Extraire ou archiver des fichiers dans une bibliothèque de documents

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Si vous voulez apporter des modifications à un fichier dans une bibliothèque de documents SharePoint, tout en conservant aux autres utilisateurs d'apporter des modifications en même temps, imtrayez le fichier à partir de la bibliothèque de documents.

Lorsque vous extrayez un fichier à partir d'une bibliothèque de documents SharePoint, vous pouvez le modifier. Vous pouvez modifier le fichier en ligne dans Office 365 ou en mode hors connexion, puis enregistrer les modifications autant de fois que vous le souhaitez avant d'archiver de nouveau le fichier. Lorsque vous avez terminé d'apporter des modifications au fichier, archivez-le à partir de la bibliothèque pour télécharger vos modifications. Vous pouvez annuler vos modifications et annuler l'extraction si vous changez d'avis.

Remarque : Si vous ne voyez pas l'interface utilisateur décrite dans ces exemples, il est possible que vous utilisiez une version antérieure Server d' SharePoint. Pour plus d'informations, consultez la section extraire, archiver des fichiers ou annuler les modifications apportées à des fichiers dans une bibliothèque .

Remarque : Lorsque vous extrayez un fichier, rien ne se produit. Le fichier est toujours stocké dans la bibliothèque. Il suffit de vérifier que vous disposez des droits d'édition exclusifs tant que vous ne l'avez pas réinscrit. Pour le modifier, vous devez télécharger ou modifier le document en ligne. Le mode de modification ou de mise à jour du fichier dépend du type de fichier. S'il s'agit d'un document Word, vous pouvez utiliser Word dans Office 365 ou votre copie de bureau d' Word. Dans le cas d'un fichier qui n'est pas un format Office 365, téléchargez le fichier et utilisez l'éditeur que vous utilisez habituellement pour ce format.

Extraire un fichier d'une bibliothèque de documents

  1. Ouvrez la bibliothèque contenant le fichier que vous voulez extraire, sélectionnez le fichier, cliquez sur les points de suspension (...) dans la barre d'outils, puis cliquez sur extraire.

    Sélectionnez un fichier, cliquez sur les ellipses dans la barre supérieure, puis sélectionnez extraire.

    Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur le fichier, cliquer sur avancé ou plus, puis sur extraire.

  2. Une remarque s'affiche lorsque le fichier est extrait. Si vous cliquez sur l'icône, vous pouvez voir la progression de l'extraction.

    Vérification de la note avec l'icône en surbrillance
  3. Lorsqu'un fichier est extrait, une flèche verte s'affiche sur l'icône du document.

    Nom et icône de fichier avec une flèche verte prédéfinie.

Remarques : 

Archiver un fichier dans une bibliothèque de documents

  1. Ouvrez la bibliothèque, puis sélectionnez le fichier que vous voulez archiver. Cliquez sur les points de suspension (...) dans la barre d'outils, puis cliquez sur Archiver.

    Menu document avec l'option coche en surbrillance

    Remarque : Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur le fichier, cliquer sur avancé ou sur plus, puis sur Archiver.

  2. Dans la boîte de dialogue Archiver , vous pouvez entrer un commentaire, tel que ce que vous avez modifié ou ajouté.

    Boîte de dialogue Archiver avec commentaires insérés et bouton archiver mis en évidence
  3. Cliquez sur Archiver lorsque vous avez terminé.

Si vous essayez d'archiver un document sur lequel vous n'avez pas effectué de modifications, un message s'affiche indiquant qu'un élément ou des éléments n'ont pas été mis à jour.

Message et icône de la mise à jour de l'élément

Vérifiez que vous avez enregistré les modifications apportées au document avant d'archiver. Dans la mesure où SharePoint Online quitte le document et ne peut pas le modifier, vous pouvez annuler l'extraction si vous ne souhaitez pas que les modifications soient apportées. .

Remarques : 

Annuler l'extraction d'une bibliothèque de documents

  1. Ouvrez la bibliothèque, puis sélectionnez le fichier dont vous souhaitez annuler l'extraction.

  2. Cliquez sur les points de suspension (...) dans la barre d'outils, puis sur Annuler l'extraction .

    Cliquez sur annuler l'extraction pour annuler les modifications apportées au fichier et annuler l'extraction

    Remarque : Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur le fichier, cliquer sur avancé ou plus, puis sur Annuler l'extraction.

  3. Vous recevez une boîte de dialogue «voulez-vous sûr» lorsque vous annulez une extraction. Cliquez sur Annuler l'extraction pour effacer le chèque.

    Boîte de dialogue de confirmation de suppression d'une option avec le bouton ignorer mis en évidence

    Pour vérifier l'état d'extraction de votre fichier, vous pouvez cliquer sur l'icône au-dessus du message annuler l'extraction.

    Activez le message ignorer la progression.

Remarques : 

Pour afficher rapidement les personnes disposant d'une colonne, placez le pointeur sur l' icône icon image pour afficher une astuce indiquant qui a extrait le fichier.

Placez le pointeur de la souris sur l'icône avec la flèche verte pour afficher le fichier extrait.

Vous pouvez également afficher la colonne extrait par par défaut dans le mode d'affichage par défaut de la bibliothèque. De cette façon, tout le monde peut facilement voir qui a extrait un document. Vous pouvez sélectionner les colonnes à afficher ou à masquer lors de la création d'un affichage personnalisé d'une bibliothèque de documents.

Vous pouvez remplacer un document existant par un nouveau en procédant comme suit.

  1. Dans la bibliothèque de documents, recherchez le fichier que vous voulez remplacer.

  2. Nommez le nouveau fichier portant le même nom que celui que vous voulez remplacer et faites-le glisser sur la bibliothèque, ou utilisez le bouton Télécharger. Vous pouvez également télécharger le fichier, puis le remplacer. Pour plus d'informations sur le téléchargement, voir charger un dossier ou des fichiers dans une bibliothèque de documents.

  3. Dans SharePoint Online, un message de progression s'affiche indiquant que l'élément n'a pas été téléchargé dans la barre d'outils, cliquez sur le message.

    Champ État indiquant échec du chargement
  4. Dans la boîte de dialogue de progression , cliquez sur remplacer.

    Boîte de dialogue d'échec du téléchargement avec le bouton remplacer en surbrillance
  5. Archivez le fichier pour remplacer l'ancien fichier par le nouveau. Si vous changez d'avis, suivez les étapes annuler une extraction ci-dessus.

Si le contrôle de version est activé, lorsque le fichier est archivé, SharePoint effectue une nouvelle copie, en configurant les versions précédentes. Pour plus d’informations sur le contrôle de version, voir Fonctionnement du contrôle de version dans une liste ou une bibliothèque.

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Mise à jour du 3 octobre 2018.

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