Les contacts sont les personnes avec lesquelles vous interagissez. Vous pouvez ajouter des contacts à votre liste personnelle dans la liste de lancement. Vous pouvez également gérer votre contact.
Que voulez-vous faire ?
Ajouter de nouveaux contacts
Pour rechercher et ajouter de nouveaux contacts à votre liste de contacts, procédez comme suit :
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Dans l’onglet Accueil,
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Cliquez sur Ajouter un contact.
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Dans la boîte de dialogue Rechercher un utilisateur , entrez le nom ou le texte à rechercher dans le champ Rechercher .
Détails
Vous pouvez effectuer une recherche à l’aide de « nom complet », « prénom », « nom », « adresse de messagerie professionnelle » ou « adresse de courrier personnelle ». La recherche renvoie tous les contacts dans lesquels une correspondance figure dans l’un des champs valides. Par exemple, la chaîne de recherche « Jean » renvoyait les contacts nommés « Andrew Johnson », car « Jean » est le premier caractère du champ « nom ». En règle générale, plus vous êtes en train de créer la chaîne de recherche (en tapant plus de caractères), plus les résultats de votre recherche seront spécifiques et exacts.
Vous pouvez réorganiser l’ordre des colonnes dans la boîte de dialogue Rechercher un utilisateur en le faisant glisser. Vous pouvez également supprimer des colonnes (à l’exception de « nom complet ») en cliquant avec le bouton droit sur un en-tête de colonne et en désactivant le nom de la colonne à supprimer. Vous pouvez restaurer une colonne supprimée en cliquant avec le bouton droit sur un en-tête de colonne et en vérifiant le nom de la colonne à restaurer. Les modifications que vous apportez dans la boîte de dialogue Rechercher un utilisateur s’appliquent uniquement à la session de recherche active. Tous les paramètres par défaut sont restaurés la prochaine fois que vous ouvrez la boîte de dialogue Rechercher un utilisateur.
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Facultatif : cochez la case inclure le répertoire public de contacts de l’espace de travail si vous souhaitez inclure ce répertoire dans la recherche.
Par défaut, SharePoint Workspace recherche dans votre réseau d’entreprise (le cas échéant) ainsi que dans vos contacts connus.
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Cliquez sur Rechercher.
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Si une correspondance est trouvée, sélectionnez-la dans la liste.
Une icône de présence apparaît en regard de chaque nom de contact dans la liste pour vous permettre de voir son statut de connexion. En revanche, l’affichage des correspondances trouvées par le biais de l’annuaire de contacts de l’espace de travail public s’affiche toujours à l’aide de l’icône de statut « inconnu » jusqu’à ce que vous les sélectionnez et les ajoutez à votre liste de contacts
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Pour afficher plus d’informations sur une correspondance sélectionnée, cliquez sur Propriétés.
Par exemple, vous souhaiterez peut-être effectuer des étapes de vérification de l’identité du contact.
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Cliquez sur Ajouter pour ajouter le contact à la liste.
Ajouter un membre de l’espace de travail à votre liste de contacts
À mesure que de nouvelles personnes deviennent membres de vos espaces de travail, il est possible que vous souhaitiez ajouter leurs contacts à votre liste personnelle. Cliquez avec le bouton droit sur le membre que vous voulez ajouter, puis sélectionnez Ajouter à mes contacts.
Vous pouvez également ajouter un membre de l’espace de travail à votre liste de contacts en le faisant glisser.
Enregistrer un contact en tant que fichier
Vous pouvez enregistrer un contact en tant que fichier, puis l’envoyer en tant que pièce jointe dans un courrier électronique.
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Cliquez avec le bouton droit sur le contact et sélectionnez enregistrer le contact en tant que fichier....
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Dans la boîte de dialogue Enregistrer les coordonnées en tant que... , sélectionnez l’emplacement dans lequel enregistrer le fichier de contacts, puis cliquez sur Enregistrer.
Envoyer un contact à d’autres utilisateurs
Vous pouvez envoyer un contact à d’autres personnes en tant que pièce jointe dans un message électronique ou dans un message Groove.
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Cliquez avec le bouton droit sur le contact.
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Sélectionnez Envoyer par message électronique aux contacts sélectionnés....
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Entrez une ou plusieurs adresses de messagerie dans le champ à : .
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Si vous le souhaitez, modifiez l’objet et le message texte.
Notez que le message texte standard inclut des instructions pour le téléchargement de SharePoint Workspace, au cas où un destinataire n’a pas encore de compte.
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Cliquez sur OK.
Vérifier des identités de contacts
Nous vous recommandons vivement de vérifier les identités des contacts pour réduire le risque de partager des informations sensibles avec des personnes involontaires. En fonction de l’installation de votre compte, de nombreuses identités de contact sont déjà vérifiées par un administrateur de votre organisation. SharePoint Workspace indique l’état de la vérification des personnes de votre liste de contacts et des listes de membres qui utilisent les couleurs suivantes :
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Noir: non vérifié.
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Vert: vérifié par vous.
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Bleu-vert: vérifié par votre organisation.
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Bleu: vérifié par votre organisation mais en dehors de votre domaine ou certification croisée.
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Rouge: conflit de noms. Deux contacts présentant des noms similaires apparaissent en rouge, indépendamment de leur statut de vérification. Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique résolution des conflits de noms .
Les stratégies de communication appliquées à votre identité déterminent votre possibilité d’interagir avec d’autres utilisateurs en fonction de leur statut de vérification. Ces stratégies pourront procéder de l’une des façons suivantes :
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Vous interdire de communiquer avec des utilisateurs qui ne sont pas vérifiés par un administrateur de votre organisation.
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Ouvrir la boîte de dialogue alerte de vérification du contact (décrite ci-dessous) pour vous avertir avant de vous permettre de communiquer avec des utilisateurs dont les identités n’ont pas été vérifiées.
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Vous permettre de communiquer avec n’importe quel contact sans avertissement ni restriction.
La vérification de vos autres utilisateurs par votre organisation peut vous offrir suffisamment de garantie sur leur identité. Dans certains cas, en particulier si vous travaillez avec des informations sensibles, vous voudrez peut-être également vérifier manuellement l’identité d’un utilisateur.
Réponse à la boîte de dialogue alerte de vérification du contact
La boîte de dialogue alerte de vérification du contact s’affiche si vous essayez de communiquer avec un utilisateur dont l’identité n’a pas été vérifiée et que les stratégies de communication pour votre identité de compte sont définies pour vous avertir de ces utilisateurs. Vous pouvez effectuer l’une des opérations suivantes :
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Sélectionnez l’utilisateur et cliquez sur vérifier l’identité. Suivez les instructions de la section suivante pour vérifier manuellement une identité de contact.
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Cliquez sur Propriétés pour afficher les propriétés de contact d’un utilisateur sélectionné.
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Cliquez sur Continuer pour ignorer l’alerte de vérification de l’utilisateur et poursuivre l’activité.
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Cliquez sur Annuler pour annuler l’activité dans laquelle vous étiez en train de faire une alerte de vérification de l’utilisateur.
Vérifier manuellement un contact
SharePoint Workspace attribue une « empreinte numérique » unique à chaque identité de contact. Une empreinte numérique s’affiche sous la forme d’une chaîne longue de lettres et de chiffres (avec des signes de ponctuation pour la lisibilité). Ces empreintes digitales permettent de vérifier manuellement l’identité réelle des contacts que vous voyez dans vos espaces de travail et listes de contacts. Vous pouvez également afficher l’empreinte numérique attribuée à votre identité.
Pour vérifier manuellement une identité de contact, procédez comme suit :
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Cliquez avec le bouton droit sur le contact (ou membre d’espace de travail) que vous voulez vérifier, puis cliquez sur vérifier l’identité....
La boîte de dialogue vérifier l’identité vous permet d’afficher des informations sur vos relations actuelles avec le contact sélectionné (par exemple, les espaces de travail que vous partagez), le nombre de messages échangés et votre relation d’organisation. Si vous n’avez aucune relation avec le contact sélectionné, la boîte de dialogue vérifier l’identité fournit des instructions pour la vérification de l’identité du contact en vérifiant son empreinte numérique.
Remarque : Si SharePoint Workspace détecte que au moins deux contacts ont le même nom, la boîte de dialogue vérifier l’identité publie un message d’avertissement vous informant d’affecter un alias lors de la vérification de ce contact.
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Effectuez l’une des opérations suivantes :
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Si vous êtes assuré de l’identité du contact dans les informations qui s’affichent, cliquez sur vérifier.
Dans la boîte de dialogue vérifier l’identité comme , entrez un autre nom pour le contact si vous le jugez nécessaire, puis cliquez sur OK.
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Si vous n’êtes pas encore suffisamment certain de l’identité du contact et que vous souhaitez effectuer d’autres étapes pour vérifier son identité, cliquez sur toujours pas de doute.-vérifier l’empreinte digitale.
Suivez les étapes de la boîte de dialogue vérifier l’identité pour vérifier l’empreinte numérique du contact, puis cliquez sur vérifier.
Dans la boîte de dialogue vérifier l’identité comme , entrez un autre nom pour le contact si vous le jugez nécessaire, puis cliquez sur OK.
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Annuler la vérification d’une identité de contact
Il est possible que vous deviez modifier le statut de vérification de contacts que vous avez vérifiés manuellement de sorte qu’ils apparaissent comme non vérifiés.
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Cliquez avec le bouton droit sur le contact (ou membre d’espace de travail) dont vous voulez annuler la vérification, puis sélectionnez vérifier l’identité....
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Cliquez sur annuler la vérification.
Résolution des conflits de noms de contacts
Lorsque plusieurs contacts ont des noms d’affichage identiques, leur nom apparaît en rouge dans les listes de contacts, les listes de membres de l’espace de travail et sur leurs cartes d’informations de contact. Le nom d’affichage est considéré comme identique s’il correspond exactement après la suppression de l’interligne de début et de fin, et de la conversion du nom en texte en minuscules.
Par exemple, « Anne Beebe » et « Anne Beebe » génèreront un conflit de noms. Toutefois, « Anne Beebe » et « AnnBeebe » n’entraînent pas un conflit de noms.
Il est important de faire la distinction entre les noms de contacts afin de ne pas démarrer accidentellement des activités avec un contact incorrect. Vous pouvez créer un alias de nom pour l’un des noms de contact en conflit.
Par ailleurs, dans de rares cas, il est possible qu’un conflit de noms soit dû à des contacts obsolètes stockés avec votre compte. Par exemple, si un contact a activé un nouveau compte, a abandonné toutes les activités du compte précédent, mais a utilisé le même nom d’affichage pour les deux. Dans ce cas, vous pouvez masquer le contact obsolète comme décrit ci-dessous de sorte qu’il ne s’affiche plus dans une liste de contacts.
Pour résoudre un conflit de noms, procédez comme suit :
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Cliquez avec le bouton droit sur un nom indiquant un conflit, puis cliquez sur résoudre un conflit de noms.
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Effectuez l’une des opérations suivantes :
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Cliquez sur Afficher la carte de visite (vCard)... pour afficher les détails du contact sélectionné. Cela peut vous aider à faire la distinction entre les contacts du même nom.
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Cliquez sur contact de l' alias... pour ouvrir la boîte de dialogue alias, où vous pouvez entrer un nom d’affichage unique pour le contact.
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Cliquez sur vérifier l’identité... pour suivre les étapes de vérification de l’identité d’un contact.
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Cliquez sur Terminé.
Créer un alias pour un contact
Vous pouvez afficher tous les contacts (autres que les vôtres) sous un alias. Cela peut s’avérer utile si vous éprouvez des difficultés à distinguer les contacts qui portent le même nom.
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Cliquez avec le bouton droit sur le contact, puis cliquez sur contact de l' alias.
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Tapez un nom d’alias et cliquez sur OK.
Le nom de l’alias s’affiche à la place du nom d’origine. Pour afficher le nom d’origine d’un contact, vous pouvez ouvrir ses informations de contactou pointer sur son nom pour afficher une fenêtre contextuelle indiquant le nom d’origine.
Suppression d’un contact
Pour supprimer un contact de votre liste de contacts dans la liste de lancement :
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Sélectionnez le contact que vous voulez supprimer.
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Appuyez sur la touche Suppr, puis cliquez sur Oui pour confirmer la suppression.
Les contacts que vous supprimez de la liste de contacts de la fermeture d’une liste de contacts, tels que les listes déroulantes à :, dans les boîtes de dialogue Envoyer un message ou envoyer l’invitation. En effet, SharePoint Workspace stocke les informations de contact de tous les utilisateurs avec lesquels vous interagissez dans une liste d’agrégation appelée « contacts connus ». Cela inclut les contacts que vous avez ajoutés à votre liste de contacts de la familiarisation, ainsi que les membres de vos espaces de travail. Gardez à l’esprit que des membres de l’espace de travail qui ne figurent pas également dans votre liste de contacts peuvent être utilisés.
Vous ne pouvez pas supprimer les contacts qui s’affichent dans votre liste de contacts connus. Toutefois, vous pouvez au moins masquer ces contacts.
Masquer un contact
Les contacts peuvent parfois devenir obsolètes pour différentes raisons. Si vous avez des contacts obsolètes, vous pouvez les masquer de sorte qu’ils n’apparaissent plus dans les menus déroulants qui affichent les contacts.
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Ouvrez le gestionnaire de contacts.
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Sélectionnez les contacts que vous voulez masquer.
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Cliquez sur Masquer pour placer les contacts sélectionnés dans la liste contacts masqués .
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Cliquez sur OK.
Remarque : Le masquage d’un contact ne résoudra pas automatiquement un conflit de noms associé. Si un contact que vous voulez masquer apparaît en tant que nom de nom, voir résolution des conflits de noms pour plus d’informations.
Affichage des informations de diagnostic sur un contact
Vous pouvez afficher les informations de diagnostic des contacts sélectionnés. Vous devrez peut-être occasionnellement voir ces informations à des fins de support technique. Si vous avez besoin d’envoyer des informations de diagnostic à un technicien du support technique, vous pouvez copier et coller les informations dans la boîte de dialogue Diagnostics dans un courrier électronique.
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Ouvrez le gestionnaire de contacts.
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Sélectionnez le contact de votre choix.
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Cliquez sur Diagnostics.
Pour copier des informations du volet contacts , cliquez avec le bouton droit, sélectionnez Sélectionner tout, puis cliquez avec le bouton droit et sélectionnez copier.
Pour copier des informations des volets sensibilisation ou Diagnostics réseau , cliquez sur copier dans le presse-papiers.
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Cliquez sur OK.
Affichage des propriétés d’un contact
Pour afficher les « propriétés » pour un contact, cliquez avec le bouton droit sur le contact, puis cliquez sur Propriétés. Dans les propriétés de contact, vous pouvez :
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Afficher toutes les informations fournies par le contact sélectionné pour son identité de contact (par exemple, nom de la société, numéro de téléphone et adresse de messagerie).
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Envoyer un message au contact.
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Invitez le contact dans un espace de travail dont vous êtes membre.
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Créer un alias pour le contact afin de le répertorier sous un nom d’affichage différent.
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Afficher les espaces de travail que vous partagez avec le contact en tant que membres.
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Afficher les messages que vous avez envoyés ou reçus du contact.
