Fusion et publipostage à l’aide d’une feuille de calcul Excel

Voici quelques conseils pour préparer votre feuille de calcul Excel en vue d’une opération de fusion et publipostage. Vérifiez les points suivants :

  • Les noms de colonnes dans votre feuille de calcul correspondent aux noms de champs que vous voulez insérer dans votre publipostage. Par exemple, pour vous adresser aux lecteurs par leur prénom dans votre document, vous devez scinder les colonnes en noms et prénoms.

  • Toutes les données à fusionner figurent dans la première feuille de votre feuille de calcul.

  • Les entrées de données contenant des pourcentages, des devises et des codes postaux sont correctement mises en forme dans la feuille de calcul, de sorte que Word peut lire correctement leurs valeurs.

  • La feuille de calcul Excel à utiliser pour l’opération de fusion et publipostage est stockée sur votre ordinateur local.

  • Les modifications et ajouts apportés à votre feuille de calcul sont achevés avant la connexion de celle-ci à votre document de fusion et publipostage dans Word.

Remarques : 

  • Vous pouvez importer des données de votre feuille de calcul Excel à partir d’un fichier contenant des valeur séparées par des virgules (.csv) ou du texte (.txt), puis utiliser l’Assistant Importation de texte pour créer une feuille de calcul.

  • Pour plus d’informations, voir Préparer votre source de données Excel pour un publipostage dans Word.

Connecter et modifier la liste de diffusion

Connectez-vous à votre source de données. Pour plus d’informations, consultez Sources de données que vous pouvez utiliser pour un publipostage.

Modifier votre liste de diffusion

  1. Sélectionnez Modifier la liste de destinataires.

    Capture d’écran de l’onglet Publipostage dans Word, montrant la commande Modifier la liste de destinataires en surbrillance.

  2. Dans Fusion et publipostage : Destinataires, décochez la case en regard du nom de chaque personne à laquelle vous ne souhaitez pas adresser votre publipostage.

    Sélectionner les lignes en cochant les cases

    Remarque : Vous pouvez également trier ou filtrer la liste pour simplifier la recherche de noms et d’adresses. Pour plus d’informations, consultez Trier les données pour un publipostage ou Filtrer les données pour un publipostage.

Vous pouvez insérer un ou plusieurs champs de fusion qui extraient les informations de votre feuille de calcul et les placent dans votre document.

Pour insérer des champs de fusion sur une enveloppe, une étiquette, un message électronique ou une lettre

  1. Accédez à Publipostage > Bloc d’adresse.

    Champ de fusion Insertion du bloc d’adresse

    Pour plus d’informations, consultez Insérer un bloc d’adresse

  2. Pour ajouter une formule d’appel, sélectionnez Formule d’appel.

    Capture d’écran de l’onglet Publipostage dans Word, montrant la commande Formule d’appel en surbrillance

    Pour plus d’informations, consultez Insérer une formule d’appel.

  3. Pour ajouter d’autres champs de fusion, comme des numéros de facture, consultez Insérer des champs de fusion et publipostage.

  4. Cliquez sur OK.

  5. Sélectionnez Fichier > Enregistrer.

Pour en savoir plus sur les options de configuration d’un courrier électronique, consultez Publipostage électronique dans Word.

Après avoir inséré les champs de fusion souhaités, prévisualisez les résultats pour confirmer que le contenu est correct. Ensuite, vous êtes prêt à lancer le processus de fusion.

  1. Accédez à Publipostage > Aperçu des résultats.

    Capture d’écran de l’onglet Publipostage dans Word, montrant le groupe Aperçu des résultats

  2. Sélectionnez Suivant Bouton Enregistrement suivant pour afficher les résultats d’une opération de fusion et publipostage ou Précédent Bouton Enregistrement précédent pour afficher les résultats d’une opération de fusion et publipostage pour parcourir les enregistrements dans votre source de données et voir comment ils s’affichent dans le document.

  3. Accédez à Terminer et fusionner  > Imprimer des documents ou Envoyer des courriers électroniques.

    Capture d’écran de l’onglet Publipostage dans Word, montrant la commande Terminer & fusionner et ses options

Lorsque vous enregistrez le document de fusion et publipostage, celui-ci reste connecté à votre source de données. Vous pouvez réutiliser le document de fusion et publipostage pour un publipostage en nombre ultérieur.

  • Ouvrez le document de fusion et publipostage et sélectionnez Oui lorsque Word vous invite à conserver la connexion.

Voici quelques conseils pour préparer votre feuille de calcul Excel en vue d’une opération de fusion et publipostage. Vérifiez les points suivants :

  • Les noms de colonnes dans votre feuille de calcul correspondent aux noms de champs que vous voulez insérer dans votre publipostage. Par exemple, pour vous adresser aux lecteurs par leur prénom dans votre document, vous devez scinder les colonnes en noms et prénoms.

  • Toutes les données à fusionner figurent dans la première feuille de votre feuille de calcul.

  • Les entrées de données contenant des pourcentages, des devises et des codes postaux sont correctement mises en forme dans la feuille de calcul, de sorte que Word peut lire correctement leurs valeurs.

  • La feuille de calcul Excel à utiliser pour l’opération de fusion et publipostage est stockée sur votre ordinateur local.

  • Les modifications et ajouts apportés à votre feuille de calcul sont achevés avant la connexion de celle-ci à votre document de fusion et publipostage dans Word.

Pour plus d’informations, voir Préparer votre source de données Excel pour un publipostage dans Word.

Connecter et modifier la liste de diffusion

Connectez-vous à votre source de données. Pour plus d’informations, consultez Sources de données que vous pouvez utiliser pour un publipostage.

  1. Sélectionnez Modifier la liste de destinataires.

    Pour plus d’informations, consultez Publipostage : Modifier les destinataires.

    Pour plus d’informations sur le tri et les filtres, consultez Trier les données pour un publipostage ou Filtrer les données pour un publipostage.

  2. Sélectionnez OK.

Vous pouvez insérer un ou plusieurs champs de fusion qui extraient les informations de votre feuille de calcul et les placent dans votre document.

  1. Accédez à Publipostage > Insérer un champ de fusion.

  2. Ajoutez le champ souhaité.

  3. Répétez les étapes 1 et 2 autant de fois que nécessaire.

  4. Sélectionnez Fichier > Enregistrer.

Pour en savoir plus sur les options de configuration d’un courrier électronique, consultez Publipostage électronique dans Word.

Après avoir inséré les champs de fusion souhaités, prévisualisez les résultats pour confirmer que le contenu est correct. Ensuite, vous êtes prêt à lancer le processus de fusion.

  1. Accédez à Publipostage > Aperçu des résultats.

  2. Sélectionnez Suivant ou Précédent pour parcourir les enregistrements dans votre source de données et voir comment ils s’affichent dans le document.

  3. Accédez à Terminer et fusionner  > Imprimer des documents ou Fusionner dans l’e-mail.

Lorsque vous enregistrez le document de fusion et publipostage, celui-ci reste connecté à votre source de données. Vous pouvez réutiliser le document de fusion et publipostage pour un publipostage en nombre ultérieur.

  • Ouvrez le document de fusion et publipostage et sélectionnez Oui lorsque Word vous invite à conserver la connexion.

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