Important : Comme annoncé en juillet 2022, le complément FindTime sera bientôt remplacé par La planification du sondage en tant que fonctionnalité native dans Outlook. Pour plus d’informations , cliquez ici.
Si l’organisateur de la réunion a activé la planification automatique dans son tableau de bord organisateur, FindTime planifie automatiquement les réunions dès qu’un consensus est atteint.
FindTime recherche en permanence un consensus sur le sondage et le moment où il est atteint :
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La réunion est planifiée.
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L’organisateur est averti.
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Les sondages sont envoyés aux participants.
Règles de planification automatique
Ces règles sont appliquées pour déterminer l’heure à laquelle la réunion est automatiquement planifiée :
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Seuls les votes des participants requis sont pris en compte pour déterminer le consensus : les votes des participants facultatifs sont ignorés.
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Si les participants requis parviennent à un consensus à plusieurs reprises, les votes des participants facultatifs sont ensuite pris en compte. La réunion est planifiée pour le meilleur temps disponible pour les participants obligatoires et facultatifs.
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Si plusieurs fois sont admissibles, l’heure la plus ancienne est prioritaire et est automatiquement planifiée.
L’organisateur peut planifier la réunion avant que la planification automatique ne soit déclenchée sur la page de vote. Pour plus d’informations, consultez la section Planification manuelle des réunions dans la rubrique Utilisation de la page de vote FindTime .
Si l’organisateur n’a pas activé la planification automatique, il peut planifier la réunion manuellement sur la page de vote en sélectionnant Planifier pour n’importe quelle heure appropriée.
Conservation du calendrier
Si l’organisateur a activé la conservation du calendrier dans son tableau de bord organisateur, les conservations sont supprimées pour toutes les heures de réunion non planifiées lorsque la réunion est automatiquement planifiée.
