Extraire, archiver des fichiers ou annuler les modifications apportées à des fichiers dans une bibliothèque

Extraire, archiver des fichiers ou annuler les modifications apportées à des fichiers dans une bibliothèque

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Si vous voulez apporter des modifications à un fichier sur un site et que vous voulez vous assurer que personne d'autre ne puisse le modifier, extrayez le fichier. Lorsque le fichier est extrait, vous pouvez le modifier en ligne ou en mode hors connexion, puis l'enregistrer, autant de fois que nécessaire.

Lorsque vous avez fini de modifier et d'archiver le fichier dans la bibliothèque, les autres personnes peuvent voir vos modifications et modifier le fichier, s'ils disposent d'autorisations. Si vous décidez de ne pas apporter ou conserver des modifications dans le fichier, vous pouvez simplement ignorer votre extraction afin de ne pas affecter l'historique des versions.

Conseil : Si vous voulez modifier un document Office en même temps que d'autres personnes (également appelées co-création), n'examinez pas le document. Il suffit de l'ouvrir et de le modifier. Nous vous recommandons d'activer d'abord le contrôle de version pour la bibliothèque, en cas de cause d'erreur et vous devez restaurer une version antérieure du document. Pour plus d'informations sur la co-création, voir collaboration sur des documents et co-création de documents.

Lorsque vous souhaitez extraire et modifier un document, qu'il travaille en ligne ou qu'il télécharge, procédez comme suit dans l'ordre suivant:

  • Extraire le document

  • Ouvrez le document dans une application ou un téléchargement pris en charge.

  • Modifier le document

  • Enregistrer ou télécharger le document

  • Archiver le document

Certaines bibliothèques sont configurées pour exiger l'extraction des fichiers. Si l'extraction est requise, vous êtes invité à extraire les fichiers que vous voulez modifier. Lorsque vous avez terminé d'utiliser le fichier, vous devez le archiver ou annuler l'extraction.

Si l'extraction n'est pas obligatoire dans la bibliothèque, il n'est pas nécessaire d'extraire le fichier, tant que cela ne vous dérange pas que d'autres personnes le modifient en même temps que vous.

Conseil : Si votre équipe envisage d'utiliser la co-création, nous vous recommandons d'activer au moins une version majeure dans la bibliothèque, au cas où quelqu'un apporte une erreur et télécharge un document du même nom dans une bibliothèque dans laquelle tout le monde utilise la co-création. Ainsi, si vous perdez des modifications, vous pouvez restaurer une version précédente du document. Pour plus d'informations , voir Activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque .

  1. Accédez à la bibliothèque où votre fichier est enregistré. Si vous examinez une vue de la bibliothèque sur une autre page, vous devrez éventuellement cliquer sur le titre de la bibliothèque. Par exemple, vous devrez éventuellement cliquer sur documents pour accéder à la bibliothèque de documents .

  2. Sélectionnez le ou les fichiers que vous souhaitez extraire, puis cliquez sur extraire.

    Remarques : 

    • Dans l'interface classique, accédez à l'onglet fichiers du ruban.

    • Lorsque le fichier est extrait, l'icône en regard du nom de fichier est partiellement recouverte par une flèche verte et icon image . Cela indique à vous, ou à tout autre utilisateur, que le fichier est extrait. Si vous pointez sur l'icône d'un fichier extrait, vous pouvez voir le nom du document et le nom de la personne qui l'a extrait.

Vos fichiers et les modifications que vous y apportez ne seront pas disponibles pour vos collègues tant que vous n'aurez pas à archiver les fichiers dans votre bibliothèque.

Si vous avez téléchargé votre document pour travailler localement, vous pouvez le télécharger avant de le vérifier. complémentaire. Pour savoir comment procéder, voir charger des fichiers dans une bibliothèque .

  1. Accédez à la bibliothèque où votre fichier est enregistré. Si vous examinez une vue de la bibliothèque sur une autre page, vous devrez éventuellement cliquer sur le titre de la bibliothèque. Par exemple, vous devrez éventuellement cliquer sur documents pour accéder à la bibliothèque de documents .

  2. Sélectionnez le ou les fichiers que vous souhaitez archiver, puis sélectionnez Archiver.

    Remarque : Dans l'interface classique, accédez à l'onglet fichiers du ruban.

  3. Dans la zone de Commentaires , ajoutez un commentaire qui décrit les modifications que vous avez apportées. Cette étape est facultative, mais recommandée comme recommandée. Les commentaires d’archivage sont particulièrement utiles quand plusieurs personnes travaillent sur un même fichier. De plus, si des versions font l'objet d'un suivi au sein de votre organisation, le commentaire fait alors partie de l'historique des versions, qui vous sera éventuellement important à l'avenir, si vous avez besoin de restaurer une version antérieure du fichier.

  4. Cliquez sur OK. La flèche verte disparaît de l'icône de fichier lorsque le fichier est réintégré.

Si vous extrayez un fichier sans le modifier, ou si vous effectuez des modifications que vous ne voulez pas conserver, vous pouvez simplement ignorer l'extraction, plutôt que d'enregistrer le fichier. Si votre organisation assure le suivi des versions, une nouvelle version est créée chaque fois que vous archivez un fichier dans la bibliothèque. En supprimant l'extraction, vous pouvez éviter de nouvelles versions si vous n'avez apporté aucune modification au fichier.

  1. Accédez à la bibliothèque où votre fichier est enregistré. (Si vous examinez un affichage de la bibliothèque sur une autre page, il est possible que vous deviez cliquer d'abord sur le titre de la bibliothèque. Par exemple, vous devrez éventuellement cliquer sur documents pour accéder à la bibliothèque de documents .)

  2. Sélectionnez le ou les fichiers pour lesquels vous souhaitez annuler les modifications, cliquez sur fichiers , puis sur Annuler l'extraction.

  3. Cliquez sur OK pour terminer le retrait. La flèche verte disparaît de l'icône de fichier lorsque le fichier est réintégré.

Si vous disposez de l'autorisation, vous pouvez archiver de nouveau un fichier qui a été extrait par un autre utilisateur. 

Lorsque vous archivez le fichier, vous recevez une boîte de dialogue d'avertissement indiquant que le fichier est extrait par un autre utilisateur. Sélectionnez OK si vous souhaitez la remplacer et l'archiver.

capture d'écran d'un message d'avertissement relatif à l'archivage de fichiers d'un autre utilisateur

Si vous avez besoin d'accéder à un fichier mais qu'il est extrait, vous pouvez afficher l'utilisateur qui l'a extrait pour pouvoir le contacter. Pour afficher l'utilisateur, positionnez le curseur de la souris sur l'icône du document pour afficher une info-bulle contenant le nom de l'utilisateur qui l'a extrait.

Remarque : Certaines fonctionnalités sont progressivement introduites dans les organisations ayant opté pour le programme de publication ciblée. Il se peut donc que cette fonctionnalité n’apparaisse pas ou soit différente de ce qui est décrit dans les articles d’aide.

Vous pouvez archiver des fichiers un par un ou en lot. Lorsque vous activez l'option réactiver plusieurs fichiers, chacun d'eux a le même paramètre pour conserver l'extraction ou les commentaires. Procédez comme suit.

  1. Dans la bibliothèque de documents, sélectionnez tous les fichiers que vous voulez archiver en cliquant sur la coche située à gauche de l'icône du document.

  2. Sélectionnez Archiver.

    Remarque : Dans l'interface classique, accédez à l'onglet fichiers du ruban.

  3. Dans la zone de Commentaires , ajoutez un commentaire qui décrit les modifications que vous avez apportées. Ce commentaire sera utilisé sur tous les fichiers que vous archivez.

  4. Cliquez sur OK. La flèche verte disparaît de l'icône de fichier lorsque le fichier est réintégré.

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