client non géré, comment peut-il continuer à être en conformité avec la loi FERPA ?

    La loi FERPA autorise les établissements d’enseignement à divulguer, sans accord préalable, des informations « d’annuaire », telles que le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, la date et le lieu de naissance, les diplômes et mentions, et les dates de présence d’un étudiant. Les établissements ont toutefois l’obligation de révéler aux parents ainsi qu’aux étudiants, enseignants et membres du personnel ces informations d’annuaire. Les parents et étudiants, enseignants et membres du personnel éligibles doivent bénéficier d’un délai raisonnable pour demander à l’établissement de ne pas divulguer les informations d’annuaire les concernant.

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Pays ou régions dans lesquels il est nécessaire de suivre une procédure d’inscription pour ajouter de nouveaux utilisateurs à des clients Office 365 existants

Pakistan, Émirats Arabes Unis, Kazakhstan, Turquie, Yémen, Azerbaïdjan, Koweït, Jordanie, Qatar, Bahreïn, Oman, Liban, Chypre, Arabie saoudite, Israël, Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d’Irlande du Nord, Ukraine, Suisse, Suède, Svalbard, Espagne, Slovénie, Slovaquie, Serbie, Saint-Marin, Fédération de Russie, Roumanie, Portugal, Pologne, Norvège, Pays-Bas, Monténégro, Monaco, Moldova, Malte, Ex-République yougoslave de Macédoine, Luxembourg, Lituanie, Liechtenstein, Lettonie, Jersey, Italie, Man (île de), Irlande, Islande, Hongrie, Saint-Siège (Vatican), Guernesey, Grèce, Gibraltar, Allemagne, France, Finlande, Féroé (îles), Estonie, Danemark, République tchèque, Croatie, Bulgarie, Bosnie-Herzégovine, Belgique, Belarus, Autriche, Andorre, Albanie, Åland (îles)

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