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Envoi d’un message électronique dans un flux de travail

Envoi d’un message électronique dans un flux de travail

Remarque : Nous faisons de notre mieux pour vous fournir le contenu d’aide le plus récent aussi rapidement que possible dans votre langue. Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez-vous nous indiquer en bas de page si ces informations vous ont aidé ? Voici l’article en anglais à des fins de référence aisée.

L'envoi d'un message électronique lors de l'ajout d'un élément de liste à certaines versions de SharePoint nécessite plusieurs étapes, que vous trouverez ci-dessous. Toutefois, si vous utilisez la version la plus récente de SharePoint, vous pouvez Ajouter un flux directement à partir de votre liste. Un modèle Microsoft Flow pour Envoyer un message électronique lors de l'ajout d'un élément de liste inclut les étapes de base nécessaires à la prise en main rapide.

Envoi de messages à partir d'un flux de travail

Envoyer un message électronique de base à partir d'un flux de travail

Sélectionner dynamiquement les utilisateurs ou les groupes devant recevoir le message

Inclure les informations relatives à l'élément actif

Inclure un lien hypertexte statique

Inclure un lien hypertexte vers l'élément actif

Inclure une image

Identifier les options qui ne sont pas prises en charge

Envoyer un message électronique de base à partir d'un flux de travail

Nouvel élément déclenchant l’envoi d’un courrier électronique par le flux de travail

À l'aide de l'action Envoyer un courrier électronique du concepteur de flux de travail, vous pouvez configurer votre flux de travail personnalisé de manière à envoyer des messages électroniques à vous ou à tout autre utilisateur ou groupe spécifié. Les champs disponibles pour un message électronique sont les champs à, CC, objetet corps. Ces champs peuvent contenir du texte statique et du texte généré de manière dynamique à partir de recherches de flux de travail.

Vous pouvez utiliser l'action Envoyer un courrier électronique pour générer de nombreux types de messages, y compris les notifications lorsque le flux de travail atteint des étapes spécifiques ou effectue des actions spécifiques (y compris le début et l'arrêt global du flux de travail) et des rappels tâches dont l'échéance n'est pas terminée.

Remarque : Les paramètres de courrier électronique sortant doivent être configurés sur le serveur pour que votre flux de travail puisse envoyer des messages électroniques. Si vous n'êtes pas sûr des paramètres de messagerie actuels du serveur, contactez votre administrateur de serveur. Vous trouverez des liens vers des informations supplémentaires sur les paramètres de courrier électronique sortant dans la section Voir aussi .

Dans cet exemple, vous allez configurer votre flux de travail de façon à recevoir une notification par courrier électronique chaque fois qu'il commence à s'exécuter sur un nouvel élément. Utilisez la version de SharePoint Designer qui correspond à votre version d' SharePoint Server. Par exemple, pour SharePoint Server 2010 utilisez SharePoint Designer 2010. Pour toutes les versions après SharePoint Server 2010, notamment SharePoint Server 2016 et SharePoint Online, utilisez SharePoint Designer 2013. Vous pouvez télécharger SharePoint Designer 2013 à partir du centre de téléchargement Microsoft et en savoir plus à ce propos dans la section Voir aussi .

Ouvrir SharePoint Designer 2013 et se connecter à un site SharePoint

SharePoint Designer 2013 est installé en tant qu'application Office 2013. Pour ouvrir SharePoint Designer 2013 et se connecter à un site SharePoint, procédez comme suit:

  1. Ouvrez SharePoint Designer 2013 en le sélectionnant dans le menu Démarrer . Cliquez sur l'icône Démarrer, sur tous les programmes, sur Microsoft Office 2013, puis sur SharePoint Designer 2013.

  2. Cliquez sur ouvrir le site dans la page d'accueil de SharePoint Designer 2013.

  3. Entrez le site SharePoint auquel vous voulez vous connecter. Par exemple, http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

  4. Cliquez sur ouvrir pour ouvrir le site.

  5. Entrez vos informations d'identification, si vous y êtes invité. (Si la sécurité n'est pas intégrée à l'ordinateur sur lequel vous vous êtes connecté, vous êtes invité à entrer vos informations d'identification.) Veillez à utiliser des informations d'identification ayant accès au site SharePoint.

Créer un flux de travail de liste basé sur la plateforme de flux de travail SharePoint

  1. Cliquez sur le nœud flux de travail dans le volet de navigation.

  2. Cliquez sur la liste déroulante flux de travail de liste dans la nouvelle section de l'onglet flux de travail .

  3. Sélectionnez la liste que vous voulez associer au nouveau flux de travail.

  4. Dans la boîte de dialogue créer un flux de travail de liste , entrez un nom et une description pour le flux de travail, puis assurez-vous que le type de plateforme est défini sur flux de travail SharePoint 2013.

Sélectionnez OK pour créer le flux de travail.

À présent que le flux de travail est créé, vous pouvez ajouter des actions, conditions, étapes, étapes et boucles pour générer votre flux de travail. Ces composants de flux de travail sont disponibles dans le ruban de SharePoint Designer 2013.

Remarque : Si le flux de travail sharepoint 2013 ne s'affiche pas comme type de plateforme disponible, le gestionnaire de flux de travail n'est pas configuré pour fonctionner avec la batterie de serveurs SharePoint. Pour plus d'utilisation de la batterie de serveurs SharePoint Server 2013, voir Configurer le gestionnaire de flux de travail.

Pour plus d'informations, consultez la liste des actions de flux de travail disponibles dans la section Voir aussi .

Créer l'action d'envoi d'un message électronique

  1. Cliquez sur actions, puis sur Envoyer un courrier électronique

  2. Dans l'action, cliquez sur ces utilisateurs

  3. Dans la boîte de dialogue définir le message électronique , sélectionnez les utilisateurs dans les groupes et utilisateurs existants ou entrez votre propre adresse de messagerie dans la zone à .

    Remarques : 

    • Pour envoyer un courrier électronique à une adresse de messagerie externe. vous devez être en mesure de récupérer des informations sur le serveur de courrier respectif.

    • L' adresse de l'expéditeur d'un message peut être une adresse statique spécifique (par exemple, NORTHWINDTRADERS\junmin ou Junmin@northwindtraders.com) ou une recherche de flux de travail à des informations variables. Pour en savoir plus sur l'utilisation de recherches de flux de travail pour répondre de manière dynamique aux messages électroniques envoyés à partir du flux de travail au lieu d'utiliser des adresses statiques, voir la section suivante Sélectionner des utilisateurs ou des groupes de manière dynamique pour recevoir le message.

    • L'adresse de l'expéditeur du message restitué sera toujours l'adresse de messagerie de l'administrateur du serveur, sauf si l'administrateur du serveur modifie l'adresse de l'expéditeur pour l'application Web actuelle ou pour toutes les applications Web. Pour en savoir plus, voir configurer le courrier sortant pour une application Web spécifique.

  4. Dans la zone objet , tapez l'objet du message, ou cliquez sur afficher les informations de liaisonde Image du bouton pour définir la recherche du flux de travail sur le texte souhaité ici.

    Remarque : Vous devez entrer du texte dans la zone objet pour que le flux de travail se compile correctement.

  5. Dans la grande zone située sous la zone objet , tapez ou collez le texte du corps du message.

  6. Sélectionner OK

  7. Sélectionner une action > atteindre une étape

  8. Sélectionner la fin du flux de travail

  9. Cliquez sur publier

Les options plus avancées permettant de modifier le contenu du message électronique sont détaillées dans les sections suivantes.

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Sélectionner dynamiquement les utilisateurs ou les groupes devant recevoir le message

Si vous fournissez des adresses statiques dans les champs à et CC de votre message, chaque fois que vous devez modifier les destinataires, vous devez ouvrir le flux de travail dans le concepteur de flux de travail et apporter les modifications manuellement. Si les adresses changent souvent, il est préférable d'utiliser les recherches de flux de travail dans les champs à et CC . Les recherches peuvent référencer des adresses à partir d'un champ dans l'élément actif, à partir d'un champ d'un élément d'une autre liste ou bibliothèque ou de variables de flux de travail.

Utiliser une liste personnalisée pour stocker des adresses de destinataires

Si les destinataires changent périodiquement, mais pas assez souvent qu'ils doivent être spécifiés sur un formulaire d'initiation chaque fois que le flux de travail est démarré, vous pouvez créer une liste de destinataires personnalisée contenant un élément de liste pour chaque flux de travail qui y fait référence, puis Créez des colonnes dans lesquelles vous pouvez stocker les adresses vers lesquelles chaque message électronique de chaque flux de travail doit être envoyé. Lorsque les destinataires d'un message de flux de travail changent, il vous suffit de changer les adresses dans le champ approprié dans l'élément de liste de destinataires pour ce flux de travail.

Important : Les colonnes dans lesquelles vous stockez les adresses des messages électroniques de flux de travail peuvent être une seule ligne de texte, plusieurs lignes de texte ou des colonnes de type personne ou groupe. Si vous utilisez une colonne de personne ou de groupe, une seule entrée peut être effectuée dans chaque champ auquel le flux de travail fera référence pour les adresses de messagerie. Lors de la création de la colonne, veillez à sélectionner non sous autoriser les sélections multiples. Si vous souhaitez utiliser ce type de colonne pour spécifier plusieurs destinataires, vous pouvez créer un groupe SharePoint incluant les personnes auxquelles le flux de travail doit adresser le message électronique, puis spécifier le groupe dans le champ. Lorsque vous créez la colonne, veillez à sélectionner personnes et groupes sous autoriser la sélection de. Trouvez un lien pour plus d'informations sur la création de listes et l'ajout de colonnes dans la section Voir aussi .

Remarque : Lors de la création de groupes SharePoint, assurez-vous que chacun d'entre eux dispose au moins de l'autorisation de lecture sur le site, et dans la zone paramètres du groupe de la page nouveau groupe, sous qui peut afficher l'appartenance au groupe, tout le monde est sélectionné.

Pour utiliser une recherche de flux de travail dans une liste de destinataires personnalisés:

  1. Dans le navigateur, créez une liste personnalisée intitulée destinataires avec les trois colonnes suivantes:

    • Remplacez le nom de la colonne de titre par défaut par nom du flux de travail. Ne modifiez pas les autres options. Trouvez un lien pour plus d'informations sur la modification d'une colonne dans une liste ou une bibliothèque du Section Voir aussi .

    • Ajoutez une colonne de personne ou de groupe nommée à. Dans cette colonne, autorisez la sélection de personnes et de groupes, mais n'autorisez pas les sélections multiples. Ne modifiez pas les autres options. Trouvez un lien pour plus d'informations sur la création d'une colonne dans une liste ou une bibliothèque du Section Voir aussi .

    • Ajoutez une seule ligne de texte dans la colonne nommée CC. Ne modifiez pas les autres options.

  2. Dans la liste des destinataires, créez un nouvel élément, puis procédez comme suit:

    • Dans le champ nom du flux de travail , tapez révision du document, qui est le nom de l'exemple de flux de travail utilisé ici.

    • Dans le champ à , cliquez sur carnet d'adresses Image du bouton puis, dans la boîte de dialogue Sélectionner des personnes et des groupes , sélectionnez une personne ou un groupe pour lequel vous voulez adresser les messages.

    • Dans le champ CC , tapez les adresses de messagerie des destinataires dans lesquels faire une copie, en séparant les adresses par des points-virgules.

  3. Créer un flux de travail

  4. Cliquez sur actions, puis sur Envoyer un courrier électronique.

  5. Dans l'action, cliquez sur ces utilisateurs.

  6. Dans la boîte de dialogue définir le message électronique , à l'extrémité de la zone à , cliquez sur Image du bouton du carnet d'adresses.

  7. Dans la boîte de dialogue Sélectionner des utilisateurs , dans la liste ou sélectionnez des utilisateurs et des groupes existants , cliquez sur recherche de flux de travail pour un utilisateur..., puis cliquez sur Ajouter.

  8. Dans la boîte de dialogue Rechercher une personne ou un groupe , sélectionnez les options suivantes:

    • Source de données: destinatairesou nom de votre liste personnalisée.

    • Champ de source: à, ou champ contenant l'adresse que vous souhaitez insérer dans la ligne.

    • Renvoyer le champ par: nom de connexion, le format de champ «à» est alors déterminé par le message

    • Champ: destinataires: nom du flux de travail

    • Valeur: tapez révision du documentou le nom du flux de travail actuel.

      Cette recherche porte le nom de «dans la liste des destinataires, sélectionnez la valeur du champ à, où le nom du flux de travail est «révision du document».

      La moitié supérieure de la boîte de dialogue spécifie la liste et la colonne; dans la partie inférieure de la boîte de dialogue, spécifiez la ligne.

  9. Dans la boîte de dialogue Rechercher une personne ou un groupe , cliquez sur OK.

  10. Dans le message permettant de vérifier les recherches uniques, cliquez sur OK.

  11. Cliquez de nouveau sur OK pour fermer la boîte de dialogue Sélectionner des utilisateurs .

  12. Dans la boîte de dialogue définir le message électronique , à l'extrémité de la zone CC , cliquez sur Image du bouton du carnet d'adresses.

  13. Dans la boîte de dialogue Sélectionner des utilisateurs , dans la liste ou sélectionnez des utilisateurs et des groupes existants , cliquez sur recherche de flux de travail pour un utilisateur..., puis cliquez sur Ajouter.

  14. Dans la boîte de dialogue définir la recherche de flux de travail , sélectionnez les options suivantes:

    • Source de données: destinatairesou nom de votre liste personnalisée.

    • Le champà partir de la source: CC, ou le champ contenant l'adresse que vous souhaitez insérer dans la ligne CC.

    • Renvoyer le champ par: nom de connexion, le format de champ «à» est alors déterminé par le message

    • Champ: destinataires: nom du flux de travail

    • Valeur: tapez révision du documentou le nom du flux de travail actuel.

      Cette recherche porte le nom de «dans la liste des destinataires, sélectionnez la valeur du champ CC dans lequel le nom du flux de travail est «révision du document».

  15. Cliquez sur OK, puis à nouveau sur OK dans le message d'avertissement, puis de nouveau sur OK pour fermer la boîte de dialogue Sélectionner des utilisateurs .

Maintenant, lorsque le flux de travail envoie ce message électronique, celui-ci est envoyé aux adresses figurant dans les champs à et CC de l'élément analyse du document dans la liste des destinataires personnalisés. Pour modifier les destinataires, apportez les modifications souhaitées dans l'élément de liste.

Un flux de travail unique risque d'envoyer plusieurs messages électroniques et les messages risquent de ne pas être envoyés aux mêmes destinataires. Pour stocker d'autres adresses de messages supplémentaires envoyés par ce flux de travail, vous pouvez ajouter des colonnes à la liste afin de stocker les autres adresses. Dans ce cas, vous souhaiterez probablement nommer les colonnes «premier message», «second message» et ainsi de suite.

Vous pouvez également créer une liste de manière à créer un élément pour chaque message envoyé par le flux de travail, au lieu d'un élément pour chaque flux de travail. Dans ce cas, assurez-vous que le nom utilisé pour identifier chaque message est unique, de sorte que les recherches récupérant les adresses retournent la valeur unique souhaitée.

Utiliser le formulaire de lancement de flux de travail pour spécifier les destinataires

Si vous souhaitez que les destinataires puissent spécifier chaque fois qu'un flux de travail est démarré manuellement, vous pouvez personnaliser le formulaire d'initiation de flux de travail pour collecter les adresses à partir de la personne qui démarre le flux de travail. Le flux de travail peut alors simplement utiliser les adresses tapées directement ou les copier dans des champs dans l'élément actif, où ils seront toujours disponibles à des fins de référence une fois que le flux de travail a terminé son instance actuelle. Si le flux de travail est configuré de façon à ce qu'il démarre également automatiquement, vous pouvez spécifier des adresses par défaut dans le formulaire d'initiation pour chaque démarrage automatique.

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Inclure les informations relatives à l'élément actif

Jusqu'à présent, le texte du corps du message d'exemple est statique: chaque fois que le flux de travail crée une instance du message, le texte est exactement le même.

En revanche, il peut être utile d'inclure du texte qui change en fonction de l'élément sur lequel le flux de travail est en cours d'exécution. Par exemple, il peut être utile d'inclure le titre du document dont vous avez besoin en revue dans le corps de votre message. Pour inclure ce type d'informations dynamiques, vous utilisez une recherche de flux de travail. Les recherches récupèrent les données de différentes sources de données telles que des listes, des bibliothèques et des données de flux de travail.

Pour ajouter le titre du document au texte du message:

  1. Tapez ou collez le texte statique dans lequel vous souhaitez que les informations de recherche apparaissent.

  2. Positionnez le point d'insertion à l'endroit où vous voulez placer la recherche.

    Conseil : Lorsque vous insérez une recherche, celle-ci ne peut pas être glissée vers un nouvel emplacement. (Toutefois, il est possible de «déplacer» une recherche en faisant glisser un autre texte.) De même, il n'est pas possible de couper, copier ou coller une recherche ou un texte incluant une recherche.

  3. Cliquez sur Ajouter ou sur modifier la recherche.

  4. Dans la boîte de dialogue recherchede chaîne , dans la zone source de données , sélectionnez élément actif et nom dans la zone source.

  5. Cliquez sur OK.

  6. La recherche insérée apparaît dans le corps du message.

  7. Cliquez sur publier pour publier le flux de travail.

Lorsque le flux de travail s'exécute et que le message est généré, la recherche est remplacée par le titre du document.

Insertion du titre 5

L'inclusion du titre du document est utile, mais il peut être encore plus utile d'inclure un lien hypertexte qui vous dirigerait directement vers le document lui-même. Pour cela, vous devez inclure une recherche dans le lien hypertexte.

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Inclure un lien hypertexte statique

Vous pouvez inclure un lien hypertexte statique, qui est toujours lié à la même adresse ou à l'emplacement, dans le corps de votre courrier électronique à l'aide du bouton modifier le lien hypertexte dans le coin supérieur droit du panneau d'outils de mise en forme dans définir le message électronique boîte de dialogue.

  1. Tapez ou collez le texte statique dans lequel vous souhaitez que le lien apparaisse.

  2. Sélectionnez le texte, puis cliquez sur modifier le lien hypertexte .

  3. Dans la boîte de dialogue Modifier le lien hypertexte, tapez l'adresse du site Web.

  4. Cliquez sur OK.

    Le lien hypertexte inséré apparaît dans le corps du message.

Remarque : Le lien hypertexte n'est pas affiché dans les programmes de messagerie de type texte.

Pour savoir comment utiliser une recherche de flux de travail pour créer un lien hypertexte dynamique qui pointe vers des adresses différentes selon l'élément sur lequel le flux de travail est en cours d'exécution, voir la section suivante, inclure un lien hypertexte vers l'élément actif.

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Inclure un lien hypertexte vers l'élément actif

Dans la section précédente, incluez un lien hypertexte statique, l'adresse dans l'exemple de lien hypertexte n'incluant aucune information variable: chaque fois que le flux de travail envoie le message électronique, le lien hypertexte pointe vers la même page.

Toutefois, en utilisant une recherche de flux de travail, vous pouvez créer un lien dynamique qui utilise des informations sur l'élément actif pour décider de l'URL pointant vers.

Si l'élément actif est un document dans une bibliothèque de documents

Dans l'exemple de notification de démarrage du flux de travail, vous souhaiterez peut-être fournir un lien vers le nouveau document lui-même:

  1. Tapez ou collez le texte statique dans lequel vous souhaitez que le lien apparaisse.

  2. Sélectionnez le texte, puis cliquez sur modifier le lien hypertexte.

  3. Dans la boîte de dialogue Modifier le lien hypertexte, cliquez sur fonction (FX).

    Conseil : Lorsque vous insérez une recherche, celle-ci ne peut pas être glissée vers un nouvel emplacement. (Toutefois, il est possible de «déplacer» une recherche en faisant glisser un autre texte.) De même, il n'est pas possible de couper, copier ou coller une recherche ou un texte incluant une recherche.

  4. Dans la boîte de dialogue recherche de chaîne , sélectionnez élément actif dans la zonesource de données.

  5. Dans la zone à partir de la source , sélectionnez URL absolueencodée, puis cliquez sur OK.

    Insertion d'un lien hypertexte pour l'élément actif 1 Insertion d'un lien hypertexte pour l'élément actif 2 Insertion d'un lien hypertexte pour l'élément actif 3

Lorsque le destinataire du message clique sur le lien, le document s'ouvre pour être affiché ou modifié.

Si l'élément actif est un élément de liste

Lorsque vous créez un lien vers un élément de liste, par exemple une annonce ou un événement de calendrier, vous pouvez choisir de faire en sorte que le lien ouvre le formulaire d'affichage (DispForm. aspx) ou le formulaire d'édition (EditForm. aspx) de l'élément de liste.

Pour créer un lien permettant d'ouvrir l'élément de liste, procédez comme suit:

  1. Dans le navigateur, accédez à la liste sur laquelle vous voulez créer ce flux de travail.

  2. Ouvrez l'élément de liste pour n'importe quel document existant de la bibliothèque, à l'aide de l' option Afficher l'élément si vous souhaitez que le lien ouvre le formulaire d'affichage ou l' élément modifier si vous souhaitez que le lien ouvrir le formulaire d'édition

  3. Copiez l'adresse dans la barre d'adresses à partir du début http: ou https: via le premier signe égal (=).

    Insertion d'un lien hypertexte pour l'élément de liste 1

  4. Le ?ID = Text est un paramètre de chaîne de requête qui prescrit à la page d'afficher le formulaire pour chaque élément de la liste ou de la bibliothèque actuelle dont l'ID de liste suit le signe égal (=), ce qui dans cet exemple est l'ID de liste de l'élément actif. , comme identifiés par la recherche de flux de travail.

    Remarque : S'il s'agit d'une tâche créée par l'une des trois actions de tâche de flux de travail et si vous souhaitez que le lien ouvre le formulaire de tâche personnalisé (et non le formulaire d'affichage ou de modification par défaut de la liste de tâches), consultez la section ultérieure si l'élément actuel est un formulaire de tâche personnalisé C0 >. Pour les tâches qui ne sont pas créées par une action de tâche de flux de travail, et pour les formulaires d'affichage de mêmes les tâches créées par une des actions de tâche de flux de travail, vous avez simplement besoin de la procédure actuelle.

  5. Dans la boîte de dialogue définir le message électronique , tapez ou collez le texte statique dans lequel vous souhaitez que le lien apparaisse (par exemple, pour afficher l'élément de liste, cliquez ici).

  6. Sélectionnez le texte, puis cliquez sur modifier le lien hypertexte

  7. Dans modifier le lien hypertexte , sélectionnez Générateur de chaînes pour le champ d' adresse .

  8. Dans la boîte de dialogue Générateur de chaînes, collez l'adresse.

  9. Positionnez le point d'insertion directement après le signe égal (=), puis cliquez sur Ajouter ou sur modifier la recherche.

  10. Dans la boîte de dialogue recherche de chaîne , sélectionnez élément actif dans la zone source et ID dans la zoneà partir de la source .

    Insertion d'un lien hypertexte pour l'élément de liste 3

  11. Cliquez sur OK.

    La dernière chaîne du générateur de chaînes doit commencer par http:// ou https:// et se terminer par [%Current Item:ID%] Insertion d'un lien hypertexte pour l'élément de liste 4

    Important : Même si la recherche de l'ID d'élément actuelle est utile lors de la création de liens vers l'élément de liste actuel, les recherches suivantes peuvent présenter des erreurs dans le chemin d'accès restitué et ne sont donc pas recommandées pour l'inclusion de liens de message électronique: Path, URL relative du serveur, URL source et chemin d'URL.

  12. Sélectionner OK à deux reprises

Vos liens s'afficheront en texte bleu avec un trait de soulignement dans le message électronique.

Insertion d'un lien hypertexte pour l'élément de liste 5

Si vous envisagez d'utiliser le lien plusieurs fois, passez à la section suivante.

Stocker une adresse d'élément de liste en tant que variable de flux de travail

Vous pouvez stocker l'URL du formulaire d'affichage ou du formulaire de modification d'un élément de liste dans une variable de flux de travail, de manière à pouvoir l'utiliser à plusieurs emplacements au sein d'un même flux de travail.

  1. Dans la fenêtre du concepteur de flux de travail, cliquez sur actions, puis sur extraire sous-chaîne de l'index de la chaîne .

    Variable 1

  2. Dans la fenêtre de partage, cliquez sur chaîne et cliquez sur le bouton de sélection [...]

  3. Dans la boîte de dialogue Générateur de chaînes , collez la partie texte statique de l'URL (mais pas la recherche de l'ID d'élément actif).

    Variable 2

  4. Positionnez le point d'insertion après le signe égal (=), puis cliquez sur Ajouter ou modifier la recherche .

  5. Dans la boîte de dialogue recherche de chaîne , sélectionnez élément actif dans la zonesource de donnéeset ID dans le champ à partir de la source .

    Variable 3

  6. Cliquez sur OK.

    La recherche est ajoutée au texte dans la boîte de dialogue

    Variable 4

  7. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Générateur de chaînes .

  8. Cliquez sur 0 en commençant à 0 et remplacez-le par 1

    Remarque : Lorsque la valeur de départ est supérieure à 1, la chaîne finale comporte des caractères supprimés.

  9. Sélectionnez variable: sous-chaîne ou variable: Substring1 dans le résultat de la variable : sous-chaîne

  10. Dans la liste, cliquez sur créer une nouvelle variable puis, dans la boîte de dialogue modifier la variable , tapez un nom pour la nouvelle variable.

  11. Vérifiez que le type est défini sur chaîne, puis cliquez sur OK Variable 5

  12. Cliquez sous l'action que vous venez de créer et ajoutez l'action Envoyer un courrier électronique aux actions, puis cliquez sur ces utilisateurs dans l'action. Variable 6

  13. Pour utiliser la nouvelle variable dans la boîte de dialogue définir le message électronique , tapez ou collez le texte dans lequel vous souhaitez que le lien apparaisse dans le corps du message. Sélectionnez le texte, puis cliquez sur modifier le lien hypertexte dans le menu mise en forme. Cliquez sur le bouton [FX] ou cliquez sur le bouton de sélections [...], puis cliquez sur Ajouter ou modifier la recherche .

  14. Dans la boîte de dialogue recherche de chaîne , dans la liste zone source de données , sélectionnez variables et paramètres de flux de travail .

  15. Dans la liste champà partir de la source , sélectionnez variable: nom de la variable, puis cliquez sur OK et OK dans la zone suivante.

    Variable 7 Écran définir le message électronique après avoir inséré une variable

Vous pouvez à présent insérer cette variable à l'endroit souhaité dans le flux de travail actuel.

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Inclure une image

Vous pouvez inclure un graphique dans votre message en créant une variable et en utilisant la balise d'image HTML <img/> pour créer un lien vers une image qui est stockée en tant que fichier JPEG (. jpg) et téléchargé dans une bibliothèque d'images de votre site.

  1. Dans la fenêtre du concepteur de flux de travail, cliquez sur actions, puis sur définir la variable de flux de travail.

  2. Cliquez sur variable du flux de travail , puis sélectionnez créer une nouvelle variable...

  3. Dans la boîte de dialogue Modifier la variable, tapez un nom pour la nouvelle variable et assurez-vous que type est défini sur chaîne, puis cliquez sur OK.

  4. Cliquez sur valeur et sur le bouton de sélections [...] et dans la fenêtre Générateurde chaînes, ajoutez tapez ou collez l'URL du fichier image JPEG au format de balise HTML- <img src ="URL"/> Générateur de chaînes pour image

  5. Cliquez sur OK.

  6. L'action insérée apparaît comme suit. Définition d'une variable pour insérer une image

  7. Cliquez sous l'action que vous venez de créer et ajoutez l'action Envoyer un courrier électronique à l'action, puis cliquez sur ces utilisateurs dans l'action. Insertion d'une action envoyer un courrier électronique

  8. Dans la boîte de dialogue définir le message électronique , cliquez sur Ajouter ou sur modifier la recherche.

  9. Dans la boîte de dialogue recherche de chaîne , dans la liste source de données, sélectionnez variables et paramètres de flux de travail.

  10. Dans la liste champ à partir de la source , sélectionnez variable: nom de la variablee et sélectionnez OK. Chaîne de courrier électronique dans un flux de travail d'image Flux de travail messages corps de messages avec image

  11. Cliquez de nouveau sur OK pour fermer la fenêtre définir le message électronique et publier le flux de travail.

 Lorsque le message est envoyé, l'image du fichier JPEG apparaît à la place de la balise Link.

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Identifier les options qui ne sont pas prises en charge

Les options suivantes ne sont pas prises en charge par la version actuelle de l'action Envoyer un courrier électronique :

  • Spécifiant une adresse dans la ligne de . (Les messages électroniques envoyés par le flux de travail indiquent toujours l'adresse électronique spécifiée par l'administrateur du serveur sur la ligne de . Seul l'administrateur du serveur peut modifier cette fonction et ne peut être modifié que pour toutes les notifications de l'application Web actuelle, et non par le flux de travail.)

  • Utilisation d'une feuille de style en cascade (CSS) incorporée pour mettre en forme le contenu d'un message. Le texte peut être mis en forme à l'aide de l'attribut style , mais la balise <style> et les classes CSS ne sont pas prises en charge.

  • Utilisation d'une recherche de flux de travail dans la zone à ou CC qui fait référence à une colonne de type personne ou groupe qui contient plusieurs valeurs.

  • Spécification d'un destinataire en CCI pour un message

  • Insertion d'un autre fichier à l'aide d'un message en tant que pièce jointe.

  • Incorporation de fichiers image ou graphiques dans un message. Incluez plutôt une image.

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Voir aussi

SharePoint 2013 étape par étape: configurer pour le courrier électronique sortant

Présentation de SharePoint Designer

Configuration du courrier sortant pour une application Web spécifique

Configurer l'utilisation de la batterie de serveurs SharePoint Server 2013 par le gestionnaire de flux de travail

Aide-mémoire

Créer une liste dans SharePoint

Créer une colonne dans une liste ou une bibliothèque SharePoint

Modifier une colonne dans une liste ou une bibliothèque

Créer une alerte ou s'abonner à un flux RSS dans SharePoint Online, SharePoint 2016 et SharePoint 2013

Créer une alerte ou s'abonner à un flux RSS dans SharePoint 2010

Conseils de dépannage de base 

La liste des questions suivante peuvent vous aider à déterminer la cause d'un problème de création de flux de travail:

  1. Êtes-vous en mesure de créer n'importe quel autre type de flux de travail dans la même liste? Par exemple, tentez de créer un flux de travail approbation

  2. Êtes-vous en mesure de créer le même flux de travail:

    • dans une autre liste sur le même site?

    • sur un site différent sous la même collection de sites?

    • sur une collection de sites différente sous l'application Web?

    • sur une autre application Web?

    • vous vous êtes connecté avec un autre compte?

    • vous utilisez un autre ordinateur?

 Conseils de dépannage avancés

Si aucun des conseils de dépannage de base n'est là pour vous aider à déterminer la cause d'un problème de flux de travail, suivez les étapes ci-dessous:

  1. Vérifiez que vous disposez des autorisations requises au niveau du site et du flux de travail. Accédez à paramètres du site _GT_ autorisations de site _GT_ vérifier les autorisations/paramètres de la liste > les autorisations de cette liste et vérifier les résultats de la vérification correspondent aux éléments suivants:

    1. Autorisations minimales pour concevoir un flux de travail (enregistrer et publier):

      1. sur le site SharePoint: création

      2. dans la liste SharePoint: modifier

    2. Autorisations minimales pour démarrer un flux de travail:

      1. sur le site SharePoint: Affichage seul/lu

      2. dans la liste SharePoint: collaboration

  2. Vérifiez que les paramètres du courrier électronique sortant sont définis sur le serveur Exchange approprié.

    1. Ouvrir l' invite de commandes en tant qu'administrateur

    2. Exécutez nslookup <Exchange Server address>. Par exemple: nslookup Exch.contoso.com

    3. L'adresse IP résolue du serveur Exchange doit apparaître dans la sortie. Si ce n'est pas le cas, contactez votre administrateur Exchange et demandez le nom de domaine complet Exchange (FDQN) correct.

  3. Envoyez un courrier électronique à la même personne à l'aide de la fonction SendEmail de la classe de la classe

    1. Ouvrez SharePoint Management Shell en tant qu'administrateur. (Cliquez avec le bouton droit sur SharePoint Management Shell > exécuter en tant qu'administrateur)

    2. Exécutez le script suivant. Si le script répond avec vrai et que l'utilisateur reçoit un message de SharePoint, le protocole SMTP est configuré correctement dans SharePoint.

    $Site = "Your Site Name"
    $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
    $Subject = "Subject Line with the email"
    $Body = "Test Email Body"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
    
    # Below is the same script with sample data              
    $Site = "http://sp/"
    $Email = "User1@contoso.com"
    $Subject = "Test Email from SharePoint"
    $Body = "This is a Test Email"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
  4. Envoyez un message électronique au même utilisateur à partir du serveur SharePoint à l'aide de la fonctionnalité SMTP. Suivez les étapes décrites dans utiliser Telnet pour tester la communication SMTP.

Remarque : Par défaut, SharePoint ne crée pas d'entrées journal pour les messages sortants. SharePoint n'envoie jamais de messages directement. Les messages électroniques sont relayés par le biais du serveur SMTP (Exchange ) configuré dans Administration centrale. Suivez les étapes ci-dessus pour dépanner ce type de flux de travail.

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