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Guide de conception des états

Remarque : Nous faisons de notre mieux pour vous fournir le contenu d’aide le plus récent aussi rapidement que possible dans votre langue. Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez-vous nous indiquer en bas de page si ces informations vous ont aidé ? Voici l’article en anglais à des fins de référence aisée.

Access offre un certain nombre d'outils qui vous permettent de créer rapidement des rapports attrayants et faciles à lire qui présentent les données de manière adaptée aux besoins de leurs utilisateurs. Vous pouvez utiliser les commandes de l'onglet créer pour créer un état simple d'un simple clic. Vous pouvez utiliser l'Assistant État pour créer un rapport plus complexe, ou vous pouvez créer un rapport en ajoutant toutes les données et en mettant en forme les éléments vous-même. Quelle que soit la méthode que vous choisissez, vous devrez probablement apporter quelques modifications à la conception du rapport pour qu'il affiche les données comme vous le souhaitez. Cet article décrit le processus général de création d'un rapport, puis décrit comment ajouter des éléments de conception spécifiques à votre rapport.

Contenu de cet article

Décider du mode de mise en page de votre état

Utiliser les dispositions de contrôle pour aligner vos données

Ajouter ou supprimer des sections d'en-tête et de pied de page d'un État ou d'une page

Conseils pour la mise en forme de types de données différents

Décider du mode de mise en page de votre état

Lorsque vous concevez un rapport, vous devez d'abord réfléchir à la façon dont vous voulez organiser les données sur la page, ainsi que la manière dont les données sont stockées dans la base de données. Pendant le processus de création, vous pouvez même constater que la disposition des données dans les tables ne vous permettra pas de créer le rapport souhaité. Cela peut indiquer que les tables ne sont pas normalisées, ce qui signifie que les données ne sont pas stockées de façon la plus efficace.

Créer un croquis de votre état

Cette étape n'est pas obligatoire, mais il est possible que l'Assistant État d'Access ou l'outil de rapport (disponible dans l'onglet créer , dans le groupe États ) fournisse une conception de base suffisante pour le rapport. Toutefois, si vous décidez de concevoir votre état sans utiliser ces outils, il peut être utile de créer un croquis ébauche de votre état sur une feuille de papier en dessinant un cadre dans lequel chaque champ doit avoir et écrire le nom de champ dans chaque zone. Vous pouvez également utiliser des programmes tels que Word ou Visio pour créer une maquette du rapport. Quelle que soit la méthode utilisée, veillez à inclure suffisamment de lignes pour indiquer la façon dont les données sont répétées.

Formulaire complété chevauchant un croquis préliminaire

Par exemple, vous pouvez utiliser une ligne pour obtenir des informations sur le produit, puis plusieurs lignes répétées pour les ventes de ce produit, et enfin une ligne des totaux des ventes pour le produit. Ensuite, la séquence se répète pour le produit suivant et ainsi de suite jusqu'à la fin de l'État. Par exemple, votre état est une simple liste des données du tableau, auquel cas votre croquis peut contenir uniquement une série de lignes et de colonnes.

Remarque : Cette technique est aussi très utile si vous créez un rapport pour une autre personne. Le cas échéant, l'autre personne peut dessiner l'esquisse avant de commencer à travailler.

Après avoir créé votre croquis, déterminez les tables ou les tableaux qui contiennent les données que vous souhaitez afficher dans l'État. Si toutes les données sont contenues dans une seule table, vous pouvez baser votre état directement sur cette table. Le plus souvent, les données que vous souhaitez sont stockées dans plusieurs tables que vous devez rassembler dans une requête, avant de pouvoir les afficher sur le rapport. La requête peut être incorporée dans la propriété RecordSource du rapport, ou vous pouvez créer une requête séparée, enregistrée et baser l'État.

Choisir les données à inclure dans chaque section de l'État

Chaque rapport comporte au moins une section d'État. La section qui est présente dans chaque rapport est la section Détails. Cette section est répétée une fois pour chaque enregistrement de la table ou de la requête sur laquelle le rapport est basé. Les autres sections sont facultatives et se répètent moins souvent et sont généralement utilisées pour afficher des informations communes à un groupe d'enregistrements, une page de l'État ou l'intégralité du rapport.

Le tableau suivant décrit l'emplacement de chaque section et la façon dont la section est généralement utilisée.

Section

Emplacement

Contenu classique

Section d'en-tête d'État

Affiché une seule fois, en haut de la première page du rapport.

  • Titre du rapport

  • Logo

  • Date actuelle

Section pied d'État

Apparaît après la dernière ligne de données, au-dessus de la section pied de page de la dernière page de l'État.

Totalisation du rapport (sommes, nombres, moyennes, etc.)

Section en-tête de page

Apparaît en haut de chaque page de l'État.

  • Titre du rapport

  • Numéro de page

Section pied de page

Apparaît en bas de chaque page de l'État.

  • Date actuelle

  • Numéro de page

Section en-tête de groupe

Apparaît juste au-dessus d'un groupe d'enregistrements.

Le champ sur lequel est regroupé

Section pied de groupe

Apparaît juste après un groupe d'enregistrements.

Totaux de groupe (sommes, nombres, moyennes, etc.)

Pour plus d'informations sur l'ajout ou la suppression des sections d'en-tête ou de pied de page d'un État ou des sections d'en-tête et de pied de page, voir la section Ajouter ou supprimer des sections d'en-tête et de pied de page de l'État. Vous pouvez ajouter des sections d'en-tête de groupe et de pied de page à l'aide du volet reGrouper , trier et total en mode page ou création.

Déterminez la manière dont vous souhaitez réorganiser les données de détail

La plupart des rapports sont organisés en une structure tabulaire ou empilée, mais Access vous offre la possibilité d'utiliser pratiquement n'importe quelle organisation d'enregistrements et de champs de votre choix.

Disposition tabulaire    Une disposition tabulaire est similaire à celle d'une feuille de calcul. Les étiquettes se trouvent dans la partie supérieure, et celles-ci sont alignées dans des colonnes en dessous des étiquettes. Tabulaire désigne l'apparence de type tableau des données. Il s'agit du type de rapport créé par Access lorsque vous cliquez sur rapport dans le groupe États de l'onglet créer . La disposition tabulaire est idéale si votre rapport comporte un nombre relativement limité de champs que vous souhaitez afficher dans un format de liste simple. L'illustration suivante montre un rapport sur les employés qui a été créé à l'aide d'une disposition tabulaire.

État Employés dans une disposition tabulaire

Disposition empilée    Une disposition empilée ressemble à un formulaire que vous remplissez lorsque vous ouvrez un compte bancaire ou que vous effectuez un achat auprès d'un revendeur en ligne. Chaque élément de données est étiqueté et les champs sont empilés les uns sur les autres. Cette disposition est idéale pour les États qui contiennent trop de champs à afficher sous forme de tableau, c'est-à-dire la largeur des colonnes dépasserait la largeur du rapport. L'illustration suivante montre un rapport sur les employés qui a été créé à l'aide d'une disposition empilée.

État Employés dans une disposition empilée

Remarque : Dans l'Assistant État, cette disposition est désignée sous le nom de disposition colonne.

Disposition mixte    Vous pouvez mélanger des éléments de tableaux et de dispositions empilées. Par exemple, pour chaque enregistrement, vous pouvez organiser certains champs d'une ligne horizontale en haut de la section détail et disposer d'autres champs du même enregistrement dans une ou plusieurs dispositions empilées en dessous de la ligne supérieure. L'illustration suivante montre un rapport sur les employés qui a été créé à l'aide d'une disposition mixte. Les champs ID, nom et prénom sont organisés dans une disposition de contrôle tabulaire et les champs fonction et téléphone professionnel sont organisés selon une disposition empilée. Dans cet exemple, le quadrillage est utilisé pour fournir une séparation visuelle de champs pour chaque employé.

État Employés utilisant une disposition mixte

Disposition justifiée    Si vous utilisez l'Assistant État pour créer votre état, vous pouvez choisir d'utiliser une disposition justifiée. Cette disposition utilise la totalité de la largeur de la page pour afficher les enregistrements aussi compact que possible. Bien entendu, vous pouvez obtenir les mêmes résultats sans utiliser l'Assistant État, mais cela peut être un processus évident pour aligner les champs exactement. L'illustration suivante montre un rapport sur les employés qui a été créé à l'aide de la disposition justifiée de l'Assistant État.

État Employés utilisant une disposition justifiée

La disposition justifiée est une bonne disposition à utiliser si vous affichez un grand nombre de champs sur le rapport. Dans l'exemple précédent, si vous utilisez une disposition tabulaire pour afficher les mêmes données, les champs étendent le bord de la page. Si vous utilisez une disposition empilée, chaque enregistrement occupe plus d'espace vertical, ce qui permet de gaspiller du papier et de rendre le rapport plus difficile à lire.

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Utiliser les dispositions de contrôle pour aligner vos données

Les dispositions de contrôle sont des repères que vous pouvez ajouter à un État en mode page ou en mode création. Access ajoute automatiquement des mises en page de contrôles lorsque vous utilisez l'Assistant État pour créer un État ou lorsque vous créez un État en cliquant sur rapport dans le groupe rapports de l'onglet créer . Une disposition de contrôle est semblable à une table, dont chaque cellule peut contenir une étiquette, une zone de texte ou tout autre type de contrôle. L'illustration suivante décrit une disposition de contrôle tabulaire sur un État.

Disposition de contrôle tabulaire de base

Les lignes orange indiquent les lignes et les colonnes de la disposition de contrôle, et ne sont visibles que lorsque l'État est ouvert en mode page ou en mode création. Les mises en page de contrôle vous permettent d'aligner uniformément les données dans des lignes et des colonnes et permettent d'ajouter, de redimensionner ou de supprimer facilement des champs. À l'aide des outils des groupes tableau et position sous l'onglet organiser (disponible en mode page ou création), vous pouvez modifier la mise en page d'un type de contrôle en un autre, et vous pouvez supprimer des contrôles des mises en page pour vous permettre de positionner le Déterminez l'emplacement de votre choix sur l'État.

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Ajouter ou supprimer des sections d'en-tête et de pied de page d'un État ou d'une page

Comme mentionné précédemment dans cet article, les en-têtes et les pieds de page constituent des sections de rapport que vous pouvez utiliser pour afficher des informations communes au rapport entier ou à chaque page d'un État. Par exemple, vous pouvez ajouter une section pied de page pour afficher un numéro de page dans la partie inférieure de chaque page, ou vous pouvez ajouter une section d'en-tête d'État pour afficher un titre pour le rapport entier.

Ajouter des sections d'en-tête ou de pied de page à un rapport ou une page

  1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'état que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur mode création dans le menu contextuel.

  2. Vérifiez les sections déjà présentes sur le rapport. Les sections sont séparées par des barres horizontales ombrées appelées sélecteurs de sections. L'étiquette de chaque sélecteur de section indique la section située juste en dessous.

    État en mode Création

    Chaque rapport comporte une section détaillée qui peut également contenir des sections d'en-tête d'État, d'en-tête de page, de pied de page et de pied d'État. De plus, s'il existe des niveaux de regroupement dans le rapport, des en-têtes ou des pieds de page de groupe peuvent apparaître (par exemple, en -tête de fichier illustré dans l'illustration précédente). Par défaut, les en-têtes et les pieds de page de groupe sont nommés en utilisant le nom de champ ou l'expression qui est la base du groupe. Dans ce cas, le nom du champ de regroupement est «classer sous».

  3. Pour ajouter des sections d'en-tête et de pied de page à votre état, cliquez avec le bouton droit sur n'importe quel sélecteur de section, puis cliquez sur en-tête /pied de page ou en-tête/pied d'État dans le menu contextuel.

    Attention : Si la section est déjà présente sur le rapport, Access vous avertit que la section existante et les contrôles qu'elle contient sont supprimés.

    Vous pouvez maintenant déplacer des contrôles existants ou ajouter de nouveaux contrôles aux nouvelles sections.

Access ajoute toujours des sections d'en-tête et de pied de page de page et de rapport par paires. C'est-à-dire qu'il n'est pas possible d'ajouter une section d'en-tête de page ou d'État sans ajouter la section de pied de page correspondante. Si vous n'avez pas besoin des deux sections, vous ne pouvez pas supprimer une section, mais vous pouvez la redimensionner à une hauteur de zéro (0) pour ne pas ajouter d'espace vertical supplémentaire à votre état. Positionnez le pointeur en bas de la section inutilisée jusqu'à ce qu'il se transforme en flèche à deux pointes Flèche à deux pointes , puis faites glisser vers le haut jusqu'à ce que la section soit masquée. S'il existe des contrôles dans la section, vous devez les supprimer pour pouvoir masquer entièrement la section.

Supprimer des sections d'en-tête et de pied de page de rapport

  1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'état que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur mode création dans le menu contextuel.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur un sélecteur de section, puis cliquez sur en -tête/pied de page ou sur en-tête/pied de page dans le menu contextuel.

Si vous supprimez une paire en-tête et pied de page et que ces sections contiennent des contrôles, Access vous avertit que la suppression des sections entraîne également la suppression des contrôles et que vous ne pouvez pas annuler l'action. Cliquez sur Oui pour supprimer les sections et supprimer les contrôles, ou sur non pour annuler l'opération.

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Conseils pour la mise en forme de types de données différents

Lorsque vous créez un rapport à l'aide de l'outil État (disponible sous l'onglet créer , dans le groupe États ), ou à l'aide de l'Assistant État, Access ajoute les champs au rapport pour vous et crée le contrôle le plus approprié à afficher. chaque champ, en fonction du type de données du champ. Si vous ajoutez des champs à un État vous-même, vous pouvez faire glisser chaque champ de la liste des champs vers l'État. Comme avec l'Assistant État ou l'outil État , Access crée le contrôle le plus approprié pour chaque champ, en fonction du type de données du champ. Pour la plupart des types de données, le contrôle le plus approprié (par défaut) à utiliser est la zone de texte.

Les sections suivantes fournissent des conseils sur la mise en forme de certains types de données de cas particuliers.

Champs à valeurs multiples    Le contrôle par défaut d'un champ à plusieurs valeurs est une zone de liste déroulante. Cela peut paraître un choix étrange pour un contrôle de rapport, car vous ne pouvez pas cliquer sur la flèche d'une zone de liste déroulante d'un État. Toutefois, dans le contexte d'un rapport, une zone de liste déroulante se comporte comme une zone de texte. La flèche n'est visible qu'en mode création.

Si le champ contient plusieurs valeurs, ces valeurs sont séparées par des virgules. Si la zone de liste déroulante n'est pas suffisamment large pour afficher toutes les valeurs d'une ligne et que la propriété CanGrow de la zone de liste déroulante est définie sur Oui, les valeurs sont renvoyées à la ligne suivante. Dans le cas contraire, les valeurs sont tronquées. Pour définir la propriété CanGrow pour un contrôle, ouvrez l'État en mode création ou page, cliquez sur le contrôle, puis appuyez sur F4 pour afficher la feuille de propriétés du contrôle. La propriété CanGrow est située sous l'onglet format et l'onglet tous de la feuille de propriétés du contrôle.

Champs de texte enrichi    Le contrôle par défaut d'un champ de texte enrichi est une zone de texte. Si la zone de texte n'est pas suffisamment large pour afficher toutes les valeurs d'une ligne et que la propriété CanGrow de la zone de texte est définie sur Oui, les valeurs sont renvoyées à la ligne suivante. Dans le cas contraire, les valeurs sont tronquées. Pour définir la propriété CanGrow pour un contrôle, ouvrez l'État en mode création ou page, cliquez sur le contrôle, puis appuyez sur F4 pour afficher la feuille de propriétés du contrôle. La propriété CanGrow est située sous l'onglet format et l'onglet tous de la feuille de propriétés du contrôle.

Un champ de texte enrichi vous permet de mettre en forme le texte de différentes manières. Par exemple, plusieurs mots d'un champ peuvent être soulignés et plusieurs autres mots du même champ peuvent être en italique. Toutefois, vous pouvez toujours définir un style de mise en forme global pour la zone de texte qui contient le texte enrichi. La mise en forme de la zone de texte s'applique uniquement au texte qui n'a pas été spécifiquement mis en forme à l'aide d'une mise en forme de texte enrichi.

Définir des styles de mise en forme pour une zone de texte qui affiche un champ de texte enrichi

  1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'État, puis cliquez sur mode page dans le menu contextuel.

  2. Cliquez sur la zone de texte qui contient le champ de texte enrichi, puis, sous l'onglet format , dans le groupe police , cliquez sur le style de mise en forme que vous voulez appliquer.

    Access applique la mise en forme à tout le texte dans le champ de texte enrichi qui ne possède pas déjà ce type (mais pas la valeur) de mise en forme appliquée dans un affichage qui prend en charge l'entrée de données, comme le mode feuille de données pour une table, une requête ou un mode formulaire pour un formulaire. Par exemple, si une partie du texte dans le champ est mise en forme à l'aide d'une couleur de police rouge et que vous appliquez une couleur de police bleue à la zone de texte, Access transforme tout le texte en bleu à l'exception de celui qui a été mis en forme en rouge. Par exemple, si une partie du texte dans le champ est mise en forme avec une taille de police de 11 points et que vous appliquez une taille de police de 14 points à la zone de texte, la Access applique la taille de police de 14 points à l'intégralité du texte à l'exception de celle mise en forme individuellement à 11 poin kits.

    Champs de pièce jointe    Les champs de pièce jointe utilisent un contrôle spécial qui n'est pas utilisé pour tout autre type de données. Vous pouvez joindre plusieurs fichiers à un enregistrement à l'aide d'un champ pièce jointe unique, mais le champ peut uniquement afficher des informations sur une pièce jointe à la fois. Par défaut, le contrôle de pièce jointe affiche une icône ou une image, en fonction du type de fichier de la pièce jointe actuellement affichée par le contrôle. Si vous le souhaitez, vous pouvez définir les propriétés du contrôle de pièce jointe de façon à afficher les fichiers joints sous forme d'icônes ou de sorte que le champ affiche simplement une icône de trombone et le nombre de pièces jointes. En supposant que vous utilisez déjà un contrôle de pièce jointe sur votre état, vous pouvez utiliser la procédure suivante pour ajuster les propriétés du contrôle pour différentes utilisations du contrôle.

Définir les propriétés d'affichage d'un champ pièce jointe

  1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'État, puis cliquez sur mode page dans le menu contextuel.

  2. Cliquez sur le contrôle de pièce jointe. Si la feuille de propriétés n’est pas déjà affichée, appuyez sur F4 pour l’afficher. Dans la feuille de propriétés, cliquez sur l'onglet format .

    Utilisez le tableau suivant comme guide pour la définition des propriétés du contrôle de pièce jointe.

    Propriété

    Paramètre

    Afficher comme

    • Image/icône affiche les graphiques en tant qu'images et tous les autres fichiers sous forme d'icônes. Il s’agit du paramètre par défaut.

    • Icône permet d'afficher tous les fichiers sous forme d'icônes.

    • Le trombone affiche une icône de trombone suivie du nombre de pièces jointes entre parenthèses.

    Image par défaut

    Pour qu'une image par défaut apparaisse dans le contrôle de pièce jointe s'il n'y a pas de fichier joint, cliquez Bouton Générateur dans la zone de propriété, accédez à l'image souhaitée, puis cliquez sur ouvrir.

    Remarque : L'image par défaut ne s'affiche pas si la propriété afficher en tant que est définie sur trombone.

    Alignement d'images

    Sélectionnez l'alignement souhaité dans la liste. Le paramètre par défaut est Center. Le fait d'ajuster ce paramètre peut générer des résultats inattendus, en fonction du paramètre de la propriété mode taille de l'image.

    Mode de taille d'image

    Ce paramètre est disponible uniquement si la propriété afficher en tant que est définie sur image/icône.

    • Clip affiche l'image dans sa taille réelle. L'image est rognée si elle est trop grande pour être insérée dans le contrôle.

    • Stretch étire l'image de sorte qu'elle remplisse tout le contrôle.

      Remarque : À moins que le contrôle de pièce jointe ne corresponde à la même taille que l'image, l'utilisation de ce paramètre entraîne la déformation de l'image, afin qu'elle apparaisse étirée verticalement ou horizontalement.

    • Zoom affiche l'image le plus grand possible sans écrêter ou déformer l'image. Il s’agit du paramètre par défaut.

  3. Si vous utilisez le contrôle pour afficher des graphiques, ajustez la taille du contrôle de pièce jointe pour pouvoir voir le nombre de détails souhaités.

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