Guide de mise en route Microsoft Teams pour les chefs d'établissement

Guide de mise en route Microsoft Teams pour les chefs d'établissement

Prise en main à l’aide d’une interface pour le travail en équipe dans Office 365 pour l’éducation

Rationaliser les communications au sein de l'établissement et collaborer facilement

« Microsoft Teams a fait évoluer la manière dont nous communiquons en tant que personnel dans l’école. Il nous a permis de réduire le nombre d’e-mails envoyés en centralisant les conversations et le stockage de fichiers. » —Directeur adjoint d’école primaire

Microsoft Teams est une interface numérique qui permet de regrouper les conversations, les réunions, les fichiers et les applications dans Office 365 pour l’éducation. Teams permet au personnel de passer rapidement des conversations à la création de contenu avec du contexte, de la continuité et en toute transparence. Teams répond aux besoins uniques des différents groupes et leur permet de travailler ensemble facilement :

  • Gérez les projets, les tâches et le contenu avec les applications que vous utilisez tous les jours, toutes disponibles dans un espace de travail unique et personnalisé

  • Restez informé avec des informations et mises à jour en temps réel partagées dans des conversations de groupe permanentes, des conversations privées (qui peuvent être contrôlées par un modérateur si nécessaire), des réunions de groupe et d’autres canaux

  • Prise en charge de la collaboration et d'expériences fluides avec des applications Office 365 intégrées comme Word, Excel, PowerPoint et OneNote et des partenaires d’enseignement comme busuu, Canvas, Flipgrid et Kahoot !

Remarque : Office 365 pour l’éducation inclut maintenant Teams : l’application Teams est donc gratuite pour tous les enseignants, les membres du personnel et les étudiants disposant d’Office 365 pour l’éducation !

Le tableau ci-dessous donne quelques exemples de la manière dont les enseignants peuvent collaborer dans Teams, afin de contribuer à des méthodes d’enseignement innovantes et aux meilleures pratiques dans des établissements collaboratifs.

Découvrez les nouvelles expériences dans Teams conçues pour les enseignants, les étudiants et le personnel !

Scénario

Description

Comités consultatifs sur l’amélioration des établissements (SIAC)

Les programmes et initiatives d’amélioration des établissements d'enseignement nécessitent que le personnel ait accès à des analyses de données enrichies (comme des classements en pourcentage) et une collaboration simple entre les diverses équipes qui incluent les administrateurs, les enseignants et les autres personnes du district.

Plans de réponse aux incident

Lorsqu'un incident (comme un risque d’intégrité) se produit, une communication rapide et précise permet d’assurer une réponse efficace. En utilisant Teams, les équipes chargées de répondre aux incidents peuvent ébaucher et partager des informations rapides et appropriées avec les étudiants, les parents, la communauté et coordonner des ressources supplémentaires (comme des infirmières de l’école).

Programmes d’apprentissage social et affectif (SEL)

Les programmes SEL peuvent favoriser la réussite scolaire et un comportement positif tout en réduisant les troubles affectifs et la mauvaise conduite générale¹. Les canaux dans Teams peuvent être organisés, par exemple, autour des cinq aptitudes SEL : conscience de soi, gestion autonome, conscience sociale, aptitudes relationnelles et prise de décision responsable.

Évaluations des enseignants

L’évaluation des performances des enseignants est une activité qui prend du temps, mais qui est importante. En utilisant Teams, les administrateurs peuvent partager des ressources de perfectionnement professionnel avec tous les enseignants dans le canal Général, et gérer les communications privées (dans Conversations) et le contenu (en utilisant par exemple les blocs-notes OneNote pour le personnel) avec les enseignants individuels dans des canaux distincts.

¹Hinton, M. (2017, March). Study Links After-School Programs to Improved STEM Knowledge. Education Week. (Hinton, M. (mars 2017). Une étude relie les programmes extra-scolaires à l'amélioration des connaissances STEM, Education Week) Extrait de http://blogs.edweek.org/edweek/time_and_learning/2017/03/new_study_examines_link_between_after-school_programs_stem_knowledge.html?cmp=eml-enl-eu-news3

Comprendre Teams

Vous pouvez créer des équipes de membres du personnel pour différents projets, activités, comités et processus selon les besoins ; vous pouvez aussi inviter d’autres personnes de l’établissement ou du district à participer en tant que membres de l’équipe. Il est également possible de créer des équipes basées sur des groupes Office 365. Toutes les modifications apportées aux groupes Office 365 sont synchronisées automatiquement dans Teams. Le processus d'invitation et de gestion des membres des équipes et d’enregistrement des fichiers de groupe dans Teams est ainsi simplifié.

Conseil : Il peut être tentant de se contenter de mapper un groupe de listes de distribution de courrier électronique à des équipes de membres du personnel individuelles, mais Teams est destiné à travailler dans un environnement hautement collaboratif dans un but commun. Vous pouvez élargir l’exclusivité et les restrictions à ceux « qui doivent savoir » des listes de distribution en créant vos équipes de membres du personnel aux niveaux adaptés aux groupes de travail dans votre école ou district.

Vous pouvez organiser les équipes de membres du personnel individuelles dans des canaux contenant des onglets pour les conversations, les fichiers, les notes, etc. Des canaux peuvent être créés en fonction des différents besoins des équipes, par exemple par sujet, matière ou objet. Les onglets permettent au personnel de charger, vérifier et modifier des fichiers, des notes et du contenu personnalisé (comme des documents, feuilles de calcul, présentations, vidéos, liens externes et autres applications). Toute l’équipe peut alors accéder facilement au contenu.

Exemple

Conseil : Configurer Teams sur votre appareil mobile est simple et vous permet de rester connecté avec votre équipe depuis n’importe où, à tout moment et sur n’importe quel périphérique. Vous pouvez télécharger Teams depuis le Windows Store (Windows Phone), l'App Store (Apple iOS) ou Google Play (Android).

Présenter Teams à vos collègues

Commencez par une réunion de démarrage pour définir les attentes, fournir des orientations et présenter les fonctions de base de Teams. Demandez à vos collègues d’utiliser Teams comme principal outil de communication et de collaboration pour les activités d’équipe. Essayez d’utiliser la fonction de discussion dans Teams pour remplacer les e-mails et messages courts, afin de présenter facilement à tout le monde l’aspect pratique et fonctionnel de Teams.

Personnaliser Teams pour votre scénario unique

Pour être performantes, les équipes de membres du personnel ont besoin d’outils simples et intuitifs pour communiquer et collaborer rapidement et efficacement. Que ce soit pour présider un comité, préparer des plans de réponse aux incidents, créer des programmes personnalisés pour les étudiants, évaluer les enseignants ou gérer d’autres activités de collaboration, Teams peut vous aider à vous organiser pour réussir. Commençons et personnalisons Teams pour votre scénario en suivant la procédure suivante :

Créer votre équipe et inviter des membres

  1. Pour lancer Teams, accédez au lanceur d’applications (la « gaufre » Icône du lanceur d’applications d’Office 365 ) dans le coin supérieur gauche d’Office 365 Éducation et sélectionnez le titre Teams pour ouvrir l’application en ligne (ou téléchargez-la sur votre bureau).

    Lanceur d’applications Office 365 avec l’application Microsoft Teams mise en évidence

    Remarque : Si vous ne parvenez pas à accéder à Teams, contactez votre administrateur informatique pour vérifier que vous disposez de la licence correspondante.

  2. Sélectionnez le bouton Ajouter une équipe en bas de la liste des canaux dans Teams.

  3. Sélectionnez le bouton Créer une équipe, puis Membres du personnel.

    Choisir une équipe

    Remarque : Si votre établissement utilise School Data Sync, vos classes seront créées automatiquement avec les listes d’étudiants de son système d’informations. Vous n’avez donc pas à vous occuper de cette étape.

  4. Dans la fenêtre Créer une équipe, donnez un nom à votre classe et entrez une description brève expliquant l’objet de la classe, et sélectionnez le bouton Suivant.

    Créer une équipe

    Remarque : Laissez l’option Confidentialité définie sur Privée. Seuls les propriétaires d’équipe peuvent ajouter des membres (vous pouvez modifier ce paramètre par la suite).

    Conseil : Avant de former votre classe, continuez et personnalisez la configuration de Teams. Commencez par créer votre classe, en définissant quelques canaux et en ajoutant des onglets. Remplissez ensuite quelques onglets avec du contenu pertinent, attrayant et utile.

  5. Vous pouvez facilement ajouter des personnes, des groupes et des listes de distribution de votre établissement ou district. Lorsque vous commencez à saisir des noms, une liste déroulante des personnes figurant dans votre annuaire de messagerie et correspondant à ce que vous saisissez apparaît.

  6. Sélectionnez le bouton Ajouter pour ajouter des membres de l’équipe ou, si vous souhaitez ajouter les membres plus tard si vous souhaitez configurer d’abord le contenu (recommandé), sélectionnez le bouton Ignorer.

    Ajouter des membres

Créez les principaux canaux et quelques onglets avec un contenu attrayant

Lorsque vous créez une équipe de membres du personnel, un canal Général y est ajouté automatiquement.

  1. Vous pouvez créer des canaux supplémentaires pour organiser votre équipe. Par défaut, tous les membres de l’équipe peuvent accéder à ce canal.

    Canal

    Conseil : Publiez des conseils et annonces de formation sur Teams dans le canal Général à des fins de référence. Cet emplacement sera pratique pour toute la classe qui pourra y obtenir de l’aide et des conseils, mais particulièrement utile pour les nouveaux membres qui rejoignent Teams.

  2. Pour créer des canaux supplémentaires, sélectionnez les points de suspension (...) en regard du nom de l’équipe dans la liste des canaux et sélectionnez Ajouter un canal dans le menu déroulant.

    Ajouter un canal

    Conseil : Créez quelques canaux pour commencer, puis encouragez les membres de l’équipe à créer des canaux supplémentaires basés sur des sujets, des initiatives ou d’autres besoins.

  3. Dans la boîte de dialogue, donnez un nom à votre canal et entrez une description brève expliquant l’objet du canal, puis cliquez sur le bouton Ajouter.

    Créer un canal

    Conseil : Après avoir créé des canaux, vous pouvez les remplir avec du contenu réel afin que la classe ne voie pas une page vierge lors de la première connexion. Par exemple, vous pouvez commencer une conversation en publiant quelques questions dans chaque canal, afin que des discussions démarrent et @mentionnent des membres spécifiques de la classe participant à la conversation.

  4. Dans les canaux individuels, vous pouvez créer des onglets pour les différents contenus et applications. Plusieurs onglets par défaut sont créés dans chaque canal, notamment les onglets Conversations, Fichiers, Blocs-notes de la classe et Devoirs. Pour créer un onglet, sélectionnez le signe + à droite des onglets par défaut, et sélectionnez une application ou un fichier pour l’onglet (PowerBI par exemple), donnez-lui un nom et sélectionnez le bouton Enregistrer.

    Onglets Ajouter des onglets

    Remarque : La procédure de configuration de certains services et applications peut être légèrement différente des instructions fournies ici.

  5. Pour créer un onglet qui renvoie directement vers un fichier spécifique (évaluations nationales, de la région et du district ou classements en pourcentage des résultats des tests par exemple), sélectionnez l’icône + située à droite des onglets par défaut.

  6. Sélectionnez ensuite l’application pour le type de fichier (document Word, feuille de calcul Excel ou présentation PowerPoint), accédez au fichier sous l'option Fichiers, donnez un nom à l'onglet et sélectionnez le bouton Enregistrer.

    Ajouter des applications

    Conseil : Vous pouvez épingler un bloc-notes OneNote pour la classe depuis un site SharePoint ou un autre site Web (icône de globe) directement à votre canal en tant qu’onglet, afin que l’équipe y accède facilement.

Déplacer des conversations par e-mail dans Teams

Vous pouvez envoyer des e-mails à un canal dans Teams, afin que les communications de l’équipe soient organisées et accessibles dans un emplacement unique.

  1. Pour créer une adresse électronique pour un canal, sélectionnez les points de suspension (...) à droite du canal, puis Obtenir une adresse de messagerie dans le menu déroulant.

  2. Sélectionnez le bouton Copier et enregistrez l’adresse électronique dans votre liste de contacts ou carnet d’adresses de messagerie.

    E-mail

    Conseil : Transférez les e-mails dans un canal pour continuer les discussions dans Teams.

  3. Vous pouvez sélectionner le lien Paramètres avancés dans la fenêtre Obtenir une adresse de messagerie pour indiquer quelles personnes peuvent envoyer des e-mails à l’équipe (tout le monde, seuls les membres de l’équipe ou uniquement les e-mails envoyés depuis les domaines spécifiés par exemple).

    Obtenir une adresse de messagerie

    Conseil : Limiter les personnes qui peuvent envoyer des e-mails dans un canal réduira le risque de recevoir des courriers indésirables ou des e-mails de hameçonnage dans Teams.

  4. Vous pouvez personnaliser vos paramètres de notification par e-mail pour différents événements (comme les @mentions personnelles ou réponses aux conversations que vous démarrez) en cliquant sur votre image de profil dans le coin inférieur gauche de Teams, puis en sélectionnant Notifications dans le menu déroulant.

    Notifications

Planifier des réunions dans Teams

  1. Pour planifier une réunion dans Teams, sélectionnez Réunions dans le volet de navigation à gauche et sélectionnez le bouton Planifier une réunion en bas du volet de navigation au milieu.

    Planifier

    Conseil : La liste des réunions planifiées est affichée dans le volet de navigation au milieu. Vous pouvez ainsi rejoindre directement une réunion depuis Teams en sélectionnant le bouton Rejoindre en regard de la réunion.

  2. Dans la fenêtre Nouvelle réunion, ajoutez les détails de la réunion et invitez des personnes (les noms figurant dans votre annuaire de messagerie apparaissent lorsque vous commencez à les saisir). Vous pouvez également sélectionner un canal afin que toutes les personnes dans le canal de l’équipe puissent participer à la réunion.

  3. Utilisez l’assistant de planification pour vérifier la disponibilité des membres de votre équipe, et cochez la case Répéter pour configurer une réunion récurrente. Sélectionnez le bouton Planifier une réunion lorsque vous avez terminé.

    Nouvelle réunion

    Conseil : La fonction Conférence maintenant Caméra (située en bas de l’onglet Conversations) permet aux membres de l’équipe de participer immédiatement, sans devoir planifier une réunion ou réserver une salle ou un auditorium.

Révision de ce que vous avez appris sur Teams

  • Teams est une interface pour le travail en équipe entièrement intégrée à Office 365 pour l’éducation, qui permet aux membres d’une équipe de communiquer et collaborer facilement en utilisant les applications Office 365 courantes comme Word, Excel, OneNote et PowerPoint. Pour les abonnés à Office 365 Éducation, Teams est gratuit. Vous pouvez donc commencer à l’utiliser dès maintenant !

  • Vous pouvez organiser votre équipe en utilisant des canaux et onglets personnalisés que vous créez pour répondre à vos besoins de collaboration. Les onglets peuvent renvoyer directement vers des fichiers ou autres contenus, des applications Office 365 comme le Planificateur et PowerBI, ou encore des applications des partenaires de l’enseignement comme busuu, Canvas, Flipgrid et Kahoot !

  • Déplacez les conversations par e-mail dans Teams pour que les membres de votre équipe restent au courant dans un espace de travail pratique et convivial. Utilisez la fonction de conversation dans Teams à la place d'e-mails courts pour que votre boîte de réception soit moins encombrée.

  • Planifiez des réunions vidéo ou des appels Skype dans Teams à l’aide de la fonction Réunions, ou utilisez la fonction Conférence maintenant pour vous réunir facilement et immédiatement avec les membres de votre équipe.

  • Des vidéos utiles pour vous aider à démarrer sont disponibles ici : Démarrage rapide de Microsoft Teams.

  • Une aide étape par étape supplémentaire est disponible ici : Aide de Microsoft Teams.

  • Pour en savoir plus sur les nouvelles expériences dans Teams dans Office 365 pour l’éducation, cliquez ici pour accéder au blog Éducation.

  • Explorez le Centre d’aide sur Éducation Microsoft si vous avez besoin d'une aide supplémentaire.

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