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En savoir plus sur les groupes Office 365

Dernière mise à jour : 14 août 2019

Groupes Office 365 est un service qui fonctionne avec les outils Office 365 que vous utilisez déjà. Vous pouvez ainsi collaborer avec vos collègues sur la rédaction de documents, la création de feuilles de calcul, l’élaboration de plans de projets, la planification de réunions ou l’envoi de messages électroniques.

Cet article présente les groupes et inclut des liens utiles vers les étapes suivantes.

Pour consulter les dernières informations et vidéos sur les groupes Office 365, voir les Blogs sur Office

Conseil : Si vous recherchez des informations sur l’utilisation des groupes de contacts Outlook pour envoyer des courriers électroniques à une liste de personnes, par exemple, à un groupe d’amis, voir Créer un groupe de contacts ou une liste de distribution dans Outlook pour PC.

Présentation des groupes Office 365

Les groupes dans Office 365 vous permettent de choisir un ensemble de personnes avec lesquelles vous souhaitez collaborer et de configurer facilement une collection de ressources à partager avec ces personnes. Ressources telles qu’une boîte de réception Outlook partagée, un calendrier partagé ou une bibliothèque de documents pour collaborer sur des fichiers.

Vous n’avez pas à vous soucier d’attribuer manuellement des autorisations à toutes ces ressources, car les membres du groupe reçoivent automatiquement les autorisations nécessaires pour les outils fournis par le groupe lorsqu’ils sont ajoutés. Les groupes constituent une expérience nouvelle et améliorée pour les tâches que permettaient d’effectuer les listes de distribution et boîtes aux lettres partagées auparavant.

Conseil : Pour plus d’informations sur la mise à niveau de vos listes de distribution classiques vers les groupes Office 365, consultez cet article.

Les ressources spécifiques fournies dépendent légèrement de l’expérience des groupes souhaitée par votre équipe. Lorsque vous considérez les options, il est important de vous rappeler qu’il n’y a pas de format unique. Les équipes ont des habitudes différentes et les outils inclus dans Office 365 sont destinés à favoriser la collaboration selon la forme souhaitée par vos équipes.

Vous pouvez créer des groupes Office 365 à partir d’un large éventail d’outils, notamment Outlook, Outlook sur le web, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams et bien plus encore. L’outil à partir duquel vous choisissez de commencer dépend en partie du type de groupe que vous utilisez. Par exemple, chez Microsoft, nous avons pour habitude de commencer à partir d’Outlook lorsque nous créons un groupe organisé autour de la messagerie et du calendrier. Si le groupe est destiné aux communications à l’échelle de l’entreprise, nous avons pour habitude de commencer avec Yammer. Pour une collaboration basée sur la conversation, nous commencer par notre groupe Microsoft Teams.

Lorsque vous créez un groupe, vous devez décider si celui-ci sera public ou privé. Le contenu d’un groupe public est accessible à tous les membres de votre organisation. De même, tous les membres de votre organisation peuvent le rejoindre. Seuls les membres d’un groupe privé peuvent accéder au contenu du groupe. Les personnes qui souhaitent rejoindre un groupe privé doivent recevoir l’approbation d’un propriétaire du groupe.

Remarque : Actuellement, les groupes créés à partir d’Outlook sur le web sont privés par défaut.

Les groupes publics et privés ne sont ni visibles ni accessibles aux personnes extérieures à votre organisation, à moins que ces personnes n’aient été spécifiquement invitées.

Pour plus d’informations sur la modification de vos groupes de public en privé (ou vice versa), voir Rendre les groupes Office 365 publics ou privés.

Propriétaires, membres et invités

Les propriétaires du groupe sont les modérateurs du groupe. Ils peuvent ajouter ou supprimer des membres et disposent d’autorisations uniques, comme la possibilité de supprimer des conversations de la boîte de réception partagée ou de modifier différents paramètres relatifs au groupe. Les propriétaires de groupe peuvent renommer le groupe, mettre à jour la description ou l’image, et bien plus encore. Si vous avez l’habitude d’utiliser les rôles SharePoint, un propriétaire de groupe est un administrateur de collection de sites.

Les membres du groupe sont les utilisateurs réguliers de votre organisation qui utilisent le groupe pour collaborer. Ils peuvent accéder à tous les éléments du groupe, mais ne peuvent pas modifier les paramètres du groupe. Dans l’environnement SharePoint, ils sont membres du site. Pour plus d’informations sur l’ajout ou la suppression de membres d’un groupe, voir Ajouter et supprimer des membres du groupe dans Outlook.

Les invités sont comme des membres du groupe, mais ils sont extérieurs à votre organisation. Par défaut, vos utilisateurs peuvent inviter des invités à rejoindre votre groupe, et vous pouvez contrôler ce paramètre. Pour plus d’informations, voir Accès invité aux groupes Office 365.

Sélectionnez le type de compte que vous voulez utiliser :

Si vous préférez utiliser le mode de collaboration utilisant une boîte de réception partagée, l’expérience offerte par les groupes dans Outlook est adaptée à vos besoins. La création d’un groupe dans Outlook offre les avantages suivants :

  • Boîte de réception partagée : pour les conversations par courrier électronique entre les membres de votre équipe. Cette boîte de réception dispose d’une adresse de messagerie et peut être configurée pour accepter les messages provenant des personnes extérieures au groupe, et même en dehors de votre organisation, à l’instar d’une liste de distribution classique.

  • Calendrier partagé : pour la planification des événements liés au groupe.

  • Bibliothèque de documents SharePoint : emplacement centralisé qui permet au groupe de stocker et partager des fichiers.

  • Bloc-notes OneNote partagé : pour le recueil des idées, des recherches et des informations.

  • Site d’équipe SharePoint : référentiel centralisé pour les informations, les liens et le contenu liés à votre groupe.

  • Planificateur : pour l’attribution et la gestion des tâches de projet entre les membres de votre groupe

Vous n’êtes pas obligé de créer manuellement ces ressources. La création du groupe les génère automatiquement et affecte les autorisations nécessaires aux membres du groupe de telle sorte qu’ils peuvent commencer à les utiliser immédiatement.

Vous pouvez accéder à ces ressources via le client de bureau Microsoft Outlook 2016 que vous connaissez déjà, via Outlook sur le web, via Outlook 2016 pour Mac (boîte aux lettres partagée uniquement) ou via Outlook Mobile. Vous trouverez vos groupes Office 365 dans le volet de navigation de gauche du bureau d’Outlook ou sur le web.

Vous trouverez vos groupes dans le volet de navigation de gauche dans Outlook ou Outlook sur le web

La nouvelle carte contextuelle des Groupes Office 365 vous permet d’accéder rapidement aux ressources du groupe partagé. Pointez simplement sur un nom de groupe dans Outlook sur le web ou SharePoint.

Pointer sur la fiche Image des nouveaux Groupes Office 365

Microsoft Teams est la dernière fonctionnalité relative à la collaboration. Microsoft Teams fait le lien entre les membres de votre équipe en offrant un espace de travail permanent basé sur la conversation où avoir des conversations informelles et en temps réel sur des sujets définis ou au sein de sous-groupes spécifiques au sein du groupe. 

Yammer apporte l’expérience offerte par un réseau social d’entreprise à votre collaboration. Il vous permet d’établir de nouvelles connexions et de faire des découvertes au sein de votre organisation. Il peut vous aider à communiquer et discuter d’idées à l’échelle de l’entreprise ou autour d’intérêts communs.

En créant un groupe connecté Office 365 dans Yammer, vous recevrez :

  • Groupe Yammer : emplacement commun pour discuter et partager des informations

  • Bibliothèque de documents SharePoint : emplacement centralisé qui permet au groupe de stocker et partager des fichiers.

  • Bloc-notes OneNote partagé : pour le recueil des idées, des recherches et des informations.

  • Site d’équipe SharePoint : référentiel centralisé pour les informations, les liens et le contenu liés à votre groupe.

  • Planificateur : pour l’attribution et la gestion des tâches de projet entre les membres de votre groupe.

Vous pouvez accéder à ces outils via Yammer dans votre navigateur ou à l’aide de l’application Yammer sur votre appareil iOS, Android ou Windows Phone.

Une fois qu’un groupe remplit son objectif initial, vous pouvez supprimer le groupe pour libérer des ressources système et supprimer le groupe des listes et des affichages. Voir : Supprimer un groupe. Si vous ne voulez pas devoir vous rappeler de supprimer les groupes obsolètes, votre administrateur peut définir des stratégies d’expiration qui provoqueront l’expiration et la suppression des anciens groupes immédiatement après une période spécifiée. Voir Stratégie d’expiration des groupes Office 365.

Remarque : Le contenu de cet onglet est destiné aux administrateurs.

Il existe trois modèles principaux d’approvisionnement dans les groupes Office 365 : Ouvert, déterminé par l’IT ou contrôlé. Chacun possède ses propres avantages.

Modèle

Avantages

Ouvert (par défaut)

Les utilisateurs peuvent créer leurs propres groupes selon les besoins, sans devoir attendre ou se soucier de l’IT

Déterminé par l’IT

Les utilisateurs demandent un groupe auprès de l’IT. L’IT peut vous aider à sélectionner les meilleurs outils de collaboration répondant à leurs besoins

Contrôlé

Mode de création de groupe limité à des groupes, équipes ou services spécifiques (Voir : Contrôler qui peut créer des groupes Office 365)

Si vous voulez contrôler la manière dont vos groupes Office 365 sont nommés, vous pouvez utiliser une stratégie d’attribution de noms pour forcer les noms de groupe à adhérer à certaines normes, y compris des préfixes ou des suffixes, ainsi que le blocage de noms répréhensibles. Consultez Stratégie d’attribution de noms de groupes Office 365 pour plus d’informations.

Chaque groupe a au moins un propriétaire qui peut ajouter ou supprimer des membres, et effectuer des tâches de gestion de base du groupe et de son contenu. En règle générale, le propriétaire effectue cette opération dans Outlook. Voir Ajouter des membres au groupe et en supprimer dans Outlook. Si le ou les propriétaires d’un groupe quittent l’organisation pour une raison quelconque, l’administrateur peut attribuer un nouveau propriétaire au groupe. Voir Attribuer un nouveau propriétaire à un groupe orphelin.

En outre, si vous disposez d’autorisations d’administrateur Exchange Online, vous pouvez administrer vos groupes depuis le centre d’administration Office 365 Admin Center (voir Gérer l’appartenance aux groupes dans le Centre d’administration Office 365) ou à partir de PowerShell (voir Gérer les groupes Office 365 avec PowerShell .

Il peut arriver que vous souhaitiez supprimer un groupe depuis votre client. Pour plus d’informations sur la suppression d’un groupe, voir : Supprimer un groupe. Si un groupe est accidentellement supprimé, les administrateurs peuvent restaurer ce groupe supprimé depuis 30 jours maximum, voir : Restaurez un groupe Office 365 supprimé.

Si vous préférez disposer d’une méthode plus automatisée pour gérer le cycle de vie de vos groupes Office 365, vous pouvez utiliser des stratégies d’expiration pour faire expirer les groupes selon un intervalle de temps spécifique. Les propriétaires du groupe recevront un e-mail 30, 15 et 1 jour avant l’expiration du groupe qui leur permet de facilement renouveler le groupe si celui-ci est toujours nécessaire. Voir : Stratégie d’expiration des groupes Office 365.

Limites des groupes

Maximum...

Valeur

Nombre de propriétaires par groupe

100

Nombre de groupes pouvant être créés par un utilisateur

250

Nombre de groupes pouvant être créés par un administrateur

Jusqu’à la limite de client par défaut de 500 000

Nombre de membres

Plus de 1000, même si 1000 membres peuvent accéder simultanément aux conversations de groupe.

Au sein de groupes très volumineux, les utilisateurs remarqueront peut-être un délai d’attente lors de l’accès au calendrier et aux conversations dans Outlook

Nombre de groupes dont un utilisateur peut-être membre

1 000

Stockage de fichiers

1 To + 10 Go par utilisateur abonné + stockage supplémentaire acheté. Vous pouvez acheter une quantité illimitée de stockage supplémentaire.

Taille de la boîte aux lettres du groupe

50 Go

Le nombre maximal de groupes qu’une organisation peut créer par défaut dans une organisation Office 365 est actuellement fixé à 500 000.

Si vous envisagez d’utiliser la fonctionnalité « Écriture différée du groupe » depuis l’outil Azure Active Directory Connect, la longueur maximale est de 448 caractères par rapport à l’attribut « Description ».

Pour plus d’informations sur le stockage SharePoint Online, voir Limites de SharePoint Online et SharePoint Online : limites et frontières logicielles.

La gestion de vos groupes Office 365 est plus efficace lorsque vous disposez d’informations exploitables sur l’utilisation des groupes. Le centre d’administration Office 365 inclut un outil de génération de rapports qui peut vous permettre de consulter des paramètres, tels que l’utilisation du stockage, le nombre de groupes actifs dont vous disposez et même l’utilisation des groupes par vos utilisateurs. Pour plus d’informations, voir Rapports Office 365 dans le Centre d’administration.

Les groupes Office 365 vous offrent plusieurs outils favorisant la conformité, la protection des informations, ainsi que eDiscovery.

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