Insérer une feuille de données dans un formulaire

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Une feuille de données est une vue simple des données organisées en lignes et en colonnes. Si vous double-cliquez sur une table dans le volet de navigation, Access affiche la table sous forme de feuille de données. En raison de leur présentation compacte des données, les feuilles de données fonctionnent bien quand elles sont utilisées en tant que sous-formulaires pour afficher les données du côté «plusieurs» d'une relation un-à-plusieurs. Cet article explique comment vous pouvez ajouter des feuilles de données à vos formulaires dans Access.

Que voulez-vous faire ?

Afficher un exemple de feuille de données dans un formulaire

Glisser-déplacer une feuille de données dans un formulaire

Insérer une feuille de données dans un formulaire existant à l'aide du mode page

Insérer une feuille de données dans un formulaire existant à l'aide du mode création

Comprendre les différences entre un formulaire double affichage et un formulaire contenant une feuille de données

Afficher un exemple de feuille de données dans un formulaire

Supposons que vous souhaitiez créer un formulaire qui affiche les données relatives aux catégories de produits ainsi qu'à tous les produits de ces catégories. Les données de la table categories représentent le côté «un» de la relation, et les données de la table Products représentent le côté «plusieurs» de la relation. Chaque catégorie peut avoir plusieurs produits.

Formulaire avec sous-formulaire

1. Le formulaire principal affiche les données du côté « un » de la relation.

2. la feuille de données affiche les données du côté «plusieurs» de la relation.

Glisser-déplacer une feuille de données dans un formulaire

La façon la plus rapide d'ajouter une feuille de données existante dans un formulaire est d'ouvrir le formulaire en mode création, puis de cliquer, de mettre en attente, et de faire glisser un formulaire feuille de données existant du volet de navigation vers la zone de conception du formulaire.

Si vous configurez correctement les relations avant de commencer cette procédure, Access définit automatiquement les champs fils et les propriétés des Champs pères de lien avec les valeurs correctes qui lient le formulaire principal à la feuille de données.

Les propriétés mes champs fils et Champs pères de lien sont vides

Si Access ne parvient pas à lier le contrôle de sous-formulaire au formulaire principal, il laisse les propriétés lier les champs fils et lier les champs pères du contrôle de sous-formulaire vide. Vous devez paramétrer ces propriétés manuellement.

Insérer une feuille de données dans un formulaire existant à l'aide du mode page

Si vous avez déjà défini les relations entre les tables de votre base de données, vous pouvez rapidement ajouter une feuille de données à un formulaire existant en utilisant le mode page. Lorsque vous ajoutez un champ du côté «plusieurs» d'une relation à un formulaire basé sur le côté «un» de la relation, Access crée automatiquement une feuille de données pour afficher les enregistrements associés.

  1. Ouvrez le formulaire existant en mode page en cliquant dessus avec le bouton droit dans le volet de navigation, puis en cliquant sur mode page dans le menu contextuel.

    Si le volet liste de champs n'est pas affiché:

    • Appuyez sur Alt+F8.

      ou

      Dans le groupe Outils de l’onglet Création, cliquez sur Ajouter des champs existants.

      Notez que le volet liste de champs divise les tableaux en sections: champs disponibles pour cet affichage et, en dessous, champs disponibles dans les tables associées. Au bas du volet liste de champs , les autres tables qui ne sont pas directement liées à la table principale sont répertoriées sous champs disponibles dans les autres tables.

  2. Dans la section champs disponibles dans les tables associées , développez la table qui contient le premier champ à utiliser dans votre feuille de données, puis faites glisser le champ sur le formulaire. Access crée une feuille de données et lui ajoute le champ.

  3. Pour ajouter des champs supplémentaires dans la nouvelle feuille de données, vous devez d'abord cliquer sur la feuille de données pour la sélectionner. Notez qu'Access réorganise le volet liste de champs pour que les champs disponibles pour la feuille de données se trouvent en haut. Dans la section champs disponibles pour cette vue , faites glisser les champs souhaités vers la feuille de données. Lorsque vous faites glisser chaque champ dans la feuille de données, Access dessine une barre d'insertion pour vous montrer où le champ sera inséré lorsque vous relâchez le bouton de la souris.

  4. Continuez d'ajouter des champs au formulaire principal ou à la feuille de données en cliquant d'abord sur le formulaire principal ou sur la feuille de données pour le sélectionner, puis en faisant glisser le champ à partir du volet liste des champs .

La section champs disponibles dans les autres tables du volet liste des champs contient les tables qui ne sont pas directement liées à la table ou la requête sur laquelle le formulaire sélectionné est basé. Si vous avez défini toutes les relations de table valides dans la fenêtre Relations, les champs de la section champs disponibles dans les autres tables ne seront probablement pas des sélections valides pour le formulaire que vous créez. Si vous faites glisser un champ de cette section vers le formulaire, Access affiche la boîte de dialogue spécifier une relation . Vous devez entrer les champs qui relient les deux tables les uns aux autres avant de continuer. Dans ce cas, le volet liste de champs ne sera plus trié en sections en fonction des relations prédéfinies. Il peut être préférable de cliquer sur Annuler dans cette boîte de dialogue et d'examiner à la place vos relations entre les tables. Pour plus d'informations sur les relations, voir l'article créer, modifier ou supprimer une relation.

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Insérer une feuille de données dans un formulaire existant à l'aide du mode création

Utilisez cette procédure pour ajouter une feuille de données basée directement sur une table ou une requête à un formulaire existant en mode création.

  1. Ouvrez le formulaire en mode création en cliquant avec le bouton droit sur le formulaire dans le volet de navigation, puis en cliquant sur mode création.

  2. Sous l'onglet création , dans le groupe contrôles , si l'outil utiliser les assistants contrôle est sélectionné, cliquez dessus pour l'activer.

    Image du bouton

    Pourquoi ?

    S'il est utilisé, l'Assistant contrôle de sous-formulaire crée un objet de formulaire distinct et base le contrôle de sous-formulaire sur cet objet de formulaire. En revanche, cette procédure crée une feuille de données basée directement sur une table ou une requête plutôt que sur un formulaire.

  3. Dans l’onglet Création, dans le groupe Contrôles, cliquez sur le bouton Sous-formulaire/Sous-état.

  4. Dans la grille de création du formulaire, cliquez sur l'emplacement où vous voulez insérer la feuille de données.

  5. Repositionnez et redimensionnez le contrôle de sous-formulaire en faisant glisser les poignées sur les bords et les coins du contrôle.

  6. Pour modifier l'étiquette jointe du contrôle de sous-formulaire, commencez par cliquer sur l'étiquette, puis double-cliquez dessus pour sélectionner son texte, puis tapez une nouvelle étiquette. Si vous préférez supprimer l'étiquette, cliquez sur l'étiquette une fois, puis appuyez sur SUPPR.

  7. Si la feuille de propriétés n’est pas affichée, appuyez sur F4.

  8. Si le contrôle de sous-formulaire n'est pas actuellement sélectionné, cliquez dessus une fois pour le sélectionner.

  9. Sous l'onglet données de la feuille de propriétés, cliquez sur la liste déroulante objet source , puis cliquez sur la table ou la requête que vous souhaitez afficher dans la feuille de données . Par exemple, si vous souhaitez afficher les données de la table commandes, cliquez sur table. commandes.

  10. Si vous configurez correctement les relations avant de commencer cette procédure, Access définit automatiquement les champs fils et les propriétés des Champs pères de lien avec les valeurs correctes qui lient le formulaire principal à la feuille de données.

    Les propriétés mes champs fils et Champs pères de lien sont vides

    Si Access ne parvient pas à lier le contrôle de sous-formulaire au formulaire principal, il laisse les propriétés lier les champs fils et lier les champs pères du contrôle de sous-formulaire vide. Vous devez les définir manuellement en procédant comme suit :

    1. Ouvrir le formulaire principal en mode création.

    2. Cliquez une fois sur le contrôle de sous-formulaire pour le sélectionner.

    3. Si la feuille de propriétés n'est pas actuellement affichée, appuyez sur F4.

    4. Sous l'onglet données de la feuille de propriétés, cliquez sur (...) en regard de la zone de propriété lier les champs enfants .

      La boîte de dialogue Éditeur de liens des champs des sous-formulaires s’affiche.

    5. Dans les listes déroulantes Champs pères et champs enfants , sélectionnez les champs avec lesquels vous voulez lier les formulaires. Si vous ne savez pas exactement quel champ utiliser, cliquez sur suggérer pour qu'Access détermine les champs de liaison. Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé.

      Si vous ne voyez pas le champ que vous voulez utiliser pour lier les formulaires, vous devrez peut-être modifier la source d'enregistrement du formulaire maître ou enfant pour vous assurer que le champ y figure. Par exemple, si le formulaire est basé sur une requête, vérifiez que le champ de liaison est présent dans les résultats de la requête.

    6. Enregistrez le formulaire principal et basculez vers le mode formulaire pour vérifier que le formulaire fonctionne comme prévu.

  11. Enregistrez le formulaire en cliquant sur Enregistrer dans la barre d'outils accès rapide ou en appuyant sur CTRL + S.

  12. Basculez vers mode Formulaire et vérifiez que la feuille de données fonctionne comme prévu.

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Comprendre les différences entre un formulaire double affichage et un formulaire contenant une feuille de données

Un formulaire contenant une feuille de données affiche les données de différentes sources de données (mais généralement associées). Par exemple, un formulaire peut présenter des employés et une feuille de données qui affiche toutes les tâches affectées à chaque employé. La feuille de données a une autre source de données du formulaire qui la contient. En revanche, un formulaire double affichage comporte deux sections (formulaire et feuille de données), mais les mêmes données sont affichées dans les deux sections. Les deux sections sont suivies les unes sur les autres et vous donnent deux vues différentes de vos données à la fois.

Pour plus d'informations sur la création et l'utilisation d'un formulaire double affichage, consultez l'article créer un formulaire double affichage.

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