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Fonctionnement du contrôle de version dans une liste ou une bibliothèque SharePoint

Fonctionnement du contrôle de version dans une liste ou une bibliothèque SharePoint

Lorsque le contrôle de version est activé dans votre liste ou bibliothèque SharePoint, vous pouvez enregistrer, suivre et restaurer les éléments d’une liste et les fichiers d’une bibliothèque chaque fois qu’ils sont modifiés. Le contrôle de version, associé à d’autres paramètres, tels que l’extraction, vous offre une vue d’ensemble du contenu publié sur votre site et peut fournir une valeur réelle si vous avez besoin de voir ou de restaurer une ancienne version d’un élément ou d’un fichier.

Remarque : Par défaut, le contrôle de version est activé dans les bibliothèques SharePoint et désactivé dans les listes SharePoint. Pour plus d’informations sur la configuration du contrôle de version, voir Activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque.

Vue d’ensemble du contrôle de version

Toute personne disposant de l’autorisation de gérer les listes peut activer ou désactiver le contrôle de version pour une bibliothèque. Le contrôle de version est disponible pour les éléments de liste de tous les types de liste par défaut, y compris les calendriers, les listes de suivi des problèmes et les listes personnalisées. Il est également disponible pour tous les types de fichiers qui peuvent être stockés dans les bibliothèques, y compris les pages de composants WebPart. Pour plus d’informations sur la configuration et l’utilisation du contrôle de version, voir activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque.

Remarque : Si vous êtes un client Microsoft 365, le contrôle de version est désormais activé par défaut lors de la création de nouvelles bibliothèques de OneDriveForBusiness et il enregistre automatiquement les dernières versions 500 d’un document. Cela vous permet d’éviter de perdre des documents ou des données importants. Si vous avez des bibliothèques existantes sur votre site OneDriveForBusiness ou sur votre site d’équipe et que le contrôle de version n’est pas activé, vous pouvez activer le contrôle de version pour celles-ci à tout moment.

Vous pouvez utiliser le contrôle de version pour :

  • Suivre l’historique d’une version    Lorsque le contrôle de version est activé, vous pouvez voir quand un élément ou un fichier a été modifié et qui l’a modifié. Vous pouvez également voir quand les propriétés (informations sur le fichier) ont été modifiées. Par exemple, si une personne modifie la date d’échéance d’un élément de liste, cette information apparaît dans l’historique des versions. Vous pouvez également consulter les commentaires que les personnes effectuent lors de la recherche de fichiers dans des bibliothèques.

  • Restaurer une version précédente    Si vous avez commis une erreur dans la version actuelle, si la version actuelle est endommagée ou si vous souhaitez utiliser une version plus ancienne, vous pouvez remplacer la version actuelle par une version précédente. La version restaurée devient la nouvelle version actuelle.

  • Afficher une version précédente    Vous pouvez afficher une version antérieure sans remplacer votre version actuelle. Si vous affichez l’historique des versions dans un document Microsoft Office, tel qu’un fichier Word ou Excel, vous pouvez comparer les deux versions pour déterminer les différences.

Si votre liste ou votre bibliothèque limite les versions, veillez à ce que les contributeurs sachent que les versions antérieures seront supprimées lorsque la limite de version est atteinte.

Lorsque le contrôle de version est activé, les versions sont créées dans les situations suivantes :

  • Lorsqu’un élément de liste ou un fichier est créé pour la première fois ou lorsqu’un fichier est téléchargé.

    Remarque : Si l’extraction du fichier est requise, vous devez archiver le fichier pour que sa première version soit créée.

  • Lorsqu’un fichier téléchargé porte le même nom qu’un fichier existant.

  • Lorsque les propriétés d’un élément de liste ou d’un fichier sont modifiées.

  • Lors de l’ouverture et de l’enregistrement d’un document Office. Après l’ouverture de nouveau, une nouvelle version sera créée après enregistrement de la modification.

  • Périodiquement lors de la modification et de l’enregistrement des documents Office. Les modifications et les enregistrements ne créent pas toutes de nouvelles versions. Lors de l’enregistrement des modifications fréquentes, par exemple, chaque nouvelle version capture un point dans le temps plutôt que chaque modification individuelle. Cette opération est courante lorsque l' enregistrement automatique est activé.

  • Lors de la co-édition d’un document, lorsqu’un autre utilisateur commence à travailler sur le document ou lorsqu’un utilisateur clique sur Enregistrer pour télécharger les modifications apportées à la bibliothèque. 

Vous pouvez avoir jusqu’à trois versions actuelles d’un fichier à tout moment : la version extraite, la dernière version mineure ou brouillon, et la dernière version publiée ou majeure. Toutes les autres versions sont considérées comme des versions historiques. Certaines versions actuelles ne sont visibles que par les utilisateurs dotés des autorisations pour les afficher.

En règle générale, une version majeure représente un jalon, tel qu’un fichier envoyé à des fins de révision ou de publication, tandis qu’une version mineure est une tâche en cours non prête à la lecture de tous les participants. En fonction du mode de fonctionnement de votre équipe, il est possible que votre équipe ait besoin de ses versions secondaires les plus récentes, telles qu’une version qui a été modifiée récemment. Au fil du temps, votre équipe risque d’avoir moins de risques qu’une version mineure plus ancienne.

Certaines organisations effectuent le suivi des versions principales et secondaires de fichiers dans leurs bibliothèques. Les autres suivent uniquement les versions principales. Les versions principales sont identifiées par des nombres entiers, tels que 5,0. les versions mineures sont identifiées par des nombres décimaux tels que 5,1.

La plupart des organisations utilisent des versions secondaires lorsque les fichiers sont en cours de développement, et des versions majeures lorsque certains jalons sont atteints ou lorsque les fichiers sont prêts à être examinés par un grand public. Dans de nombreuses organisations, la sécurité brouillon est définie pour autoriser uniquement le propriétaire d’un fichier et les personnes disposant des autorisations d’approbation de fichiers. Cela signifie que les versions mineures ne sont pas visibles par les autres utilisateurs tant qu’une version majeure n’est pas publiée.

Les versions principales sont disponibles pour les listes, mais les versions mineures ne sont pas disponibles. Chaque version d’un élément de liste est numérotée à l’aide d’un nombre entier. Si votre organisation exige l’approbation d’éléments dans une liste, les éléments continuent de rester en attente jusqu’à ce qu’ils soient approuvés par une personne disposant des autorisations pour les approuver. Lorsque le statut est en attente, il est numéroté par des nombres décimaux et est appelé brouillons.

Pour plus d’informations sur l’activation et la configuration du contrôle de version, notamment les versions principales et secondaires, voir activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque.

Les numéros de version sont automatiquement ajoutés chaque fois que vous créez une nouvelle version. Dans une liste ou une bibliothèque dans laquelle le contrôle de version est activé, les versions contiennent des nombres entiers tels que 1,0, 2,0, 3,0, et ainsi de suite. Dans les bibliothèques, votre administrateur peut activer le contrôle de version pour les versions principales et secondaires. Lorsque les versions mineures sont suivies, elles comportent des nombres décimaux tels que 1,1, 1,2, 1,3, etc. Lorsque l’une de ces versions est publiée comme version majeure, son numéro devient 2,0. Les versions secondaires suivantes sont numérotées 2,1, 2,2, 2,3, et ainsi de suite.

Lorsque vous annulez une extraction, le numéro de version reste inchangé. Si la version la plus récente est la version 3,0, elle reste à 3,0 après l’annulation de l’extraction.

Lorsque vous supprimez une version, la version accède à la corbeille et son numéro est associé. L’historique des versions indique les numéros de version restants. Les autres numéros de version ne changent pas. Par exemple, si vous avez un document qui comporte des versions mineures 4,1 et 4,2 et que vous décidez de supprimer la version 4,1, l’historique des versions qui en résulte n’affiche que les versions 4,0 et 4,2. L’image ci-après illustre ce qui suit.

Pour plus d’informations sur l’activation et la configuration du contrôle de version, notamment les versions principales et secondaires, voir activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque.

Historique des versions avec une version secondaire supprimée

Vous pouvez configurer qui peut afficher les brouillons d’éléments de liste et de fichiers. Les brouillons sont créés dans deux situations :

  • Lors de la création ou de la mise à jour d’une version secondaire d’un fichier dans une bibliothèque qui effectue le suivi des versions principales et secondaires.

  • Lorsqu’un élément de liste ou un fichier est créé ou mis à jour, mais n’est pas encore approuvé dans une liste ou une bibliothèque dans laquelle l’approbation du contenu est requise.

Lorsque vous effectuez le suivi des versions principales et secondaires, vous pouvez spécifier si les personnes doivent être autorisées à modifier les fichiers avant de pouvoir consulter et lire une version mineure. Lorsque ce paramètre est appliqué, les personnes autorisées à modifier le fichier peuvent travailler sur le fichier, mais les utilisateurs qui ont l’autorisation de lire le fichier ne peuvent pas voir la version mineure. Par exemple, il se peut que vous ne souhaitiez pas que toutes les personnes qui ont accès à votre bibliothèque puissent voir des commentaires ou des révisions lors de la modification d’un fichier. Si les versions principales et secondaires font l’objet d’un suivi et que personne n’a encore publié une version majeure, le fichier n’est pas visible pour les personnes qui n’ont pas l’autorisation d’afficher les éléments brouillon.

Lorsque le niveau d’approbation du contenu est requis, vous pouvez spécifier si les fichiers en attente d’approbation peuvent être affichés par des personnes disposant de droits d’accès en lecture, de personnes disposant de l’autorisation de modification, ou uniquement de l’auteur et des personnes disposant de l’autorisation d’approuver des éléments. Si les deux versions principales et secondaires font l’objet d’un suivi, l’auteur doit publier une version majeure avant de pouvoir envoyer le fichier pour approbation. Lorsque l’approbation de contenu est requise, les personnes qui ont l’autorisation de lire le contenu, mais qui ne sont pas autorisées à afficher les éléments de brouillon, pourront voir la dernière version approuvée ou majeure du fichier.

Qu’il s’agisse d’autorisations de modification d’un fichier ou non, si des personnes recherchent un fichier dans une version mineure, ils n’obtiendront pas de résultats pour celui-ci.

Certaines organisations autorisent des versions illimitées des fichiers et d’autres limitations. Vous constaterez peut-être que, après vérification de la version la plus récente d’un fichier, il manque une version antérieure. Si votre version la plus récente est 101,0 et que vous remarquez qu’il n’y a plus de version 1,0, cela signifie que l’administrateur a configuré la bibliothèque de manière à ce qu’elle autorise uniquement les versions principales 100 d’un fichier. L’ajout de la version 101st entraîne la suppression de la première version. Seules les versions 2,0 à 101,0 sont conservées. De même, si une version 102nd est ajoutée, seules les versions 3,0 à 102,0 sont conservées.

Il est également possible que l’administrateur décide de limiter le nombre de versions secondaires à uniquement celles correspondant à un nombre défini de la version la plus récente. Par exemple, si les versions principales de 100 sont autorisées, l’administrateur peut décider de conserver les brouillons mineurs uniquement pour les cinq principales versions les plus récentes. Le nombre par défaut de versions secondaires entre les versions principales est 511. Si vous tentez d’enregistrer une autre version mineure, un message d’erreur s’affiche et vous indique que vous devez d’abord publier le document.

Dans une bibliothèque qui limite le nombre de versions principales pour lesquelles il conserve les versions mineures, les versions mineures sont supprimées pour les versions principales précédentes lorsque la limite de version est atteinte. Par exemple, si vous conservez des brouillons pour seulement 100 principales versions et que votre équipe crée 105 principales versions, seules les versions principales seront conservées pour les versions les plus anciennes. Les versions mineures associées aux cinq premières versions principales, telles que 1,2 ou 2,3, sont supprimées, mais les versions principales (1, 2, etc.) sont conservées, sauf si votre bibliothèque limite également les versions principales.

Il est généralement recommandé de limiter le nombre de versions. Cela signifie que vous pouvez économiser de l’espace sur le serveur et réduire l’encombrement des utilisateurs. Toutefois, si votre organisation est tenue d’enregistrer toutes les versions pour des raisons juridiques ou autres, n’appliquez aucune limite.

Pour plus d’informations sur l’activation et la configuration du contrôle de version, notamment les limites, voir activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque.

Remarques : SharePoint Online et SharePoint Server, à la fois pour les paramètres de la bibliothèque et les paramètres de la liste, autorisez la mise à niveau des versions mineures jusqu’à 511 par version principale. Ce numéro ne peut pas être modifié.

  • Bibliothèques

    • Le contrôle de version   SharePoint Online nécessite le contrôle de version pour les bibliothèques ; SharePoint Server permet de sélectionner l’option aucun contrôle de version .

    • Versions principales   SharePoint Online paramètres de la bibliothèque autorise une gamme de 100-50000 principales versions ; SharePoint Server paramètres de la bibliothèque autorise une gamme de versions principales de 1-50000.

    • Versions mineures   SharePoint Online et SharePoint Server paramètres de la bibliothèque autorisent une plage de 1-50000 principales versions pour lesquelles les versions mineures sont autorisées.

  • Listes

    • Version    Les paramètres de liste de SharePoint Online et de SharePoint Server vous permettent de désactiver le contrôle de version.

    • Versions principales    Les paramètres de liste de SharePoint Online et de SharePoint Server autorisent une gamme de versions principales 1-50000.

    • Versions mineures    Les paramètres de liste de SharePoint Online et de SharePoint Server autorisent une plage de 1-50000 principales versions qui peuvent contenir des versions mineures.

Le contrôle de version est activé automatiquement lors de la création d’une bibliothèque, et non lors de la création d’une liste. Toute personne disposant de l’autorisation de gérer les listes peut activer ou désactiver le contrôle de version. Sur de nombreux sites qui est la même personne qui gère le site, car les listes et les bibliothèques héritent des autorisations du site. Outre le fait d’activer le contrôle de version, le propriétaire de site (ou une autre personne qui gère la liste ou la bibliothèque) détermine s’il doit être approuvé, qui peut afficher les éléments brouillon et si l’extraction est requise. Chacune de ces décisions a un impact sur le fonctionnement du contrôle de version. Par exemple, si la personne qui gère une bibliothèque décide d’exiger une extraction, les numéros de version sont uniquement créés lors de l’archivage d’un fichier. Si l’approbation du contenu est requise, les numéros de version principaux ne sont pas appliqués tant que les fichiers ne sont pas approuvés par une personne autorisée à le faire.

Important : Si les personnes qui travaillent dans votre bibliothèque envisagent de co-éditer des documents, ne configurez pas la bibliothèque de façon à ce qu’elle exige une extraction. Les utilisateurs ne peuvent pas travailler en tant que co-auteurs lorsque les documents dont ils ont besoin sont extraits.

Pour plus d’informations sur l’activation du contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque, voir activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque.

Si le contrôle de version est activé dans votre bibliothèque, la personne qui le configure détermine s’il convient de suivre les versions principales et secondaires, et de déterminer qui peut voir les versions secondaires. Dans la plupart des cas, en cas d’approbation du contenu, seul le propriétaire du fichier et les personnes autorisées à approuver les éléments peuvent voir les versions secondaires. Dans d’autres bibliothèques, toutes les personnes autorisées à modifier les fichiers dans la bibliothèque, ou toute personne disposant d’une autorisation de lecture sur la bibliothèque peuvent voir toutes les versions. Après approbation d’une version, toute personne disposant de l’autorisation de lecture sur la liste ou la bibliothèque peut voir la version.

Bien que les listes n’aient pas de versions principales et secondaires, tout élément dont le statut est en attente est considéré comme un brouillon. Dans la plupart des cas, seul le créateur de l’élément et les personnes disposant des autorisations contrôle total ou de création peuvent afficher les brouillons. Un brouillon s’affiche dans l’état en attente de ces personnes, mais les autres ne voient que la dernière version approuvée dans l’historique des versions. Si le fichier est rejeté, son statut reste en attente jusqu’à ce qu’une personne disposant des autorisations nécessaires le supprime.

Par défaut, un élément ou un fichier en attente est visible uniquement à son créateur et aux personnes disposant de l’autorisation de gérer les listes, mais vous pouvez spécifier si d’autres groupes d’utilisateurs peuvent afficher l’élément ou le fichier. Si votre bibliothèque est configurée pour effectuer le suivi des versions principales et secondaires, la personne qui modifie le fichier doit d’abord publier une version majeure du fichier.

Pour plus d’informations sur la configuration de l’approbation des documents, voir exiger l’approbation d’éléments dans une liste ou une bibliothèque de sites.

Remarque : Dans certaines listes et bibliothèques, la sécurité des brouillons est configurée de façon à autoriser tous les utilisateurs du site à afficher les versions en attente et approuvées .

Lorsque vous extrayez un fichier à partir d’une bibliothèque dans laquelle le contrôle de version est activé, une nouvelle version est créée chaque fois que vous la réarchivez. Si les versions principales et secondaires sont activées, vous pouvez choisir, lors de l’archivage, le type de version que vous archivez. Dans les bibliothèques pour lesquelles le retrait est requis, les versions sont uniquement créées lors de l’archivage.

Dans les bibliothèques pour lesquelles l’extraction n’est pas obligatoire, une nouvelle version est créée la première fois que vous enregistrez le fichier après l’avoir ouvert. Chaque enregistrement ultérieur remplace la version que vous avez créée lors du premier enregistrement. Si vous fermez l’application, puis rouvrez le document, la première fois, vous obtiendrez une nouvelle version. Cela peut entraîner une prolifération très rapide du nombre de versions.

Pour plus d’informations sur l’extraction et l’archivage, voir extraire, archiver des fichiers ou annuler les modifications apportées à des fichiers dans une bibliothèque.

Important : Si vous co-créez un document, ne procédez pas à son extraction sauf si vous avez une bonne raison d’empêcher d’autres personnes de travailler sur le document.

Le fait de demander une extraction peut aider votre équipe à tirer le meilleur parti du contrôle de version, car les personnes désignent spécifiquement la création d’une version. Une version est créée uniquement lorsque quelqu’un extrait un fichier, le modifie, puis le réarchive. Lorsque l’extraction n’est pas obligatoire, une version est créée lors du premier enregistrement d’un fichier, et cette version est mise à jour lorsque la personne la ferme. Si cette personne ou quelqu’un d’autre ouvre et enregistre de nouveau le fichier, une autre version est créée. En fonction de la situation, il est possible que vous ne souhaitiez pas créer plusieurs versions, par exemple, si vous devez fermer un fichier pour participer à une réunion avant d’avoir fini d’apporter des modifications au fichier.

Lorsque l’extraction est requise, les utilisateurs ne peuvent pas ajouter de fichiers, modifier des fichiers ou changer les propriétés du fichier sans préalablement extraire le fichier. Lorsque les utilisateurs archivent des fichiers, ils sont invités à entrer des commentaires concernant les modifications qu’ils ont apportées, ce qui permet de créer un historique des versions plus significatif.

Remarque : Si la bibliothèque stockera les fichiers Microsoft Project (. mpp) qui sont synchronisés avec des listes de tâches sur votre site, le champ exiger une extraction doit être désactivé.

Pour plus d’informations sur la demande d’extraction, voir configurer une bibliothèque de manière à ce qu’elle exige l’extraction des fichiers.

Les listes et bibliothèques ont des autorisations liées au contrôle de version et à l’extraction qui varient selon le niveau d’autorisation appliqué à un utilisateur ou à un groupe spécifique. Une personne capable de modifier des niveaux d’autorisation peut configurer ces autorisations différemment ou créer un nouveau groupe avec des niveaux d’autorisation personnalisés.

Ces autorisations permettent d’offrir une souplesse dans la gestion de votre bibliothèque. Par exemple, vous souhaiterez peut-être que quelqu’un puisse supprimer des versions d’un fichier sans avoir l’autorisation de supprimer le fichier lui-même. L’autorisation de suppression des versions n’est pas la même que celle de Suppression d’éléments, de sorte que vous pouvez fournir un niveau de contrôle personnalisé.

Le tableau suivant répertorie les autorisations liées au contrôle de version et à l’extraction et aux niveaux d’autorisation par défaut auxquels ils s’appliquent.

Autorisation

Niveau d’autorisation par défaut

Afficher les versions

Contrôle total, création, collaboration et lecture

Supprimer les versions

Contrôle total, création et collaboration

Remplacer l’extraction

Contrôle total et conception

Approuver les éléments

Contrôle total et conception

Pour plus d’informations sur les autorisations, voir Description des niveaux d’autorisation.

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