Exiger l’approbation d’éléments dans une liste ou une bibliothèque de site

Exiger l’approbation d’éléments dans une liste ou une bibliothèque de site

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Les listes et bibliothèques peuvent souvent contenir des informations sensibles, telles que des campagnes marketing prévisionnelles ou des initiatives de ressources humaines. Il peut être important de n'afficher que des versions officielles d'éléments ou de fichiers visibles par les utilisateurs. Pour ce faire, vous pouvez exiger l'approbation d'un élément ou d'un fichier avant que le contenu ne soit visible pour la plupart des utilisateurs du site. En exigeant une approbation, l'organisation peut appliquer un niveau de qualité et de sécurité considérable au contenu des listes et bibliothèques.

Que voulez-vous faire ?

  1. Sélectionnez la bibliothèque pour laquelle vous souhaitez demander une approbation.

  2. Cliquez sur paramètres Paramètres : mettre à jour votre profil, installer le logiciel et le connecter au cloud , paramètres de la bibliothèque.

    Si vous ne voyez pas ces éléments de menu, cliquez sur bibliothèque dans le ruban, puis sur

    Paramètres de la bibliothèque dans le groupe paramètres.

  3. Sous Paramètres généraux, sélectionnez Paramètres de contrôle de version pour ouvrir la page Paramètres de contrôle de version.

    Boîte de dialogue Paramètres de la bibliothèque avec le contrôle de version sélectionné.
  4. Dans la section approbation de contenu, sélectionnez Oui en réponse à l' approbation de contenu requise pour les éléments soumis?. Dans la section historique des versions du document, spécifiez si vous voulez que SharePoint crée des versions lors de la modification d'un fichier. Vous pouvez également choisir de limiter le nombre de versions conservées.

  5. Dans la section Sécurité des éléments de brouillon, déterminez quels sont les utilisateurs qui peuvent voir les éléments de brouillon dans la bibliothèque de documents.

    Boîte de dialogue choix du contrôle de version

    Conseil :  Si vous exigez l’approbation de contenu pour une liste ou une bibliothèque contenant déjà des éléments, tous les éléments de la bibliothèque sont déjà marqués comme Approuvé.

  6. Vous pouvez choisir l’une des options suivantes :

    • Utilisateurs pouvant lire des éléments dans la liste

    • Uniquement les utilisateurs pouvant modifier des éléments dans la liste

    • Uniquement les utilisateurs pouvant approuver des éléments dans la liste (et l’auteur de l’élément)

  7. Cliquez sur OK.

  1. Sélectionnez la liste pour laquelle vous souhaitez demander une approbation.

  2. Dans le ruban, cliquez sur l'onglet liste.

  3. Cliquez sur paramètres de la liste.

  4. Sous Paramètres généraux, sélectionnez Paramètres de contrôle de version pour ouvrir la page Paramètres de contrôle de version.

  5. Dans la section approbation de contenu, sélectionnez Oui en réponse à l' approbation de contenu requise pour les éléments soumis?. Dans la section historique des versions de l'élément, spécifiez si vous voulez que SharePoint crée des versions lorsqu'un élément est modifié. Vous pouvez également choisir de limiter le nombre de versions conservées.

  6. Dans la section sécurité des éléments de brouillon, Déterminez quels utilisateurs peuvent voir les éléments de brouillon dans la liste.

    Conseil :  Si vous exigez l’approbation de contenu pour une liste ou une bibliothèque contenant déjà des éléments, tous les éléments de la bibliothèque sont déjà marqués comme Approuvé.

  7. Vous pouvez choisir l’une des options suivantes :

    • Utilisateurs pouvant lire des éléments dans la liste

    • Uniquement les utilisateurs pouvant modifier des éléments dans la liste

    • Uniquement les utilisateurs pouvant approuver des éléments dans la liste (et l’auteur de l’élément)

  8. Cliquez sur OK.

Si une personne envoie un élément à une liste ou une bibliothèque qui nécessite des approbations, elle est en attente jusqu'à ce qu'une personne (qui possède au moins le niveau d'autorisation gérer les listes) l'approuve. Lorsqu'il est en attente d'approbation, il reste dans l'état en attente.

En règle générale, lorsque l’état d’un élément est En attente, seuls l’auteur d’origine de l’élément et les personnes habilitées à gérer les listes et les bibliothèques peuvent l’afficher. Une fois que son état passe de la valeur En attente à la valeur Approuvé, il est visible par toute personne habilitée à afficher la liste ou la bibliothèque. Les articles rejetés demeurent dans la liste ou dans la bibliothèque jusqu’à ce que l’auteur d’origine, ou une personne disposant des autorisations nécessaires, les supprime. Tous les éléments ou les fichiers se trouvant déjà dans la liste ou dans la bibliothèque se voient automatiquement affecter l’état Approuvé.

Important :  Si la sécurité dans la bibliothèque de site est configurée de manière à autoriser tout utilisateur à lire les éléments, toute personne disposant des autorisations de lecture sur le site peut afficher tous les éléments de la liste ou bibliothèque, que ceux-ci se trouvent ou non dans l’état Approuvé.

Seules les personnes disposant des autorisations Contrôle total ou de création peuvent modifier les paramètres de liste ou de bibliothèque.

Pour approuver un document qui a été chargé ou ajouté à une bibliothèque qui nécessite des approbations, procédez comme suit:

  1. Cliquez sur les points de suspension (... ) en regard de l'élément que vous voulez approuver.

  2. Cliquez sur Options avancées.

  3. Cliquez sur Approuver/rejeter. Si Approuver/rejeter ne s'affiche pas, cliquez sur avancé, puis sur Approuver/rejeter. Si l'option n'apparaît pas, il est possible que le contrôle de version ne soit pas activé ou que vous ne disposiez pas des autorisations nécessaires pour approuver un document.

  4. Cliquez sur approuvé ou rejeté sous état d'approbation. Vous pouvez également ajouter des commentaires dans la section Commentaire.

  5. Cliquez sur OK.

Que voulez-vous faire ?

Si quelqu’un envoie un élément ou un fichier à une liste ou à une bibliothèque qui en exige l’approbation, l’état de cet élément ou de ce fichier reste En attente jusqu’à ce qu’il soit approuvé par une personne disposant des autorisations nécessaires. Il demeure En attente tant qu’il n’est pas approuvé.

En règle générale, lorsque l’état d’un élément ou d’un fichier est En attente, seuls l’auteur d’origine de l’élément ou du fichier et les personnes habilitées à gérer les listes et les bibliothèques peuvent l’afficher. Une fois que son état passe de la valeur En attente à la valeur Approuvé, il est visible par toute personne habilitée à afficher la liste ou la bibliothèque. Les articles rejetés demeurent dans la liste ou dans la bibliothèque jusqu’à ce que l’auteur d’origine, ou une personne disposant des autorisations nécessaires, les supprime. Tous les éléments ou les fichiers se trouvant déjà dans la liste ou dans la bibliothèque se voient automatiquement affecter l’état Approuvé.

Important :  Si la sécurité dans la bibliothèque de site est configurée de manière à autoriser tout utilisateur à lire les éléments, toute personne disposant des autorisations de lecture sur le site peut afficher tous les éléments de la liste ou bibliothèque, que ceux-ci se trouvent ou non dans l’état Approuvé.

Seules les personnes disposant des autorisations Contrôle total ou de création peuvent modifier les paramètres de liste ou de bibliothèque.

Pour configurer l’approbation requise des éléments ou des fichiers

  1. Si la liste ou la bibliothèque de site n’est pas déjà ouverte, cliquez sur son nom dans la barre de lancement rapide.

  2. Dans le ruban, cliquez sur l’onglet Bibliothèque dans le groupe Outils de bibliothèque ou Outils de liste.

  3. Si vous travaillez dans une bibliothèque, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque. Si vous travaillez dans une liste, cliquez sur Paramètres de la liste. Dans cet exemple, la page Paramètres de la bibliothèque s’ouvre.

    Page Paramètres de la bibliothèque dans laquelle le lien Paramètres de contrôle de version est affiché

  4. Sous Paramètres généraux, sélectionnez Paramètres de contrôle de version. La page Paramètres de contrôle de version s’ouvre.

    Page Paramètres de contrôle de version affichant les options d’approbation

  5. Dans la section Approbation de contenu, sélectionnez Oui en réponse à la question Demander une approbation du contenu pour les éléments soumis ?.

  6. Dans la section Sécurité des éléments de brouillon, déterminez quels sont les utilisateurs qui peuvent voir les éléments de brouillon dans la bibliothèque de documents. Dans cet exemple, l’option Uniquement les utilisateurs pouvant approuver des éléments (et l’auteur de l’élément) est sélectionnée.

  7. Cliquez sur OK.

    L’exemple suivant indique des éléments approuvés dans une bibliothèque après que l’option Exiger l’approbation du contenu a été définie sur Oui. Étant donné que ces fichiers se trouvaient déjà dans la bibliothèque, ils ont été approuvés automatiquement.

    Bibliothèque SharePoint après exigence de l’approbation. Les fichiers se trouvant déjà dans la bibliothèque se trouvent dans l’état Approuvé.

Il se peut à terme que votre organisation trouve peu pratique ou superflu d’exiger l’approbation de chaque élément ou fichier dans une liste ou bibliothèque particulière. Non seulement cette exigence est gourmande en temps pour la personne chargée d’accorder ou de refuser l’approbation, mais elle empêche également les utilisateurs de collaborer facilement sur un fichier ou sur un élément. S’il s’avère inutile pour votre organisation que chaque élément ou fichier soit approuvé, vous pouvez supprimer cette exigence.

Pour supprimer l’exigence d’approbation des éléments ou des fichiers dans une liste ou dans une bibliothèque

  1. Si la liste ou la bibliothèque de site n’est pas déjà ouverte, cliquez sur son nom dans la barre de lancement rapide.

  2. Dans le ruban, cliquez sur l’onglet Bibliothèque, dans le groupe Outils de bibliothèque, ou sur l’onglet Liste, dans le groupe Outils de liste.

  3. Si vous travaillez dans une bibliothèque, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque. Si vous travaillez dans une liste, cliquez sur Paramètres de la liste. Dans cet exemple, la page Paramètres de la bibliothèque s’ouvre.

    Page Paramètres de la bibliothèque dans laquelle le lien Paramètres de contrôle de version est affiché

  4. Sous Paramètres généraux, sélectionnez Paramètres de contrôle de version. La page Paramètres de contrôle de version s’ouvre.

  5. Dans la section Approbation de contenu, sélectionnez Non en réponse à la question Demander une approbation du contenu pour les éléments soumis ?. Un message d’avertissement s’affiche.

    Message d’avertissement qui s’affiche lorsque l’option Non est sélectionnée dans la section Approbation de contenu de la boîte de dialogue Paramètres de contrôle de version

  6. Cliquez sur OK pour fermer le message.

  7. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Paramètres de contrôle de version. Lorsque vous revenez à votre liste ou bibliothèque, État d’approbation n’est plus disponible dans la page. Tous les utilisateurs autorisés à voir la liste ou la bibliothèque peuvent voir tout son contenu.

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