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Lorsque vous faites une présentation préparée à un groupe, vous souhaitez probablement contrôler le contenu, le rythme et ce qui est affiché à tout moment. Donner une présentation Microsoft PowerPoint est un moyen professionnel de donner une présentation en ligne. Personne ne peut modifier le contenu que vous présentez, mais si vous choisissez, d’autres personnes peuvent marquer dessus pour mettre en évidence un point.

Que voulez-vous faire ?

Télécharger un fichier PowerPoint avant une réunion planifiée

Si vous avez planifié une réunion, vous souhaiterez peut-être charger votre présentation dans la réunion avant de commencer.

  1. Ouvrez votre réunion à partir de Microsoft Outlook en cliquant sur le lien Rejoindre en ligne ou rejoindre la réunion en ligne dans l’invitation.

  2. Dans la fenêtre de réunion, cliquez sur Partager, puis sur PowerPoint Présentation.

  3. Double-cliquez sur le fichier PowerPoint que vous souhaitez ajouter, puis cliquez sur Ouvrir. Lorsque le fichier a été chargé et converti pour présentation, les diapositives sont affichées dans la zone de la phase de réunion qui se trouve à droite de la fenêtre de réunion.

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Contrôler qui peut télécharger votre présentation

Pour garder le focus sur ce que vous présentez et éviter les distractions, vous souhaiterez peut-être restreindre qui peut télécharger votre présentation ou vos documents.

  • Une fois la présentation chargée, dans la phase de réunion, cliquez sur Liste de contenu, cliquez sur la flèche en regard de votre fichier, pointez sur Mettre à disposition, puis cliquez sur l’une des options suivantes :

    • Organisateur     Autorise uniquement la personne qui planifie la réunion à télécharger le fichier. Vous pouvez choisir cette option si vous faites une présentation et que vous ne souhaitez pas que les personnes de la réunion aient le contenu avant de la présenter.

    • Présentateurs      Autorise uniquement les présentateurs à télécharger le fichier sur leurs ordinateurs.

    • Chacun     Permet à l’organisateur, aux présentateurs et aux participants de télécharger le fichier sur leur ordinateur.

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Faire une présentation PowerPoint

Vous pouvez donner une présentation PowerPoint qui a déjà été chargée dans une réunion ou accéder à un fichier PowerPoint et commencer à présenter.

Présenter un fichier PowerPoint que vous avez déjà chargé dans une réunion

  1. Dans la fenêtre de réunion, cliquez sur Partager, cliquez sur Contenu récent, puis sur le nom du fichier.

Présenter un fichier PowerPoint qui n’est pas encore chargé

  1. Dans la fenêtre de réunion, cliquez sur Partager, puis sur PowerPoint Présentation.

  2. Dans la boîte de dialogue Partager PowerPoint, accédez au fichier PowerPoint que vous souhaitez présenter et double-cliquez dessus. Vous devrez peut-être accorder plus de temps pour charger et convertir le fichier pour la présentation.

Remarque :  Chaque fois que vous présentez activement, l’icône audio à droite de votre nom est mise en surbrillance et le texte de pointage lit « (Votre nom) parle ».

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Arrêter d’afficher la présentation

Pour arrêter d’afficher une présentation, procédez comme suit :

  • Dans le coin supérieur de la phase de réunion, cliquez sur Arrêter le partage.

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Contrôler ce que d’autres utilisateurs peuvent afficher pendant la présentation

Si vous ne voulez pas que les participants puissent regarder les diapositives suivantes de votre présentation, vous pouvez verrouiller votre affichage. Toutefois, d’autres présentateurs peuvent toujours regarder vers l’avant dans la présentation.

1. Dans la fenêtre de réunion, sous le nom de la réunion en haut, cliquez sur le lien Informations de participation et Options de réunion , puis cliquez sur Options de réunion.

2. Dans la boîte de dialogue Options de réunion en ligne , sous Privilèges, dans la liste déroulante Affichage privé , cliquez sur Présentateurs uniquement.

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Faire de tout le monde un présentateur

Pour faire de tous les participants à la réunion un présentateur, procédez comme suit :

  1. Dans la fenêtre de réunion, sous le nom de la réunion en haut, cliquez sur le lien Informations de participation et Options de réunion, puis cliquez sur Options de réunion.

  2. Dans la boîte de dialogue Options de réunion en ligne, sous Présentateurs, cliquez sur Tout le monde, y compris les personnes extérieures à mon entreprise (il n’existe aucune restriction).

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Modifier les présentateurs lors d’une présentation

Les présentateurs peuvent afficher à tour de rôle PowerPoint diapositives d’une réunion. Pendant la présentation d’une personne, une autre personne peut passer directement à un endroit spécifique de la présentation ou même ouvrir un fichier distinct, puis commencer à présenter.

Préparer plusieurs présentateurs

1. Dans la fenêtre de réunion, sous le nom de la réunion en haut, cliquez sur le lien Informations de participation et Options de réunion, puis cliquez sur Options de réunion.

2. Dans la boîte de dialogue Options de réunion en ligne , sous Privilèges, dans la liste déroulante Afficher en privé , assurez-vous que Présentateur Seultout le monde est sélectionné.

Modifier les présentateurs

  • Dans la fenêtre de réunion, cliquez sur Partager, cliquez sur PowerPoint Présentation, puis dans la boîte de dialogue Partager PowerPoint, accédez au fichier PowerPoint que vous souhaitez présenter et double-cliquez dessus.

  • Un autre présentateur prêt à commencer la présentation peut cliquer sur Take Over as Presenter dans la phase de réunion au moment approprié dans la présentation. Cette option est disponible pour tous les présentateurs qui ne présentent pas. Toutefois, seul le présentateur actuel dispose de l’option Arrêter le partage pour mettre fin à la présentation.

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Annoter une présentation

L’annotation d’une présentation marque uniquement la couche supérieure ou la version partagée d’une présentation sans modifier le fichier réel.

  • Pour commencer à écrire ou à dessiner sur la présentation PowerPoint, utilisez les outils en bas de la phase de réunion.

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Permettre à d’autres utilisateurs d’annoter

Pour permettre aux participants à la réunion d’écrire ou de dessiner sur les diapositives PowerPoint, procédez comme suit :

1. Dans la fenêtre de réunion, sous le nom de la réunion en haut, cliquez sur le lien Informations de participation et Options de réunion, puis cliquez sur Options de réunion.

2. Dans la boîte de dialogue Options de réunion en ligne , sous Privilèges, dans la liste Des présentations d’annotation , cliquez uniquement sur Tout le monde ou présentateurs.

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Insérer une image dans votre présentation PowerPoint

Lors de la présentation, vous pouvez insérer une image dans le fichier PowerPoint, en procédant comme suit :

  • Dans la fenêtre de réunion, dans les outils d’annotation en bas de la phase de réunion, cliquez sur l’icône Insérer une image , puis accédez à l’image que vous souhaitez insérer, puis double-cliquez dessus.

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Enregistrer une copie du fichier annoté

  • Dans la fenêtre de réunion, dans les outils d’annotation en bas de la phase de réunion, cliquez sur l’icône Enregistrer avec annotations , puis accédez à l’emplacement choisi, puis cliquez sur Enregistrer.

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