Gérer les courriers électroniques à l’aide de règles

Gérer les courriers électroniques à l’aide de règles

Les règles vous permettent de déplacer, marquer et répondre aux messages électroniques automatiquement. Vous pouvez également utiliser des règles pour lire des sons, déplacer les messages vers des dossiers ou afficher les alertes de nouveaux éléments.

La règle la plus simple et la plus courante à créer est celle qui vous permet de déplacer un élément d’un certain expéditeur ou avec certains mots dans la ligne d’objet vers un autre dossier. Vous pouvez créer cette règle directement à partir d’un message que vous avez déjà reçu.

  1. Cliquez-droit sur un message dans votre boîte de réception ou un autre dossier de messagerie et sélectionnez Règles.

    Cliquez avec le bouton droit sur un message que vous avez reçu pour créer une règle.
  2. Sélectionnez une des options. Outlook suggère automatiquement de créer une règle basée sur l’expéditeur et les destinataires. Pour afficher davantage d’options, sélectionnez Créer une règle.

  3. Dans la boîte de dialogue Créer une règle, sélectionnez une ou plusieurs des trois premières cases à cocher.

    Sélectionnez Créer une règle pour créer une nouvelle règle.
  4. Dans la section Procédez comme suit, si vous souhaitez la règle pour déplacer un message vers un dossier, cochez la case Déplacer l’élément vers le dossier, puis sélectionnez le dossier dans la boîte de dialogue Sélectionner un dossier qui s’affiche, puis cliquez sur OK.

    Vous pouvez déplacer les éléments vers un dossier existant ou nouveau.
  5. Cliquez sur OK pour enregistrer votre règle.

    Remarque : Si vous voulez appliquer la règle aux messages que vous avez déjà reçus, cochez la case dans la boîte de dialogue de confirmation qui s’affiche, puis cliquez sur OK.

Créer une règle à l’aide de l’Assistant règles

Il existe trois types de règles que vous pouvez créer avec l’Assistant Gestion des messages.

  • Rester organisé: les règles suivantes vous aideront à filtrer, classer et suivre des messages.

  • Rester à jour: les règles suivantes vous avertissent lorsque vous recevez un message qui correspond à un ensemble spécifique de critères.

  • Règles personnalisées: il s’agit de règles que vous créez sans un modèle.

Les règles sont personnalisables presque à l’infini. Il existe de nombreuses options que vous pouvez définir pour chaque type de règle que vous créez. Suivez les étapes suivantes pour découvrir comment créer une règle à l’aide de l’Assistant règles.

  1. Sélectionnez fichier > Gérer les règles et alertes pour ouvrir la boîte de dialogue Règles et alertes.

  2. Dans l’onglet Règles de courrier électronique, sélectionnez Nouvelle règle.

  3. Sélectionnez un des modèles à partir de l’Étape 1. Pour démarrer à partir d’une règle vierge, sélectionnez Appliquer la règle aux messages que je reçois ou Appliquer la règle aux messages que j’envoie.

  4. Dans la zone Étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur les options soulignées à définir. Par exemple, si vous avez sélectionné Marquer les messages d’un expéditeur pour le suivi à l’étape 1, cliquez sur personnes ou groupe public pour sélectionner les messages des expéditeurs que vous souhaitez marquer, puis cliquez sur suivre à cette heure pour sélectionner un indicateur et une date de suivi.

  5. Cliquez sur Suivant.

Sur la deuxième page de l’Assistant Gestion des messages, vous pouvez ajouter des conditions supplémentaires à votre règle. Par exemple, vous pouvez sélectionner les messages provenant d’une personne en particulier qui présentent également des mots spécifiques dans l’objet ou dans le corps du message.

  1. Dans la zone Étape 1 : sélectionnez une ou des conditions, toute condition définie dans l’écran précédent est cochée. Vous pouvez sélectionner plusieurs conditions supplémentaires en cochant les cases correspondantes.

  2. Dans la zone Étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur n’importe quelle condition soulignée supplémentaire que vous venez d’ajouter. Cliquez sur Suivant.

Sur la troisième page de l’Assistant Gestion des messages, vous pouvez sélectionner des actions supplémentaires à effectuer sur le message. Par exemple, vous pouvez marquer des messages pour suivi et marquer un message comme une importance haute.

  1. Dans la zone Étape 1 : sélectionnez un modèle, toute action définie dans l’écran précédent est cochée. Vous pouvez sélectionner plusieurs actions supplémentaires en cochant les cases correspondantes.

  2. Dans la zoneÉtape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur toutes les autres actions soulignées que vous venez d’ajouter. Puis cliquez sur Suivant.

Sur la quatrième page de l'Assistant Gestion des messages, vous pouvez ajouter des exceptions à votre règle. Par exemple, vous pouvez vérifier sauf s'ils sont marqués comme importants, que les messages marqués d'un niveau d'importance spécifique ne sont pas marqués pour le suivi.

  1. Dans la zone Étape 1 : sélectionnez une ou des conditions, sélectionnez les exceptions à votre règle en cochant les cases correspondantes.

  2. Dans la zone Étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur les exceptions soulignées supplémentaires que vous venez d’ajouter. Puis cliquez sur Suivant.

  1. Sur la dernière page de l’Assistant règles, entrez un nom pour votre règle.

  2. Si vous souhaitez exécuter cette règle sur des messages que vous avez déjà reçus, cochez Exécuter cette règle sur les messages déjà dans « Boîte de réception »."

  3. Par défaut, Activer cette règle est coché. Vous pouvez désactivez cette case à cocher si vous ne voulez pas la règle soit activée pour le moment.

  4. Cliquez sur Terminer pour enregistrer et activer votre règle.

Vous pouvez supprimer une règle devenue inutile.

  1. Sous l’onglet Fichier, sélectionnez Gérer les règles et les alertes.

  2. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, sous l’onglet Règles du courrier électronique, sélectionnez la règle à supprimer.

  3. Sélectionnez Supprimer Icône Supprimer > OK.

Vous pouvez exécuter manuellement une ou plusieurs règles.

  1. Sous l’onglet Fichier, sélectionnez Gérer les règles et les alertes, puis, sous l’onglet Règles du courrier électronique, sélectionnez Exécuter les règles.

  2. Dans la zone Exécuter les règles, sous Sélectionner les règles à exécuter, activez la case à cocher pour chaque règle souhaitée.

  3. Dans la zone Exécuter dans le dossier, pour sélectionner un autre dossier, sélectionnez Parcourir, le dossier, puis OK.

    Activez la case à cocher Inclure les sous-dossiers pour inclure tous les dossiers sous le dossier sélectionné à l’étape 3.

  4. Dans la liste Appliquer les règles à, acceptez le paramètre par défaut de tous les messages ou modifiez ce paramètre pour l’appliquer aux messages lus ou non lus.

  5. Sélectionnez Exécuter.

Il existe deux types de règles dans Outlook, les règles basées sur le serveur et celles basées sur le client uniquement.

  • Règles serveur   
    Lorsque vous utilisez un compte Microsoft Exchange Server, certaines règles sont basées sur le serveur. Ces règles s’exécutent dans votre boîte aux lettres sur le serveur de courrier Exchange même lorsqu’Outlook n’est pas en cours d’exécution.

    Les règles serveur doivent s’appliquer aux messagers lorsqu’ils sont remis pour la première fois dans votre boîte de réception. Elles doivent pouvoir s’exécuter jusqu’à la fin sur le serveur. Par exemple, une règle qui spécifie qu’un message doit être imprimé ne peut pas être appliquée tant qu’elle n’a pas fini de s’exécuter sur le serveur. Si une règle ne peut pas être appliquée sur le serveur, elle est appliquée lorsque vous lancez Outlook, elle devient alors une règle client seulement.

  • Règles client   
    Les règles client seulement sont des règles qui s’exécutent uniquement sur votre ordinateur. Il s’agit de règles qui s’exécutent dans Outlook plutôt que sur le serveur Exchange. Elles ne peuvent s’exécuter que quand Outlook est en cours d’exécution.

Conseil : Si votre liste contient les deux types de règles, les règles serveur sont appliquées en premier, puis les règles client seulement.

Accusés de réception, réponses à un vote et réponses automatiques

Lorsque des règles sont appliquées, les accusés de réception, les confirmations de lecture, les réponses à un vote et les réponses automatiques (notifications d’absence du bureau) sont traités comme des messages. Si une règle déplace vers un dossier spécifique les éléments comportant le mot « réunion » dans la zone Objet, par exemple, alors elle déplacera également l’ensemble des accusés de réception, des réponses à un vote et des réponses automatiques comportant le mot « réunion » vers ce même dossier.

Remarque : Lorsqu’une règle déplace les réponses à un vote de la boîte de réception vers un autre dossier, le suivi du vote est affecté. Lorsqu’un message envoyé comprenant un bouton de vote est ouvert, les informations de suivi n’incluront pas un décompte des réponses déplacées par une règle. Le fait de déplacer ou de supprimer manuellement une réponse n’affecte pas le suivi.

Demandes de réunions, demandes de tâches et documents

Les demandes de réunions, demandes de tâches et documents sont considérés comme des messages. Si vous créez une règle qui déplace un élément vers un dossier spécifique lorsque certaines conditions (critères) sont remplies (correspondent), toute demande de réunion et de tâche répondant à ces conditions est également déplacée. N’oubliez pas, cependant, les limitations suivantes lorsque vous créez des règles qui portent sur ces types d’éléments :

  • Si un élément est déplacé vers un dossier autre qu’un dossier de courrier électronique, cet élément risque de ne pas fonctionner comme prévu après avoir été déplacé. Par exemple, le déplacement d’un message vers le dossier Calendrier n’entraîne pas la création d’un rendez-vous.

  • Si une règle déplace une réponse à une demande de réunion ou de tâche vers le dossier Éléments supprimés, la réponse n’est pas suivie par l’élément d’origine.

  • Si une règle déplace automatiquement une demande de réunion vers le dossier Éléments supprimés, la réunion ne sera pas ajoutée au calendrier.

  • Les règles applicables aux messages que vous envoyez ne s’appliquent ni aux demandes de tâche ni aux demandes de réunion.

Groupes de contacts

Une règle comprenant un groupe de contacts peut se comporter différemment des autres règles en fonction de la manière dont vous la créez.

  • Déplacer les messages envoyés à un groupe public vers un dossier   
    Cette règle est uniquement disponible si vous utilisez un compte Exchange Server. Seuls les messages envoyés au groupe de contacts sont déplacés vers le dossier spécifié. Les messages envoyés par les membres du groupe de contacts ne sont pas déplacés vers le dossier spécifié.

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