Gérer la taille de ma boîte aux lettres

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Êtes-vous prêt à vous avertir de l'espace de boîte aux lettres? Le nettoyage de boîte aux lettres est un outil de nettoyage unique qui permet de réduire la taille de votre boîte aux lettres.

  1. Dans Outlook, sélectionnez fichier> outils de nettoyage > nettoyer la boîte aux lettres.

    Outil de nettoyage de la boîte aux lettres

  2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Affichez la taille totale de votre boîte aux lettres et des dossiers individuels qu'elle contient.

    • Recherchez les éléments antérieurs à une certaine date ou taille.

    • Archivez des éléments à l'aide de l'archivage automatique.

    • Affichez la taille de votre dossier éléments supprimés et videz votre dossier éléments supprimés.

    • Affichez la taille de votre dossier conflits et supprimez-le.

Pratiques recommandées pour rendre votre boîte aux lettres plus épurée

Si votre courrier électronique est stocké sur un serveur de messagerie tel que Exchange, lorsque votre boîte aux lettres atteint sa limite supérieure, il est possible que votre administrateur commence à limiter ses fonctionnalités. Par exemple, dans 90 Mo, un message d'avertissement peut s'afficher, à 100 Mo, il est possible que vous ne puissiez pas envoyer de messages électroniques et à 110 Mo vous ne pouvez pas recevoir de messages électroniques.

Voici quelques moyens de contrôler la taille de votre boîte aux lettres:

  • Archiver d'anciens éléments : déplacer les anciens éléments que vous voulez conserver dans une archive. Vous pouvez créer un Fichier de données Outlook (.pst) distinct que vous pouvez ouvrir à partir de Outlook chaque fois que vous en avez besoin. Par défaut, Outlook archive automatiquement les éléments à intervalles réguliers. Vous pouvez également Archiver manuellement des éléments chaque fois que vous le souhaitez. De cette façon, vous pouvez choisir les éléments à archiver, l'emplacement d'archivage et l'emplacement de stockage des éléments.

    Remarque : Si vous ne voyez pas la commande Archiver , il est possible que votre organisation ait désactivé la fonctionnalité.

  • Vider le dossier éléments supprimés : Videz fréquemment le dossier éléments supprimés pour veiller à ne pas laisser de messages dont vous n'avez plus besoin.

  • Vider le dossier courrier indésirable: Videz régulièrement le dossier courrier indésirable pour enregistrer votre espace de boîte de réception pour les messages que vous voulez réellement utiliser.

  • Stockez les pièces jointes en dehors de votre boîte aux lettres , car les pièces jointes s'accumulent au fil du temps. Pour les pièces jointes que vous voulez conserver, envisagez de les enregistrer sur un site d'équipe, sur OneDrive ou dans des dossiers sur votre ordinateur.

Vous pouvez utiliser l'outil de nettoyage de boîte aux lettres , qui vous permet d'afficher la taille de votre boîte aux lettres et des dossiers individuels. Vous pouvez également archiver d'anciens éléments dans un fichier de dossiers personnels (. pst), puis vider votre dossier éléments supprimés .

  1. Dans le menu Outils , cliquez sur nettoyage de la boîte aux lettres.

  2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour afficher la taille totale de votre boîte aux lettres et des dossiers individuels qu'elle contient, cliquez sur afficher la taille de boîte aux lettres.

    • Pour rechercher des éléments plus anciens, sélectionnez Rechercher les éléments datant de plus de n jours, entrez un nombre compris entre 1 et 999, puis cliquez sur Rechercher.

    • Pour rechercher des éléments volumineux, sélectionnez Rechercher les éléments supérieurs à n ko, entrez un nombre compris entre 1 et 9999, puis cliquez sur Rechercher.

    • Pour déplacer d'anciens éléments de votre boîte aux lettres vers un fichier de dossiers personnels (. pst) d'archivage, cliquez sur archivAge automatique. Le dossier par défaut des fichiers archive. pst est c:\Documents and Settings\nom de name\Local \ Application Data\Microsoft\Outlook.

    • Pour afficher la taille de votre dossier éléments supprimés , cliquez sur afficher la taille des éléments supprimés.

    • Pour vider votre dossier éléments supprimés , cliquez sur Vider.

    • Pour afficher la taille de votre dossier conflits , cliquez sur afficher la taille des conflits.

    • Pour supprimer le contenu de votre dossier conflits , cliquez sur supprimer.

Réduire la taille d'un fichier de dossiers personnels (. pst)

Si vous supprimez des éléments à partir d'un fichier de dossiers personnels (. pst), le fichier est automatiquement compacté en arrière-plan lorsque vous n'utilisez pas votre ordinateur et qu'Outlook est en cours d'exécution. Si vous souhaitez réduire immédiatement la taille du fichier, vous pouvez le faire en force de compactage. La procédure de compactage du fichier de données peut prendre quelques minutes.

  1. Dans le menu fichier , cliquez sur gestion de fichiers de données.

  2. Cliquez sur le fichier de données que vous voulez compacter, puis cliquez sur paramètres.

  3. Cliquez sur compresser.

Remarque : Vous n'avez pas besoin de quitter Outlook après avoir compressé un fichier. pst.

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Réduire la taille du fichier de dossiers en mode hors connexion (. ost)

La réduction de la taille du fichier de dossiers en mode hors connexion (. ost) risque d'améliorer les performances si vous avez supprimé un grand nombre d'éléments. Cette procédure n'entraîne pas la suppression des éléments enregistrés sur le serveur.

  1. Supprimez tous les éléments que vous ne souhaitez pas conserver, puis videz le dossier éléments supprimés .

  2. Dans le menu Outils, cliquez sur Paramètres du compte.

    La commande paramètres du compte est introuvable.

    La commande paramètres du compte se trouve dans le menu Outils de Microsoft Office Outlook 2007. Si vous utilisez une version antérieure d'Outlook, les instructions suivantes ne s'appliquent pas. Utiliser l'aide incluse dans le produit. Si la barre de titre du programme que vous utilisez affiche Microsoft Outlook Express, vous utilisez un programme qui n'est pas identique à Outlook. Pour obtenir de l'aide, voir aide dans Outlook Express.

  3. Dans la liste, sélectionnez Microsoft Exchange Server, puis cliquez sur modifier.

  4. Cliquez sur Autres paramètres.

  5. Cliquez sur l'onglet avancé , puis sur paramètres du fichier de dossiers en mode hors connexion.

  6. Cliquez sur compresser.

    Remarques : 

    • Pour supprimer un élément des dossiers en ligne ou en mode hors connexion, sélectionnez-le, puis appuyez sur SUPPR.

    • Si vous utilisez un compte Exchange en mode Exchange mis en cache, seul le dossier sélectionné sera vidé du fichier. ost local. Les éléments du serveur sont téléchargés à nouveau vers le fichier. ost lors de la prochaine synchronisation, si le dossier est sélectionné sous options de dossier dans les paramètres d' envoi/réception pour le compte de messagerie Exchange Server.

    • Lorsque vous utilisez le mode Exchange mis en cache, les dossiers publics favoris ne sont pas synchronisés par défaut. Si vous choisissez de synchroniser les dossiers publics, la taille de votre fichier de dossiers en mode hors connexion (. ost) risque d'augmenter de manière significative.

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