Fonctionnement du contrôle de version dans une liste ou une bibliothèque SharePoint

Fonctionnement du contrôle de version dans une liste ou une bibliothèque SharePoint

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Lorsque le contrôle de version est activé dans votre liste ou bibliothèque SharePoint, vous pouvez stocker, suivre et restaurer les éléments d'une liste et les fichiers d'une bibliothèque chaque fois qu'ils changent. Le contrôle de version, combiné avec d'autres paramètres, tels que l'extraction, vous permet de contrôler le contenu publié sur votre site et peut fournir de la valeur réelle si vous avez besoin de consulter ou de restaurer une ancienne version d'un élément ou d'un fichier.

Remarque : Par défaut, le contrôle de version est activé dans les bibliothèques SharePoint et désactivé dans les listes SharePoint. Pour plus d’informations sur la configuration du contrôle de version, voir Activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque.

Vue d’ensemble du contrôle de version

Toute personne disposant de l'autorisation de gérer les listes peut activer ou désactiver le contrôle de version pour une bibliothèque. Le contrôle de version est disponible pour les éléments de liste dans tous les types de liste par défaut, y compris les calendriers, les listes de suivi des problèmes et les listes personnalisées. Il est également disponible pour tous les types de fichiers qui peuvent être stockés dans les bibliothèques, y compris les pages de composants WebPart. Pour plus d'informations sur la configuration et l'utilisation du contrôle de version, voir activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque.

Remarque : Si vous êtes un client Office 365, le contrôle de version est désormais activé par défaut lors de la création de bibliothèques OneDrive Entreprise, et il enregistre automatiquement les dernières versions 500 d'un document. Cela vous permet d'éviter de perdre des documents ou des données importants. Si vous disposez de bibliothèques sur votre site OneDrive Entreprise ou sur votre site d'équipe pour lesquels le contrôle de version n'est pas activé, vous pouvez activer le contrôle de version à tout moment.

Le contrôle de version vous permet de mettre en œuvre les stratégies suivantes :

  • Suivre l’historique d’une version    Lorsque le contrôle de version est activé, vous pouvez savoir le moment où l’élément ou le fichier a été modifié et identifier l’auteur de la modification. Vous pouvez également voir à quel moment les propriétés (informations du fichier) ont été modifiées. Si, par exemple, quelqu’un change la date d’échéance d’un élément de la liste, cet événement est consigné dans l’historique des versions. Vous pouvez également voir les commentaires rédigés par les utilisateurs lors de l’archivage des fichiers dans les bibliothèques.

  • Restaurer une version précédente    Si vous avez fait une erreur dans la version actuelle, si cette dernière est endommagée ou si vous préférez tout simplement une version antérieure, vous pouvez remplacer la version actuelle par une version antérieure. La version « restaurée » devient alors la nouvelle version actuelle.

  • Consulter une version antérieure    Vous pouvez visualiser une version antérieure sans remplacer votre version actuelle. Si vous consultez l’historique des versions dans un document Microsoft Office, tel qu’un fichier Word ou Excel, vous pouvez comparer les deux versions pour déterminer quelles sont les différences.

Lorsque le contrôle de version est activé, de nouvelles versions sont créées dans les situations suivantes :

  • Lorsqu’un élément de liste ou un fichier est créé pour la première fois ou lorsqu’un fichier est téléchargé.

    Remarque : Si l'extraction du fichier est requise, vous devez archiver le fichier pour créer sa première version.

  • Lorsqu'un fichier téléchargé porte le même nom qu'un fichier existant.

  • Lorsque les propriétés d’un élément de liste ou d’un fichier sont modifiées.

  • Lors de l'ouverture et de l'enregistrement d'un document Office. Une fois qu'un document est rouvert, une nouvelle version est créée après l'enregistrement d'une modification.

  • Régulièrement, lors de la modification ou de l'enregistrement de documents Office. Toutes les modifications et les enregistrements ne créent pas de nouvelles versions. Lorsque vous enregistrez souvent des modifications, par exemple, chaque nouvelle version capture une donnée ponctuelle plutôt que chaque modification individuelle. Cette opération est courante lorsque l' enregistrement automatique est activé.

  • Lors de la co-création d'un document, lorsqu'un autre utilisateur commence à travailler sur le document ou lorsqu'il clique sur Enregistrer pour télécharger les modifications apportées à la bibliothèque.

Jusqu’à trois versions actuelles d’un fichier peuvent coexister à tout moment : la version extraite, la version secondaire ou brouillon, et la dernière version publiée ou version principale. Toutes les autres versions sont considérées comme des versions d’historique. Certaines des versions actuelles sont visibles uniquement par les utilisateurs autorisés à les voir.

Certaines organisations effectuent le suivi des versions principales et secondaires des fichiers dans leurs bibliothèques. D’autres n’effectuent le suivi que des versions principales. Les versions principales sont identifiées par des nombres entiers (par exemple 5.0), les versions secondaires par des décimales (par exemple 5.1).

La plupart des organisations utilisent des versions secondaires quand les fichiers sont en cours de développement, et des versions principales quand certaines étapes sont atteintes ou lorsque les fichiers se prêtent à une révision par un grand nombre d’utilisateurs. Dans de nombreuses organisations, la sécurité de brouillon est configurée de sorte à autoriser uniquement le propriétaire d’un fichier et les personnes autorisées à approuver les fichiers. Cela signifie que les versions secondaires ne sont visibles par personne d’autre tant qu’une version principale n’est pas publiée.

Les versions principales sont disponibles pour les listes, contrairement aux versions secondaires. Chaque version d’un élément de liste est numérotée avec un nombre entier. Si votre organisation exige l’approbation d’éléments d’une liste, les éléments restent à l’état En attente tant qu’ils n’ont pas été approuvés par une personne autorisée à les approuver. Pendant qu’ils sont à l’état En attente, les éléments sont numérotés avec des nombres décimaux et appelés brouillons.

Pour plus d'informations sur l'activation et la configuration du contrôle de version, notamment les versions principales et secondaires, voir activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque.

Les numéros de version sont ajoutés automatiquement chaque fois que vous créez une nouvelle version. Dans une liste ou bibliothèque sur laquelle le contrôle des versions principales est activé, les incréments se font par nombres entiers, tels que 1.0, 2.0, 3.0, et ainsi de suite. Dans les bibliothèques, votre administrateur peut activer le contrôle de version à la fois pour les versions principales et pour les versions secondaires. Lorsque les versions secondaires font l’objet d’un suivi, elles sont numérotées à l’aide de décimales, telles que 1.1, 1.2, 1.3, etc. Lorsque l’une de ces versions est publiée en tant que version principale, son numéro devient 2.0. Les versions secondaires suivantes sont numérotées 2.1, 2.2, 2.3, et ainsi de suite.

Lorsque vous ignorez une extraction, le numéro de version ne change pas. Si la version la plus récente était la version 3.0, elle reste 3.0 après que vous avez ignoré l’extraction.

Lorsque vous supprimez une version, celle-ci accède à la corbeille et son numéro est placé avec elle. L'historique des versions indique les numéros de version restants. Les autres numéros de version ne changent pas. Par exemple, si vous avez un document qui comporte des versions mineures 4,1 et 4,2 et que vous décidez de supprimer la version 4,1, l'historique des versions qui en résulte indique uniquement les versions 4,0 et 4,2. L'image suivante illustre cette opération.

Pour plus d'informations sur l'activation et la configuration du contrôle de version, notamment les versions principales et secondaires, voir activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque.

Historique des versions avec une version secondaire supprimée

Certaines organisations autorisent un nombre illimité de versions de fichiers, d’autres appliquent des limites. Vous pourriez découvrir, après avoir archivé la version la plus récente d’un fichier, qu’une version antérieure est manquante. Si votre version la plus récente est la version 26.0 et que vous constatez que la version 1.0 n’existe plus, cela signifie que l’administrateur a configuré la bibliothèque de façon à autoriser seulement 25 versions principales d’un fichier. L’ajout de la 26ème version entraîne la suppression de la première. Seules les versions 2.0 à 26.0 sont conservées. De la même manière, si une 27ème version est ajoutée, seules les versions 3.0 à 27.0 sont conservées.

L'administrateur peut également décider de limiter le nombre de versions mineures à celles d'un nombre défini de versions les plus récentes. Par exemple, si 25 versions principales sont autorisées, l'administrateur peut décider de conserver les brouillons mineurs pour les cinq versions majeures les plus récentes. Le nombre de versions mineures par défaut entre les versions principales est de 511. Si vous tentez d'enregistrer une autre version mineure, vous verrez un message d'erreur vous indiquant que vous devez d'abord publier le document. L'administrateur de votre site peut modifier la valeur par défaut pour autoriser moins de versions mineures.

Si une liste ou une bibliothèque limite le nombre de versions principales, les versions les plus anciennes sont supprimées lorsque la limite est atteinte. Par exemple, si seules 20 versions sont conservées et que votre équipe crée 25 versions, seules les versions 6 à 25 sont conservées. Si une autre version est créée, seules les versions 7 à 26 sont conservées. Si votre liste ou votre bibliothèque limite des versions, vous devez vous assurer que les collaborateurs sont conscients du fait que les versions antérieures seront supprimées lorsque la limite de version est atteinte.

Dans une bibliothèque qui limite le nombre de versions principales pour lesquelles il conserve des versions mineures, les versions mineures sont supprimées pour les versions majeures précédentes lorsque la limite de version est atteinte. Par exemple, si vous conservez des brouillons pour 10 versions principales seulement, et si votre équipe crée 15 versions majeures, seules les versions principales seront conservées pour les versions les plus anciennes. Les versions secondaires associées aux cinq principales versions principales, telles que 1,2 ou 2,3, sont supprimées, mais les versions principales (1, 2, etc.) sont conservées, sauf si votre bibliothèque limite également les versions principales.

La limitation du nombre de versions est généralement recommandée. Elle permet de conserver de l’espace sur le serveur et de réduire l’encombrement pour les utilisateurs. Cependant, si votre organisation est obligée d’enregistrer toutes les versions pour des raisons juridiques ou autres, n’appliquez aucune limite.

Important : Si votre organisation limite le nombre de versions qu'elle stocke, les versions les plus anciennes sont supprimées définitivement lorsque la limite est atteinte. Ils ne sont pas envoyés dans la corbeille.

Pour plus d'informations sur l'activation et la configuration du contrôle de version, notamment les limites, voir activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque.

Vous pouvez configurer qui peut afficher les brouillons des éléments de liste et des fichiers. Les brouillons sont créés dans deux situations:

  • Lors de la création ou de la mise à jour d'une version secondaire d'un fichier dans une bibliothèque qui effectue le suivi des versions principales et secondaires.

  • Lors de la création ou de la mise à jour d'un élément de liste ou d'une bibliothèque dans une liste ou une bibliothèque où une approbation de contenu est requise.

Lorsque vous effectuez le suivi des versions principales et secondaires, vous pouvez spécifier qu’une autorisation de modification des fichiers est requise pour afficher et lire une version secondaire. Lorsque ce paramètre est appliqué, les utilisateurs autorisés à modifier le fichier peuvent travailler dessus ; en revanche, ceux qui sont autorisés uniquement à lire le fichier ne peuvent pas afficher la version secondaire. Par exemple, vous ne voulez peut-être pas que tous ceux qui ont accès à votre bibliothèque puissent voir vos commentaires ou révisions pendant la modification d’un fichier. Si les versions principales et secondaires sont suivies et qu’une version principale n’a pas encore été publiée, le fichier n’apparaît pas pour les utilisateurs qui ne sont pas autorisés à afficher les éléments de brouillon.

Lorsque l'approbation de contenu est requise, vous pouvez spécifier si les fichiers en attente d'approbation peuvent être consultés par des personnes disposant de l'autorisation de lecture, des personnes autorisées à modifier, ou uniquement de l'auteur et des personnes disposant de l'autorisation d'approuver des éléments. Si les deux versions principales et secondaires font l'élément d'un suivi, l'auteur doit publier une version principale pour que le fichier puisse être soumis pour approbation. Lorsqu'une approbation de contenu est requise, les personnes qui ont l'autorisation de lire le contenu, mais qui n'ont pas l'autorisation de voir les brouillons des éléments, voient la dernière version principale approuvée ou principale du fichier.

Que les utilisateurs aient ou non l'autorisation de modifier un fichier, si des personnes recherchent un fichier dans la version mineure, ils n'obtiendront pas de résultats pour celui-ci.

Vous pouvez limiter le nombre de versions d'éléments de liste ou de fichiers enregistrés dans une liste ou une bibliothèque, ce qui permet de conserver de l'espace sur le serveur. Si votre équipe crée un grand nombre de versions, la limitation du nombre de versions peut aider votre équipe à gérer et localiser les versions précédentes. Par exemple, si votre équipe conserve de nombreuses versions sur plusieurs mois ou années.

s, il peut être difficile pour les membres de parcourir l'historique des versions pour trouver les versions dont ils ont besoin. Si votre équipe a besoin d'afficher ou de conserver l'une de ses versions précédentes, vous pouvez soit ne pas limiter le nombre de versions à conserver, soit définir le nombre de versions que vous conservez à un nombre élevé.

Si votre bibliothèque effectue le suivi des versions principales et mineures, vous pouvez choisir le nombre de versions principales à conserver et le nombre de versions secondaires pour chaque version principale à conserver. Par défaut, chaque version majeure peut comporter jusqu'à 511 brouillons (versions mineures).

En fonction du mode de fonctionnement de votre équipe, il est possible que votre équipe ait plus besoin de ses versions mineures les plus récentes, par exemple une version modifiée récemment. Au fil du temps, il est possible que votre équipe ait moins besoin d'une version mineure plus ancienne. En règle générale, une version principale représente un jalon, tel qu'un fichier envoyé à des fins de réviser ou de publication, tandis qu'une version mineure est un travail en cours qui n'est pas disponible pour tous les participants du site à lire.

Si une liste ou une bibliothèque limite le nombre de versions principales, les versions les plus anciennes sont supprimées lorsque la limite est atteinte. Par exemple, si seules 20 versions sont conservées et que votre équipe crée 25 versions, seules les versions 6 à 25 sont conservées. Si une autre version est créée, seules les versions 7 à 26 sont conservées. Si votre liste ou votre bibliothèque limite des versions, vous devez vous assurer que les collaborateurs sont conscients du fait que les versions antérieures seront supprimées lorsque la limite de version est atteinte.

Dans une bibliothèque qui limite le nombre de versions principales pour lesquelles il conserve des versions mineures, les versions mineures sont supprimées pour les versions majeures précédentes lorsque la limite de version est atteinte. Par exemple, si vous conservez des brouillons pour 10 versions principales seulement, et si votre équipe crée 15 versions majeures, seules les versions principales seront conservées pour les versions les plus anciennes. Les versions secondaires associées aux cinq principales versions principales, telles que 1,2 ou 2,3, sont supprimées, mais les versions principales (1, 2, etc.) sont conservées, sauf si votre bibliothèque limite également les versions principales.

Le contrôle de version est activé automatiquement lors de la création d'une bibliothèque, et non lors de la création d'une liste. Toute personne disposant de l'autorisation de gérer les listes peut activer ou désactiver le contrôle de version. Sur de nombreux sites qui sont la personne qui gère le site, car les listes et bibliothèques héritent des autorisations du site. En plus d'activer le contrôle de version, le propriétaire du site (ou une autre personne qui gère la liste ou la bibliothèque) décide s'il faut exiger l'approbation de contenu, qui peut afficher les brouillons, et si l'extraction est requise. Chacune de ces décisions a un impact sur le fonctionnement du contrôle de version. Par exemple, si la personne qui gère une bibliothèque décide de demander l'extraction, les numéros de version sont uniquement créés lors de l'archivage d'un fichier. Si l'approbation de contenu est requise, les numéros de version principaux ne sont pas appliqués tant que les fichiers ne sont pas approuvés par une personne autorisée à le faire.

Important :  Si les personnes travaillant dans votre bibliothèque envisagent de co-créer des documents, ne configurez pas la bibliothèque pour exiger l’extraction. Les utilisateurs ne peuvent pas travailler comme co-créateurs lorsque les documents dont ils ont besoin sont extraits.

Pour savoir comment activer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque, voir activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque.

Si le contrôle de version est activé dans votre bibliothèque, la personne qui le configure détermine s'il doit effectuer le suivi des versions principales et secondaires, et détermine également qui peut voir les versions secondaires. Dans la plupart des cas, lorsqu'une approbation de contenu est requise, seul le propriétaire du fichier et les personnes autorisées à approuver les éléments, peuvent voir les versions secondaires. Dans les autres bibliothèques, toute personne qui peut modifier des fichiers dans la bibliothèque, ou toute personne disposant d'une autorisation de lecture sur la bibliothèque, peut voir toutes les versions. Une fois qu'une version a été approuvée, chaque personne disposant d'un accès en lecture à la liste ou à la bibliothèque peut voir la version.

Bien que les listes ne comportent pas de versions principales et secondaires, tout élément dont le statut est En attente est considéré comme brouillon. Dans la plupart des cas, seuls le créateur de l’élément et les personnes disposant des autorisations Contrôle total et Création peuvent visualiser les brouillons. Un brouillon dont le statut est En attente s’affiche pour ces utilisateurs, mais les autres utilisateurs voient seulement la dernière version Approuvée dans l’historique des versions. Si le fichier est refusé, son statut reste En attente jusqu’à ce qu’une personne disposant des autorisations nécessaires le supprime.

Par défaut, un élément ou un fichier en attente est visible uniquement par son créateur et par les personnes disposant de l'autorisation de gestion des listes, mais vous pouvez spécifier si d'autres groupes d'utilisateurs peuvent afficher l'élément ou le fichier. Si votre bibliothèque est configurée pour effectuer le suivi des versions principales et mineures, la personne qui modifie le fichier doit d'abord publier une version principale du fichier.

Pour plus d'informations sur la configuration de l'approbation des documents, voir exiger l'approbation d'éléments dans une liste ou une bibliothèque de site.

Remarque : Dans certaines listes et bibliothèques, la sécurité des brouillons est configurée de façon à autoriser tous les utilisateurs du site à afficher les versions en attente et approuvées.

Lorsque vous procédez à l’extraction d’un fichier à partir d’une bibliothèque pour laquelle le contrôle de version est activé, une nouvelle version est créée chaque fois que vous l’archivez. De même, si les versions principales et secondaires sont activées, vous pouvez désigner lors de l’archivage le type de version que vous archivez. Dans les bibliothèques où l’extraction est requise, les versions sont créées uniquement lors de l’archivage.

Dans les bibliothèques où l’extraction n’est pas obligatoire, une nouvelle version est créée lors du premier enregistrement après l’ouverture du fichier. Tout nouvel enregistrement remplace la version créée avec le premier enregistrement. Si vous fermez l’application, puis rouvrez le document, le premier enregistrement produira une fois de plus une version. Cela peut entraîner la prolifération très rapide du nombre de versions.

Pour plus d'informations sur l'archivage et l'extraction, voir extraire, archiver des fichiers ou annuler les modifications apportées à des fichiers dans une bibliothèque.

Important :  Si vous co-créez un document, ne procédez pas à son extraction tant que vous n’avez pas une bonne raison d’empêcher les autres utilisateurs de travailler sur le document.

La demande d'extraction peut aider votre équipe à tirer le meilleur parti de la gestion des versions, car les personnes désignent spécifiquement la date de création d'une version. Une version est créée uniquement quand une personne extrait un fichier, la modifie, puis la réintègre. Lorsque l'extraction n'est pas requise, une version est créée lorsqu'une personne enregistre pour la première fois un fichier et cette version est mise à jour lorsque la personne la ferme. Si cette personne ou une autre personne ouvre et enregistre le fichier de nouveau, une autre version est créée. Selon la situation, il est possible que vous n'envisagiez pas de créer plusieurs versions, par exemple, si vous devez fermer un fichier pour participer à une réunion avant d'avoir terminé d'apporter des modifications au fichier.

Lorsque l'extraction est requise, les utilisateurs ne peuvent pas ajouter des fichiers, modifier des fichiers ou modifier les propriétés du fichier sans extraire au préalable le fichier. Lorsque des utilisateurs archivent des fichiers, ils sont invités à fournir des commentaires sur les modifications qu'ils ont apportées, ce qui permet de créer un historique des versions plus explicite.

Remarque : Si la bibliothèque stockera les fichiers Microsoft Project (. mpp) qui sont synchronisés avec des listes de tâches sur votre site, la case à cocher exiger l'extraction doit être désactivée.

Pour plus d'informations sur la demande d'extraction, voir configurer une bibliothèque de manière à ce qu'elle exige l'extraction des fichiers.

Les listes et bibliothèques ont des autorisations liées au contrôle de version et à l'extraction qui varient en fonction du niveau d'autorisation appliqué à un utilisateur ou à un groupe spécifique. Une personne capable de modifier les niveaux d'autorisation peut configurer ces autorisations différemment ou peut créer un groupe avec des niveaux d'autorisation personnalisés.

Ces autorisations permettent une plus grande souplesse dans la gestion de votre bibliothèque. Par exemple, vous voudrez peut-être qu'une personne puisse supprimer des versions d'un fichier sans avoir l'autorisation de supprimer le fichier lui-même. L'autorisation de supprimer des versions n'est pas la même que celle de supprimer des éléments, afin que vous puissiez fournir un niveau de contrôle personnalisé.

Le tableau suivant montre les autorisations liées au contrôle de version et à l'extraction, ainsi que les niveaux d'autorisation par défaut auxquels ils s'appliquent.

Autoriser

Niveau d’autorisation par défaut

Afficher les versions

Contrôle total, conception, collaboration et lecture

Supprimer les versions

Contrôle total, conception et collaboration

Remplacer l’extraction

Contrôle complet et conception

Approuver les éléments

Contrôle complet et conception

Pour plus d'informations sur les autorisations, voir Description des niveaux d'autorisation dans SharePoint.

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