Insérer des sous-totaux dans une liste de données d’une feuille de calcul

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Vous pouvez calculer automatiquement des sous-totaux et des totaux généraux d’une colonne dans une liste en utilisant la commande Sous-total.

Important : Sous-totaux ne sont pas prises en charge dans les tableaux Excel. La commande sous-total apparaît grisée si vous travaillez avec un tableau Excel. Pour ajouter des sous-totaux dans un tableau, vous devez tout d’abord convertir le tableau en plage normale de données et ajoutez le sous-total. Notez que cela ne supprime toutes les fonctionnalités de tableau à partir des données à l’exception de mise en forme. Ou vous pouvez créer un tableau croisé dynamique.

Lorsque vous insérez des sous-totaux :

  • Les sous-totaux     sont calculés avec une fonction de synthèse, telle que Somme ou Moyenne, à l’aide de la fonction SOUS.TOTAL. Vous pouvez afficher plusieurs types de fonctions de synthèse pour chaque colonne.

  • Les totaux généraux     proviennent des données de détails, et non des valeurs des sous-totaux. Par exemple, si vous utilisez la fonction de synthèse Moyenne, la ligne de total général affiche la moyenne de toutes les lignes de détails de la liste, et non la moyenne des valeurs des lignes de sous-totaux.

Exemple de sous-totaux automatiques

Si le classeur est paramétré pour calculer automatiquement les formules, la commande Sous-total recalcule automatiquement les valeurs de sous-total et de total général dès que vous modifiez les données des détails. La commande Sous-total affiche également la liste pour vous permettre d’afficher ou de masquer les lignes de détails de chaque sous-total.

Remarque :  Si vous filtrez des données qui contiennent des sous-totaux, ceux-ci peuvent être masqués. Pour les afficher de nouveau, effacez tous les filtres. Pour plus d’informations sur l’application de filtres, voir Démarrage rapide : filtrer les données à l’aide d’un filtre automatique.

  1. Chaque colonne d’une plage de données pour laquelle calculer des sous-totaux doit comporter une étiquette dans la première ligne et contenir des informations similaires. En outre, aucune ligne ou colonne de la plage ne doit être vide.

  2. Sélectionnez une cellule dans la plage.

  3. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    Insérer un niveau de sous-totaux

    Vous pouvez insérer un niveau de sous-totaux pour un groupe de données, comme illustré dans l’exemple ci-dessous.

    Exemple de sous-totaux automatiques

    1. À chaque changement de la colonne Sport…

    2. …calculer le sous-total de la colonne Ventes.

    1. Pour trier la colonne qui contient les données à grouper, sélectionnez-la, puis dans l’onglet Données, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur Trier de A à Z ou Trier de Z à A.

    2. Dans le groupe Plan de l’onglet Données, cliquez sur Sous-total.

      Image du ruban Outlook

      La boîte de dialogue Sous-total s’affiche.

    3. Dans la zone À chaque changement de, cliquez sur la colonne dont vous voulez calculer le sous-total. Dans l’exemple ci-dessus, vous devez sélectionner Sport.

    4. Dans la zone Utiliser la fonction, cliquez sur la fonction de synthèse que vous voulez utiliser pour calculer les sous-totaux. Dans l’exemple ci-dessus, vous devez sélectionner Somme.

    5. Dans la zone Ajouter un sous-total à, activez la case à cocher de chaque colonne contenant les valeurs dont vous voulez calculer le sous-total. Dans l’exemple ci-dessus, vous devez sélectionner Ventes.

    6. Pour définir un saut de page automatique après chaque sous-total, activez la case à cocher Saut de page entre les groupes.

    7. Pour spécifier une ligne de synthèse au-dessus de la ligne de détails, désactivez la case à cocher Synthèse sous les données. Pour spécifier une ligne de synthèse en dessous de la liste de détails, activez la case à cocher Synthèse sous les données. Dans l’exemple ci-dessus, vous devez désactiver la case à cocher.

    8. Vous avez la possibilité, en option, de réutiliser la commande Sous-totaux à plusieurs reprises, jusqu’à sept fois consécutives, pour ajouter d’autres sous-totaux avec différentes fonctions de synthèse. Pour ne pas écraser les sous-totaux existants, désactivez la case à cocher Remplacer les sous-totaux existants.

    Insérer des niveaux de sous-totaux imbriqués

    Vous pouvez insérer des sous-totaux pour des groupes imbriqués, internes au sein de leurs groupes externes correspondants, comme illustré dans l’exemple ci-dessous.

    Exemple de sous-totaux externes et imbriqués

    1. À chaque changement de la colonne Région, externe…

    2. …calculer le sous-total des Ventes pour cette région et à chaque changement de la colonne Sport, interne.

    1. Pour trier la colonne qui contient les données à grouper, sélectionnez-la, puis dans l’onglet Données, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur Trier de A à Z ou Trier de Z à A.

    2. Insérez les sous-totaux externes.

      Comment insérer des sous-totaux externes

      1. Dans le groupe Plan de l’onglet Données, cliquez sur Sous-total.

        Image du ruban Outlook

        La boîte de dialogue Sous-total s’affiche.

      2. Dans la zone À chaque changement de, cliquez sur la colonne correspondant aux sous-totaux externes. Dans l’exemple ci-dessus, vous devez cliquer sur Région.

      3. Dans la zone Utiliser la fonction, cliquez sur la fonction de synthèse que vous voulez utiliser pour calculer les sous-totaux. Dans l’exemple ci-dessus, vous devez sélectionner Somme.

      4. Dans la zone Ajouter un sous-total à, activez la case à cocher de chaque colonne contenant les valeurs dont vous voulez calculer le sous-total. Dans l’exemple ci-dessus, vous devez sélectionner Ventes.

      5. Pour définir un saut de page automatique après chaque sous-total, activez la case à cocher Saut de page entre les groupes.

      6. Pour spécifier une ligne de synthèse au-dessus de la ligne de détails, désactivez la case à cocher Synthèse sous les données. Pour spécifier une ligne de synthèse en dessous de la liste de détails, activez la case à cocher Synthèse sous les données. Dans l’exemple ci-dessus, vous devez désactiver la case à cocher.

      7. Vous avez la possibilité, en option, de réutiliser la commande Sous-totaux à plusieurs reprises, jusqu’à six fois consécutives, pour ajouter d’autres sous-totaux avec différentes fonctions de synthèse. Pour ne pas écraser les sous-totaux existants, désactivez la case à cocher Remplacer les sous-totaux existants.

    3. Insérez les sous-totaux imbriqués.

      Comment insérer des sous-totaux imbriqués

      1. Dans le groupe Plan de l’onglet Données, cliquez sur Sous-total.

        Image du ruban Outlook

        La boîte de dialogue Sous-total s’affiche.

      2. Dans la zone À chaque changement de, cliquez sur la colonne de sous-total imbriqué. Dans l’exemple ci-dessus, vous devez sélectionner Sport.

      3. Dans la zone Utiliser la fonction, cliquez sur la fonction de synthèse que vous voulez utiliser pour calculer les sous-totaux. Dans l’exemple ci-dessus, vous devez sélectionner Somme.

        Sélectionnez toutes les autres options souhaitées.

      4. Désactivez la case à cocher Remplacer les sous-totaux existants.

    4. Répétez l’étape précédente pour obtenir d’autres sous-totaux imbriqués, le cas échéant, en commençant par les plus externes.

Conseil : Pour afficher une synthèse des sous-totaux et des totaux généraux, cliquez sur les symboles de plan un deux trois en regard des numéros de ligne. Utilisez les symboles Plus et Moins pour afficher ou masquer les lignes de détail de sous-totaux particuliers.

  1. Sélectionnez une cellule dans la plage qui contient des sous-totaux.

  2. Dans le groupe Plan de l’onglet Données, cliquez sur Sous-total.

    Image du ruban Outlook

  3. Dans la boîte de dialogue Sous-total, cliquez sur Supprimer tout.

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