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Exiger l’approbation d’éléments dans une liste ou une bibliothèque

Les listes et bibliothèques contiennent souvent des informations sensibles, telles que des budgets de campagnes marketing ou des initiatives en ressources humaines. Il peut être important de n’avoir que des versions « officielles » d’éléments ou de fichiers consultables par des utilisateurs spécifiques.

Vous pouvez demander l’approbation d’un élément ou d’un fichier avant que le contenu ne soit visible pour des utilisateurs spécifiques. En exigeant l’approbation, les organisations peuvent appliquer un niveau significatif de qualité et de sécurité à leur contenu sensible.

  1. Accédez à la liste pour qui vous souhaitez demander une approbation.

  2. Sélectionnez Paramètres Paramètres : mettre à jour votre profil, installer le logiciel et le connecter au cloud, puis Paramètres de la liste.

  3. Dans la section Paramètres généraux, sélectionnez Paramètres de version.

  4. Dans la section Approbation de contenu, sélectionnez Oui en réponse à la demande d’approbation de contenu pour les éléments envoyés ? Dans la section Historique des versions des éléments, indiquez si vous voulez créer des versions chaque fois qu’un élément est modifié. Vous pouvez également choisir de limiter le nombre de versions conservées.

  5. Dans la section Sécurité des éléments de brouillon, déterminez quels utilisateurs peuvent voir les éléments de brouillon dans la liste.

    Conseil : Si vous avez besoin d’une approbation de contenu pour une liste ou une bibliothèque qui contient déjà des éléments, tous les éléments de la bibliothèque sont marqués comme approuvés.

  6. Vous pouvez choisir l’une des façons suivantes :

    • Utilisateurs qui peuvent lire les éléments de la liste.

    • Seuls les utilisateurs qui peuvent modifier les éléments de la liste.

    • Seuls les utilisateurs qui peuvent approuver des éléments dans la liste et l’auteur de l’élément.

  7. Sélectionnez OK.

Si une personne envoie un élément à une liste ou une bibliothèque qui nécessite des approbations, il est en attente jusqu’à ce qu’une personne (qui dispose au moins du niveau d’autorisation Gérer les listes) l’approuve. Pendant qu’elle est en attente d’approbation, elle reste dans l’état En attente.

En règle générale, lorsqu’un élément est en état En attente, seul l’auteur de l’élément et les personnes autorisées à gérer les listes et les bibliothèques peuvent le voir. Une fois qu’il est passé de En attente à Approuvé,il devient visible à toute personne autorisée à afficher la liste ou bibliothèque.

Les articles rejetés restent dans la liste ou la bibliothèque jusqu’à ce que la personne à l’origine (ou une autre personne dispose des autorisations nécessaires) les supprime. Les éléments ou fichiers qui existent déjà dans la liste ou bibliothèque se sont automatiquement vus accorder le statut Approuvé.

Important : Si la sécurité dans la bibliothèque de site est configurée pour permettre à tous les utilisateurs de lire des éléments, quiconque dispose des autorisations de lecture sur le site peut voir tous les éléments de la liste ou bibliothèque, que ceux-ci soient dans l’état Approuvé.

Remarque : Seuls les utilisateurs autorisés à utiliser les autorisations Contrôle total ou Création SharePoint modifier les paramètres de la bibliothèque.

  1. Allez à la SharePoint dont vous souhaitez demander l’approbation.

  2. Sélectionnez Paramètres Paramètres : mettre à jour votre profil, installer le logiciel et le connecter au cloud, puis Bibliothèque Paramètres.

    Si vous ne voyez pas ces éléments de menu, sélectionnezBibliothèque, puis, dans Paramètres groupe, sélectionnez

    Paramètres de la bibliothèque.

  3. Pour ouvrir la page Contrôle de Paramètres, sous Paramètres Paramètres,sélectionnez Paramètres de contrôle de version.

    Boîte de dialogue Paramètres de la bibliothèque avec le paramètres de version sélectionné.
  4. Dans la section Approbation de contenu, sélectionnez Oui en réponse à la demande d’approbation de contenu pour les éléments envoyés ? Dans la section Historique des versions du document, indiquez si vous SharePoint créer des versions lorsqu’un fichier est modifié. Vous pouvez également choisir de limiter le nombre de versions conservées.

  5. Dans la section Sécurité des éléments de brouillon, déterminez quels utilisateurs peuvent voir les éléments de brouillon dans la bibliothèque de documents.

    Boîte de dialogue Choix de version

    Conseil : Si vous avez besoin d’une approbation de contenu pour une liste ou une bibliothèque qui contient déjà des éléments, tous les éléments de la bibliothèque sont marqués comme approuvés.

  6. Vous pouvez choisir l’une des façons suivantes :

    • Utilisateurs qui peuvent lire les éléments de la liste.

    • Seuls les utilisateurs qui peuvent modifier les éléments de la liste.

    • Seuls les utilisateurs qui peuvent approuver des éléments dans la liste et l’auteur de l’élément.

  7. Sélectionnez OK.

Si quelqu’un envoie un élément ou un fichier à une liste ou une bibliothèque qui nécessite des approbations, il est en attente jusqu’à ce qu’une personne qui dispose des autorisations nécessaires pour le faire approuve. Pendant qu’elle est en attente d’approbation, elle reste dans l’état En attente.

En règle générale, lorsqu’un élément ou un fichier est dans l’état En attente, seule la personne à l’origine de l’élément ou du fichier et les personnes autorisées à gérer les listes et les bibliothèques peuvent le voir. Une fois qu’il est passé de En attente à Approuvé,il devient visible à toute personne autorisée à afficher la liste ou bibliothèque. Les articles rejetés restent dans la liste ou la bibliothèque jusqu’à ce que la personne à l’origine (ou une autre personne dispose des autorisations nécessaires) les supprime. Les éléments ou fichiers qui existent déjà dans la liste ou bibliothèque se sont automatiquement vus accorder le statut Approuvé.

Important : Si la sécurité dans la bibliothèque de site est configurée pour permettre à tous les utilisateurs de lire les éléments, toute personne autorisée à lire le site peut voir tous les éléments de la liste ou bibliothèque, qu’ils soient ou non dans l’état Approuvé.

Seules les personnes autorisées à utiliser les autorisations Contrôle total ou Création peuvent modifier les paramètres de liste ou de bibliothèque.

Pour configurer l’approbation requise d’éléments ou de fichiers

  1. Si la liste ou la bibliothèque du site n’est pas déjà ouverte, dans le volet Lancement rapide, sélectionnez son nom.

  2. Dans le ruban, sélectionnez l’onglet Bibliothèque dans le groupe Outils de bibliothèque ou Outils de liste.

  3. Si vous travaillez dans une bibliothèque, sélectionnez Bibliothèque Paramètres. Si vous travaillez dans une liste, sélectionnez Paramètres de la liste. Dans cet exemple, la page Bibliothèque Paramètres s’ouvre.

    Page Paramètres de la bibliothèque dans laquelle le lien Paramètres de contrôle de version est affiché

  4. Sous Paramètres Paramètresgénéral, sélectionnez Paramètres de contrôle de version. La page De Paramètres s’ouvre.

    Page Paramètres de contrôle de version affichant les options d’approbation

  5. Dans la section Approbation de contenu, sélectionnez Oui en réponse à la question Demander une approbation de contenu pour les éléments envoyés ?

  6. Dans la section Sécurité des éléments de brouillon, déterminez quels utilisateurs peuvent voir les éléments de brouillon dans la bibliothèque de documents. Dans cet exemple, seuls les utilisateurs qui peuvent approuver des éléments (et l’auteur de l’élément) sont sélectionnés.

  7. Sélectionnez OK.

    L’exemple suivant montre des éléments approuvés dans une bibliothèque après que l’option Exiger une approbation de contenu a été définie sur Oui. Ces fichiers étant déjà dans la bibliothèque, ils ont été approuvés automatiquement.

    SharePoint la barre des tâches une fois l’approbation requise. Les fichiers déjà dans la bibliothèque sont dans l’état Approuvé.

Votre organisation peut éventuellement vous trouver inopportun ou inutile de demander une approbation pour chaque élément d’un fichier d’une liste ou d’une bibliothèque spécifique. Cette exigence demande non seulement du temps à la personne qui doit accorder ou refuser l’approbation, mais elle empêche également les personnes de collaborer facilement sur un fichier ou un élément. Si vous déterminez que votre organisation n’a plus besoin de faire approuver tous les éléments ou fichiers, vous pouvez supprimer cette exigence.

Pour supprimer l’exigence d’approbation d’éléments ou de fichiers dans une liste ou une bibliothèque

  1. Si la liste ou la bibliothèque du site n’est pas déjà ouverte, dans le volet Lancement rapide, sélectionnez son nom.

  2. Dans le ruban, sélectionnez l’onglet Bibliothèque dans le groupe Outils de bibliothèque ou l’onglet Liste dans le groupe Outils de liste.

  3. Si vous travaillez dans une bibliothèque, sélectionnez Bibliothèque Paramètres. Si vous travaillez dans une liste, sélectionnez Liste Paramètres. Dans cet exemple, la page Bibliothèque Paramètres s’ouvre.

    Page Paramètres de la bibliothèque dans laquelle le lien Paramètres de contrôle de version est affiché

  4. Sous Paramètres Paramètresgénéral, sélectionnez Paramètres de contrôle de version. La page De Paramètres s’ouvre.

  5. Dans la section Approbation de contenu, sélectionnez Non en réponse à la question Demander une approbation de contenu pour les éléments envoyés ? Une boîte de dialogue d’avertissement s’affiche.

    Message d’avertissement qui s’affiche lorsque l’option Non est sélectionnée dans la section Approbation de contenu de la boîte de dialogue Paramètres de contrôle de version

  6. Pour fermer le message, sélectionnez OK.

  7. Pour fermer la boîte de dialogue Paramètres versions, sélectionnez OK. Lorsque vous revenir à votre liste ou bibliothèque, le statut d’approbation n’est plus disponible dans la page. Tous les utilisateurs autorisés à afficher la liste ou la bibliothèque peuvent afficher tout le contenu qui s’y trouve.

Pour plus d’informations, voir Approuver ou rejeter des éléments ou des fichiers dans une liste ou une bibliothèque de site et À propos des flux de travail d’approbation.

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