En savoir plus sur les groupes Office 365

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Dernière mise à jour: 15 février 2019

Groupes Office 365 est un service qui fonctionne avec les outils Office 365 que vous utilisez déjà, afin que vous puissiez collaborer avec vos collègues lorsque vous rédigez des documents, créez des feuilles de calcul, travaillez sur des plans de projet, planifiez des réunions ou envoyez des messages électroniques.

Cet article présente les groupes et inclut des liens utiles vers les étapes suivantes.

Pour consulter les dernières informations et vidéos sur les groupes Office 365, voir les Blogs sur Office

Conseil : Si vous recherchez des informations sur l'utilisation des groupes de contacts Outlook pour envoyer des courriers électroniques à une liste de personnes (par exemple, un groupe d'amis), voir créer un groupe de contacts ou une liste de distribution dans Outlook pour PC.

Qu'est-ce que les groupes 365 Office?

Les groupes dans Office 365 vous permettent de choisir un ensemble de personnes avec lesquelles vous voulez collaborer et de configurer aisément une collection de ressources que ces personnes partageront. Ressources telles qu'une boîte de réception Outlook partagée, un calendrier partagé ou une bibliothèque de documents pour la collaboration sur des fichiers.

Vous n'avez pas à vous soucier de l'attribution manuelle d'autorisations à toutes ces ressources, car l'ajout de membres au groupe leur attribue automatiquement les autorisations dont ils ont besoin pour accéder aux outils fournis par votre groupe. De plus, les groupes sont une nouvelle expérience et une meilleure expérience de l'utilisation des listes de distribution ou des boîtes aux lettres partagées.

Conseil : Pour plus d’informations sur la mise à niveau de vos listes de distribution classiques vers les groupes Office 365, consultez cet article.

Les ressources spécifiques fournies varient légèrement selon l'expérience de groupe que votre équipe souhaite utiliser. Lorsque vous envisagez d'envisager les options dont il est important de se souvenir qu'une seule taille s'adapte rarement à toutes. Il est possible que les différentes équipes travaillent de différentes façons et que Office 365 dispose des outils pour permettre la collaboration sous quelque forme que ce soit par vos équipes.

Vous pouvez créer des groupes Office 365 à partir de divers outils, notamment Outlook, Outlook sur le Web, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, teams, etc. L'outil à partir duquel vous effectuez le démarrage dépend d'un peu le type de groupe que vous utilisez. Par exemple, chez Microsoft, nous allons généralement commencer à partir d'Outlook lorsque nous créons un groupe organisé autour du courrier électronique et du calendrier. Si le groupe correspond à une communication à l'échelle de l'entreprise, nous commençons par Yammer. Pour une collaboration basée sur la conversation, nous allons démarrer notre groupe à partir de Microsoft Teams.

Lors de la création d'un groupe, vous devez décider si vous souhaitez qu'il soit un groupe privé ou un groupe public. Le contenu d'un groupe public peut être vu par un membre de votre organisation, et toute personne de votre organisation peut rejoindre le groupe. Le contenu d'un groupe privé peut seulement être vu par les membres du groupe et les personnes qui souhaitent rejoindre un groupe privé doivent être approuvées par le propriétaire du groupe.

Remarque : Actuellement, les groupes créés à partir d'Outlook sur le Web sont privés par défaut.

Les groupes publics et privés ne sont ni visibles ni accessibles aux personnes extérieures à votre organisation, à moins que ces personnes n’aient été spécifiquement invitées.

Pour plus d'informations sur la modification de vos groupes de public en privé (ou vice-versa), voir rendre les groupes Office 365 publics ou privés.

Propriétaires, membres et invités

Les propriétaires de groupe sont les modérateurs du groupe. Ils peuvent ajouter ou supprimer des membres et bénéficier de droits uniques, tels que la possibilité de supprimer des conversations de la boîte de réception partagée ou de modifier des paramètres différents sur le groupe. Les propriétaires de groupe peuvent renommer le groupe, mettre à jour la description ou l'image, etc. Si vous êtes familiarisé avec les rôles SharePoint, un propriétaire de groupe est un administrateur de collection de sites.

Les membres du groupe sont les utilisateurs réguliers de votre organisation qui utilisent le groupe pour collaborer. Ils peuvent accéder à tous les éléments du groupe, mais ne peuvent pas modifier les paramètres du groupe. Dans le monde SharePoint, il s'agit de membres du site. Pour plus d'informations sur l'ajout ou la suppression de membres d'un groupe, voir Ajouter et supprimer des membres de groupe dans Outlook.

Les invités sont des membres du groupe, mais ils sont extérieurs à votre organisation. Par défaut, vos utilisateurs peuvent inviter des invités à rejoindre votre groupe, et vous pouvez contrôler ce paramètre. Pour plus d'informations, voir accès invité dans les groupes 365 Office.

Sélectionnez le type de groupe que vous voulez utiliser:

Si vous préférez le mode de collaboration de la boîte de réception partagée, l'expérience de groupes dans Outlook est pour vous. En créant un groupe dans Outlook, vous obtenez:

  • Boîte de réception partagée– pour les conversations par messagerie entre les membres. Cette boîte de réception possède une adresse de messagerie et peut être configurée pour accepter les messages provenant de personnes extérieures au groupe, voire en dehors de votre organisation, comme une liste de distribution classique.

  • Calendrier partagé : pour la planification des événements liés au groupe.

  • Bibliothèque de documents SharePoint: emplacement centralisé qui permet au groupe de stocker et partager des fichiers.

  • Bloc-notes OneNote partagé : pour le recueil des idées, des recherches et des informations.

  • Site d'équipe SharePoint: référentiel centralisé pour les informations, les liens et le contenu liés à votre groupe.

  • Planner: pour l'attribution et la gestion des tâches de projet entre les membres de votre groupe.

Vous n’êtes pas obligé de créer manuellement ces ressources. La création du groupe les génère automatiquement et affecte les autorisations nécessaires aux membres du groupe de telle sorte qu’ils peuvent commencer à les utiliser immédiatement.

Vous pouvez accéder à ces ressources par le biais du client de bureau Microsoft Outlook 2016, via Outlook sur le Web, via Outlook 2016 pour Mac (boîte de réception partagée uniquement) ou via Outlook Mobile. Vous trouverez vos groupes 365 Office dans le volet de navigation situé à gauche dans l'application de bureau Outlook ou sur le Web.

Vous trouverez vos groupes dans le volet de navigation situé à gauche dans Outlook ou Outlook sur le Web.

Avec la nouvelle carte de pointage des groupes Office 365, vous pouvez accéder rapidement aux ressources de groupe partagées. Il vous suffit de pointer sur un nom de groupe dans Outlook sur le Web ou SharePoint.

Image de la nouvelle carte de pointage des groupes Office 365

Microsoft teamsest la dernière partie de notre histoire de collaboration. Microsoft teams est la boucle interne pour votre équipe, un espace de travail permanent, qui vous permet de disposer de conversations informelles en temps réel sur des sujets très ciblés ou des sous-groupes spécifiques au sein du groupe.

Yammer apporte une expérience sociale d'entreprise à votre collaboration. Cela vous permet d'effectuer de nouvelles connexions et des découvertes au sein de votre organisation. Il peut vous aider à communiquer et discuter d'idées à l'échelle de l'entreprise ou autour des domaines d'intérêt courants.

En créant un groupe connecté Office 365 dans Yammer, vous recevrez :

  • Groupe Yammer : emplacement commun pour discuter et partager des informations

  • Bibliothèque de documents SharePoint : emplacement centralisé qui permet au groupe de stocker et partager des fichiers.

  • Bloc-notes OneNote partagé : pour le recueil des idées, des recherches et des informations.

  • Site d’équipe SharePoint : référentiel centralisé pour les informations, les liens et le contenu liés à votre groupe.

  • Planificateur : pour l’attribution et la gestion des tâches de projet entre les membres de votre groupe.

Vous pouvez accéder à ces outils via Yammer dans votre navigateur ou à l’aide de l’application Yammer sur votre appareil iOS, Android ou Windows Phone.

Une fois qu'un groupe remplit son objectif initial, vous pouvez le supprimer pour libérer des ressources système et supprimer le groupe de la liste ou de l'affichage. Voir: supprimer un groupe. Si vous ne voulez pas vous souvenir de supprimer les groupes obsolètes, votre administrateur peut affecter des stratégies d'expiration qui entraîneront l'expiration et la suppression automatiques des anciens groupes après une période spécifiée. Voir: stratégie d'expiration du groupe Office 365.

Remarque : Le contenu de cet onglet est destiné aux administrateurs.

Il existe trois modèles principaux de provisionnement dans les groupes Office 365: ouverte, dirigée par l'informatique ou contrôlée. Chacune possède ses propres avantages.

Modèle

Avantages

Ouverte (par défaut)

Les utilisateurs peuvent créer leurs propres groupes le cas échéant, sans avoir besoin d'attendre, ou de s'en déranger.

Voyant LED

Les utilisateurs demandent un groupe à ce groupe. Il peut le guider en sélectionnant les meilleurs outils de collaboration en fonction de leurs besoins.

Télécommandé

Création de groupes restreinte à des personnes, des équipes ou des services spécifiques (voir: contrôler qui peut créer des groupes 365 Office)

Si vous souhaitez contrôler la façon dont vos groupes 365 Office sont nommés, vous pouvez utiliser la stratégie de nommage pour forcer les noms de groupes à respecter certaines normes, y compris les préfixes et les suffixes, et bloquer les noms répréhensibles. Pour plus d'informations, voir stratégie d'appellation des groupes Office 365 .

Chaque groupe a au moins un propriétaire qui peut ajouter ou supprimer des membres et effectuer certaines opérations de base du groupe et de son contenu. En règle générale, le propriétaire effectue cette opération dans Outlook. Voir: Ajouter et supprimer des membres d'un groupe dans Outlook. Si le propriétaire d'un groupe (ou les propriétaires) quitte l'Organisation pour une raison quelconque, l'administrateur peut affecter un nouveau propriétaire au groupe. Voir attribuer un nouveau propriétaire à un groupe orphelin.

En outre, si vous disposez des autorisations administrateur Exchange Online , vous pouvez administrer vos groupes à partir du centre d'administration 365 Office (voir gérer l'appartenance aux groupes dans le centre d'administration 365 Office) ou à partir de PowerShell (voir gérer Office 365 Groupes avec PowerShell .

Il est possible que vous souhaitiez supprimer un groupe de votre client. Pour plus d'informations sur la suppression d'un groupe, voir: supprimer un groupe. Si un groupe est supprimé par erreur, les administrateurs peuvent restaurer le groupe pendant 30 jours maximum, reportez-vous à la rubrique: restaurer un groupe 365 Office supprimé.

Si vous préférez utiliser une solution plus automatisée pour gérer le cycle de vie de vos groupes 365 Office, vous pouvez utiliser des stratégies d'expiration pour faire expirer les groupes à un intervalle de temps spécifique. Les propriétaires du groupe reçoivent un e-mail de 30, 15 et 1 jour avant l'expiration du groupe qui leur permet de renouveler facilement le groupe s'il est toujours nécessaire. Voir: stratégie d'expiration du groupe Office 365.

Limites des groupes

Maximum...

Valeur

Nombre de propriétaires par groupe

100

Nombre de groupes pouvant être créés par un utilisateur

250

Nombre de groupes pouvant être créés par un administrateur

Jusqu’à la limite de client par défaut de 500 000

Nombre de membres

Plus de 1 000, bien que seul 1 000 puisse accéder simultanément aux conversations de groupe.

Les utilisateurs peuvent observer des retards lors de l'accès au calendrier et aux conversations dans les très grands groupes dans Outlook

Nombre de groupes dont un utilisateur peut être membre

1 000

Stockage de fichiers

1 téraoctet + 10 Go par utilisateur abonné + tout stockage supplémentaire acheté. Vous pouvez acheter une quantité illimitée d'espace de stockage supplémentaire.

Taille de boîte aux lettres de groupe

50 GO

Le nombre maximal de groupes par défaut qu'une organisation Office 365 peut rencontrer est actuellement de 500 000.

Si vous envisagez d'utilisateur la fonctionnalité «répartir en écriture différée» à partir de l'outil de connexion Azure Active Directory, la longueur maximale est de 448 caractères liés à l'attribut «Description».

Pour plus d'informations sur le stockage SharePoint Online, voir limites de SharePoint Online et limites et limites logicielles SharePoint Online.

La gestion de vos groupes 365 Office est plus efficace quand vous agissez sur l'utilisation des groupes. Le centre d'administration Office 365 inclut un outil de création de rapports qui vous permet d'accéder à des options telles que l'utilisation du stockage, le nombre de groupes actifs que vous avez et même la façon dont vos utilisateurs utilisent les groupes. Pour plus d'informations, voir rapports Office 365 dans le centre d'administration .

Les groupes Office 365 vous offrent un certain nombre d'outils pour la conformité, laprotection des informationset la découverte électronique .

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